Hoe kunt u internationale freelancers in Thailand betalen? [2024]
Steeds meer internationale bedrijven wenden zich tot freelancers in Thailand om de gaten in hun personeelsbestand op te vullen. Het is tenslotte eenvoudiger om freelancers aan te nemen dan vaste medewerkers, en er zijn tal van voordelen op het gebied van flexibiliteit en operationele efficiëntie. Echter is het ook bij een samenwerking met een zelfstandig ondernemer cruciaal om de Thaise arbeids- en belastingwetten te kennen en goed na te leven.
Voordat u uw eerste freelancers verwelkomt, is het dan ook slim om deze stapsgewijze gids over het onboarden en uitbetalen van Thaise freelancers goed door te nemen.
Stap #1: Classificeer uw werknemers
Het inhuren van freelancers kan een flexibele oplossing zijn voor internationale bedrijven van uiteenlopende grootten. Juiste classificatie is daarbij essentieel. Op verkapte loondienst staan namelijk strenge straffen:
- Als u heeft nagelaten ontslagvergoeding uit te keren bij beëindiging van de arbeidsrelatie, kunt u een gevangenisstraf van zes maanden en/of een boete van maximaal THB 100.000 opgelegd krijgen. U kunt ook aansprakelijk worden gesteld voor 15% rente over de niet-betaalde ontslagvergoeding.
- Het betalen van alle verschuldigde inhoudingsbelastingen, plus een boete van 1,5%.
- Boetes tot THB 2.000 voor het niet indienen van het juiste formulier voor aangifte van loonbelasting.
- Gevangenisstraf van zes maanden en/of een boete van maximaal THB 20.000 voor het niet registreren van de medewerker bij het Social Security Office binnen 30 dagen na de startdatum van de medewerker.
- Een boete van 2% van alle onbetaalde sociale zekerheidsbijdragen per maand.
Gelukkig zijn er enkele indicatoren die werkgevers helpen te bepalen of hun nieuwe werknemer voldoet aan de criteria voor een freelancer of een vaste medewerker. De Thaise rechtbanken beoordelen zowel de contractuele overeenkomst als de daadwerkelijke relatie om vast te stellen of er sprake is van misclassificatie.
Freelancers
Medewerkers
Hoog niveau van werknemerscontrole. Freelancers bepalen hoe, waar en wanneer ze hun werk voltooien. Ze hebben geen vaste werkuren.
Meer sturing van de werkgever. Medewerkers staan onder meer controle van hun werkgever, die hen zal begeleiden in hoe ze hun werk moeten uitvoeren, evenals in werktijden.
Apparatuur en gereedschap in het bezit van de werknemer. Deze tools mogen ook niet worden vergoed.
Apparatuur en gereedschappen worden doorgaans door het bedrijf verstrekt.
Minder geïntegreerd. Freelancers maken geen deel uit van de organisatie van het inhurende bedrijf en werken doorgaans niet op het terrein van de werkgever. Ze maken geen deel uit van de normale salarisadministratie van het bedrijf.
Sterk geïntegreerd. Medewerkers zijn geïntegreerd in de organisatie van de werkgever en werken waarschijnlijker op de locatie van de werkgever.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers krijgen geen extra’s bovenop wat in hun contract is vastgelegd. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op bepaalde bescherming en secundaire voorwaarden, zoals werkloosheidsuitkering, betaalde vakantiedagen, ziekteverlof, zwangerschapsverlof/vaderschapsverlof, en pensioen.
Tijdgebonden overeenkomst. Freelancers worden doorgaans ingehuurd voor een specifiek project of een bepaalde periode. Ze kunnen ook weigeren taken uit te voeren die niet in hun contract staan.
Overeenkomst voor onbepaalde tijd. Medewerkers worden over het algemeen voor onbepaalde tijd aangenomen en moeten de taken uitvoeren die door hun werkgevers zijn toegewezen.
Betaald voor afgerond werk. Freelancers krijgen geen salarissen of vaste bedragen per maand betaald.
Vast maandsalaris of uurloon, ongeacht of bijvoorbeeld bepaalde projecten zijn afgerond.
Kan werk uitbesteden aan een derde partij.
Kan werk niet uitbesteden.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen
Door de opkomst van internationale personeelsbestanden en remote werken, zijn er meer internationale betalingsmethoden dan ooit. Dit zijn uw beste opties:
- Bankoverschrijvingen. In dit scenario opent u een Thaise bankrekening en gebruikt u deze om geld op de rekeningen van uw freelancers te storten. Als alternatief kunt u uw Nederlandse bank gebruiken om een internationale transactie te doen.
- Internationale postwissels. Hoewel dit een traditionele methode is om freelancers te betalen die niet in hetzelfde land wonen als hun werkgever, is het niet de beste keuze. U betaalt namelijk een vergoeding voor elke internationale postwissel die u verstuurt en krijgt bovendien te maken met fluctuerende wisselkoersen en trage verwerkingstijden.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Digitale platforms zoals PayPal worden een steeds populairder betaalmiddel, maar ze kunnen ook problemen veroorzaken wanneer u freelancers in het buitenland wil betalen. De reden daarvoor is dat verschillende landen verschillende digitale portemonnees en betalingsplatforms gebruiken. Het zal mogelijk moeilijk worden om een platform te vinden dat in beide landen beschikbaar is.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen te verwerken
Er zijn meerdere manieren om Thaise freelancers te betalen, maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen is door gebruik te maken van internationale salarissoftware.
Rippling stelt u in staat om freelancers over de hele wereld te betalen via één systeem.
Stap #4: Regel belastingen
U bent niet verantwoordelijk voor belastinginhoudingen. Freelancers in Thailand dienen hun eigen inkomstenbelastingaangiften in en betalen deze zelf. Freelancers (en hun klanten) hoeven geen sociale premies te betalen.
Hoewel u zich niet bezig hoeft te houden met de belastingen van uw Thaise freelancers, is het slim om voor de zekerheid een modelovereenkomst op te stellen. Daarnaast is het voor fiscale doeleinden belangrijk dat u facturen goed bewaart.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld.
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is eenvoudiger dan ooit. Met Rippling betaalt u freelancers en vaste medewerkers in Thailand en de rest van de wereld eenvoudig via één enkel systeem.
Veelgestelde vragen over het betalen van freelancers in Thailand
Moet u belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in Thailand?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden bij het betalen van freelancers in Thailand. Freelancers moeten zelf hun inkomstenbelasting betalen.
Buitenlandse bedrijven zijn daarnaast ook niet verantwoordelijk voor het betalen van sociale premies.
Geldt het minimumloon in Thailand voor freelancers in Thailand?
Nee, mininumloonwetten zijn niet van toepassing op freelancers in Thailand. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het onderhandelen van hun eigen tarieven.
Het minimumloon in Thailand varieert per provincie en schommelt nu tussen THB 330 en THB 363 per uur. Het minimumloon zal eind 2024 in het hele land omhoog gaan naar THB 400, wat als hoog wordt beschouwd wordt als hoog beschouwd in vergelijking met andere delen van Zuidoost-Azië.
Krijgen Thaise freelancers secundaire voorwaarden?
Nee, freelancers in Thailand hebben geen recht op secundaire voorwaarden of enige andere vergoeding die niet in hun contract is vastgelegd. Het aanbieden van secundaire voorwaarden aan freelancers kan het risico vergroten dat de rechtbanken hen als verkeerd geclassificeerde medewerkers beschouwen.
Kunt u freelancers in Thailand betalen in uw eigen valuta?
Het is gebruikelijk om Thaise freelancers in Thaise baht te betalen. Echter kunt u hen ook in een andere valuta betalen als zij daarmee instemmen.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel Thaise baht als uw eigen valuta.
Kunt u freelancers in Thailand handmatig betalen?
Kleine ondernemers kunnen ervoor kiezen om betalingen aan freelancers handmatig te verwerken om kosten te besparen. Hoewel dit in eerste instantie verstandig lijkt, kan dit proces op den duur te tijdrovend worden. Dat geldt vooral voor groeiende bedrijven die met meerdere freelancers in Thailand of andere landen werken.
Handmatige verwerking van betalingen brengt ook risico's en complicaties met zich mee:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring voor freelancers. Handmatige betalingen zijn vaak traag en missen transparantie over bijvoorbeeld verwerkingstijden. Dit zorgt voor een frustrerende ervaring voor freelancers die zicht proberen te krijgen op hun inkomstenstroom.
Hoe verandert u een freelancer in een medewerker in Thailand?
Hoewel het inhuren van een freelancer flexibiliteit en financiële voordelen biedt, is het soms beter om een vaste medewerker in dienst te nemen. De uitdaging is dan om ervoor te zorgen dat u in dat geval voldoet aan alle regels omtrent het aannemen van Thaise vaste medewerkers . Het onboarden van een nieuw teamlid heeft tenslotte meer voeten in de aarde dan enkel een arbeidscontract opstellen.
U moet ervoor zorgen dat u legaal compliant bent met de arbeidswetten van Thailand. In Thailand zijn werkgevers bijvoorbeeld verplicht om looninhoudingen, sociale premies, secundaire voorwaarden, werknemerscompensatie en andere beschermingen te regelen voor vaste medewerkers.
In plaats van zelf een juridische entiteit op te richten, kunt u ook hulp inschakelen van een Employer of Record (EOR). Voor het opzetten van de salarisadministratie moeten in ieder geval de volgende gegevens worden verzameld:
- Naam (moet overeenkomen met de rekening waarop u hun betaling stort)
- Geboortedatum en datum van indiensttreding
- Contactgegevens, inclusief hun postadres in Thailand
- Fiscaal number
- Bankrekeninginformatie
- Te betalen bedrag in Thaise baht (inclusief eventuele bonussen)
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
