De complete gids voor het aanbieden van werknemersvoordelen in Polen

Voordat je werknemers in Polen in dienst neemt, is het cruciaal om ze het juiste pakket aan secundaire voorwaarden aan te bieden om te voldoen aan de Poolse arbeidswetten. Als lid van de Europese Unie (EU) is Polen verplicht de rechten en beschermingen voor werknemers, zoals vastgelegd in de EU-arbeidswetgeving, te handhaven.

Laten we duiken in wat je moet weten om te voldoen aan de Poolse arbeidswetten en wat liefde te tonen voor je Poolse team.

Welke secundaire voorwaarden zijn verplicht in Polen?

De verplichte secundaire voorwaarden die je aan werknemers in Polen moet aanbieden, worden gereguleerd door de Poolse Arbeidswet van 26 juni 1974, bekend in het Pools als de “Kodyks Pracy”, evenals de verschillende wetten die het in de loop der jaren hebben gewijzigd. De Sociale Verzekeringsinstelling (ZUS) verzamelt bijdragen voor secundaire voorwaarden en zorgt ervoor dat uitkeringen worden betaald aan degenen die daarvoor in aanmerking komen, terwijl het Ministerie van Gezin en Sociaal Beleid toezicht houdt op de uitvoering van de arbeidswetgeving. Als je een Poolse werknemer in dienst neemt en deze verplichte secundaire voorwaarden niet aanbiedt, kun je te maken krijgen met juridische problemen.

Houd in gedachten dat de secundaire voorwaarden die door de Poolse Arbeidswet worden vereist, wettelijke minimumnormen zijn en dat je als werkgever altijd meer kunt bieden dan deze verplichte voordelen.

Let ook op dat de bepalingen in de Poolse Arbeidswet niet alleen van toepassing zijn op werknemers met een regulier arbeidscontract - ze zijn van toepassing op iedereen die op enige manier werk verricht volgens jouw instructies en onder jouw controle, op een door jou gespecificeerde plaats en tijd, waarvoor je hebt betaald met een vaste vergoeding.

Het maakt niet uit hoe je het contract noemt, het zal worden beschouwd als een arbeidscontract en moet voldoen aan de Poolse Arbeidswet. Freelancers in Polen hebben geen recht op dezelfde secundaire voorwaarden.

Veel veranderingen in de Poolse arbeidswetgeving worden doorgevoerd in 2023, dus het is een goed idee om het nieuws in de gaten te houden om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen.

Pensioenverzekering

Zowel werknemers als werkgevers dragen bij aan de pensioenverzekering van de werknemer. Het algehele tarief is 19,52% van de beoordelingsbasis van de werknemer, waarbij werknemer en werkgever elk 9,76% dekken. Er is echter een maximum van PLN 208.050 per jaar op de berekeningsbasis voor pensioen- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen, waarboven geen bijdragen worden betaald.

Momenteel kunnen mensen in Polen beginnen met het claimen van een ouderdomspensioen op 65 voor mannen en 60 voor vrouwen.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering

Werknemers die arbeidsongeschikt worden, kunnen aanspraak maken op een arbeidsongeschiktheidspensioen. Zowel werknemers als werkgevers dragen bij aan de arbeidsongeschiktheidsverzekering van de werknemer, waarbij de werkgever het grootste deel van het totale tarief van 8% van de beoordelingsbasis betaalt. De bijdrage van de werknemer is met een tarief van 1,5% en die van de werkgever met een tarief van 6,5%. Sinds 2023 is er een maximum van PLN 208.050 per jaar op de berekeningsbasis voor pensioen- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen.

Arbeidsongevallenverzekering

Als werkgever moet je bijdragen aan de arbeidsongevallenverzekering van de werknemer, terwijl de werknemer niet hoeft bij te dragen. Het tarief dat je moet bijdragen varieert tussen 0,67% en 3,33% van de beoordelingsbasis en is afhankelijk van het soort activiteiten dat de functie van de werknemer met zich meebrengt.

Werknemerskapitaalplan (PPK)

Het werknemerskapitaalplan (PPK) is een pensioenspaarregeling waaraan de werknemer, de werkgever en de overheid bijdragen. Het doel is om inkomen te bieden aanvullend op pensioenuitkeringen nadat de werknemer met pensioen is gegaan, maar werknemers kunnen op elk moment opnames doen uit hun fonds. Werknemers onder de 55 jaar worden automatisch ingeschreven maar kunnen zich uitschrijven.

Als werkgever selecteer je de financiële instelling die de rekening beheert. Je draagt bij met een tarief van 1,5% van het salaris van de werknemer en vrijwillig tot 2,5%. De werknemer draagt 2% van hun salaris bij en vrijwillig tot 2%. De overheid draagt PLN 250 bij als welkomstbijdrage en jaarlijks een extra PLN 240.

Training en medische onderzoeken voor gezondheid en veiligheid op het werk

Voordat een werknemer in Polen mag werken, moet hij een training op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk (GVO) volgen en preventieve medische onderzoeken ondergaan. Jij als werkgever moet deze verstrekken.

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van je werknemers op het werk. Je moet periodiek beoordelingen van de risico's op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk uitvoeren en stappen ondernemen om deze risico's te elimineren. Je moet elke werknemer voorzien van de veiligheidsuitrusting die nodig is om hun werk te doen en je moet trainingen bieden zodat ze weten welke protocollen ze moeten volgen.

Je mag een werknemer niet laten werken zonder een geldig medisch certificaat waarin staat dat er geen contra-indicaties zijn om te werken in een specifieke functie en onder specifieke omstandigheden. Om dit te doen, moet je de werknemer verwijzen voor medische controles voordat je hem in dienst neemt, evenals periodiek tijdens het dienstverband. Je moet de werknemer betalen voor de tijd die niet gewerkt is tijdens deze controles, die indien mogelijk tijdens werkuren moeten worden gedaan. Je moet ook betalen voor deze controles en eventuele reiskosten.

Ziekteverlof

Er zijn twee soorten betaald ziekteverlof in Polen.

• De eerste is typisch ziekteverlof, dat is voor de eerste 33 dagen tijdens een kalenderjaar, of 14 dagen voor werknemers van 50 jaar of ouder. Jij als werkgever betaalt de werknemer 80% van hun gemiddelde loon van de laatste 12 maanden.

• Het tweede type ziekteverlof is langdurig ziekteverlof, dat niet langer mag duren dan 182 dagen aaneengesloten in een kalenderjaar. Na de periode van typisch ziekteverlof kan de werknemer ziekte-uitkeringen van de overheid claimen, die 80% van hun salaris bedragen. Werknemers dragen bij aan de ziekteverzekering met een tarief van 2.54% van hun beoordelingsbasis en de werkgever heeft geen verplichtingen om bij te dragen aan deze verzekering.

Vakantieaanspraken

Fulltime werknemers in Polen hebben recht op 20 werkdagen vakantieverlof per kalenderjaar als ze tot 10 jaar voor de werkgever hebben gewerkt, en 26 werkdagen als ze meer dan 10 jaar voor de werkgever hebben gewerkt. De werknemer mag vier van deze dagen op aanvraag opnemen, zonder voorafgaande goedkeuring. In het eerste jaar van het dienstverband wordt het aantal dagen vakantieverlof waar een werknemer recht op heeft, pro rata berekend. Werknemers in bepaalde beroepen kunnen recht hebben op extra vakantieverlof.

Niet opgenomen verlofdagen worden overgedragen naar het volgende kalenderjaar en bij beëindiging van het dienstverband betaal je eventuele ongebruikte dagen uit in contanten.

Wettelijke feestdagen

Volgens de Wet op Niet-werkdagen van 1951 zijn er momenteel 13 wettelijke feestdagen in Polen, hoewel de overheid naar eigen inzicht eenmalige nationale feestdagen kan uitroepen. Werknemers hebben recht op een betaalde vrije dag, tenzij de feestdag op een zondag valt, wat al wordt beschouwd als een betaalde vrije dag. Werknemers die op wettelijke dagen moeten werken, hebben recht op een betaalde vrije dag in ruil, tenzij de dag op een zondag valt.

Welke werknemersvoordelen zijn optioneel in Polen?

De verplichte voordelen in Polen zijn het minimum dat je als werkgever aan je werknemers moet bieden. Je kunt echter ook aanvullende voordelen en extra's aanbieden om werknemers aan te trekken en te behouden. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende aanvullende voordelen.

Aanvullende pensioenbijdragen

Hoewel het minimum dat je bijdraagt aan het PPK van de werknemer 1,5% van hun salaris is, kun je een extra bedrag tot 2,5% bijdragen. Je kunt ook een Employee Pension Plan (PPE) aanbieden, waarbij je het grootste deel van de bijdragen levert, naast of soms in plaats van een PPK.

Particuliere ziektekostenverzekering

Hoewel de openbare gezondheidszorg in Polen gratis is, wordt deze ook beschouwd als van slechte kwaliteit. De meeste Poolse werkgevers bieden daarom particuliere ziektekostenverzekeringen aan.

Levensverzekering

Een andere populaire secundaire voorwaarde die bedrijven in Polen aan hun werknemers bieden, is levensverzekering, die vaak ook arbeidsongeschiktheidsverzekering omvat. Jij als werkgever kunt deze verzekering volledig of gedeeltelijk dekken.

Zakelijke reisverzekering

Wanneer een werknemer voor werk buiten Polen reist, moet jij als werkgever de kosten dekken van eventuele medische behandelingen of gerelateerd transport dat kan plaatsvinden. Om deze reden bieden de meeste werkgevers in Polen hun werknemers zakenreisverzekeringen aan.

Betaald verlof

Veel werkgevers bieden betaald verlof aan bovenop het minimum van 20 dagen, vaak tot wel 30 dagen. Het is ook gebruikelijk om een werknemer vrij te geven op zijn of haar verjaardag.

Geldbonussen

Veel bedrijven bieden geldbonussen aan, bijvoorbeeld voor goede werkprestaties. Deze bonus is echter onderhevig aan belasting en sociale zekerheidsbijdragen.

Fitness en welzijnsondersteuning

Veel Poolse werkgevers bieden fitness en welzijnsondersteuning. Dit kan in de vorm zijn van gesubsidieerde sportschool lidmaatschappen en medewerker hulpprogramma's, bijvoorbeeld.

Maaltijd- en vervoersvergoedingen

Maaltijdbonnen of maaltijden binnen het bedrijf en vergoedingen voor openbaar vervoer worden steeds gebruikelijker in Polen. Sommige bedrijven bieden hooggeplaatste werknemers ook een bedrijfsauto aan of vergoeden hun brandstofkosten.

Hoe werknemers in het buitenland aannemen en hen in enkele minuten betaalbare voordelen bieden—met Rippling

Een wereldwijde personeelsbestand beheren is niet eenvoudig. Het kan voor wereldwijde bedrijven een uitdaging zijn om alleen al ervoor te zorgen dat hun voordelen voldoen aan de wetgeving—laat staan het beheren van contractvoorstellen, uitrusting, salarisadministratie en alles wat wereldwijde werknemers en freelancers nodig hebben.

Daarom heb je Rippling nodig als je wereldwijd werknemers, aannemers of externe medewerkers in dienst neemt. Rippling maakt het gemakkelijk om medewerkers en freelancers overal ter wereld aan boord te nemen, te beheren en te betalen – in een systeem dat altijd in overeenstemming is met lokale arbeidswetten en regelgeving.

Bekijk Rippling vandaag nog in actie

Disclaimer: Rippling en zijn gelieerde ondernemingen verstrekken geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om te verstrekken, en mag niet worden vertrouwd voor, fiscaal, juridisch, of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen fiscale, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.