Internationale medewerkers aannemen: een complete gids voor werkgevers

Al een tijdje is het duidelijk dat remote werken niet zomaar een voorbijgaande trend is, maar het nieuwe normaal. Nu geografische grenzen vervagen in onze onderling verbonden wereld, maken bedrijven steeds vaker gebruik van een goudmijn aan internationaal talent.

De cijfers spreken voor zich: ons onderzoek toont aan dat 91% van de bedrijven al internationaal is uitgebreid of van plan is dit in het komende jaar te doen. Deze groei in internationale aanwerving is geen impulsieve reactie op recente gebeurtenissen, maar een strategische stap die de toekomst van werk vormgeeft.

Maar waarom werpen zoveel bedrijven hun netten uit over oceanen en grenzen? Het antwoord ligt in de onweerstaanbare mix van diversiteit, gespecialiseerde vaardigheden en in veel gevallen kosteneffectiviteit die internationaal talent met zich meebrengt.

Toch gaat internationaal personeelsbeleid niet altijd zonder obstakels. Van juridische complexiteiten tot salarisverwerking, deze reis brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Of u nu een startup bent die zijn team wil diversifiëren of een multinational die zijn internationale aanwezigheid wil uitbreiden, deze gids is uw kompas in de wereld van internationaal personeelsbeleid.

Kan een Nederlands bedrijf een buitenlandse werknemer aannemen?

Het korte antwoord op deze vraag is ja! Nederlandse bedrijven hebben verschillende mogelijkheden om legaal medewerkers in te huren die buiten de landsgrenzen gevestigd zijn. Dit opent een wereld aan mogelijkheden voor bedrijven die willen putten uit internationale talentenpools en hun activiteiten over de grenzen willen uitbreiden.

Het aannemen van iemand uit een ander land is echter complexer dan binnenlands werven, met belangrijke juridische overwegingen waarmee rekening moet worden gehouden.

Nederlandse bedrijven hebben over het algemeen drie opties voor het aannemen van buitenlandse werknemers:

1. Richt een lokale juridische entiteit op en neem rechtstreeks buitenlandse medewerkers aan.
2. Werf via een Employer of Record (EOR)
3. Ga in gesprek met freelancers

We zullen de details van elke optie later in deze gids bespreken.

Kunnen bedrijven over de hele wereld internationale medewerkers aannemen?

Ook ja! Vergelijkbare regels zijn van toepassing, ongeacht waar uw bedrijf gevestigd is. Internationale bedrijven hebben ook een paar opties voor het aannemen van buitenlandse medewerkers:

1. Richt een lokale juridische entiteit op en neem rechtstreeks buitenlandse medewerkers aan.
2. In dienst nemen via een Employer of Record (EOR)
3. Als internationale bedrijven medewerkers in de VS willen aannemen, kunnen zij gebruikmaken van een Professional Employer Organization (PEO).
4. Ga in gesprek met freelancers

4 manieren om internationale medewerkers in dienst te nemen

Afhankelijk van de doelstellingen van uw bedrijf, uitbreidingsplannen, budget en andere factoren, kunt u kiezen uit de volgende opties om internationaal personeel aan te nemen:

Een lokale juridische entiteit of buitenlandse dochteronderneming oprichten.

Om medewerkers aan te nemen en te betalen in welk land dan ook, is een lokale juridische entiteit nodig, of u nu een Employer of Record (EOR) gebruikt (waar we later verder op ingaan) of zelf een entiteit opricht. Het oprichten van een eigen entiteit biedt uw bedrijf maximale controle en een soepele integratie met uw bestaande personeel. Dit brengt echter aanzienlijke initiële en doorlopende kosten met zich mee, evenals de noodzaak om in elk land waar u medewerkers heeft aan de lokale wetgeving te voldoen.

Het oprichten van een lokale juridische entiteit houdt vaak in dat u uw bedrijf in het betreffende land registreert of incorporeert. Dit vereist het investeren van een bepaald bedrag aan kapitaal, het aanstellen van een lokale manager of directeur, het openen van lokale bankrekeningen, en het vestigen van een kantoorruimte. Daarnaast moet u zorgen voor voortdurende naleving van lokale wetgeving, waaronder corporate governance en arbeidswetten die van toepassing zijn op elke werknemer die u in dienst neemt. Dit omvat regels voor minimumloon, belastinginhoudingen, wettelijke personeelsbeloningen en andere relevante wetten. De vereisten verschillen per land en in sommige landen kost het meer tijd, middelen en financiële investeringen om een lokale entiteit op te zetten en te onderhouden.

Waar u ook personeel aanneemt, het oprichten van een eigen juridische entiteit is doorgaans de meest tijdrovende en kostbare manier om toegang te krijgen tot de internationale talentenpool. De totale kosten voor het waarborgen van naleving van wetgeving, juridische en boekhoudkundige ondersteuning, salarissen en andere aspecten van het onderhouden van een lokale entiteit kunnen snel oplopen.

Direct opereren via een lokale entiteit biedt echter verschillende voordelen:

• U kunt een sterke lokale aanwezigheid en merk opbouwen in de desbetreffende markt door verbinding te maken met uw doelgroep en nieuwe klanten aan te trekken.
• Het geeft een langetermijnverbintenis aan voor de lokale markt.
• U hoeft geen maandelijkse kosten te betalen aan een externe dienst.
• Als uw bedrijf van plan is om in het land uit te breiden door een groot aantal lokale medewerkers in dienst te nemen, kan het oprichten van een juridische entiteit voordeliger zijn dan het gebruik van een Employer of Record (EOR) die kosten per medewerker in rekening brengt.

Deze optie is doorgaans het meest geschikt voor bedrijven die van plan zijn om aanzienlijke en langdurige activiteiten in een land te bewerkstelligen, met de intentie om een groot aantal medewerkers aan te nemen.

Werven via een Employer of Record (EOR)

Voor sommige bedrijven kan het gebruik van een Employer of Record (EOR) een flexibelere en toegankelijke optie zijn dan het opzetten van een lokale entiteit. Een EOR stelt u in staat om fulltime medewerkers aan te nemen in landen waar u geen juridische entiteit hebt.

Een Employer of Record (EOR) fungeert als de juridische werkgever die verantwoordelijk is voor fiscale en HR-verantwoordelijkheden zoals salarisadministratie, secundaire voorwaarden voor medewerkers en naleving van lokale arbeidswetten, terwijl u de dagelijkse leiding over de werknemer behoudt. Deze regeling zorgt ervoor dat uw internationale arbeidsrelaties voldoen aan de lokale wetgeving, met aanzienlijk lagere kosten en minder complexiteit dan het oprichten van een buitenlandse entiteit.

Hier is een meer gedetailleerd overzicht van hoe EOR's werken en hun voordelen:

• Met een Employer of Record (EOR) kunt u binnen enkele dagen of weken beginnen met het aannemen van personeel in een nieuw land, in plaats van maanden te hoeven wachten tot uw lokale entiteit is opgezet.
• Employers of Record (EORs) nemen de verantwoordelijkheid op zich voor het waarborgen van naleving van lokale arbeids- en belastingwetten. Denk aan het opstellen van lokale, conforme arbeidsovereenkomsten, het managen van werkgeverslasten en het afhandelen van ontslagen.
• De kosten die gepaard gaan met Employers of Record (EORs) zijn doorgaans veel lager dan de kosten voor het opzetten en onderhouden van een lokale entiteit.
• Een Employer of Record (EOR) stelt u in staat om eenvoudig op te schalen of af te schalen in een land zonder dat u te maken krijgt met de verplichtingen die gepaard gaan met een lokale juridische entiteit.
• Een EOR kan helpen bij het opstellen en beheren van zowel wettelijke als aanvullende pakketten voor secundaire voorwaarden die concurrerend zijn op de lokale markt.

Als u personeel in meerdere landen aanneemt, kan het gebruik van een Employer of Record (EOR) zorgen voor een uniforme aanpak en één aanspreekpunt vormen voor al uw internationale arbeidsrelaties. Dit staat in contrast met het starten van een juridische entiteit in elk land, wat maanden kan duren en aanzienlijke financiële investeringen vereist.

Samenwerken met een internationale EOR zoals Rippling kan u helpen om uw internationale wervings- en uitbreidingsdoelstellingen sneller te bereiken. Enkele voordelen van Rippling EOR:

• Onboarding binnen enkele minuten: Snelle wervings- en onboardingprocessen voor internationale medewerkers om de productiviteit vanaf dag één te optimaliseren. Rippling regelt alles, van secundaire arbeidsvoorwaarden tot het toewijzen van verplichte trainingen.
• Lokale betalingen binnen enkele dagen Betaal medewerkers wereldwijd zonder vertraging. Rippling doet de berekeningen en regelt de transacties, zodat u zicht kunt richten op wat belangrijk is.
• Automatiseer internationale naleving van wetgeving: Het handmatig controleren van nalevingsrisico's kost veel tijd. Rippling werkt veilig op de achtergrond en markeert voortdurend potentiële risico's.
• Bundel HR, IT en Financiën: Gegevensinvoer en dubbele systemen verspillen tijd. Elk team heeft toegang tot één centrale bron met personeelsgegevens, waardoor snelle automatisering handmatige taken kan overnemen.

Ga in gesprek met freelancers

In tegenstelling tot medewerkers kunnen bedrijven freelancers in andere landen aannemen en betalen zonder een juridische entiteit op te richten. Dit kan bijzonder nuttig zijn bij het verkennen van een potentiële nieuwe markt.

Hoewel het inhuren van buitenlandse freelancers flexibiliteit biedt, kan het nog steeds risico's met zich meebrengen. Het is cruciaal om freelancers correct te classificeren wanneer u met hen samenwerkt. Het verkeerd classificeren van medewerkers als freelancers (zelfs onbedoeld) kan leiden tot zware financiële en juridische sancties.

Classificatieregels verschillen per land, en het is aan bedrijven om op de hoogte te zijn van en te voldoen aan de arbeidswetten en fiscale regelgeving waar zij ook freelancers aannemen. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat werknemers eerlijk worden behandeld en om het risico op verkeerde classificatie te minimaliseren.

Ondanks de risico's zijn er veel voordelen aan het werken met internationale freelancers. Dit is waarom u zou kunnen overwegen om met freelancers te werken in plaats van vaste medewerkers:

• Het inhuren van internationale freelancers kan de snelste manier zijn om samen te werken met talent in een nieuw land. Dit gaat vaak gepaard met minder papierwerk en minder regelgevende obstakels in vergelijking met het aannemen van vaste medewerkers.
• Freelancers zijn over het algemeen verantwoordelijk voor hun eigen belastingen, secundaire voorwaarden en apparatuur, wat kan leiden tot lagere algehele kosten voor het bedrijf.
• Internationale freelancers kunnen bedrijven helpen om vaardigheidstekorten op te vullen, vooral wanneer bedrijven kortetermijn-, gespecialiseerde of projectmatige behoeften hebben.
• Als u uiteindelijk fulltime medewerkers in het land nodig hebt, kan het eenvoudiger zijn om freelancers te veranderen in vaste medewerkers dan om helemaal opnieuw te beginnen (en een dienst zoals Rippling EOR kan dit proces nog soepeler maken).

Als u medewerkers in de VS aanneemt: Maak gebruik van een Professional Employer Organization (PEO)

Als u een internationaal bedrijf bent dat buitenlandse medewerkers in de VS wil aannemen, heeft u nog een extra optie: een Professional Employer Organization (PEO). 

Een Professional Employer Organization (PEO) is een organisatie die de co-werkgever van uw werknemers is en ondersteuning biedt bij HR-taken zoals salarisadministratie, secundaire voorwaarden en naleving van wetgeving. Hierdoor kunt u zich richten op het direct aansturen van uw medewerkers en het runnen van uw bedrijf.

Wat zijn enkele voordelen van het inhuren van Amerikaanse werknemers via een Professional Employer Organization (PEO)?

• Professional Employer Organizations (PEO's) bieden toegang tot betere en betaalbaardere secundaire arbeidsvoorwaarden dan kleine tot middelgrote bedrijven vaak zelf kunnen verkrijgen, dankzij hun grotere pool van medewerkers.
• Professional Employer Organizations (PEO's) blijven op de hoogte van federale, nationale en lokale arbeidswetten en -regelgeving, waardoor uw bedrijf verzekerd is van naleving van de wet.
• Professional Employer Organizations (PEO's) helpen bedrijven geld te besparen door veel van hun HR-taken te stroomlijnen en te automatiseren, waardoor hun administratieve overhead wordt verminderd.
• Professional Employer Organizations (PEO's) ondersteunen uw bedrijf bij het opschalen door de handmatige en administratieve taken van de onboarding van nieuwe medewerkers te beheren.
• PEO's delen enkele werkgeversrisico's en bieden daardoor een extra laag bescherming voor uw bedrijf.

Als u overweegt een Professional Employer Organization (PEO) in te schakelen voor het aannemen van internationale medewerkers in de VS, zijn er echter een paar overwegingen om in gedachten te houden.

In dit verband kunnen uw medewerkers aanvankelijk verward zijn over wat de co-werkgeversrelatie inhoudt. Daarom is het essentieel om transparant te communiceren, zodat de regeling en de rechten en verantwoordelijkheden van de medewerker duidelijk worden gemaakt.

Hoewel het aanvankelijk kostenbesparend kan zijn, kan er een moment komen waarop het voordeliger wordt om HR-functies intern te brengen naarmate uw bedrijf groeit. Dat geldt vooral als u gebruikmaakt van een Professional Employer Organization (PEO) die kosten per medewerker in rekening brengt.

Rippling PEO is de juiste keuze voor uw internationale onderneming

Met Rippling krijgt u:

• HR, IT en Financiën op één platform
• Krachtige en aanpasbare rapportages over alle medewerkersdata
• Functies voor het beheer van een remote team omvatten onder andere registratie voor staats- en lokale belastingen, digitale onboarding en het beheren van apps en apparaten
• Toegang tot uitstekende regelingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden met lagere en voorspelbare verlengingskosten
• Automatische notificaties van mogelijke overtredingen van federale, staats- en lokale wetgeving, met aanbevelingen voor te ondernemen actiepunten
• Geautomatiseerde processen, waaronder ACA en COBRA-administratie, anti-intimidatietraining en het verspreiden van digitale arbeidswetposters aan uw medewerkers.
• Toegang tot honderden uitgebreide HR-bronnen, gidsen en sjablonen

Voordelen van het aannemen van internationale medewerkers

Welke voordelen kan uw bedrijf ervaren wanneer u medewerkers uit andere landen begint aan te nemen? Er zijn er veel, maar ze komen allemaal neer op het verkrijgen van toegang tot:

1. Nieuwe internationale markten
2. Internationaal talent

We zullen beide soorten voordelen hieronder uiteenzetten en uitleggen hoe ze bijdragen aan de groei en het succes van uw bedrijf:

Uitdagingen bij het aannemen van internationale medewerkers

Uw bedrijf kan de bovenstaande voordelen pas benutten wanneer u strategieën ontwikkelt om de uitdagingen van internationale werving te overwinnen. Het ondertekenen van een contract en het betalen van een buitenlandse werknemer is niet zo eenvoudig als het aannemen van iemand binnen de landsgrenzen, omdat internationale naleving van wet- en regelgeving hierbij een rol speelt. Hier zijn enkele van de meest voorkomende hindernissen waarmee bedrijven te maken krijgen bij het inhuren van internationale werknemers:

Naleving van lokale arbeids- en belastingwetten

Elk land heeft een eigen unieke set aan arbeidsregelgeving en belastingstelsels. Naleving van wetgeving in meerdere rechtsgebieden vereist een grondige kennis van lokale arbeidswetten, belastingcodes en rapportagevereisten.

Als u deze regels niet naleeft, loopt u het risico op zware straffen, waaronder juridische stappen en reputatieschade voor uw bedrijf. Deze uitdaging wordt vergroot doordat wetten regelmatig veranderen, wat voortdurende waakzaamheid en aanpassingen in het HR-beleid vereist.

Het aanbieden van concurrerende arbeidsvoorwaarden en compensatiepakketten.

Het ontwikkelen van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden die zowel concurrerend zijn op lokale markten als eerlijk voor uw internationale personeelsleden, is de grootste uitdaging voor 42% van de HR-teams wereldwijd. Wat in het ene land als normaal wordt beschouwd, kan in een ander land ongebruikelijk zijn of minder gewaardeerd worden.

U moet lokale normen, wettelijke vereisten en verwachtingen van medewerkers in elk land onderzoeken om concurrerende compensatiepakketten te creëren die u helpen toptalent aan te trekken en te behouden, terwijl u interne gelijkheid handhaaft.

Naleving van lokale wetgeving bij het opzetten van een juridische entiteit

Als u besluit om een juridische entiteit in het buitenland op te richten, zult u waarschijnlijk te maken krijgen met complexe lokale bureaucratieën, regelgeving en zakelijke praktijken.

Dit proces kan tijdrovend en kostbaar zijn, aangezien er kennis van de lokale taal en juridische expertise nodig is om door bedrijfsregistraties, belastingheffingen en arbeidswetten te navigeren. Elk land heeft eigen unieke regels, wat dit tot een aanzienlijke belemmering maakt voor bedrijven die internationaal willen uitbreiden.

Internationale medewerkers en freelancers betalen

Het beheren van de salarisadministratie over de grenzen heen houdt in dat u te maken krijgt met verschillende munteenheden, banksystemen en betalingsregelgeving. U moet inzicht hebben in valutafluctuaties, internationale overboekingskosten en variabele betaalschema's.

Bovendien is het correct classificeren van werknemers als medewerkers of freelancers in verschillende rechtsgebieden cruciaal om juridische en fiscale complicaties te voorkomen.

Complicaties door verschillende tijdzones

Het managen van een team dat verspreid is over meerdere tijdzones brengt aanzienlijke logistieke uitdagingen met zich mee, vooral als u meer vertrouwt op synchroon werken dan op asynchroon. Het kan lastig zijn om vergaderingen in te plannen, tijdige communicatie te waarborgen en consistente werkuren te handhaven.

Dit kan leiden tot vertragingen in besluitvorming, minder goede samenwerkingen en mogelijke burn-out voor medewerkers die regelmatig buiten hun normale werktijden werken om internationale collega's tegemoet te komen.

Compensatiepakketten maken

Het creëren van een eerlijke en consistente wereldwijde beloningsstrategie is een complexe uitdaging. Bedrijven moeten een balans vinden tussen lokale markttarieven, verschillen in de kosten van levensonderhoud en interne gelijkheid tussen landen. Dit kan inhouden dat er loonschalen op basis van locatie worden ontwikkeld of dat er andere strategieën worden toegepast om ervoor te zorgen dat medewerkers zich eerlijk gecompenseerd voelen, ongeacht waar ze wonen. Het is ook belangrijk om te onthouden dat uw medewerkers mogelijk vaker van land veranderen, gezien de opkomst van digital nomad visa's de mobiliteit bevordert.

Internationale medewerkers aannemen: 6 essentiële stappen

Nu begrijpt u uw opties voor het aannemen van werknemers buiten uw land en waarom het verstandig is om buitenlands talent in uw team op te nemen. U bent klaar om de daadwerkelijke stappen voor het aannemen in het buitenland te ondernemen. Dit zijn ze:

1. Bepaal waar u wilt werven

Voordat u het wervingsproces begint, is het belangrijk om het land of de regio te bepalen waar u van plan bent internationale medewerkers aan te nemen.

Als u bijvoorbeeld softwareontwikkelaars voor uw team wilt aannemen, heeft u wellicht besloten om voornamelijk te werven in bekende talentenhubs voor deze rol, zoals Oekraïne of Argentinië.

Onderzoek de lokale arbeidswetten, vereisten voor werkvergunningen en visumregelingen om het juridische landschap te begrijpen. Vergeet niet om rekening te houden met tijdzoneverschillen en culturele nuances die de communicatie en teamdynamiek kunnen beïnvloeden.

Tot slot is het belangrijk om de kosten van levensonderhoud en de gebruikelijke secundaire voorwaarden in de regio te beoordelen, zodat u concurrerende compensatiepakketten kunt aanbieden.

2. Verken wervingsmogelijkheden voor buitenlandse medewerkers

Het is tijd om te bepalen hoe u internationale arbeidsrelaties wilt inrichten. We hebben de belangrijkste opties voor bedrijven die internationaal personeel aannemen op een rijtje gezet: het opzetten van een lokale entiteit en het inhuren via een Employer of Record (EOR). Daarnaast kunt u, als u medewerkers in de VS aanneemt, ook overwegen om gebruik te maken van de diensten van een Professional Employer Organization (PEO).

Vergelijk deze wervingsmethoden met de toekomstige uitbreidings- en groeiplannen van uw bedrijf en het beschikbare budget. Vergeet niet dat u kunt beginnen met het inhuren van freelancers en als de markt een goede keuze blijkt voor uw bedrijf, u over kunt gaan tot het aannemen van fulltime medewerkers, of dit nu via een Employer of Record (EOR) of uw eigen entiteit gebeurt.

3. Begrijp juridische vereisten

Maak uzelf vertrouwd met de lokale arbeidswetten, belastingregels en andere wetten in het land waar u aan het werven bent. Denk aan:

• Verplichte secundaire voorwaarden en sociale bijdragen
• Werkuren, minimumloon, en overwerkvergoedingen
• Procedures voor beëindiging van arbeidscontracten en vereisten voor transitievergoedingen
• Wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy

Overweeg om lokale juridische experts te raadplegen of samen te werken met een Employer of Record (EOR) om volledige naleving van alle toepasselijke regels te waarborgen.

4. Maak een kandidatenprofiel

Het volgende punt op uw takenlijst zou moeten zijn om de kwalificaties, vaardigheden en ervaring te bepalen die nodig zijn voor de functie die u invult.

Denk aan factoren zoals taalvaardigheid, cultureel aanpassingsvermogen en ervaring met werken in internationale teams. Pas uw functiebeschrijving aan om internationale kandidaten aan te trekken en overweeg om uw vacature lokaal af te stemmen zodat deze aansluit bij kandidaten in verschillende regio's (waarbij u inclusief taalgebruik hanteert).

5. Maak gebruik van internationale recruitmentkanalen

Gebruik online vacaturesites met een groot bereik, zoals LinkedIn of Glassdoor, evenals branche-specifieke platforms zoals Stack Overflow Jobs of Flexjobs, om in contact te komen met potentiële internationale kandidaten. Overweeg ook om een lokale vacaturesite te gebruiken als u zich specifiek wilt richten op kandidaten uit een bepaald land.

U kunt ook overwegen om samen te werken met recruitmentbureaus die gespecialiseerd zijn in internationale werving. Dit kan u toegang geven tot een breder netwerk van gekwalificeerde professionals. Onderschat ook de kracht van referral recruitment niet en zorg ervoor dat u de aanwezigheid van uw bedrijf op sociale media goed benut.

6. Voer online sollicitatiegesprekken

Het voeren van online gesprekken met potentiële kandidaten is bij het werven van internationale medewerkers van groot belang. Deze stap is essentieel om de taalvaardigheden en interculturele communicatieve vaardigheden van de kandidaat te beoordelen. Bereid scenario-gebaseerde vragen voor om te begrijpen hoe de kandidaat zou omgaan met uitdagingen in een mondiale werkomgeving, zoals het managen van tijdverschillen of het oplossen van culturele misverstanden binnen een divers team.

Tijdens het gesprek is het van belang om rekening te houden met mogelijke culturele verschillen in communicatiestijlen en verwachtingen. Bied kandidaten de gelegenheid om vragen te stellen over de rol, de bedrijfscultuur en wat het betekent om in een internationaal team te werken. Deze wederzijdse dialoog kan bijdragen aan het creëren van een goede match, zowel voor de kandidaat als voor uw organisatie.

Zo kunt u buitenlandse werknemers betalen

Hoewel het uitvoeren van een internationale salarisadministratie complex kan zijn, kunnen zorgvuldige planning en samenwerking met ervaren aanbieders het proces aanzienlijk vereenvoudigen en risico's verminderen. Zo ontstaat er een soepel en wettelijk conforme werkwijze voor het uitbetalen van uw internationale medewerkers.

Bepaal uw betaalstrategie

Bij het betalen van internationale medewerkers is het essentieel om een eerlijke en consistente compensatiestrategie vast te stellen. Overweeg de volgende benaderingen:

1. Wereldwijd standaardiseren: Betaal alle medewerkers hetzelfde tarief op basis van hun rol en ervaring, ongeacht hun locatie. Hoewel dit concept eenvoudig lijkt, kan het in de praktijk leiden tot overbetaling in sommige markten en onderbetaling in andere.
2. Lokaal op de markt gebaseerd: Pas salarissen aan op basis van de lokale arbeidsmarkt en de kosten van levensonderhoud. Deze aanpak waarborgt concurrentievermogen op elke locatie, maar kan mogelijk leiden tot waargenomen ongelijkheden binnen uw internationale team.
3. Hybride model: Gebruik een basissalaris met locatiegebaseerde aanpassingen. Bied bijvoorbeeld een standaard basissalaris voor elke rol en pas vervolgens een vermenigvuldigingsfactor toe op basis van de locatie van de medewerker.

Kies een oplossing voor de salarisadministratie

Het kiezen van de juiste payroll provider is essentieel voor het efficiënt en wettelijk regelen van internationale betalingen. Overweeg de volgende opties:

1. Internationale salarisadministratie: Bedrijven die internationaal personeel aannemen, kunnen ervoor kiezen om de salarisadministratie intern uit te voeren. Dit biedt volledige controle, maar vereist aanzienlijke middelen en expertise op het gebied van internationale belastingwetten en regelgeving.
2. Lokale salarispartners: Werk samen met salarisproviders in elk land. Deze aanpak garandeert naleving van wetgeving, maar het managen van meerdere leveranciers kan complex zijn.
3. Internationale salarisadministratiedienst: Maak gebruik van één enkele aanbieder die de salarisadministratie in verschillende landen verzorgt. Deze benadering vereenvoudigt het beheer, maar kan ook hogere kosten met zich meebrengen.
4. Employer of Record (EOR): Een EOR neemt de volledige verantwoordelijkheid voor alle personeelszaken op zich (inclusief de salarisadministratie) in landen waar u geen juridische entiteit heeft.

Houd rekening met valutawissels

Bij het betalen van medewerkers in verschillende landen kunnen wisselkoersen een aanzienlijke impact hebben op zowel uw kosten als de inkomsten van uw medewerkers. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen:

1. Beslis of u wilt betalen in de lokale munteenheid van de werknemer of in de basisvaluta van u bedrijf. Betalingen in lokale munteenheid bieden stabiliteit voor medewerkers, maar kunnen voor u in kosten fluctueren.
2. Zorg ervoor dat u voorbereid bent op hoe veranderingen in valutawaarde uw loonkosten in de loop van de tijd kunnen beïnvloeden.
3. Houd rekening met de kosten die gepaard gaan met het wisselen van valuta, wat vooral kan oplopen naarmate de frequentie van de betalingen toeneemt.
4. Overweeg een gespecialiseerde valutawisseldienst in te huren, aangezien deze doorgaans betere tarieven bieden en lagere kosten hanteren dan traditionele banken.

Begrijp de fiscale gevolgen

Het navigeren door internationale belastingverplichtingen is complex, maar van groot belang voor naleving van de wetgeving. U moet zich bewust zijn van uw verantwoordelijkheden met betrekking tot het inhouden van inkomstenbelasting, sociale zekerheidsbijdragen en andere verplichte aftrekposten in elk land.

1. Houd rekening met eventuele verdragen tussen uw land en het land van de werknemer om dubbele belastingheffing te voorkomen.
2. Het aannemen van personeel in bepaalde landen kan uw bedrijf een belastbare aanwezigheid opleveren. Het is raadzaam om belastingdeskundigen te raadplegen om risico's te begrijpen en te beperken.
3. Werk samen met lokale belastingexperts om ervoor te zorgen dat u voldoet aan alle relevante belastingwetten en voorschriften in elk land waar u medewerkers in dienst heeft.

Zorg voor naleving van lokale arbeidswetten

Elk land heeft een eigen set arbeidswetten die van invloed zijn op hoe u medewerkers betaalt:

1. Minimumloon: Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van en voldoet aan de lokale minimumloonvereisten, die niet alleen per land kunnen verschillen, maar soms ook per regio of stad.
2. Verplichte secundaire voorwaarden: Begrijp welke secundaire voorwaarden wettelijk verplicht zijn in elk land, zoals betaald verlof, ouderschapsverlof of verzekeringen.
3. Betaalfrequentie: Zorg ervoor dat u voldoet aan de lokale regelgeving met betrekking tot de frequentie van betalingen aan medewerkers (wekelijks, tweewekelijks of maandelijks).
4. Overwerkregels: Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de lokale vereisten en beperkingen voor de vergoeding van overuren.

Neem snel en conform de wet internationale medewerkers aan met Rippling Employer of Record (EOR)

Hoewel uw medewerkers zich wellicht niet allemaal op één locatie bevinden, kunnen uw HR-processen, naleving van wetgeving en salarisadministratie dat wel doen. Rippling biedt een toonaangevende oplossing voor het aannemen en betalen van internationale medewerkers in meer dan 185 landen. Hiermee centraliseert u uw internationale personeelszaken onder één dak.

Met Rippling EOR kunt u:

• Nieuwe medewerkers in 90 seconden onboarden
• Betalingen aan uw medewerkers in enkele dagen in plaats van weken verwerken
• De internationale salarisadministratie soepel uitvoeren, ongeacht waar uw medewerkers zich bevinden
• Het naleven van wetten op autopilot zetten, zodat potentiële risico's altijd op tijd worden geïdentificeerd
• Lokale experts raadplegen wanneer u land-specifieke adviezen nodig hebt
• Biedt kwalitatieve secundaire voorwaarden aan om top talent aan te trekken

Veelgestelde vragen over het internationaal aannemen van personeel

Wat kost het om internationale medewerkers in dienst te nemen?

De kosten voor het aannemen van internationale medewerkers variëren sterk, afhankelijk van de wervingsmethode en locatie. Dit zijn enkele potentiële kosten:

• Salarissen (die variëren per land en functie)
• Verplichte secundaire voorwaarden
• Belastingen en sociale bijdragen
• Administratieve kosten (zoals EOR-kosten of juridische consultaties)

Voor een ruwe schatting kunt u verwachten dat u 1,2 tot 1,4 keer het salaris van de medewerker moet begroten.

Welke functies zijn geschikt voor internationale werving?

Veel functies zijn geschikt voor internationale werving, vooral in het digitale tijdperk van vandaag. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Technische functies (softwareontwikkelaars, IT-specialisten, QA-testers)
• Creatieve posities (ontwerpers, contentmakers)
• Zakelijke en fiscale dienstverleners (accountants, advocaten)
• Klantenservicerollen
• Marketing- en verkoopfuncties
• Projectmanagers
• HR-specialisten
• Datawetenschappers en analisten

De geschiktheid hangt vaak meer af van de behoeften van het bedrijf en het vermogen om remote werk effectief te managen, dan van de specifieke functie.

Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.