Hoe te vragen om betalingen: Een gids voor aannemers (met e-mailsjablonen)
Je hebt een project afgerond en de klant is jou geld verschuldigd. Je hebt drie weken geleden gefactureerd, ruim nadat je aan alle voorwaarden van je contract hebt voldaan, alle formulieren hebt ondertekend, en zelfs om instructies hebt gevraagd over hoe je betaling kunt aanvragen. En toch blijf je je rekeningsaldo pagina vernieuwen en zie je geen nieuwe storting.
Wat nog erger is, is dat proberen om je hard verdiende geld te innen is uitgelopen op een dwaalspoor. Je stuurt jezelf een e-mail om ervoor te zorgen dat je account werkt, want zo veel berichten konden zeker niet onbeantwoord blijven. Je creditcardrekening moet betaald worden en je zou graag meer eieren in de supermarkt willen kopen. Je bent moe, zo moe.
Dit kan overdreven klinken, maar vraag het maar aan elke freelancer die met meer dan een handvol klanten heeft gewerkt en ze zullen ten minste één waarschuwend verhaal hebben over de rompslomp die ze hebben moeten doorstaan bij het vragen om hun zuurverdiende inkomsten.
Aangezien freelancers en klanten niets meer willen dan een gestroomlijnd betalingsproces, zal deze gids je laten zien hoe je professioneel om een betaling kunt vragen en hoe Rippling's Global Workforce Management de dreiging van late betalingen kan voorkomen en de loonlijst direct kan uitvoeren.
Stap 1: Stuur een factuur zodra het project is voltooid
Freelancers moeten een eerste betalingsverzoek sturen zodra ze hun toegewezen project hebben afgerond.
Dit omvat vaak het aanpakken van feedback van de klant en het indienen van extra concepten. Elke klant heeft een andere workflow, en je werk kan langer in de wachtrij blijven hangen bij de volgende persoon in de productielijn dan verwacht, maar als je je taak hebt voltooid, is de klant jou geld verschuldigd.
Als je ooit in de war bent over of je "klaar" bent na het aanpakken van een ronde of twee van opmerkingen, stuur dan een e-mail naar de supervisor van het project en vraag of ze nog iets anders nodig hebben. Direct na voltooiing van het project moet je een factuur indienen. De opmaak kan variëren, maar het moet altijd bevatten:
- De datum
- Een factuurnummer
- Een korte beschrijving van de geleverde diensten
- Het totale bedrag dat verschuldigd is
- Een vervaldatum—meestal twee weken of een maand nadat je de factuur hebt ingediend
Voeg deze factuur bij de e-mail aan de contactpersoon die je het project heeft toegewezen of aan het payrollbedrijf waar de contactpersoon je heeft gevraagd naar te factureren.
Als het een nieuwe klant is, moet je ook een W-9 invullen, je bankgegevens verstrekken, en cruciaal, een freelance overeenkomst ondertekenen die je verantwoordelijkheden, deadlines en betalingsvoorwaarden vaststelt. Zorg ervoor dat deze overeenkomst een tijdlijn voor betaling bevat en een protocol heeft voor late vergoedingen als de klant de deadline mist.
Daarnaast hebben verschillende klanten verschillende betalingsprocessen voor freelancers, sommige lijken op een eindeloze speurtocht. Het kan het ondertekenen van geheimhoudingsverklaringen, het downloaden van nieuwe software, het slagen voor een achtergrondcontrole, het e-mailen van een supervisor om het e-mailadres van hun supervisor te krijgen, het lezen van een inwerkhandleiding die de lengte van het Oude Testament evenaart, omvatten, om vervolgens genegeerd te worden wanneer de betalingstermijn verstrijkt.
Voordat je een factuur indient, probeer er dan voor te zorgen dat je het unieke betalingsproces van je klant begrijpt, inclusief de tools die ze gebruiken, contacten om te e-mailen en formulieren om te ondertekenen.
Als je klanten Rippling gebruiken, kunnen ze de omslachtige delen van het freelancer beheer stroomlijnen door snel e-handtekeningen voor benodigde documenten te verzamelen, internationale freelancers in hun eigen valuta te betalen en snel de loonlijst uitbetalen.
Als het proces daarentegen frustrerend ondoorzichtig voelt, vraag dan aan de manager van je project om begeleiding.
Zodra je klaar bent om de eerste e-mail te sturen, dubbelcheck dan dat je het juiste contactpersoon hebt en het juiste bedrag in rekening brengt. Houd het bericht dan kort en krachtig, zoals hieronder.
E-mailsjabloon voor je eerste betalingsverzoek
Onderwerp: Factuur [Factuurnummer/Korte projectbeschrijving]
Hallo [naam van de klant],
Ik voeg mijn factuur voor [korte beschrijving van je diensten] bij deze e-mail, te betalen voor [vervaldatum]. Laat het me weten als je vragen hebt of extra informatie nodig hebt.
Bedankt,
[jouw naam]
Op welk tijdstip (of welke dag) moet je betalingsverzoeken per e-mail verzenden?
Vraag het aan vijf e-mailers en je kunt vijf verschillende antwoorden krijgen over welke dag van de week je je bericht moet verzenden om je kansen op een antwoord te maximaliseren.
Of het nu maandag of vrijdag is, maakt veel minder uit dan het verankeren van je opvolgingsacties rondom de vervaltermijn van je factuur. Na die eerste e-mail op de betalingstermijn, neem je tussen twee dagen en een week later opnieuw contact op, en volg je diezelfde volgorde totdat je betaald krijgt.
Als je wilt dat je bericht opvalt, overweeg dan om de e-mails vroeg in de ochtend voor de werkdag (6 uur tot 8 uur) te versturen, voordat de inbox van je klant overspoeld wordt met andere taken.
Stap 2: Stuur een herinnering als de factuur nog niet is betaald
Stel dat de vervaldatum van je factuur is aangebroken en je nog niet betaald bent. Haal dan diep adem en stuur een herinnering!
Aangezien je klant een betalingsherinnering nodig heeft, kun je de originele factuur opnieuw bijvoegen en, net als bij de eerste e-mail, het bericht kort, beleefd en direct houden.
E-mailsjabloon voor het opvolgen van je betalingsvervaldatum
Onderwerp: Betaling voor factuur [nummer] vervaldatum
Hallo [klantnaam],
Ik hoop dat alles goed gaat. Ik wilde je eraan herinneren dat mijn factuur [nummer] voor [korte beschrijving van diensten] vandaag vervalt.
Het factuurbedrag van [verschuldigd bedrag] kan worden voldaan via directe overschrijving naar [bank, rekeningnummer].
Bedankt,
[jouw naam]
Stap 3: Neem contact op per telefoon, indien van toepassing
De meeste ontvangers reageren binnen twee dagen op e-mails nadat ze deze hebben ontvangen. Als je na je herinneringsmail binnen die tijd geen reactie hebt gekregen, volg dan op met een korte notitie: "Hallo. Ik hoop dat alles goed gaat. Kun je de ontvangst van mijn laatste e-mail bevestigen?" Als je twee dagen daarna nog geen reactie hebt gekregen, is het tijd om de telefoon te pakken.
Telefoongesprekken zijn directer dan e-mails, en als je je klant aan de lijn kunt krijgen, kom je meer te weten over waarom de betaling uitblijft. Hoewel je je geen zorgen hoeft te maken over het uitschrijven van het hele gesprek, wees voorbereid om de klant te herinneren hoeveel ze jou verschuldigd zijn, wanneer de deadline was, en waarvoor de factuur was.
Hoewel je op dit moment misschien op het randje van frustratie staat, stel jezelf voor en probeer een beleefde, professionele toon aan te houden. Er kan een eerlijke administratiefout aan de kant van de klant zijn geweest en je wilt ze het voordeel van de twijfel geven.
Helaas is niet iedereen telefonisch bereikbaar. Als je contactpersoon hun voicemail controleert, laat dan een bericht achter. En als je een hele week na je betalingsvervaldatum nog steeds niets hebt gehoord, stuur dan nog een e-mail. Deze kan iets strenger zijn en moet het onderwerp van te late betalingen aansnijden.
Nog steeds geen reactie... Wat nu?
Als er een hele maand voorbijgaat en je bent nog niet betaald, heb je waarschijnlijk recht op te late kosten. Controleer de contractovereenkomst, dan zou je zou iets moeten kunnen vinden over betaling die verschuldigd is binnen een maand na het factureren. Aangezien de klant op dit punt die voorwaarden heeft geschonden, laat je ze dat weten in je volgende e-mail.
E-mailsjabloon voor een factuur die één tot drie weken te laat is
Onderwerp: Betaling voor factuur [nummer] is [tijd sinds vervaldatum] te laat
Hallo [klantnaam],
Ik schrijf weer om je te herinneren aan je openstaande betaling op factuur [nummer] voor [korte beschrijving van diensten]. De factuur is nu [tijd sinds vervaldatum] te laat. Ik wilde je eraan herinneren dat er een te late vergoeding geldt voor alle facturen na 30 dagen.
Laat het me weten als je vragen hebt. Zo niet, stuur dan zo snel mogelijk de betaling van [verschuldigd bedrag]. Ik voeg een kopie van de factuur bij deze e-mail als referentie.
Bevestig alsjeblieft de ontvangst van deze e-mail. Bedankt en ik hoop dat alles goed gaat,
[jouw naam]
E-mailsjabloon voor een betaling die een maand te laat is
Onderwerp: Betaling voor factuurnummer [nummer] is 30 dagen te laat
Hallo [klantnaam],
Factuur [nummer] voor [korte beschrijving van de diensten] is nu een maand te laat. Volgens mijn contractvoorwaarden start er vanaf morgen een boete voor late betaling van [dagelijkse vergoeding genoemd in contractovereenkomst] per dag.
Laat me weten als je vragen hebt over de betalingsvoorwaarden. Wanneer dit niet het geval is, ontvangen wij graag onmiddellijk de betaling van [verschuldigde bedrag] via directe overschrijving naar [bank, rekeningnummer]. Ik heb een andere kopie van de openstaande factuur bij deze e-mail gevoegd.
Betaal de factuur en bevestig de ontvangst van dit bericht. Hartelijk dank,
[jouw naam]
Stap 4: Overweeg hulp van derden of juridische stappen
Als de klant jouw betalingsvoorwaarden schendt en jou na herhaalde herinneringen aan het lijntje blijft houden, kan je hulp van derden inschakelen.
Een optie is het inhuren van een incassobureau. Deze diensten kunnen druk uitoefenen op klanten om eindelijk te betalen, door middel van openbare registers en het verlagen van bedrijfskredietwaardigheid. Helaas rekenen ze meestal ergens tussen de 10% en 50% van het geïncasseerde bedrag.
Een andere optie is het inhuren van een advocaat om de klant aan te klagen. Dit kan een lang en lastig proces zijn dat geld kost. Maar het is belangrijk om bedrijven juridisch verantwoordelijk te houden voor het geld dat ze jou schuldig zijn als al het andere faalt. Soms zorgt de dreiging van een rechtszaak ervoor dat klanten betalen.
Advocaten zullen je informeren over jouw rechten, aangezien verschillende rechtsgebieden verschillende wetten hebben voor hoe zelfstandigen het geld dat ze verschuldigd zijn, kunnen terugvorderen. Zelfstandigen in het VK kunnen voor zakelijke transacties wettelijke rente van 8% in rekening brengen voor late betalingen, bovenop de basisrente van de Bank of England. Zelfstandige aannemers in de VS die niet op tijd betaald worden, kunnen klanten voor de rechter dagen, maar kunnen ook moeite hebben om geld te krijgen, zelfs als een rechter in hun voordeel beslist.
Je moet ook controleren of je inderdaad een zelfstandige bent en niet verantwoordelijk wordt gehouden voor taken die lijken op die van een werknemer. Als je verkeerd bent ingedeeld, heb je mogelijk recht op achterstallig loon en secundaire voorwaarden.
De beste manier om internationale betalingen aan freelancers te doen
Zoals je kunt zien, kan een probleem met het uitbetalen van een freelancer uitgroeien tot een hoofdpijn dossier. Freelancers blijven klanten lastigvallen met een constante stroom van e-mailherinneringen en telefoontjes in een wanhopige poging om incassobureaus en advocaten te vermijden die ze zich niet kunnen veroorloven zonder het geld dat ze verschuldigd zijn.
Klanten hebben ondertussen moeite om vast te stellen waar de betalingsvertraging ligt en lopen het risico om uitstekende werknemers te vervreemden die geen extra opdrachten aannemen tenzij ze betaald worden.
De beste manier om dit aan te pakken is door gebruik te maken van software voor wereldwijde loonadministratie. Maar de meeste tools laten je niet toe om een wereldwijd personeelsbestand - bestaande uit zowel werknemers als freelancers - onder hetzelfde systeem te beheren.
Gelukkig is er één wereldwijde personeelsoplossing die het eenvoudig maakt om aannemers te onboarden, beheren en betalen.
Je kunt urenlang administratief werk besparen door:
- Aannemers binnen enkele minuten te onboarden
- Het verstrekken van sjablonen voor adviesovereenkomsten die zijn opgesteld door lokale arbeidsadvocaten
- Aannemers te betalen in hun lokale munteenheid
- Onkosten terug te betalen en facturen te betalen
- Freelancers met een paar snelle klikken over te zetten naar werknemers
Ben je klaar om te zorgen dat te late betalingen aan aannemers tot het verleden behoren? Vraag een demo aan om te zien hoe Rippling alle pijnpunten van het beheer van aannemers automatiseert.
Rippling en haar gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om, en mag niet worden gebruikt voor, belasting-, juridisch of boekhoudadvies. U moet uw eigen belastingadviseurs, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat u deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.
