Ho kunt u internationale freelancers in Zweden betalen? [2024]
Met een uitzonderlijke talentenpool en een sterk arbeidsethos is Zweden de ideale bestemming voor internationale bedrijven die de kracht van freelancers willen benutten.
Als u echter niet goed bekend bent met de Zweedse belasting- en arbeidswetten, kunt u obstakels tegenkomen bij het aannemen van freelancers. Het effectief navigeren door deze uitdagingen vereist zorgvuldige aandacht, van het correct classificeren van uw personeel tot het kiezen van betrouwbare betalingsmethoden en het regelen van de juiste documentatie.
Maar maak u geen zorgen; deze gids begeleidt u stap voor stap. Lees verder om te ontdekken hoe u Zweedse freelancers op een juridisch conforme manier kunt onboarden en betalen.
Stap #1: Classificeer uw werknemers in Zweden
Hoewel er in Zweden geen specifieke wet is die zich richt op zelfstandig ondernemers, biedt de Arbeidsbeschermingswet (Anställningsskydd) een helder kader voor het definiëren van de relatie tussen werkgever en werknemer.
Volgens deze criteria worden arbeidskrachten als freelancer gedefinieerd als ze:
- Autonomie hebben over hun werkschema en -uren.
- Projecten uitvoeren voor meerdere bedrijven.
- Zorgen voor hun eigen gereedschap of apparatuur.
- Onafhankelijk opereren van een bedrijf (en dus bijvoorbeeld geen intern e-mailadres hebben).
- De mogelijkheid hebben om taken te delegeren of uit te besteden.
- Werken zonder directe supervisie of begeleiding.
Bovendien zijn werkgevers verplicht om belastingen te betalen en secundaire arbeidsvoorwaarden te bieden aan vaste medewerkers, maar niet aan freelancers. Sommige werkgevers kiezen ervoor om hun werknemers opzettelijk als freelancers te classificeren (verkapte loondienst) om zo financiële verplichtingen te vermijden
Of de verkeerde classificatie nu opzettelijk of onopzettelijk is, bedrijven kunnen aanzienlijke boetes en juridische gevolgen verwachten van de Zweedse overheid wanneer ze dit doen. Naast juridische conflicten, kan betrapt worden op het verkeerd classificeren van werknemers ook betekenen dat u met terugwerkende kracht lonen en secundaire voorwaarden moet betalen aan verkeerd geclassificeerde werknemers.
Hieronder volgt een overzicht van de factoren die de lokale autoriteiten in Zweden in overweging nemen wanneer ze willen bepalen of een contractuele overeenkomst met een individu moet worden geclassificeerd als een arbeidsrelatie:
Freelancers
Medewerkers
Veel vrijheid Freelancers genieten over het algemeen meer autonomie om te beslissen wanneer en hoe ze hun werk uitvoeren.
Meer sturing door de werkgever. Medewerkers krijgen over het algemeen meer sturing van hun werkgever. Deze geeft aanwijzingen over hoe het werk moet worden uitgevoerd en kan ook specifieke werktijden vaststellen.
Freelancers gebruiken over het algemeen hun eigen apparatuur en gereedschap.
Werkgevers voorzien hun medewerkers van de nodige apparatuur en gereedschap.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers krijgen niet dezelfde secundaire voorwaarden en bescherming als medewerkers, en bovendien moeten ze zelf hun belastingen betalen.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op secundaire voorwaarden en bescherming. Denk aan minimumloon, vakantiegeld, pensioen, verzekering en betaald ziekteverlof.
Hoog risico op verlies. Freelancers zijn aansprakelijk wanneer er iets misgaat.
Geen risico op verlies. Medewerkers zijn over het algemeen beschermd tegen aansprakelijkheid voor werkgerelateerde problemen.
Uitbesteding. Freelancers kunnen werk delegeren aan andere bedrijven of individuen.
Geen uitbesteding. Medewerkers moeten hun eigen werk afronden. Ze kunnen geen taken delegeren zonder goedkeuring van het bedrijf.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Zweden te betalen
De volgende stap is om een geschikte methode te kiezen voor het uitbetalen van uw Zweedse freelancers.
Door de opkomst van internationale personeelsbestanden en remote werken, zijn er meer internationale betalingsmethoden dan ooit. Dit zijn uw beste opties:
- Bankoverschrijvingen. U kunt een Zweedse bankrekening openen en vervolgens directe stortingen doen op de rekeningen van uw freelancers of een internationale transactie doen met uw Nederlandse bankrekening. Hoewel dit een populaire betalingsmethode is, kunnen transactiekosten deze optie minder aantrekkelijk maken.
- Internationale postwissels. Hoewel dit een traditionele methode is om freelancers te betalen die niet in hetzelfde land wonen als hun werkgever, is het niet de beste keuze. U betaalt namelijk een vergoeding voor elke internationale postwissel die u verstuurt en krijgt bovendien te maken met fluctuerende wisselkoersen en trage verwerkingstijden.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Digitale portemonnees zoals PayPal en Wise worden een steeds populairder betaalmiddel, maar ze kunnen ook problemen veroorzaken wanneer u freelancers in het buitenland wil betalen. De reden daarvoor is dat verschillende landen verschillende digitale portemonnees en betalingsplatforms gebruiken. Het zal mogelijk moeilijk worden om een platform te vinden dat in beide landen beschikbaar is.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt.
Bekijk Rippling om te zien hoe u uw Zweedse medewerkers en freelancers via één systeem kunt betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Zweedse freelancers te verwerken
Zoals te zien bij stap #2, hebt u verschillende methoden tot uw beschikking om freelancers in Zweden te betalen. Maar als u op zoek bent naar de snelste en makkelijkste aanpak, is het inzetten van internationale salarisadministratiesoftware de beste keuze.
Rippling stelt u in staat om freelancers van over de hele wereld te betalen. Hier is een voorproefje van hoe het wereldwijd inzetbare systeem werkt:
Stap #4: Zorg ervoor dat u Zweedse freelancer de juiste belastinginformatie heeft
Volgens de Zweedse Belastingdienst (Skatteverket) zijn werkgevers die een vast, doorlopend contract afsluiten met hun medewerkers er verantwoordelijk voor dat hun belastingen via het PAYE-systeem (pay-as-you-earn), ofwel maandelijkse loonheffingen, worden betaald.
Zweedse freelancers zijn echter zelf verantwoordelijk voor het opzij zetten en betalen van hun inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, btw en sociale premies.
Afhankelijk van de belastingstatus van uw freelancers en het soort werk dat zij uitvoeren, moet u hen mogelijk belastingformulieren verstrekken. Het is in ieder geval slim om een modelovereenkomst op te stellen.
Werk eenvoudig samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is eenvoudiger dan ooit. Met Rippling betaalt u freelancers en vaste medewerkers in Zweden en de rest van de wereld eenvoudig via één enkel systeem.
Veelgestelde vragen over het uitvoeren van de salarisadministratie voor freelancers in Zweden
Moet u belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in Zweden?
Nee, buitenlandse bedrijven zijn niet verplicht om belastingen in te houden bij het betalen van freelancers in Zweden. Het is de verantwoordelijkheid van de freelancer om hun eigen belastingaangiftes, belastingteruggaves en sociale premies te regelen.
Is het Zweedse minimumloon van toepassing op freelancers in Zweden?
Nee, de regels met betrekking tot het minimumloon zijn niet van toepassing op freelancers in Zweden.
Krijgen Zweedse freelancers secundaire voorwaarden?
In Zweden genieten freelancers niet van dezelfde secundaire voorwaarden als fulltime medewerkers, zoals doorbetaling bij ziekte en betaald verlof. Het toekennen van dergelijke voordelen aan freelancers zou vragen kunnen oproepen over hun classificatie.
Kunt u freelancers in Zweden in uw eigen valuta betalen?
Het is gebruikelijk om Zweedse freelancers te compenseren in hun lokale valuta, de Zweedse kroon (SEK). Als zij echter schriftelijk instemmen, kunt u hen ook in uw eigen valuta betalen.
De meeste internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel de Zweedse kroon als uw eigen valuta.
Kunt u freelancers in Zweden handmatig betalen?
Veel kleine ondernemers kiezen ervoor om de betalingen aan freelancers handmatig te verwerken om kosten te besparen. Deze aanpak kan echter behoorlijk tijdrovend zijn, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u samenwerkt met freelancers uit verschillende landen.
Daarnaast brengt het handmatig verwerken van betalingen enkele risico's met zich mee:
- Naleving van wetten: Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
- Veiligheidsrisico’s: Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers: Handmatige betalingen kunnen traag zijn en missen de transparantie over bijvoorbeeld verwerkingstijden. Dit kan leiden tot een frustrerende ervaring voor freelancers die meer zicht willen op hun inkomen.
Hoe verandert u een freelancer in een medewerker in Zweden?
Hoewel het inhuren van een freelancer flexibiliteit en financiële voordelen biedt, is het soms beter om een vaste medewerker in dienst te nemen. De uitdaging is dan om ervoor te zorgen dat alle juridische documenten op orde zijn, zodat u zeker weet dat de arbeidsovereenkomst rechtsgeldig is.
De Zweedse wet schrijft voor dat u loon moet heffen over het salaris van uw medewerkers en dat u hen bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden moet bieden. Als u van plan bent om medewerkers aan te nemen, is het bovendien belangrijk om een legitieme bedrijfsentiteit op te richten of te overwegen om gebruik te maken van een Employer of Record (EOR). Rippling EOR kan u helpen Zweedse medewerkers te managen en uitbetalen.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
