Hoe internationale freelancers in de Filipijnen te betalen [2024]
Bedrijven die internationaal handelen kunnen in veel situaties hooggekwalificeerde freelancers inhuren uit de Filipijnen. Wanneer het tijd is om het salaris uit te betalen, is het wel belangrijk om te weten welke stappen je moet nemen om te voldoen aan de complexe arbeids- en belastingwetten van de Filipijnen.
In dit artikel lees je hoe je freelancers correct classificeert, hoe je ze onboart binnen je bedrijf en hoe je ze op de juiste manier betaalt volgens de geldende arbeidswetten van de Filipijnen. We hebben het in stappen uitgelegd zodat je weet hoe je moet handelen op het moment dat je de eerste factuur ontvangt.
Stap #1: Classificeer je werknemers
Je Filipijnse werknemers op de juiste manier classificeren is een belangrijke stap. Op het moment dat je medewerkers niet juist classificeert als freelancers, kan dit leiden boetes en:
- Achterstallig loon en secundaire voorwaarden die niet worden nageleefd
- Gerechtelijk opgelegde schadevergoedingen tot PHP 500.000, plus bijbehorende advocaatkosten
- Achterstallige betalingen van onbetaalde belastingen en sociale premies, plus extra boetes en straffen
- Afzonderlijke geldboetes en mogelijke gevangenisstraffen als je niet de juiste bijdragen levert aan programma's zoals het Social Security System (SSS), het Home Development Mutual Fund (ook bekend als het Pag-IBIG fund) en de Philippine Health Insurance Corporation (PhilHealth)
Om werkgevers te helpen bepalen of een nieuw personeelslid voldoet aan de criteria van medewerker of freelancer, heeft de Filipijnen een zogeheten 'vierledige' test gecreëerd. De testen zijn:
- Selectie en inzet van de werknemer. Dit betekent dat de freelancer is aangenomen door de werkgever vanwege unieke vaardigheden of talenten die doorsnee medewerkers niet hebben.
- Betaling van loon. Dit houdt in dat de freelancer een factuur stuurt voor zijn werk nadat het is voltooid. Medewerkers ontvangen daarentegen op afgesproken data hun salaris of loon..
- Ontslagbevoegdheid, wat betekent dat werkgevers alleen medewerkers kunnen disciplineren en ontslaan; freelancers kunnen alleen worden beëindigd volgens de beëindigingsclausule in hun werkcontract.
- Controle. Freelancers bepalen zelf wanneer, waar en hoe ze hun werk uitvoeren, zonder directe supervisie of controle van de werkgever.
Stap #4: Zorg ervoor dat je freelancer de juiste belastinginformatie heeft
Werkgevers zijn niet verplicht om inkomstenbelasting in te houden en te betalen voor freelancers die in de Filipijnen wonen. Desondanks zijn er werkgevers die vrijwillig afspraken maken met hun freelancers om belastingbetalingen namens hen te doen. Als je dit overweegt, dan moet je de freelancer een Bureau of Internal Revenue-formulier 2307 (BIR) sturen om aan te geven wat je inhoudt.
Zzp'ers moeten hun eigen belastingen betalen als ze meer dan PHP 250.000 per jaar verdienen. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen premies voor sociale zekerheidsinstanties. Filippijnse freelancers die meer dan PHP 3.000.000 per jaar verdienen, moeten een extra belasting van 12% betalen.
Zelfstandige Filipijnse freelancers moeten zich registreren bij het Bureau of Internal Revenue (BIR) om een fiscaal identificatienummer te krijgen. Daarna kunnen zij de benodigde belastingformulieren indienen, waaronder:
- Formulier 1701Q voor kwartaalinkomstenbelasting
- Formulier 1701 of 1701A (afhankelijk van of de freelancer meerdere inkomstenbronnen heeft) en Formulier 0605 voor de jaarlijkse inkomstenbelasting
- Formulier 2307 als je als werkgever besluit om vrijwillig belastingbetalingen in te houden
Voor werkgevers in de VS is het ook belangrijk om op te merken dat als een Filipijnse freelancer naar het land reist voor werk, hun op reis gebaseerde inkomsten worden belast door de VS. Zorg er dus voor dat je hen IRS-formulieren W-8BEN of W-8BEN-E stuurt.
Beheer moeiteloos je bestand met freelancers uit de hele wereld
Je internationale personeel uitbreiden is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met Rippling kun je internationale freelancers in de Filipijnen en overal ter wereld betalen.
Veelgestelde vragen over het betalen van freelancers in de Filipijnen
Moet je belastingen inhouden wanneer je zzp'ers in de Filipijnen betaalt?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden op het moment dat ze Filipijnse freelancers betalen. Freelancers zijn verplicht om hun eigen belastingen te betalen. Bedrijven kunnen er wel voor kiezen om vrijwillig belastingen in te houden namens een freelancer. In dit geval is er een BIR-formulier 2307 nodig.
Is het Filipijnse minimumloon van toepassing op freelancers in de Filipijnen?
Nee, minimumloonwetten zijn niet van toepassing op freelancers in de Filipijnen.
Hebben Filipijnse freelancers recht op secundaire voorwaarden?
Nee, freelancers in de Filipijnen hebben geen recht op secundaire voorwaarden op dezelfde manier als medewerkers. Secundaire voorwaarden aanbieden aan freelancers brengt zelfs een risico met zich mee. Rechtbanken kunnen de freelancers dan namelijk onterecht classificeren als medewerkers.
Kun je freelancers in de Filipijnen betalen in euro's?
Dat kan, maar het is aan te raden om internationale freelancers te betalen in hun lokale munteenheid. Werknemers in de Filipijnen betaal je daarom in Filipijnse peso's (PHP).
Kun je freelancers in de Filipijnen op een handmatige manier betalen?
Ja. Het is ook gebruikelijk dat kleine ondernemers betalingen aan freelancers handmatig verwerken in een poging kosten te besparen. Daartegenover staat dat het een tijdrovend proces kan zijn, zeker als je bedrijf groeit en je met meerdere freelancers vanuit de Filipijnen of andere landen werkt.
Het is ook belangrijk om te weten dat handmatige betalingen risico's met zich meebrengen:
- Naleving van wetgeving. Handmatig je salarisadministratie uitvoeren betekent dat je het risico loopt dat er menselijke fouten worden gemaakt of iemand nalatig is. Bescherm jezelf en je bedrijf met Rippling, dat er automatisch voor zorgt dat de lokale wetgeving wordt toegepast, ongeacht waar je freelancers wonen.
- Beveiliging. Handmatige salarisverwerking brengt ook beveiligingsrisico's met zich mee, vooral als je spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige gegevens van freelancers kunnen verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Slechte ervaringen van freelancers. Freelancers handmatig betalen kan een traag proces zijn als er geen duidelijke afspraken worden gemaakt over betalingstermijnen en het proces niet transparant is. Voor freelancers kan het frusterend zijn als ze hierdoor geen inzichten hebben in hun inkomsten.
Hoe neem je een freelancer aan als medewerker in de Filipijnen?
Hoewel freelancers inhuren extra flexibiliteit en financiële voordelen kan bieden ten opzichte van fulltime medewerkers, heb je dat laatste soms toch nodig. De uitdaging is om ervoor te zorgen dat in elke situatie aan alle wettelijke vereisten voldoet. Filipijnse arbeidswetten vereisen looninhoudingen, secundaire voorwaarden en meer voor medewerkers, terwijl je je daar bij freelancers geen zorgen over hoeft te maken.
Je zult ook moeten beslissen of je je eigen entiteit wilt opzetten of medewerkers wilt inhuren via een Employer of Record (EOR). Een eigen entiteit opzetten kan een tijdrovend en kostbaar proces zijn. Een EOR zoals Rippling helpt je om eenvoudig medewerkers over de hele wereld in te huren, te beheren en te betalen.
Rippling en zijn gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is uitsluitend voor informatieve doeleinden voorbereid en is niet bedoeld om belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven of om daarop te vertrouwen. Je dient je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.
