Hoe kunt u internationale freelancers in Vietnam betalen? [2024]
Met zijn rijke cultuur, goed opgeleide werknemers en groeiende economie, wordt Vietnam een steeds aantrekkelijkere plek voor buitenlandse bedrijven om zaken te doen. Of u nu een techbedrijf in Singapore hebt of een winkelketen gericht op India, het inschakelen van Vietnamese Vietnamese freelancers kan u helpen om uw bedrijf snel en effectief te laten groeien.
Het kan echter een uitdaging zijn om de Vietnamese regels voor bijvoorbeeld vennootschapsbelasting (CIT), btw en sociale zekerheidsbijdragen te doorgronden, vooral als u niet vertrouwd bent met het zakelijk klimaat in Vietnam. Deze gids begeleidt u stap voor stap bij het correct classificeren, onboarden en uitbetalen van de salarisadministratie voor freelancers uit Vietnam.
Stap #1: Classificeer uw arbeidskrachten in Vietnam
Als werkgever is de correcte classificatie van uw Vietnamese freelancer/ZZP'er cruciaal. Verkeerde classificatie (ofwel verkapte loondienst) kan resulteren in:
- Zware straffen
- Reputatieschade
- Juridische conflicten
Het correct classificeren van freelancers in overeenstemming met de arbeidswetten van Vietnam kan uw bedrijf beschermen tegen dergelijke complicaties. Hier zijn enkele indicatoren die u kunnen helpen onderscheid te maken:
Freelancers
Medewerkers
Veel autonomie.
Vietnamese freelancers krijgen over het algemeen meer autonomie om te bepalen hoe en wanneer ze hun werk voltooien.
Veel sturing van de werkgever. Medewerkers staan onder toezicht van hun werkgever, die kan bepalen wanneer, waar en hoe taken moeten worden uitgevoerd.
Apparatuur en gereedschappen zijn eigendom van de werknemer.
Apparatuur en gereedschappen worden doorgaans door het bedrijf verstrekt.
Minder geïntegreerd. Vietnamese freelancers zijn meestal onafhankelijk, werken vaker op afstand en maken gebruik van hun eigen gereedschappen en apparatuur.
Sterk geïntegreerd. Vietnamese medewerkers zijn doorgaans meer geïntegreerd in het bedrijf. Ze werken bijvoorbeeld ook vaker op de locatie van de werkgever.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Vietnamese freelancers krijgen niet dezelfde secundaire voorwaarden en bescherming als medewerkers. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen.
Recht op secundaire voorwaarden. Vietnamese medewerkers hebben recht op bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden zoals overwerkvergoeding, minimumloon en betaald verlof. Ze kunnen ook recht hebben op andere voorwaarden zoals verzekering, betaald ziekteverlof en pensioenregelingen.
Tijdgebonden overeenkomst. Freelancers worden meestal ingeschakeld voor een specifiek project of een bepaalde periode.
Overeenkomst voor onbepaalde tijd. Medewerkers worden doorgaans voor onbepaalde tijd aangenomen.
Veel risico. Freelancers nemen meer risico’s en zijn aansprakelijkheid voor werkgerelateerde kwesties.
Weinig risico. Medewerkers zijn doorgaans beschermd tegen aansprakelijkheid voor werkgerelateerde problemen.
Uitbesteding mogelijk. Freelancers kunnen taken uitbesteden aan andere personen of bedrijven.
Uitbesteding niet mogelijk. Medewerkers worden geacht hun werk zelf uit te voeren. Ze mogen verantwoordelijkheden alleen delegeren met goedkeuring van hun werkgever.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Vietnam te betalen
Het betalen van freelancers in Vietnam vraagt om een aanpak waarbij u rekening houdt met verschillende factoren zoals belastingtarieven, wisselkoersen en, indien van toepassing, de overdracht van effecten. Overweeg de volgende veelgebruikte betaalmethoden om dit proces soepel te laten verlopen:
- Directe bankoverschrijvingen: U kunt een Vietnamese bankrekening openen en uw freelancers vervolgens eenvoudig in Vietnamese dong (VND) uitbetalen. Raadpleeg van tevoren wel een lokale expert en houd rekening met transferkosten en koersschommelingen.
- Internationale bankoverschrijvingen: U kunt ook uw huidige bank gebruiken om een internationale transactie te doen. Houd ook in dit geval rekening met hoge kosten en bedenk daarnaast dat de verwerkingstijden lang kunnen zijn.
- Externe payroll-diensten: Externe partijen zoals Rippling kunnen het betalingsproces vereenvoudigen, vooral als u met grote teams werkt of frequente betalingen moet doen.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms: Met de opkomst van digitale platforms, geven veel freelancers de voorkeur aan betalingen via bijvoorbeeld PayPal, Payoneer of lokale aanbieders.
Zorg er altijd voor dat uw gekozen betalingsmethode aansluit op de voorkeuren van uw freelancer en voldoet aan de Vietnamese belastingvoorschriften.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Vietnamese freelancers te verwerken
Internationale salarisadministratiesoftware zoals Rippling kan de administratieve last die gepaard gaat met het verwerken van betalingen aan Vietnamese freelancers aanzienlijk verlichten.
Het kan u ook helpen om betalingen te verwerken in Vietnamese dong (VND) en ervoor te zorgen dat u voldoet aan de Vietnamese belastingvoorschriften over bijvoorbeeld vennootschapsbelasting en sociale premies. Met Rippling kunt u freelancers over de hele wereld betalen via één systeem.
Stap #4: Zorg ervoor dat uw Vietnamese freelancers over de juiste belastinginformatie beschikken
In Vietnam is elke freelancer verplicht om specifieke belastinginformatie te verstrekken, zoals hun belastingnummer en details over hun belastbare inkomsten, om problemen met de belastingautoriteiten te vermijden. Deze informatie is essentieel voor een nauwkeurige berekening en aangifte van zowel persoonlijke als zakelijke belastingen. Ze moeten onder andere het volgende aanleveren:
- Persoonlijke code voor inkomstenbelasting (PIT): Een unieke identificatiecode die wordt toegekend door de belastingautoriteiten voor het indienen van inkomstenbelasting.
- Vestigingsadres: Niet-ingezeten freelancers moeten details verstrekken over hun bedrijfsactiviteiten en aanwezigheid in Vietnam om hun belastingverplichtingen correct vast te stellen.
Op de hoogte blijven van deze vereisten is essentieel om te voldoen aan de Vietnamese belastingwetgeving en om onnodige boetes of juridische complicaties te voorkomen. Het zorgt ervoor dat u als werkgever of freelancer altijd binnen de wettelijke kaders opereert en eventuele financiële of juridische risico’s minimaliseert.
Werk moeiteloos samen met freelancers over de hele wereld
Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om uw internationale team uit te breiden. Met Rippling kunt u internationale freelancers in Vietnam en de rest van de wereld betalen via één systeem.
Veelgestelde vragen over het uitvoeren van de salarisinformatie voor freelancers in Vietnam
Moet u belastingen inhouden bij betalingen aan freelancers in Vietnam?
Nee, Vietnamese freelancers worden geacht hun eigen belastingen in te dienen en te betalen.
Geldt het Vietnamese minimumloon voor freelancers in Vietnam?
Nee, het minimumloon in Vietnam geldt voornamelijk voor vaste medewerkers, niet voor freelancers. Freelancers onderhandelen hun tarieven doorgaans rechtstreeks met de werkgever.
Krijgen Vietnamese freelancers secundaire voorwaarden?
Nee, freelancers ontvangen meestal geen secundaire voorwaarden zoals sociale zekerheid, zorgverzekering of betaald verlof. Ze kunnen echter wel onderhandelen over bepaalde extra’s als ze dat willen.
Kunt u freelancers in Vietnam in uw eigen valuta betalen?
Over het algemeen is het praktischer en handiger om Vietnamese freelancers in Vietnamese dong (VND) te betalen om wisselkoersschommelingen en extra conversiekosten te vermijden. Als zij echter schriftelijk instemmen, kunt u Vietnamese freelancers ook in een andere valuta betalen.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel Vietnamese dong als uw eigen valuta.
Kunt u freelancers handmatig betalen in Vietnam?
Ja, u kunt freelancers in Vietnam handmatig betalen. Dit kan echter wel tijdrovend, foutgevoelig en complex worden, vooral naarmate uw bedrijf groeit. Salarisadministratiesoftware zoals Rippling kan het betaalproces vereenvoudigen en automatiseren.
Hoe verandert u een freelancer in een vaste medewerker in Vietnam?
Een freelancer veranderen in een vaste medewerker houdt in dat u een formeel arbeidscontract moet opstellen en verschillende andere stappen moet zetten, zoals het doen van sociale en zorgverzekeringsbijdragen. De medewerker moet zich ook registreren voor een werkvergunning en valt onder de Vietnamese arbowetten, die bijvoorbeeld regels over werktijden en rechten over feestdagen beschrijft.
Heeft u een Employer of Record (EOR) nodig bij het inhuren van freelancers in Vietnam?
Hoewel het niet verplicht is, kan een Employer of Record (EOR) bijzonder handig zijn voor buitenlandse bedrijven die Vietnamese freelancers inhuren. Een EOR neemt dagelijkse administratieve taken op zich en helpt met belastingregistratie, naleving van wet- en regelgeving en salarisadministratie.
Kan het inhuren van freelancers worden beschouwd als een vorm van outsourcing in Vietnam?
Ja, het inhuren van freelancers, met name voor specifieke projecten of taken, is een vorm van outsourcing. Het stelt bedrijven in staat om gebruik te maken van de vaardigheden van de Vietnamese beroepsbevolking terwijl ze flexibiliteit in de werkrelatie behouden.
Hebben freelancers in Vietnam een arbeidsovereenkomst nodig?
Ja, het is aan te raden om een formeel contract op te stellen met uw Vietnamese freelancers. Dit helpt de reikwijdte van het werk, betalingsvoorwaarden en andere voorwaarden van de professionele relatie vast te leggen.
Zijn freelancers in Vietnam onderhevig aan dezelfde belastingtarieven als fulltime medewerkers?
Niet per se. Freelancers betalen zakelijke belastingen van 0,5% tot 5% van hun inkomen. Ze hoeven alleen persoonlijke inkomstenbelasting te betalen als hun jaarlijkse inkomen meer dan VND 100 miljoen (ongeveer USD $4.250) bedraagt.
Is de Vietnamese freelancer verantwoordelijk voor belastingbetalingen of heeft de opdrachtgever deze verantwoordelijkheid?
Nee, Vietnamese freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van hun belastingen.
Kan een buitenlandse freelancer in Vietnam zich laten betalen op een Maleisische of Indonesische bankrekening?
Ja, maar houd wel rekening met potentieel hoge kosten als gevolg van wisselkoersen en internationale transactiekosten. Het is vaak makkelijker en voordeliger om freelancers in Vietnamese dong (VND) te betalen op een lokale bankrekening.
Kan een freelancer in Vietnam worden omgezet in een vaste medewerker van een bedrijf gevestigd in China, Singapore of de Filipijnen?
Ja, maar u zult wel rekening moeten houden met de lokale arbeidswetten. Dit houdt in dat u een formeel arbeidscontract moet opstellen, een werkvergunning moet aanvragen en moet bijdragen aan sociale zekerheid en verzekeringen.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
