Zijn geheimhoudingsverklaringen wettelijk bindend in Polen? Een gids voor werkgevers

Veel werkgevers die in Polen personeel aannemen vertrouwen op geheimhoudingsverklaringen (of NDA's) om gevoelige bedrijfsinformatie te beschermen.

In sommige landen staan NDA's onder verhoogde controle en, als je overweegt om in Polen aan te nemen, heb je wellicht een aantal vragen: Zijn NDA's afdwingbaar in Polen en de Europese Unie? Hoe kun je NDA's gebruiken om de vertrouwelijke informatie, handelsgeheimen en wereldwijde werknemers van je bedrijf te beschermen? Lees verder om meer te leren.

(Opmerking: onze gids is bedoeld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om juridisch advies te geven.)

Wat is een NDA?

Een geheimhoudingsverklaring (NDA) is een type juridisch contract dat de betrokken partijen verbiedt vertrouwelijke informatie openbaar te maken aan derden.

In Polen kunnen de werkgever en werknemer een NDA ondertekenen die de werknemer beperkt om specifieke soorten informatie, zoals handelsgeheimen, die ze tijdens het werken voor het bedrijf hebben verworven, te delen. Let op dat het Poolse Burgerlijk Wetboek vertrouwelijkheid tijdens onderhandelingen vestigt.

NDA's dekken doorgaans de verplichting om vertrouwelijke informatie binnen de context van de overeenkomst te gebruiken. Standaardbepalingen zijn misschien niet altijd uitgebreid genoeg, en vereisen het opnemen van extra maatregelen om handelsgeheimen te beschermen. Het is ook een goed idee om procedures op te stellen voor het omgaan met documenten en elektronische media die vertrouwelijke informatie bevatten na de beëindiging van de overeenkomst.

Zijn NDA's afdwingbaar in Polen?

Ja—Onder Pools recht zijn NDA's afdwingbaar. Er zijn echter een paar belangrijke kanttekeningen:

• De NDA moet schriftelijk zijn.
• De voorwaarden moeten specifiek zijn voor wie de overeenkomst van toepassing is.
• De tijdsduur van het contract moet gespecificeerd zijn.
• De voorwaarden moeten specifiek zijn voor wat is inbegrepen.
• De voorwaarden moeten aangeven wat niet inbegrepen is (bijvoorbeeld informatie die openbaar is gemaakt).
• De voorwaarden moeten ook de verwijdering/bescherming van informatie na beëindiging van de overeenkomst dekken.

Je kunt je wereldwijde personeelsbestand via Rippling beheren.

3 dingen die je moet weten over NDA's in Polen

1. Er zijn twee versies van een Poolse NDA

Er is één type NDA in Polen, maar het kan eenzijdig of bilateraal (tweezijdig / wederzijds) zijn.

• Eenzijdig: In een eenzijdig NDA (soms een niet-wederzijds NDA genoemd), is slechts één van de partijen, typisch de ontvanger van de vertrouwelijke informatie, verplicht om vertrouwelijkheid te handhaven. Deze overeenkomsten komen veel voor in werkgever-werknemer relaties.
• Bilateraal: Bilaterale NDA's (of wederzijdse NDA's) zijn bindend voor beide partijen die betrokken zijn bij de onderhandelingen. Deze overeenkomsten zijn van toepassing wanneer beide partijen verwacht worden vertrouwelijke informatie te delen en te beschermen. Bijvoorbeeld bij fusies, overnames en soortgelijke zakelijke deals.

2. Er zijn essentiële componenten om NDA's afdwingbaar te maken

Dit zijn de dingen die een NDA moet bevatten om alomvattend en afdwingbaar te zijn:

• Duidelijke aanduiding van de betrokken partijen. De NDA moet duidelijk de betrokken partijen identificeren, inclusief hun respectievelijke namen en rollen. Dit omvat het specificeren van de openbaarmakingspartij, die gevoelige informatie zal delen, en de ontvangende partij, die toegang krijgt tot dergelijke informatie. De NDA moet ook eventuele derde partijen met wie gevoelige informatie gedeeld mag worden, uiteenzetten.
• Duidelijke definitie van vertrouwelijke informatie. Dit moet het algemene onderwerp van informatie dat wordt gedekt door de NDA bevatten, evenals de reikwijdte van informatie die is gedekt. In Polen moet de informatie in detail worden vermeld. Let op dat er geen specifieke algemene definitie van vertrouwelijke informatie wordt gegeven onder Pools recht. Echter, de Wet op Oneerlijke Concurrentie kan gebruikt worden voor richtlijnen. De NDA moet ook definiëren hoe vertrouwelijke informatie wordt gedeeld; bijvoorbeeld, wordt schriftelijke informatie als vertrouwelijk beschouwd maar mondelinge informatie niet?
• Uitzonderingen op vertrouwelijkheid. Als er gevallen zijn wanneer partijen in de NDA toegestaan zijn vertrouwelijke informatie te onthullen (bijvoorbeeld, nadat het openbaar is gemaakt of voor een audit), moeten die in het contract of vertrouwelijkheidsclausule(s) worden opgenomen.
• Voorwaarden van de overeenkomst. Hoe lang duurt de NDA? Voor NDAs op het werk duren ze doorgaans voor de duur van de arbeidsrelatie, maar ze kunnen langer duren met beperkingen.
• Informatiebescherming na-overeenkomst: Dit zijn voorwaarden voor de verwijdering en bescherming van vertrouwelijke gegevens nadat de NDA eindigt.
• Een arbitrage of bemiddeling clausule voor geschilbeslechting. Deze kunnen nuttig zijn in het geval van geschillen over de NDA en vertrouwelijkheidsverplichtingen tijdens het proces te handhaven.
• Wat gebeurt er als de NDA wordt geschonden. Het is een goed idee om bepalingen op te nemen die eventuele verboden, schadevergoedingen of andere contractuele boetes voor het schenden van de NDA beschrijven.
• Van toepassing zijnde wet aangeven. Jij (of een advocatenkantoor) moeten naar de wetten verwijzen die gebruikt zijn om de NDA te maken en deze laten controleren. Dit kan helpen in het geval van arbitrage of bemiddeling.

3. Er zijn drie wettelijke vereisten voor geheimhoudingsverklaringen (NDA's) in Polen

Voor NDA's om afdwingbaar te zijn in Polen, moeten ze:

• Redelijk zijn. De NDA mag geen onredelijke last leggen op iemand om informatie niet te delen.
• Specifiek. De NDA moet duidelijk het soort informatie dat vertrouwelijk is definiëren en de tijdspanne waarin het niet onthuld mag worden.
• Niet buiten het openbaar belang. Bepaalde informatie kan niet worden gedekt door een NDA. Bijvoorbeeld, een bedrijf kan werknemers niet verplichten om een NDA te ondertekenen om hen te verhinderen criminele activiteit van het bedrijf te onthullen.

• undefined

Wanneer zou een werknemer of freelancer een NDA moeten ondertekenen?

Zo snel mogelijk. Het is gebruikelijk voor werknemers en freelancers in Polen om NDA's te ondertekenen tijdens hun onboarding of wanneer ze een nieuw werkcontract starten. Een NDA kan ook worden opgenomen als onderdeel van een contractvoorstel of arbeidsovereenkomst van een nieuwe medewerker, of als een aparte overeenkomst.

Veelgestelde vragen over NDA's in Polen

Zijn NDA's afdwingbaar in Polen?

Volgens de wet wordt een NDA beschouwd als een wettelijk bindend contract in Polen. Poolse rechtbanken hebben ze in het verleden als afdwingbaar beschouwd, zolang ze voldoen aan de wettelijke vereisten hierboven. Let erop dat als een rechtbank een contractuele boete als onredelijk hoog vindt, het mogelijk als ongeldig beschouwd kan worden.

Het is belangrijk op te merken dat arbeidswetten en andere van toepassing zijnde wetten en regels die NDA's beïnvloeden, kunnen veranderen, wat de manieren verandert waarop ze kunnen worden gebruikt door werkgevers.

Zijn NDA's afdwingbaar in andere landen?

De afdwingbaarheid van een Poolse geheimhoudingsovereenkomst buiten het land hangt af van factoren zoals de voorwaarden van de overeenkomst en de nationale wetten van het land waar de NDA wordt afgedwongen.

Over het algemeen kan een NDA die geldig en afdwingbaar is in Polen ook afdwingbaar zijn in andere landen, vooral in landen die buitenlandse vonnissen erkennen en afdwingen. Bepaalde regelgevingen zijn gestandaardiseerd in de Europese Unie (EU). Er zijn echter veel factoren die de afdwingbaarheid van een NDA in een buitenlandse rechtsgebied kunnen beïnvloeden, zoals verschillen in rechtssystemen, culturele normen en overwegingen van openbaar beleid. Het is zeer raadzaam om advies in te winnen bij een juridisch expert die bekend is met de wetten in het land waarin je de NDA wilt laten afdwingen.

Welke informatie kan worden gedekt door een NDA?

In Polen kan informatie die wordt beschouwd als vertrouwelijk worden gedekt door een NDA. De Poolse Wet op Oneerlijke Concurrentie definieert bedrijfs- of handelsgeheimen als waardevolle informatie die niet algemeen bekend is of gemakkelijk toegankelijk voor degenen in het relevante vakgebied. Om te kwalificeren als een handelsgeheim, moet de persoon die gemachtigd is om de informatie te gebruiken of te behandelen, zich inzetten om het vertrouwelijk te houden met redelijke zorg.

Dit omvat:

• Handelsgeheimen en eigendomsinformatie. Dit kan dingen omvatten zoals productieprocessen, formules, ontwerpen en technologie die uniek zijn voor een bedrijf en een concurrentievoordeel bieden.
• Financiële informatie, inclusief vertrouwelijke financiële overzichten, budgetten, verkoopcijfers en prognoses.
• Klantinformatie, inclusief persoonsgegevens zoals klantcontactinformatie, koopgeschiedenis en voorkeuren.
• Werknemersinformatie. Dit kan informatie over werknemers omvatten, zoals hun salarissen, functies en prestatiebeoordelingen.
• Intellectueel eigendom, wat patenten, handelsmerken, auteursrechten en andere soorten intellectueel eigendom kan omvatten die eigendom zijn van een bedrijf.

Elke informatie die algemeen bekend is of deel uitmaakt van het publieke domein kan niet worden gedekt door een NDA. NDA's mogen ook niet verhinderen dat werknemers criminele activiteit door een bedrijf onthullen. De NDA mag de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU en de Poolse Wet Bescherming Persoonsgegevens niet schenden.

Wanneer moet je een NDA gebruiken?

Veel voorkomende situaties om een NDA te gebruiken in Polen zijn:

• Wanneer een uitvinding of zakelijk idee wordt gepresenteerd aan een potentiële partner, investeerder of werknemer
• Wanneer financiële informatie wordt gedeeld met een potentiële partner of investeerder
• Wanneer een nieuw product of technologie wordt getoond aan een potentiële koper
• Wanneer gevoelige bedrijfsinformatie wordt gedeeld met een werknemer of freelancer
• Wanneer toegang wordt gegeven tot eigendomsrechtelijke of vertrouwelijke informatie aan werknemers of freelancers
• Wanneer klantinformatie wordt gedeeld met werknemers of freelancers
• Wanneer je voor onderzoek gevoelige informatie moet delen met een onderzoeksbureau

Rippling maakt het eenvoudig om een NDA te creëren en te versturen als onderdeel van een contractvoorstel.

Is een NDA hetzelfde als een vertrouwelijkheidsovereenkomst?

Ja. In Polen zijn een NDA en een vertrouwelijkheidsovereenkomst in wezen hetzelfde en de termen worden door elkaar gebruikt.

Is een NDA hetzelfde als een concurrentiebeding?

Nee. Een NDA is anders dan een concurrentiebeding. In Polen is een concurrentiebeding een specifiek type overeenkomst dat wordt gevonden in zakelijke of werkovereenkomsten. Het beperkt werknemers of freelancers om een zakelijke relatie te vestigen met een concurrerend bedrijf, diensten en knowhow te bieden aan klanten van een bedrijf, of zich bezig te houden met soortgelijke zakelijke activiteiten. Het is geldig tot het einde van de termijn van de werkrelatie.

De concurrentiebeperking kan van kracht blijven zelfs na de beëindiging van de werkrelatie, maar alleen als dit is gespecificeerd in een aparte overeenkomst. De werkgever moet ook een specifieke duur voor de concurrentieperiode vaststellen en de voorwaarden voor compensatie opnemen.

Is een NDA ethisch?

Ja—NDAs worden over het algemeen gebruikt om werkgevers te beschermen door te voorkomen dat freelancers en werknemers handelsgeheimen en andere eigendomsinformatie delen met concurrenten.

Voordelen van NDAs in Polen

Een NDA kan helpen om de vertrouwelijke informatie, intellectuele eigendomsrechten en bezittingen van werkgevers te beschermen, wat cruciaal kan zijn voor het succes van een bedrijf in de zeer concurrerende zakelijke markt. Voordelen zijn:

• Juridische bescherming voor vertrouwelijke zakelijke informatie, handelsgeheimen en andere eigendomsinformatie die wordt onthuld aan een andere partij
• Voorkomen van ongeoorloofde openbaarmaking van vertrouwelijke informatie en andere onderwerpen door de ontvanger te verplichten de informatie vertrouwelijk te houden en niet te onthullen aan derden
• Juridische middelen om schadevergoeding en andere remedies te zoeken onder de bepalingen van deze overeenkomst als een ontvanger van vertrouwelijke informatie de NDA schendt
• Bescherming van intellectuele eigendom, zoals patenten, handelsmerken en auteursrechten

Beheer je wereldwijde personeelsbestand in Polen met Rippling

Met Rippling kun je HR, IT en Financiën in één verenigd systeem beheren—en je wereldwijde nalevingswerk automatiseren. Zie Rippling.

Rippling en zijn filialen bieden geen belasting-, boekhoudkundige of juridische adviezen. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om te voorzien, en mag niet worden vertrouwd op voor belasting-, juridische, of boekhoudkundige adviezen. Je dient je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voor je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.