De essentiële gids voor het werken met remote freelancers / ZZP'ers

Is er een specifiek project waar je wilt dat een freelancer aan werkt? Of heb je tijdelijke hulp nodig voor wat part-time werk en zo ja, hoe lang heb je hulp nodig? Dit bepalen helpt je bij het maken van een vacature of werkomschrijving, die een beschrijving van het werk, opleveringen, budget, betalingsvoorwaarden (vast tarief, per uur of project) en deadlines voor de oplevering of het einde van het contract moet omvatten.

Stap 2: Zoek en neem de freelancer aan

Hoe kun je gekwalificeerde ZZP'ers vinden?

Recruiters kunnen freelancers matchen met geschikte klussen. Wervingsbedrijven hebben doorgaans een lange contactlijst en kunnen je snel verbinden met ZZP'ers. Recruiters kosten echter geld, ze rekenen ofwel een uurloon voor hun werk, per project of nemen een percentage op basis van wat je de freelancer betaalt.

Job boards zijn een andere manier om freelancers te vinden uit een grote talentenpool. Post op websites zoals Indeed, LinkedIn, Monster, of Glassdoor, die allemaal een grote wereldwijde aanwezigheid hebben.

Freelance marktplaatsen, zoals UpWork of Fiverr, helpen je direct in contact te komen met freelancers over de hele wereld die openstaan voor nieuw werk. Je kunt contractopeningen posten of specifieke freelancers met beschikbaarheid targeten. Deze sites laten je meestal de recensies van het eerdere werk van de freelancers zien, zodat je kunt beoordelen of ze geschikt zijn voor de taak. Vele van deze sites regelen ook de betaling van die freelancer zodra de klussen zijn voltooid. Dit is meestal het beste voor eenmalige projecten in plaats van doorlopende freelance relaties.

Je kunt ook je netwerk gebruiken. Vraag je contacten of ze freelancers kunnen aanraden. Als je in het verleden met freelancers hebt gewerkt, vraag hen dan of ze collega's kennen die goed aansluiten op je behoeften.

Stap 3: Neem interviews af en vraag offertes aan

Zodra je een gekwalificeerde freelancer hebt geïdentificeerd, voer je een kort screeningsproces uit om te bepalen of ze de juiste fit zijn. Je kunt een paar e-mails uitwisselen of een interview afnemen via telefoon of video. Onthoud: Ze zullen geen voltijdse werknemer zijn, dus het vinden van een culturele fit is misschien niet cruciaal. In plaats daarvan moet je interview zich richten op hun vaardigheden, eerdere werk, communicatiestijl en beschikbaarheid.

Vraag naar hun tarieven. Doe onderzoek om de gemiddelde tarieven voor hun specialiteit te ontdekken en wees voorbereid met je budget. Zodra je het eens bent over een prijs, is het tijd om een aanbod te doen.

Stap 4: Maak een overeenkomst voor freelancers

Dus je hebt een uitstekende freelancer gevonden en ze zijn akkoord gegaan met je voorwaarden. Geweldig! Nu is het tijd om een overeenkomst voor freelancers te maken. Dit document zal de voorwaarden en condities voor jullie werkovereenkomst specificeren, inclusief de omvang van het project, verplichtingen en deadlines. 

De overeenkomst is ook een bewijs dat je niet in een werkgever-werknemer relatie bent. Het kan geheimhoudingsverklaringen en betalingsvoorwaarden bevatten, evenals eventuele vertrouwelijkheids- en beëindigingsclausules. 

Bij het wereldwijd inhuren van freelancers, zorg ervoor dat je overeenkomst zowel in jouw land als in het land waar de freelancer zich bevindt legaal is. Hoewel je dit zelf kunt doen, is het raadzaam om je in te lezen in de lokale wetgeving en het te laten beoordelen door een advocaat of HR-team voordat je het aan de nieuwe freelancer geeft. Rippling's eenvoudige papierloze inhuurproces maakt het eenvoudig om freelancers te onboarden door hun benodigde informatie, documenten en (digitale) handtekeningen te verzamelen. Onze overeenkomsten voor freelancers kunnen je helpen om compliant te blijven, waar je freelancer ook gevestigd is. Plus wanneer eenmaal de freelancer onboarded is zijn hun gegevens opgeslagen naast die van fulltime medewerkers, waardoor je een enkel systeem hebt voor je hele personeel.

Stap 5: Vul formulieren in om rechten op het werk te behouden

Naast de overeenkomst voor freelancers, moet je ook de juiste belasting- en overheidsdocumenten uitgeven. In de Verenigde Staten moeten werkgevers 1099-NEC formulieren uitgeven aan onafhankelijke freelancers die Amerikaanse burgers zijn, ongeacht waar ze zich bevinden, zolang ze meer dan $600 van je zullen ontvangen. De freelancer moet een W-9 formulier invullen, die jou de informatie geeft die je nodig hebt voor de 1099-aangifte.

Amerikaanse werkgevers moeten ervoor zorgen dat remote, buitenlandse freelancers een IRS Formulier W-8BEN (als ze individuen zijn) of een IRS Formulier W-8BEN-E (als ze opereren onder een bedrijfsentiteit) invullen. Dit certificeert dat je freelancer in het buitenland is gevestigd, geen Amerikaans burger is, en hun werk niet in de VS uitvoert.

Belastingformulieren kunnen ingewikkeld worden, vooral als je freelancers over de hele wereld inhuurt. Bijvoorbeeld, bedrijven die freelancers in Canada inhuren moeten T4A bonnen aan de freelancers overhandigen, evenals T4A samenvattingen aan de Canada Revenue Agency (CRA), T4A-NR aan grensoverschrijdende freelancers, en T5018s aan bouwsubcontractanten.

Laat compliance je niet overweldigen: Rippling maakt het eenvoudig.

Stap 6: Kom een betalingsmethode overeen

Je wilt een betalingsmethode overeenkomen die voor jou en de freelancer werkt. Meestal betaal je de freelancer in hun lokale munteenheid, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

Rippling heeft een land-specifieke serie met gidsen voor betalingen aan freelancers. (Bijvoorbeeld, bekijk deze gids over het runnen van internationale loonlijst voor freelancers in Mexico.) Echter, over het algemeen, omvatten je opties:

• Bankoverschrijvingen. In dit scenario zou je een lokale bankrekening openen en die gebruiken om geld te storten op de rekening van je freelancer of je huidige bank gebruiken om een wereldwijde overschrijving te verzenden.

• Digitale portemonnees of betaalplatforms. Niet alle digitale betaalplatforms zijn wereldwijd beschikbaar (bijvoorbeeld, Venmo werkt alleen binnen de VS). Toch gebruiken sommige werkgevers platforms zoals Wise of PayPal om geld over te maken naar freelancers over de grenzen heen. Wisselkoersen kunnen variëren, wat het moeilijk maakt om je uitgaande bedragen te voorspellen.

• Internationale postwissels (money orders). Deze methode kan langzaam zijn omdat de werkgever de postwissel fysiek moet kopen en de freelancer deze bij ontvangst fysiek moet storten. Postwissels kunnen ook gepaard gaan met kosten en slechte wisselkoersen.

• Wereldwijde loonlijstservices. Freelancers zijn meestal niet inbegrepen in de loonlijst aangezien ze niet onderworpen zijn aan dezelfde inhoudingen als medewerkers. In plaats daarvan factureren ze voor hun diensten, wat verwerkt wordt door de crediteurenadministratie. Echter, met Rippling, kun je zowel medewerkers als freelancers betalen, waar ze ook gevestigd zijn, in één betalingsronde.

Stap 7: Houd gedurende dit alles de classificatie in gedachten

Als je voltijdse medewerkers als contractwerkers classificeert, riskeer je boetes, juridische acties en reputatieschade.

Onthoud: Geen enkele factor bepaalt of je werker verkeerd geclassificeerd is. Wat meer is, de risico's voor verkeerde classificatie versterken hoe langer je continu met een freelancer werkt. Lees onze volledige gids over misclassificatie of lees hieronder meer over misclassificatie.

Veelgestelde vragen over werken met remote freelancers

Hoe weet ik of ik mijn freelancer correct heb geclassificeerd?

Ongeacht waar je freelancers zich bevinden, zijn er enkele belangrijke aspecten om in gedachten te houden:

1. Impact van werk. De taken van een freelancer mogen niet essentieel zijn voor het bedrijf of het succes ervan. Kun je beheren zonder de diensten van de freelancer? Zo niet, dan moeten ze waarschijnlijk als een medewerker geclassificeerd worden.

2. Permanentie. Je contract moet een definitieve einddatum hebben, of dat nu is bij de conclusie van een specifiek project of periode. Echter, als je werker per uur, wekelijks of maandelijks wordt betaald zonder einddatum, dan moeten ze waarschijnlijk als een medewerker geclassificeerd worden.

3. Integratiegraad. Freelancers zijn gescheiden van de rest van je teamleden en moeten als zodanig behandeld worden. Je freelancers mogen niet onderworpen zijn aan verbeteringsplannen, salarisbeoordelingen, extraatjes of secundaire voorwaarden, zoals zorgverzekering. Ze moeten hun eigen kosten voor apparatuur of reizen dragen.

4. Controlegraad. Als werkgever kun je niet controleren wanneer of waar freelancers hun werk voltooien. Als je dat wel doet, dan moeten ze misschien opnieuw geclassificeerd worden.

5. Exclusiviteit van dienst. Freelancers moeten voor meerdere klanten kunnen werken. Als je freelancer alleen tijd heeft om voor jou te werken, dan moeten ze waarschijnlijk opnieuw geclassificeerd worden.

De juridische tests voor misclassificatie zullen variëren afhankelijk van waar jij en je werker gevestigd zijn. Nog steeds bezorgd over of je je werkers goed geclassificeerd hebt? Probeer Rippling’s gratis Werknemer Classificatie Analyzer. Met een quiz van 90 seconden, kunnen we helpen bij het beoordelen van je risico op misclassificatie van freelancers over de hele wereld.

Wat zijn de risico's van het niet correct classificeren van een werknemer?

Het verkeerd classificeren van medewerkers als freelancers / ZZP'ers is illegaal en, helaas, zeer gewoon. Volgens het Amerikaanse Departement van Arbeid hebben meer dan 30% van de Amerikaanse werkgevers enkele werknemers verkeerd geclassificeerd. 

Als je betrapt wordt op het verkeerd classificeren van een medewerker als freelancer, hangen de gevolgen af van waar jezelf en je freelancer gevestigd zijn. Je kunt te maken krijgen met boetes, terugbetalingen van onbetaalde belastingen (plus mogelijke boetes), terugbetalingen van werknemersprestaties, rechtszaken, loonclaim audits, schadevergoedingen, of zelfs gevangenisstraf.

Waarom is dit zo'n groot probleem in arbeidswetgeving? Anders dan medewerkers, zijn freelancers niet gedekt door wetten ter bescherming van de werknemer, collectief onderhandelingsrecht, werkloosheidsuitkeringen, of werknemerscompensatie. Freelancers krijgen geen werknemersvoordelen en zijn ook verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen loonbelastingbijdragen. Wat meer is, werkgevers met verkeerd geclassificeerde werknemers rapporteren belastingen onjuist.

Nogmaals, Rippling’s gratis Werknemer Classificatie Analyzer kan helpen om je risico op verkeerde classificatie van freelancers voor werknemers over de hele wereld te beoordelen. Als je het nog steeds niet zeker weet, neem dan contact op met een juridische expert.

Moet ik mijn remote freelancer het minimumloon betalen?

Nee. Anders dan medewerkers, zijn freelancers niet gedekt door wetten ter bescherming van de werknemer, zoals het minimumloon. Freelancers onderhandelen over hun tarieven. Echter, omdat freelancers hun eigen belastingen volledig aan hun eigen land betalen en de kosten voor hun benodigdheden op zich nemen, wordt het als beste praktijk beschouwd om een eerlijk loon voor hun locatie te betalen.

Wat zijn de belastingimplicaties van het inhuren van remote freelancers in het buitenland?

Internationale remote freelancers betalen alleen belasting aan hun land van burgerschap en/of verblijf, zelfs wanneer de klant die hen betaalt in het buitenland is gevestigd. Freelancers regelen gewoonlijk zelf hun belastingbetalingen aan de autoriteiten en zijn onderworpen aan de belastingwetgeving van dat land. Amerikaanse bedrijven hoeven meestal geen belasting in te houden op betalingen aan freelancers, maar je moet altijd dubbel controleren of er geen buitenlandse belastingverplichtingen zijn.

Bedrijven met remote ZZP'ers moeten wel weten wanneer ze de jaarlijkse inkomsten aan hun ZZP'ers moeten rapporteren. Een kleine complicatie is dat verschillende landen verschillende data hebben die hun belastingjaren markeren. Bijvoorbeeld, hoewel het Amerikaanse belastingjaar loopt van 1 januari tot 31 december, loopt in sommige landen, zoals Australië en Bangladesh, het belastingjaar van 1 juli tot 30 juni.

Moet ik betalingen aan buitenlandse freelancers rapporteren?

Als de freelancer een Amerikaans staatsburger is die in het buitenland werkt, moeten Amerikaanse bedrijven betalingen aan de IRS rapporteren. Als ze geen Amerikaans staatsburger zijn en niet in de VS werken, dan hoeven betalingen niet te worden gerapporteerd.

Werkgevers moeten remote werknemers een IRS Formulier W-8BEN (als ze individuen zijn) of een IRS Formulier W-8BEN-E (als ze opereren onder een bedrijfsentiteit) laten invullen. Dit bewijst dat je freelancer of ZZP'er in het buitenland is gevestigd, geen Amerikaans staatsburger is, en zijn werk niet in de VS uitvoert. Als zowel de organisatie als de freelancer in de Verenigde Staten zijn gevestigd, dan zal de freelancer een W-9 formulier invullen. Dit geeft jou de informatie die je nodig hebt, zoals hun sofinummer, om een Formulier 1099 bij de IRS in te dienen om het aan hen betaalde inkomen te rapporteren.

Wil je hulp met belastingformulieren? Rippling verzamelt alle noodzakelijke belastinginformatie van freelancers en dient ook 1099-formulieren namens jou in.

Hoe zet ik een onafhankelijke freelancer om naar een fulltime medewerker op de loonlijst?

Een ZZP'er onboarden is vergelijkbaar met het onboarden van elke andere fulltime medewerker. Eerst, informeer de werknemer over je wens om hen fulltime in dienst te nemen en zorg ervoor dat ze omgezet willen worden. Sommige freelancers blijven liever onafhankelijk, terwijl anderen misschien enthousiast zijn over de stabiliteit van fulltime werk. Stel een contract op, dat officieel werkgelegenheid biedt, de arbeidsrelatie schetst en de contractovereenkomst beëindigt.

Een freelancer fulltime in dienst nemen betekent dat ze recht hebben op voordelen en dat je belastingbijdragen moet maken. Afhankelijk van hun burgerschap, wil je de freelancer overschakelen naar een Formulier W-2 (voor Amerikaanse burgers) of een Formulier W-4 (voor niet-ingezetenen), waardoor je werknemerslonen kunt rapporteren en bepalen hoeveel belasting in te houden. Voeg informatie aan hun dossier toe over hun salaris en andere baandetails. Pas payroll software aan om je nieuwe medewerker te betalen samen met je andere fulltime medewerkers en schrijf ze in je voordelenprogramma in.

Het klinkt allemaal als veel, maar Rippling kan snel contractwerkers overzetten met juridisch conforme papieren, secundaire voorwaarden administratie, en payroll. Lees hier meer.

Als je fulltime remote medewerkers aanneemt, overweeg dan of je een entiteit in hun land hebt, wat vaak een vereiste is voor het inhuren in het buitenland. Een lokale entiteit openen kan een complex en tijdrovend proces zijn. In plaats van je eigen entiteit te starten, kun je ervoor kiezen om een employer of record (EOR) te gebruiken. Een EOR neemt de verantwoordelijkheid op zich van het vestigen van de entiteit om namens jou medewerkers in dienst te nemen, minimaliseert risico, en handelt alle juridische vereisten, payroll, arbeidsovereenkomsten, vakantie, verlof, en belastingen af. EOR's, zoals Rippling, kunnen het proces versnellen en stroomlijnen, zodat je nieuwe buitenlandse medewerkers snel kunt onboarden.

Hoe ontsla ik een freelancer / ZZP'er?

Freelancers kunnen niet worden ontslagen, aangezien ze geen medewerkers zijn. Echter, hun contracten kunnen worden beëindigd.

Wanneer en hoe je een beëindiging kunt initiëren hangt af van de voorwaarden van je contractovereenkomst. Typisch, mag elke partij de contractovereenkomst beëindigen na het geven van een opzegtermijn. Stel de voorwaarden in je contractovereenkomst in - je kunt directe beëindiging toestaan of een opzegtermijn van twee weken tot een maand vereisen. Over het algemeen ontvangen freelancers geen werknemersrechten, zoals ontslagvergoeding. Maar, nogmaals, schrijf dit in je contract zodat de voorwaarden duidelijk zijn voor alle partijen, en zorg ervoor dat alle voorwaarden voldoen aan lokale wetten.

Beheer moeiteloos freelancers wereldwijd met Rippling.

Het beheren van freelancers is nog nooit zo gemakkelijk geweest, waar ze ook werken. Met Rippling worden de gegevens van je freelancers samen beheerd met die van je voltijdse medewerkers, waardoor je een enkel systeem krijgt voor je gehele personeel.

Rippling kan alle typen freelancers automatisch betalen, e-handtekeningen verzamelen en documenten opslaan, en freelancers accounts toewijzen voor zakelijke apps. Freelancers kunnen hun uren in Rippling bijhouden met onze elektronische urenregistratie, die direct gesynchroniseerd kunnen worden met de salarisadministratie. Daarnaast genereren we belastingformulieren automatisch en delen deze met freelancers aan het einde van het jaar.

Rippling en haar gelieerden bieden geen belasting-, boekhoudkundige of juridische adviezen. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om, en mag niet worden vertrouwd voor belasting-, juridische of boekhoudkundige adviezen. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.