Hoe kunt u internationale freelancers in Oekraïne betalen? [2024]
Internationale teams zijn al langere tijd in opkomst. Nu bedrijven wereldwijd op zoek gaan naar getalenteerde freelancers, richten velen hun aandacht op Europa, en meer specifiek op Oekraïne. Er wordt geschat dat meer dan een half miljoen mensen in Oekraïne online werk doen, vooral in grote steden zoals Kiev.
Maar voordat u begint met het aannemen van freelancers in Oekraïne, moet u een basisbegrip hebben van de arbeidswetten van het land—zoals hoe u arbeidskrachten kunt classificeren, welke rechten freelancers hebben en hoe u internationale teamleden correct kunt uitbetalen. Houd er rekening mee dat sommige betalingsmethoden voor Oekraïense freelancers zijn beïnvloed door de aanhoudende oorlog met Rusland.
In deze stapsgewijze handleiding leert u hoe u internationale freelancers in Oekraïne kunt aannemen en betalen volgens de wet, zodat u goed van start kunt gaan.
Stap #1: Classificeer uw arbeidskrachten in Oekraïne
Het eerste wat u moet weten voordat u freelancers in Oekraïne inhuurt, is hoe u hen correct classificeert. Net als veel andere landen, maakt Oekraïne onderscheid tussen vaste medewerkers en freelancers (die individuen of juridische entiteiten kunnen zijn).
Foute classificatie wordt in Oekraïne serieus genomen. Werkgevers houden belastingen in en dragen bij aan de sociale zekerheid voor hun vaste medewerkers. Ze voorzien hen ook van verplichte secundaire voorwaarden, waaronder het minimumloon, ziekteverlof, ontslagvergoeding bij beëindiging en meer. Werkgevers die hun medewerkers verkeerd classificeren, kunnen verplicht worden te betalen voor:
- Achterstallige belastingen
- Sociale premies
- Achterstallig loon en secundaire voorwaarden die ze verschuldigd zijn aan hun verkeerd geclassificeerde medewerkers
- Aanslagen voor het te laat betalen en bijkomende boetes
In Oekraïne worden vaste medewerkers beschermd door het arbeidswetboek, terwijl de relaties met freelancers worden geregeld door het burgerlijk recht. Bij het onderzoeken van claims over verkeerde classificatie kijken belastingautoriteiten naar verschillende aspecten van de relatie tussen de werknemer en de werkgever. Hieronder staan enkele factoren die zij in overweging nemen:
Freelancers
Medewerkers
Veel autonomie. Freelancers hebben veel autonomie over waar, wanneer en hoe ze hun werk uitvoeren. Ze mogen niet onder directe supervisie van hun werkgever staan.
Meer sturing van de werkgever. Medewerkers worden intensiever gecontroleerd en aangestuurd door hun werkgevers. Ze kunnen verplicht worden om op specifieke tijden en plekken te werken, weekenddiensten te draaien en vrij te vragen voor vakanties.
Tijdgebonden overeenkomste.
Overeenkomst voor onbepaalde tijd.
Minder geïntegreerd. Freelancers zijn zelfstandigen en blijven aparte entiteiten van hun werkgevers. Hun werk mag niet specifiek gericht zijn op één rol binnen het bedrijf en ze mogen geen officiële functietitel hebben.
Sterk geïntegreerd. Medewerkers zijn nauw verbonden met hun werkgevers en zouden een functietitel en rol binnen het bedrijf moeten hebben. Ze kunnen voorzieningen ontvangen zoals een bedrijfs-e-mailadres, door het bedrijf verstrekte apparatuur en vergoedingen voor zakelijke reizen.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers moeten zelf hun secundaire voorwaarden regelen als ze die willen.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op secundaire voorwaarden zoals ziekteverlof, zwangerschapsverlof, vaderschapsverlof en meer.
Niet exclusief. Freelancers kunnen contractueel niet aan slechts één bedrijf gebonden worden. Wanneer één klant het grootste deel van hun inkomen vormt, is dit een waarschuwingssignaal voor verkeerde classificatie.
Exclusief. Medewerkers kunnen verplicht worden om voor slechts één werkgever tegelijk te werken.
Veel risico. Freelancers nemen meer risico’s en zijn aansprakelijkheid voor werkgerelateerde kwesties.
Geen risico van verlies. Medewerkers zijn over het algemeen beschermd tegen aansprakelijkheid voor werkgerelateerde zaken.
Betaald voor resultaten. Freelancers worden betaald zodra het werk is afgerond en zij een factuur indienen.
Betaald voor processen. Medewerkers worden regelmatig uitbetaald op wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse basis - of ze nu resultaten leveren of niet.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Oekraïne te betalen
Als gevolg van de toename van remote werken, zijn er meer betalingsmethoden dan ooit.
Hoewel u meerdere mogelijkheden hebt voor het betalen van freelancers in Oekraïne, moet u er rekening mee houden dat de invasie door Rusland helaas invloed heeft gehad op sommige opties. Zo zijn er bijvoorbeeld sancties opgelegd aan delen van Oekraïne die bezet zijn door Russische troepen, waardoor internationale banken en geldtransferbedrijven mogelijk geen geld kunnen overmaken naar freelancers die in die gebieden verblijven. Dit is een zich ontwikkelende situatie die in de toekomst kan veranderen en kan ook afhangen van waar uw bedrijf is gevestigd. Houd dit in gedachten als u opties onderzoekt voor het betalen van freelancers in Oekraïne.
Enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. U kunt rechtstreeks geld overmaken naar Oekraïense freelancers als u een bankrekening opent in Oekraïne, of u kunt uw Nederlandse bankrekening gebruiken om een internationale SWIFT-transactie te doen. Deze laatste optie brengt meestal wel bank- en servicekosten met zich mee.
- Internationale postwissels. Deze traditionele betalingsmethode kent veel nadelen. Zo moet de postwissel fysiek worden gestort en ingewisseld, en is de methode onderhevig aan hoge kosten en fluctuerende wisselkoersen.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Onlangs zijn online betalingsplatforms enorm in populariteit gestegen. Veel Oekraïense freelancers gebruiken al platforms zoals Wise of Xoom. Deze platforms kunnen wel hoge kosten met zich meebrengen en bovendien hebben de eerder genoemde sancties mogelijk invloed.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt. Maar met Rippling kunt u medewerkers en freelancers van over de hele wereld via één systeem betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Oekraïense freelancers te verwerken
Zoals u hebt gelezen zijn er meerder manieren om Oekraïens freelancers te betalen, maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen is door gebruik te maken van internationale salarissoftware.
Met Rippling betaalt u Oekraïense freelancers eenvoudig uit.
Stap #4: Zorg ervoor dat uw Oekraïense freelancers over de juiste belastinginformatie beschikken
In Oekraïne vallen freelancers (ook wel zzp’ers, zelfstandig ondernemers of eenmanszaken genoemd) onder het civiel recht. Dit betekent dat zij losse taken voor hun opdrachtgever uitvoeren met hun eigen middelen en hun eigen werktijden bepalen. Tevens dragen zij alle risico's die gepaard gaan met werken op projectbasis. Om wettelijk te mogen samenwerken met een freelancer, moet u een civiele overeenkomst schriftelijk vastleggen.
In tegenstelling tot bij een vaste medewerker, is de werkgever van een freelancer niet verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen op hun loon. In plaats daarvan is de freelancer verantwoordelijk voor het berekenen en indienen van hun eigen inkomstenbelasting op basis van een tarief van 18% en een militair belastingtarief van 1,5%.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand was nog nooit zo eenvoudig. Met Rippling kunt u internationale freelancers in Oekraïne en andere landen snel en conform de wet betalen.
Veelgestelde vragen over het uitvoeren van de salarisadministratie voor freelancers in Oekraïne
Moet u belastingen inhouden bij betalingen aan freelancers in Oekraïne?
Nee, freelancers in Oekraïne zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen.
Is het Oekraïense minimumloon van toepassing op freelancers in Oekraïne?
Nee, het minimumloon is niet van toepassing op freelancers in Oekraïne.
Krijgen Oekraïense freelancers secundaire voorwaarden?
Hoewel vaste medewerkers worden beschermd door het arbeidsrecht en recht hebben op bepaalde secundaire voorwaarden in Oekraïne, geldt dit niet voor freelancers. Zij vallen onder het burgerlijk wetboek en hebben geen wettelijk recht op enige uitkeringen.
Kunt u freelancers in Oekraïne betalen in uw eigen valuta?
U kunt internationale freelancers het beste betalen in hun lokale munteenheid, wat in dit geval de Oekraïense hryvnia (UAH) is. Maar sommige freelancers geven de voorkeur aan andere valuta's (zoals USD of EUR). Zorg er wel voor dat u hun schriftelijke toestemming hebt voordat u hen in een andere munteenheid betaalt.
Kunt u freelancers in Oekraïne handmatig betalen?
U kunt freelancers in Oekraïne handmatig betalen, maar dit kan tijdrovend zijn en uw bedrijf blootstellen aan verschillende risico's:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan een frustrerende ervaring voor freelancers tot gevolg hebben.
Naarmate bedrijven groeien, worden handmatige betalingen te arbeidsintensief en vergen ze meestal te veel middelen om de kostenbesparing nog waard te zijn. Zorg voor toekomstige groei door vandaag nog te investeren in een internationale salarisadministratie-oplossing.
Hoe verandert u een freelancer in een vaste medewerker in Oekraïne?
Hoewel er veel voordelen zijn aan het inhuren van freelancers (zoals besparing op loonheffingen en meer flexibiliteit), heeft u soms fulltime medewerkers nodig. Als u een freelancer in Oekraïne wilt omzetten naar een fulltime dienstverband, heeft u een juridische entiteit nodig. U kunt zelf een entiteit oprichten of gebruikmaken van een Employer of Record (EOR)-diens
Daarnaast moet u ervoor zorgen dat u voldoet aan alle wetten en regels van Oekraïne. Zo moet u een arbeidsovereenkomst opstellen, secundaire arbeidsvoorwaarden aanbieden en mogelijk een transitievergoeding betalen.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
