Zijn geheimhoudingsverklaringen wettelijk bindend in Nederland? Een gids voor werkgevers

Als je te maken hebt met bedrijfsgeheimen, moet je bedrijf zichzelf beschermen tijdens het wervingsproces. Veel werkgevers in Nederland kiezen ervoor om geheimhoudingsovereenkomsten (geheimhoudingsverklaringen) te hebben om vertrouwelijke informatie te beschermen.

Volgens de Nederlandse wet is vertrouwelijkheid geen impliciete verplichting of standaard aangenomen in arbeidsovereenkomsten. Als werkgever is het jouw verantwoordelijkheid om de risico's te begrijpen en de vertrouwelijke informatie van je bedrijf te beschermen met een geheimhoudingsverklaring.

Maar hoe worden geheimhoudingsverklaringen afgedwongen in Nederland? Is het belangrijk om een boeteclausule toe te voegen aan de geheimhoudingsovereenkomst in geval van contractbreuk? Kom meer te weten over naleving van de Nederlandse wet en bescherming van je bedrijf en zijn wereldwijde medewerkers.

(Let op: onze gids is alleen voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om juridisch advies te geven).

Wat is een geheimhoudingsverklaring?

Een geheimhoudingsverklaring is een contract dat een of meer partijen juridisch bindt om eigendomsrechtelijke of vertrouwelijke informatie niet met anderen te delen.

Geheimhoudingsverklaringen worden vaak gegeven aan medewerkers bij het in dienst nemen en gebruikt op werkplekken om bedrijfsgeheimen, klantgegevens en intellectueel eigendom te beschermen tegen concurrenten. Helaas zijn sommige geheimhoudingsverklaringen misbruikt om te voorkomen dat medewerkers als klokkenluiders spreken over intimidatie of fraude. Klokkenluiders vallen onder de Nederlandse Wet Huis voor klokkenluiders in Nederland.

Zijn geheimhoudingsverklaringen afdwingbaar in Nederland?

Ja—geheimhoudingsverklaringen zijn afdwingbaar in Nederland.

Als de geheimhoudingsovereenkomst een boeteclausule heeft, kan de werkgever onmiddellijk aanspraak maken bij contractbreuk. Uiteindelijk beslist de civiele rechtbank of de totale boete moet worden toegekend. Ze kunnen de boete verlagen als deze onredelijk wordt geacht. Leer hieronder meer over welke informatie kan worden beschermd onder de geheimhoudingsverklaring.

Je kunt geheimhoudingsverklaringen, contractvoorstellen en alle andere documenten die je nodig hebt genereren en ze dan gemakkelijk versturen voor e-handtekening—alles via Rippling.

3 dingen die je moet weten over geheimhoudingsverklaringen in Nederland

Nederland moedigt werkgevers sterk aan om geheimhoudingsverklaringen te gebruiken om hun bedrijfsnaam te beschermen en lekken van vertrouwelijke aard te voorkomen. Dit zijn drie dingen die je moet weten over Nederlandse geheimhoudingsverklaringen:

• Boeteclausules. Als je een geheimhoudingsverklaring maakt in Nederland, is het belangrijk om boeteclausules op te nemen die beide partijen zullen stimuleren om zich aan het contract te houden en eventuele overtredingen te ontmoedigen. Volgens het Nederlandse recht is een boeteclausule afdwingbaar als het contract wordt geschonden.
• Duidelijkheid rond vertrouwelijkheid: De geheimhoudingsverklaring moet expliciet aangeven welke informatie vertrouwelijk is, wat openbaar domein is en wat de uitzonderingen zijn. Alle ontheffingen moeten schriftelijk zijn en door de werkgever zijn goedgekeurd.
• De looptijd van de geheimhoudingsverklaring. Ongeacht of de medewerker wordt ontslagen of het bedrijf verlaat, blijft de geheimhoudingsverklaring geldig voor de periode die in de geheimhoudingsovereenkomst staat, meestal ongeveer twee jaar.

Wanneer zou een medewerker of freelancer een geheimhoudingsverklaring ondertekenen?

Bij het in dienst nemen van een Nederlandse medewerker moet de werkgever de geheimhoudingsverklaring binnen het arbeidscontract opnemen of tijdens de onboarding na het ondertekenen van het contractvoorstel. Het is geen apart contract.

Veelgestelde vragen over geheimhoudingsverklaringen in Nederland

Zijn geheimhoudingsverklaringen afdwingbaar in Nederland?

Nederland beschouwt een geheimhoudingsverklaring als een wettelijk bindende overeenkomst, en het Nederlands recht zal de werkgever toestaan om onmiddellijk na schending van het contract een boeteclausule toe te passen. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van de nuances van geheimhoudingsovereenkomsten om te voldoen aan de wetten van Nederland.

Zijn geheimhoudingsovereenkomsten in het buitenland afdwingbaar?

Hoewel geheimhoudingsovereenkomsten binnen Nederland afdwingbaar zijn, zal de afdwingbaarheid van een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) in Nederland in het buitenland afhangen van een paar factoren. Als werkgever moet je overwegen welke landswetgeving van toepassing zal zijn op de bepalingen van deze overeenkomst, omdat dit verschillende wetgevingen kan betreffen. Het kiezen hiervan zal het proces vereenvoudigen bij het selecteren van een rechtsgebied om geschillen af te handelen en te handhaven.

Een NDA in het buitenland afdwingen kan ook kostbaar worden met taalbarrières, culturele verschillen en een gebrek aan lokale advocatenkantoren om je belangen als werkgever te vertegenwoordigen. Uiteindelijk zal de NDA geldig zijn, maar het zal afhangen van de specifieke omstandigheden van jouw zaak.

Welke informatie moet worden opgenomen in een NDA in Nederland?

NDA's in Nederland moeten specifieke punten bevatten om te bevestigen dat alle betrokken partijen de vertrouwelijkheidsovereenkomst begrijpen. Hier zijn die specifieke punten:

• Wie zijn de specifieke partijen en wat zijn hun rollen in de overeenkomst.
• Het doel van de overeenkomst: bijvoorbeeld de werknemer die een relatie aangaat met de werkgever.
• Welke specifieke informatie vertrouwelijk moet blijven, en welke uitzonderingen van toepassing zijn.
• Wanneer en of de informatie kan worden gedeeld en hoe als disclaimer (schriftelijk, mondeling, enz.).
• Hoe lang de informatie vertrouwelijk moet blijven na beëindiging van het dienstverband
• Een boeteclausule in geval van contractbreuk, inclusief de gevolgen en boetes.

Welke informatie kan worden gedekt door een NDA?

Het is goed om te weten dat een NDA geen informatie kan beschermen die al openbare kennis is of deel uitmaakt van het publieke domein. Bovendien is het tegen de wet voor NDA's om individuen te verhinderen om criminele activiteiten van een bedrijf te melden, zelfs als ze de overeenkomst hebben ondertekend.

• Bedrijfsgeheimen en vertrouwelijke informatie. Een bedrijf kan unieke productieprocessen, formules, ontwerpen en technologie hebben die hen een voorsprong geven op hun concurrenten.
• Financiële informatie inclusief vertrouwelijke financiële documenten zoals verklaringen, budgetten, verkoopgegevens en prognoses.
• Gevoelige informatie van werknemers inclusief hun salarissen, functieomschrijvingen, persoonlijke gegevens en prestatiebeoordelingen.
• Intellectuele eigendom inclusief patenten, handelsmerken, auteursrechten en andere soorten intellectuele eigendomsrechten die een bedrijf bezit.
• Klantgegevens inclusief aankoopgeschiedenis, demografie en voorkeuren, kunnen worden gebruikt voor marketingstrategie.

Wanneer moet je een NDA gebruiken?

In Nederland is het gebruikelijk om een NDA te gebruiken in de volgende situaties:

• Tijdens zakelijke onderhandelingen en partnerschappen wanneer gevoelige informatie wordt besproken, inclusief financiële gegevens, bedrijfsstrategieën of bedrijfsgeheimen.
• Als onderdeel van een arbeidscontract, wanneer een werknemer wordt aangenomen, moeten ze bepaalde informatie vertrouwelijk houden, inclusief eigen technologie, knowhow of bedrijfsplannen.
• Bij het beschermen van intellectuele eigendomsrechten om alle partijen te verhinderen vertrouwelijke informatie over uitvindingen, ontwerpen en andere informatie met derden te delen.
• Bij het presenteren van een nieuw, nog niet uitgebracht product of technologie aan potentiële partners of investeerders.
• Bij het onthullen van gevoelige financiële gegevens aan investeerders.

Rippling maakt het eenvoudig om een NDA te maken en te versturen als onderdeel van een contractvoorstel voor een baan.

Is een NDA hetzelfde als een vertrouwelijkheidsovereenkomst?

Ja. Geheimhoudingsovereenkomsten kunnen ook worden aangeduid als vertrouwelijkheidsovereenkomsten of vertrouwelijkheidsverklaringen. In het Nederlands kunnen deze overeenkomsten geheimhoudingsovereenkomst of vertrouwelijkheidsovereenkomst heten en vertalen naar een confidentiality agreement in het Engels.

Is een NDA hetzelfde als een non-concurrentiebeding?

Nee - een geheimhoudingsovereenkomst en een non-concurrentiebeding zijn niet hetzelfde.

Het doel van een NDA is het beschermen van vertrouwelijke informatie tussen twee of meer partijen en legt een geheimhoudingsverplichting op aan de werknemer. Uiteindelijk voorkomt het de openbaarmaking van vertrouwelijke informatie. In Nederland kan de schending van deze overeenkomst leiden tot boetes en vergoedingen, zoals vermeld in de boeteclausule.

In tegenstelling hiermee beperkt een non-concurrentiebeding een werknemer of individu van het werken voor concurrenten binnen een specifiek tijdsbestek, meestal tot twee jaar. Dit soort overeenkomst verbiedt meestal werknemers of freelancers om direct met hun werkgever te concurreren of activiteiten uit te voeren die het werkgever negatief kunnen beïnvloeden, zoals het gebruiken van eigen informatie of het werven van huidige klanten. Vooraf moet je schriftelijke toestemming hebben van de werknemer, en de werknemer moet ouder zijn dan 18 jaar.

Je kunt geen concurrentiebeding opnemen in een tijdelijk arbeidscontract, tenzij er sprake is van 'legitieme zakelijke belangen'. Je moet deze zakelijke belangen expliciet in het arbeidscontract specificeren. 

Meestal, naast een concurrentiebeding, heb je een 'non-solicitation agreement', waarmee de werkgever de klantenbasis, leveranciers en andere zakelijke relaties beschermt.  

Net zoals het concurrentiebeding, kun je alleen in een vast contract non-solicitation overeenkomsten opnemen. Je kunt alleen een non-solicitation clausule opnemen in een tijdelijk contract als je de noodzaak in het arbeidscontract specificeert.

De Nederlandse Mededingingswet komt in het spel bij concurrentiebedingen, omdat het bedrijven verbiedt misbruik te maken van een dominante marktpositie en heel weinig of geen concurrenten te hebben. Deze wet biedt aanvullende bescherming voor werknemers met betrekking tot concurrentiebedingen in arbeidsovereenkomsten.

Is een NDA ethisch?

Ja - ze zijn in Nederland gebruikelijke praktijk om werkgevers te beschermen tegen mogelijke lekken en delen van bedrijfsgeheimen en intellectueel eigendom aan derden door contractanten en werknemers.

Zorg dat je je aan de wet houdt door de details van de geheimhoudingsovereenkomst duidelijk te vermelden, inclusief dat de ontvangende partij (medewerker) ermee instemt dat het openbaar maken van vertrouwelijke informatie zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de werkgever (de openbarende partij) schade zal veroorzaken.

Voordelen van NDA's in Nederland

NDA's kunnen werkgevers helpen beschermen tegen onverwachte lekken van vertrouwelijke informatie en details over intellectueel eigendom in het buitenland, maar ook je bedrijfsnaam en reputatie beschermen in het huidige concurrerende zakelijke landschap. Voordelen zijn onder meer:

• De vertrouwelijke klantgegevens, bedrijfsgeheimen en intellectuele eigendomsrechten van je bedrijf, inclusief patenten, handelsmerken en auteursrechten, kunnen wettelijk worden beschermd.
• Leg vertrouwelijkheidsverplichtingen vast met freelancers, medewerkers en partnerschappen voor transparantie, zodat iedereen begrijpt wat vertrouwelijke informatie vormt of het misbruik van gevoelige informatie.
• Voorkom dat bedrijfsplannen en marketingstrategieën die uw bedrijf een concurrentievoordeel geven worden gedeeld of misbruikt ten nadele van de werkgever.
• Als de voorwaarden van deze overeenkomst worden geschonden, heeft de openbarende partij duidelijke gronden om schadevergoeding te eisen bovenop de boetebepaling. De afdwingbaarheid van de NDA zal helpen juridische stappen te ondernemen tegen de betreffende persoon.

Wat gebeurt er als een NDA wordt geschonden?

Een medewerker die de vertrouwelijkheidsovereenkomst schendt, kan leiden tot hun ontslag. De vertrouwelijkheidsverklaring blijft van kracht, zelfs nadat de medewerker het bedrijf heeft verlaten.

In Nederland is het gebruikelijk om boeteclausules op te nemen in geheimhoudingsovereenkomsten. Deze clausules dienen als afschrikking en straf voor elke contractbreuk. Het is belangrijk op te merken dat de boeteclausule niet als buitensporig kan worden beschouwd, anders zullen de rechtbanken gedwongen zijn deze te verlagen.

In tegenstelling tot andere landen, hoeft de ernst van de boete niet overeen te komen met de veroorzaakte schade. Als een medewerker de NDA overtreedt, kan je onder de Nederlandse wet schadevergoeding eisen naast de genoemde boetebepaling in het contract.

Beheer je wereldwijde personeelsbestand in Nederland met Rippling

Met Rippling kun je HR, IT en Financiën in één geïntegreerd systeem beheren - en je wereldwijde nalevingswerk automatiseren. Bekijk Rippling.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen verstrekken geen fiscale, boekhoudkundige of juridische adviezen. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om op te vertrouwen voor fiscale, juridische of boekhoudkundige adviezen. Je moet je eigen fiscale, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan activiteiten of transacties.