Hoe betaal je internationale freelancers in Zwitserland [2024]
Het aannemen van freelancers in Zwitserland is een verleidelijk idee; het land heeft een groeiende populatie van zeer bekwame freelance werknemers. Maar er is een lange lijst van Zwitserse belasting- en arbeidswetten waar wereldwijde bedrijven van op de hoogte moeten zijn, classificatieoverwegingen om rekening mee te houden en nalevingsregels om te volgen. Dus, hoe kun je ervoor zorgen dat je freelancers op tijd betaald krijgen en zonder juridische complicaties?
Deze gids maakt je wegwijs in de essentiële kennis voor het inhuren en betalen van Zwitserse freelancers. Daarnaast bespreken we de methoden om je Zwitsers personeel correct te classificeren en naleving van wetgeving te waarborgen.
Stap #1: Classificeer uw werknemers in Zwitserland
Valse zelfstandigheid of verkeerde classificatie kan voorkomen wanneer werkgevers de regels voor het aannemen en betalen van freelancers niet volledig begrijpen. Daarom is het cruciaal om uw verantwoordelijkheden te kennen voordat u uw personeel in Zwitserland gaat uitbreiden.
Als er een verkeerde classificatie optreedt, kunnen er aanzienlijke gevolgen zijn. Zwitserse autoriteiten kunnen onderzoeken starten naar uw werkwijze, en als opzettelijke verkeerde classificatie wordt bewezen, kunt u gedwongen worden om alle secundaire voorwaarden te verstrekken waar de werknemer recht op heeft.
De gevolgen strekken zich uit tot mogelijke onderzoeken naar belastingontduiking. Overtredingen met betrekking tot minimumloon en arbeidsomstandigheden kunnen aanzienlijke administratieve boetes opleveren voor buitenlandse werkgevers, tot wel CHF 30.000. In ernstige gevallen kan uitsluiting van de Zwitserse markt een mogelijkheid zijn.
Over het algemeen is de belangrijkste oorzaak van verkeerde classificatie onterechte ondergeschiktheid, dat wil zeggen wanneer werknemers worden behandeld als medewerkers terwijl ze eigenlijk freelancers zijn en vice versa. Als de situatie voor de rechter komt, zullen de ambtenaren het contract en de omstandigheden van de relatie onderzoeken. Hier zijn enkele van hun overwegingen:
Payroll Aggregators
Rippling
Hoog niveau van controle door de werknemer.
Freelancers krijgen over het algemeen meer vrijheid om te beslissen hoe ze hun werk voltooien en wanneer ze het doen.
Meer sturing van de werkgever. Medewerkers krijgen doorgaans meer toezicht en begeleiding van hun werkgever, die instructies geeft over hoe het werk moet worden uitgevoerd en specifieke werktijden kan vaststellen.
De werknemer levert gereedschap en apparatuur.
De werkgever levert gereedschap en apparatuur.
Minder geïntegreerd. Freelancers zijn meestal zelfstandig, werken vaak op afstand en gebruiken hun eigen apparatuur.
Meer geïntegreerd. Medewerkers zijn doorgaans meer geïntegreerd in de organisatie. Ze werken vaker op het kantoor of hoofdkantoor van hun bedrijf.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers hebben geen recht op dezelfde secundaire voorwaarden en bescherming als medewerkers. Ze betalen ook hun eigen belastingen.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op secundaire voorwaarden van hun werkgever, zoals minimumloon, overwerkvergoeding en betaald verlof. Ze kunnen ook een verzekering, pensioen en ziekteverlof ontvangen.
Tijdgebonden overeenkomst. Freelancers worden meestal ingehuurd voor een specifieke periode of taak.
Onbepaalde overeenkomst. Medewerkers worden meestal voor onbepaalde tijd aangenomen.
Risico van verlies. Freelancers dragen vaak de aansprakelijkheid voor hun werk (en eventuele gerelateerde problemen).
Beschermd tegen risico. Medewerkers zijn over het algemeen beschermd tegen aansprakelijkheid voor werkgerelateerde zorgen.
Onderaanneming. Freelancers kunnen werk vrijelijk delegeren aan een andere persoon of entiteit.
Geen onderaanneming. Medewerkers worden geacht hun eigen werk te doen. Ze kunnen hun verantwoordelijkheden niet delegeren aan anderen zonder goedkeuring van hun leidinggevenden.
Stap #2: Bepaal de beste manier om je freelancers in Zwitserland te betalen
With the rise of global employment, the methods for compensating workers across international borders have also expanded. Consequently, a diverse range of options are now available to facilitate payments to Swiss contractors.
- Bankoverschrijvingen: Het openen van een Zwitserse bankrekening stelt je in staat om betalingen naadloos op de rekeningen van je Zwitserse freelancers te storten. Als alternatief kun je internationale overschrijvingen starten vanaf je binnenlandse bankrekening. Houd er rekening mee dat bankoverschrijvingen vaak aanzienlijke kosten met zich meebrengen voor zowel de verzender als de ontvanger.
- Internationale postwissels: Met een lange geschiedenis zijn internationale postwissels bekend bij de meeste mensen. Ze hebben echter een nadeel: ze kunnen pijnlijk traag zijn. Je moet de postwissel fysiek aanschaffen en je freelancer/ZZP'er moet hem handmatig storten bij ontvangst. Bovendien kunnen postwissels duur zijn vanwege bijkomende kosten en schommelende wisselkoersen.
- Digitale portemonnees en betalingsplatforms: De populariteit van digitale betalingsplatforms voor betalingen aan freelancers neemt toe. Echter, niet alle platforms zijn universeel beschikbaar (bijv. Venmo en Cash App werken niet in Zwitserland). Bovendien worden veel van deze platforms beïnvloed door dagelijkse schommelingen in wisselkoersen, wat kostenramingen kan bemoeilijken.
- Wereldwijde salarisadministratie diensten: Terwijl freelancers doorgaans buiten de salarisadministratie vallen vanwege verschillende belasting- en inhoudingsregels, bieden bepaalde salarisadministratiediensten, zoals Rippling, het gemak van automatische betalingen aan freelancers wereldwijd.
Stap #3: Gebruik wereldwijde salarisadministratiesoftware om betalingen voor Zwitserse freelancers te verwerken
Onder de verschillende methoden beschikbaar voor het betalen van Zwitserse freelancers, is het gebruik van wereldwijde salarisadministratiesoftware de snelste en meest eenvoudige aanpak. Met Rippling kun je je freelancers over de hele wereld compenseren, allemaal in één systeem.
Stap #4: Zorg ervoor dat je Zwitserse freelancers de juiste belastinginformatie hebben
In Zwitserland verzorgen de kantonnale belastingadministraties alles wat met belastingen te maken heeft. Zwitserland heeft 26 kantons (elk met een eigen administratie) die verantwoordelijk zijn voor het innen van belastingen namens de Confederatie.
Als werkgever bent u niet verplicht om loonheffingen of inkomstenbelasting in te houden of te beheren voor uw freelancers in Zwitserland. Zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen aanmelding, het indienen van de juiste formulieren, het indienen van hun belastingaangiften en het voldoen aan de jaarlijkse belastingbetalingsdeadlines. U kunt echter wel begeleiding bieden bij het opnemen van hun gemeente voor online belastingaangifte.
Zwitserse freelancers die meer dan CHF 100.000 verdienen, zijn onderworpen aan de belasting over de toegevoegde waarde (btw), met uitzonderingen voor sectoren zoals verzekering, gezondheidszorg of landbouw. Zij moeten:
- Breng de Federale Belastingdienst (AFC) op de hoogte.
- Registreer voor btw.
- Controleer de aansprakelijkheidsvoorwaarden op de AFC-website.
Freelancers moeten hun inkomsten ook opgeven als inkomen en deze opnemen in hun totaal belastbaar inkomen. Hun belastingaangifte moet gebaseerd zijn op hun zakelijke en privé financiële administratie—bovendien kunnen zij hun zakelijke uitgaven verrekenen met hun inkomsten.
Beheer freelancers over de hele wereld moeiteloos
Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om je wereldwijde personeel uit te breiden. Met Rippling kun je internationale freelancers in Zwitserland en de rest van de wereld betalen in één systeem.
Veelgestelde vragen over het draaien van salarisadministratie voor freelancers in Zwitserland
Moet je belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in Zwitserland?
Nee, buitenlandse bedrijven zijn niet verplicht om loonbelasting in te houden bij het compenseren van Zwitserse freelancers. Het is de verantwoordelijkheid van de freelancers om hun eigen belastingbetalingen en sociale zekerheidsbijdragen te regelen.
Is het Zwitserse minimumloon van toepassing op freelancers in Zwitserland?
Nee, de Zwitserse minimumloonwetten zijn niet van toepassing op zelfstandigen en freelancers in Zwitserland.
Krijgen Zwitserse freelancers secundaire voorwaarden?
Nee. Zelfstandigen in Zwitserland, waaronder freelancers, vallen niet onder de bescherming van de Zwitserse arbeidswetgeving en hebben geen recht op secundaire voorwaarden.
Kun je freelancers in Zwitserland betalen in je eigen valuta?
Het is raadzaam om te kiezen voor de lokale munteenheid (Zwitserse frank of CHF voor in Zwitserland gevestigde freelancers) bij het compenseren van freelancers in Zwitserland. Desalniettemin kunnen sommige freelancers de voorkeur geven aan alternatieve valuta, zoals USD, voor betaling. In die gevallen moet je documenteren dat je hen in een andere munteenheid zult betalen in je contract.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in Zwitserse franken of uw valuta.
Kan je freelancers in Zwitserland handmatig betalen?
Het handmatig betalen van Zwitserse freelancers wordt vaak door kleine ondernemers gekozen om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend worden naarmate uw bedrijf groeit en met meer buitenlandse freelancers werkt.
Daarnaast brengt het handmatig afhandelen van betalingen bepaalde nadelen met zich mee:
- Compliance: Manual payroll processing introduces the risk of human errors and omissions.
- Beveiliging: Het gebruik van spreadsheets of papieren registraties stelt gevoelige gegevens van freelancers bloot aan beveiligingsrisico's zoals verlies, diefstal of misbruik.
- Ervaring van freelancers. Het handmatig betalen van freelancers kan traag en verwarrend zijn. Freelancers weten mogelijk niet wanneer ze betaald worden of waarvoor ze precies betaald worden, wat kan leiden tot een frustrerende ervaring wanneer ze proberen hun inkomen te begrijpen.
Hoe zet je een freelancer/ZZP'er om in een medewerker in Zwitserland?
In Zwitserland verplichten de arbeidswetten looninhoudingen, secundaire voorwaarden en andere overwegingen voor fulltime medewerkers, wat mogelijk niet van toepassing is op freelancers. Bovendien vereist het in dienst nemen van werknemers het oprichten van een Juridische entiteit of het gebruik van een Employer of Record (EOR) dienst.
Hier zijn de stappen om freelancers om te zetten in medewerkers in Zwitserland:
- Stel een nieuw arbeidscontract op dat voldoet aan de wettelijke normen en de arbeidsvoorwaarden specificeert.
- Zorg voor naleving van wetgeving door een juridische entiteit in het land op te richten of gebruik te maken van een Employer of Record (EOR).
- Verzamel essentiële medewerkersdocumenten, waaronder hun identiteitsbewijs, belastingformulieren en bankgegevens. Een geldige werkvergunning die de toestemming toont om in Zwitserland te werken, is vereist voor niet-Zwitserse ingezetenen (bijv. EU- en EFTA-burgers).
- Schrijf de medewerker in bij de lokale autoriteiten om aan de vereisten van de arbeidswetten te voldoen.
- Bied de wettelijk verplichte secundaire voorwaarden aan; zorg ervoor dat deze duidelijk zijn beschreven in het arbeidscontract.
Rippling en haar dochterondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies aan. Dit materiaal is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, noch mag het als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u zich bezighoudt met enige gerelateerde activiteiten of transacties.
