Hoe kun je internationale freelancers in Nieuw-Zeeland betalen? [2024]
Volgens Stats NZ is ongeveer één op de twintig Nieuw-Zeelanders freelancer, wat neerkomt op net iets meer dan 5% van de werkende bevolking. Met de opkomst van de gig-economie kiezen veel internationale bedrijven er dan ook voor om vaardige freelancers in Nieuw-Zeeland in te huren. Maar voordat ze beginnen met werken, is het belangrijk dat u zich verdiept in de arbeidswetten van het land.
Het uitbetalen van freelancers uit Nieuw-Zeeland kan vertrouwd aanvoelen als u al met freelancers in Australië samenwerkt, aangezien de landen vergelijkbare arbeids- en belastingregelingen hebben. Toch is het belangrijk om de cruciale verschillen tussen de twee landen te begrijpen.
Voordat u uw eerste freelancer in Nieuw-Zeeland aanneemt, moet u dus bedenken hoe u legaal met hen kunt samenwerken en hen conform de wet uitbetaalt. In deze stapsgewijze gids leest u hoe u de salarisadministratie goed regelt.
Stap #1: Classificeer uw werknemers in Nieuw-Zeeland
Er zijn belangrijke juridische verschillen tussen freelancers en vaste werknemers. Deze verschillen hebben invloed op de rechten en plichten van zowel de werkgever als de arbeidskracht.
Het verkeerd classificeren van werknemers in Nieuw-Zeeland kan leiden tot aanzienlijke boetes en juridische gevolgen voor werkgevers, waaronder nabetalingen van belastingen, vakantiegeld en andere arbeidsgerelateerde voorwaarden. De verkeerd geclassificeerde werknemer kan een klacht of claim indienen bij de Employment Relations Authority (ERA) waarna er onderzoek wordt gedaan of er sprake is (geweest) van een verkapt dienstverband.
Om werkgevers te helpen bij de juiste classificatie van een werknemer, hebben de Nieuw-Zeelandse rechtbanken vier juridische toetsen ontwikkeld: de intentietoets, de toets controle versus onafhankelijkheid, de integratietoets en de fundamentele/economische toets. De uitkomsten van deze verschillende toetsen moeten naast elkaar gelegd worden om een weloverwogen beslissing te nemen over de classificatie.
De onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillen tussen zelfstandig ondernemers en medewerkers.
Freelancers
Medewerkers
Veel autonomie. Freelancers hebben over het algemeen meer vrijheid om te beslissen hoe en wanneer ze hun taken voltooien.
Veel sturing van de werkgever. Medewerkers krijgen over het algemeen meer aansturing van hun werkgever, die over het algemeen bepaalt hoe en wanneer het werk moet worden uitgevoerd.
Werknemers gebruiken hun eigen gereedschap en apparatuur.
Medewerkers krijgen doorgaans apparatuur en gereedschap van de werkgever.
Minder geïntegreerd in de organisatie. Freelancers zijn doorgaans minder geïntegreerd in het bedrijf van de werkgever en werken vaak op afstand.
Sterk geïntegreerd. Medewerkers zijn meer geïntegreerd in het bedrijf en werken vaak met hun team op kantoor.
Geen recht op secundaire voorwaarden van het bedrijf. Freelancers zijn doorgaans zelf verantwoordelijk voor het betalen van hun belastingen en ontvangen geen secundaire voorwaarden zoals minimumloon, overwerkvergoeding, vakantiegeld, feestdagen, verzekering, pensioenregelingen of betaald ziekteverlof.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op secundaire voorwaarden en bescherming, waaronder rouwverlof en ouderschapsverlof, en hoeven zich geen zorgen te maken over het afhandelen van loonbelasting en sociale premies.
Arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd. Freelancers worden meestal ingehuurd voor een specifiek project of een bepaalde periode.
Onbepaalde contracten. Medewerkers worden doorgaans aangenomen voor een onbepaalde tijd, met gegarandeerde ontslagvergoeding bij beëindiging van het contract.
Meer risico. Freelancers nemen doorgaans meer risico en verantwoordelijkheid voor hun werk.
Bescherming tegen werkgerelateerde aansprakelijkheden. Medewerkers lopen geen risico op verlies en zijn over het algemeen beschermd tegen aansprakelijkheid voor werkgerelateerde kwesties.
Uitbesteding is toegestaan. Freelancers hebben de mogelijkheid om een deel van hun werk uit te besteden aan een andere persoon of bedrijf.
Uitbesteding is niet toegestaan. Medewerkers worden geacht hun eigen taken uit te voeren en kunnen verantwoordelijkheden niet delegeren zonder goedkeuring van het bedrijf.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Nieuw-Zeeland te betalen
Voordat u een overeenkomst aangaat met een freelancer uit Nieuw-Zeeland, moet u uitzoeken hoe u hen zult betalen. In het tijdperk van remote werken zijn er meer opties beschikbaar dan ooit tevoren:
- Bankoverschrijvingen. U kunt rechtstreeks geld overmaken naar freelancers in Nieuw-Zeeland als u daar een bankrekening opent of u kunt uw Nederlandse bankrekening gebruiken om een internationale transactie te doen. Deze laatste optie brengt meestal wel bank- en servicekosten met zich mee.
- Internationale postwissels. Hoewel dit een traditionele methode is om freelancers te betalen die niet in hetzelfde land wonen als hun werkgever, is het niet de beste keuze. U betaalt namelijk een vergoeding voor elke internationale postwissel die u verstuurt en krijgt bovendien te maken met fluctuerende wisselkoersen.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Digitale platforms zoals PayPal en Wise worden steeds populairder, maar houd er wel rekening mee dat sommige betalingsplatforms niet beschikbaar zijn in Nieuw-Zeeland. Bovendien betaalt u in veel gevallen transactiekosten en moet u rekening houden met wisselkoersen die constant fluctueren.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt. Maar met Rippling kunt u medewerkers en freelancers over de hele wereld via één systeem betalen.
Stap #3: Gebruik wereldwijde salarisadministratiesoftware om betalingen voor freelancers in Nieuw-Zeeland te verwerken
Er zijn meerdere manieren om freelancers in Nieuw-Zeeland te betalen, maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen is door gebruik te maken van internationale salarissoftware.
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is eenvoudiger dan ooit. Met Rippling betaalt u freelancers en vaste medewerkers over de wereld eenvoudig via één enkel systeem.
Stap #4: Zorg dat u op de hoogte bent van de geldende belastingwetten
Of u inkomstenbelasting moet inhouden op betalingen aan freelancers in Nieuw-Zeeland, is afhankelijk van de specifieke afspraken in het contract.
Als u werknemers inhuurt op basis van een dienstencontract en hen periodiek betaalt, bent u verplicht om belastingen in te houden op hun verdiensten—tenzij ze een vrijstellingscertificaat hebben, niet onder een arbeidsplaatsingsregeling vallen via een uitzendbureau of een certificaat met een speciaal belastingtarief van 0% hebben. U hoeft geen andere inhoudingen te doen, omdat freelancers zelf verantwoordelijk zijn voor hun KiwiSaver-bijdragen en eventuele studieleningen.
Freelancers die periodieke betalingen ontvangen, moeten een IR330C-formulier invullen. Dit formulier geeft aan welk inkomstenbelastingtarief u moet inhouden op hun betalingen. Als zij geen IR330C-formulier overhandigen, bent u verplicht om belasting in te houden tegen het niet-genotificeerde tarief van 45%, of 20% als de freelancer geen inwoner van Nieuw-Zeeland is.
Als u freelancers inhuurt en geen vaste betalingen aan hen doet, bent u niet verplicht om belasting in te houden op hun inkomsten. Wanneer freelancers hun eigen belastingaangifte in Nieuw-Zeeland indienen, hebben ze doorgaans het volgende nodig:
- Een IRD-nummer (een uniek nummer uitgegeven door de Inland Revenue Department)
- Registratie Goederen- en dienstbelasting (GST) als ze meer dan NZ$ 60.000 per jaar verdienen
- Registratie voor loonheffingen
Sommige werkgevers hebben overeenkomsten met freelancers opgesteld waarin staat dat zij hun betalingen als een betalingsschema beschouwen en namens hen belasting zullen inhouden. In dit geval moet u uzelf registreren als werkgever en de freelancers behandelen als werknemers die een betalingsschema ontvangen. Deze freelancers moeten ook een IR330C-formulier invullen.
Ongeacht de contractuele regeling, moet u volgens de belastingdienst gegevens bijhouden van de persoon of het bedrijf en hoeveel u hen betaalt. De volgende gegevens moeten zeven jaar in Nieuw-Zeeland worden bewaard:
- Betalingsinformatie
- Voltooide IR330 en IR330C formulieren
- Brieven van de belastingdienst met het verzoek om de belastingcode of het tarief van uw medewerker aan te passen
Werk eenvoudig samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is eenvoudiger dan ooit. Met Rippling betaalt u freelancers en vaste medewerkers in Nieuw-Zeeland en de rest van de wereld eenvoudig via één enkel systeem.
Veelgestelde vragen over het uitvoeren van de salarisadministratie voor freelancers in Nieuw-Zeeland
Moet u belasting inhouden bij het betalen van freelancers in Nieuw-Zeeland?
U moet belastingen inhouden op betalingen aan freelancers die op regelmatige basis geplande betalingen ontvangen. Er zijn enkele uitzonderingen, zoals wanneer de freelancer beschikt over een vrijstellingsbewijs of een certificaat voor een bijzonder belastingtarief van 0%. Als u geen geplande betaalopdrachten naar freelancers overmaakt, hoeft u meestal geen belastingen in te houden.
Is het Nieuw-Zeelandse minimumloon van toepassing op freelancers in Nieuw-Zeeland?
Nee, minimuloon is niet van toepassing op freelancers. Arbo- en minimumloonwetten zijn specifiek voor vaste medewerkers bedoeld, en freelancers onderhandelen doorgaans zelf hun tarieven en arbeidsvoorwaarden.
Krijgen freelancers in Nieuw-Zeeland secundaire voorwaarden?
Nee, zelfstandig ondernemers vallen niet onder de meeste arbeidswetten, wat betekent dat ze geen recht hebben op secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vakantiedagen, feestdagen en betaald ziekteverlof.
Het algemeen burgerlijk recht regelt de meeste rechten en verantwoordelijkheden van freelancers. In Nieuw-Zeeland zijn bijvoorbeeld alle inwoners, inclusief freelancers, beschermd door de Accident Compensation Corporation (ACC). Freelancers kunnen kiezen tussen de standaard dekking CoverPlus of de CoverPlus Extra van de ACC.
De ACC ontvangt een overzicht van het inkomen van freelancers uit hun belastingaangifte en combineert deze informatie met gegevens van de Classification Unit (CU) om de ACC-heffingen te berekenen.
Kunt u freelancers in Nieuw-Zeeland betalen in uw eigen valuta?
Het is het beste om freelancers in Nieuw-Zeeland te betalen in hun lokale valuta, de Nieuw-Zeelandse dollar. U kunt echter ook in uw eigen valuta betalen, mits de freelancers daar schriftelijk mee instemt.
Veel internationale betalingsproviders zoals Rippling ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel Nieuw-Zeelandse dollars als andere valuta.
Kunt u freelancers in Nieuw-Zeeland handmatig betalen?
Ja, u kunt freelancers in Nieuw-Zeeland handmatig betalen via bijvoorbeeld bankoverschrijvingen, online betaalplatforms of zelfs contant. Handmatige betalingen gaan echter vaak gepaard met extra administratieve werkzaamheden.
Het handmatig verwerken van betalingen brengt ook risico's met zich mee:
- Naleving van wetten. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen, waardoor u uzelf fiscaal in de problemen kunt brengen.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan erg frustrerend zijn voor freelancers die zicht proberen te krijgen op hun inkomen.
Door uw salarisadministratie te automatiseren, kunt u handmatig werk verminderen, problemen voorkomen en uw freelancers snel en in overeenstemming met de wet betalen.
Hoe verandert u een freelancer in een medewerker in Nieuw-Zeeland?
Een freelancer in een vaste medewerker omzetten betekent dat de arbeidsrelatie verandert en u met een aantal wettelijke verplichtingen te maken krijgt. Om te voldoen aan de Nieuw-Zeelandse arbeidswetten, zult u bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst op moeten stellen en loon moeten heffen. Daarbij moet u onder andere rekening houden met de belastingwet Pay-As-You-Earn (PAYE), bijdragen voor studieleningen, kinderbijslag, bijdragen aan KiwiSaver en de werkgeversbijdrage voor de pensioenregeling (ESCT).
Je moet ook nauwkeurige gegevens bijhouden over lonen, gewerkte uren, vakanties en verlof, in overeenstemming met de Employment Relations Act 2000 en de Holidays Act 2003.
Rippling en gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
