Heeft een onafhankelijke contractant een bedrijfsvergunning nodig?

Voor 2020 was het normaal om fulltime voor één werkgever te werken. Ook hoorde je termen als "S-corp", "C-corp", "LLC" en andere, vergelijkbare benamingen die traditionele bedrijven gebruikten toen ze zich registreerden bij hun staatsdepartement voor een bedrijfsvergunning.

Nu is dat allemaal veranderd: volgens een McKinsey studie, in 2022, identificeerden 58 miljoen Amerikanen - wat neerkomt op ongeveer 36% van het personeel - zichzelf als freelancers. Dit is een groei van bijna 10% van zelfstandige werkers die deel uitmaakten van de gig economie in 2016, volgens dezelfde enquête.

Er zijn veel voordelen aan werken als freelancer. Niet alleen heb je de vrijheid om je eigen schema te bepalen en vaak op afstand te werken van waar je maar wilt, je kunt soms meer geld verdienen voor aftrek belastingen - en je bent je eigen baas.

Het is echter ook vol met complexiteiten. Bijvoorbeeld, wat betekenen de termen 'freelancer' en '1099 contractor' precies in de ogen van de wet? En, als je werkt als zelfstandige in de VS, heb je dan een bedrijfsvergunning nodig? Wat als je een burger bent van een ander land?

In dit artikel zullen we enkele veelvoorkomende vragen over bedrijfsvergunningen voor freelancers bespreken, evenals de basisstappen die je moet nemen om jezelf in te schrijven als een zelfstandige werker, en nog meer.

Veel gestelde vragen (FAQs) over bedrijfsvergunningen voor freelancers, 1099 contractors, en meer voor burgers van de VS

Het begrijpen van de termen "onafhankelijke zelfstandige," "1099-contractant," en "bedrijfsvergunning" is ontzettend handig voor zelfstandigen die de complexe wereld van correcte classificatie voor juridische en belastingdoeleinden willen begrijpen.

Voordat je je bedrijf opstart en je nieuwe carrière begint, zijn hier enkele veelgestelde vragen over deze termen - evenals andere aspecten van werken in de Verenigde Staten als zelfstandige waar je van zou moeten weten.

V: Wat is het verschil tussen een freelancer en een 1099 contractor?

Simpel gezegd worden de termen 'freelancer' en '1099 contractor' door elkaar gebruikt om hetzelfde te verwijzen: een zelfstandig individu die betaalde diensten verleent aan een bedrijf zonder een voltijdse werknemer van dat bedrijf te zijn.

De '1099' aanduiding verwijst naar de belastingformulieren die je invult die aan de IRS worden voorgelegd om de aard van je werk correct te identificeren, zodat ze weten dat je zelfstandige belastingen aan hen verschuldigd bent. Wanneer je begint met een nieuw bedrijf, kan Rippling helpen dat je correct wordt geclassificeerd in de ogen van de overheid - om ervoor te voorkomen dat je bedrijf beboet wordt.

V. Heeft een freelancer een bedrijfsvergunning nodig?

Het korte antwoord: Dat hangt af van waar je woont. De meerderheid van de staten vereist niet dat freelancers bedrijfsvergunningen hebben om te opereren, maar je specifieke stad, gemeente of land kan andere regels hebben.

Er zijn echter twee belangrijke uitzonderingen op deze regel: Alaska en Washington vereisen beiden dat iedereen die een bedrijf runt - inclusief freelancers - bedrijfsvergunningen aanvraagt via de juiste kanalen.

Daarnaast hebben sommige staten regels die vereisen dat individuen - zelfs degenen die een eenmanszaak aan huis runnen - een lokale bedrijfsvergunning aanvragen.

Om er zeker van te zijn, check bij de juiste lokale afdeling. Soms kan het lastig zijn om precies uit te vinden wie verantwoordelijk is: soms is het de stadsbediende, terwijl anderen dit onder de verantwoordelijkheid van de plannings- en zonering afdeling of het belastingkantoor van de stad plaatsen. Begin met praten met je lokale Kamer van Koophandel zodat je geen uren verspilt met het maken van een vele telefoontjes alleen om erachter te komen dat het een doodlopende weg is. Sla deze stap ook niet over. Je wilt niet jezelf vinden geconfronteerd met boetes van je stad of provincie die je had kunnen vermijden.

V. Waarom krijg ik gemixte antwoorden als ik online zoek naar 'freelancer bedrijfsvergunning'?

Soms is het internet niet zeker of je naar jezelf verwijst als een zelfstandige werker (bijvoorbeeld een freelance schrijver, zelfstandige grafisch ontwerper, enzovoort) of dat je het hebt over een bouwcontractor. In het laatste geval heb je specifieke vergunningen, certificaties en andere officiële documentatie nodig voordat je begint te werken aan een project om veiligheids- en juridische redenen. Je hebt ook de juiste vergunningen en certificaties nodig als je een zelfstandige makelaar of verpleegkundige bent. Raak niet in paniek. Lees gewoon zorgvuldig dit artikel door en zorg ervoor dat je naar informatie kijkt die van toepassing is op je beroep.

Freelancer 101: 5 stappen om je op weg te helpen

Nu je op de hoogte bent van de vereisten rondom bedrijfsvergunningen voor zelfstandige contractanten, zijn hier de vijf stappen die je moet volgen om te beginnen met je nieuwe carrière als zelfstandige.

Stap 1: Maak een website en update je LinkedIn-profielpagina

Zodra je hebt besloten welke diensten je aanbiedt, besteed tijd aan het maken van een persoonlijke website en het updaten van je LinkedIn-pagina die je expertise en dienstaanbod weergeven. Vooral voor zelfstandige professionals die werken in creatieve beroepen, zoals grafisch ontwerp, marketing, tekstschrijven, elke potentiële klant zal vragen naar een portfolio van je eerdere werk. Je website is de perfecte plek om dit te laten zien, en er zijn genoeg gratis of goedkope sitebouwers beschikbaar die zelfs onervaren ontwikkelaars in staat stellen om pagina's te maken die hun vaardigheden en de projecten waar ze het meest trots op zijn te tonen. 

Zorg ervoor dat zowel je webpagina als je LinkedIn SEO-vriendelijk zijn – dat wil zeggen, ze bevatten de juiste trefwoorden zodat je verschijnt wanneer potentiële klanten via zoekmachines zoeken naar wie er beschikbaar is voor klussen die bij jouw expertise passen.

Een verdere aanbeveling: Probeer je LinkedIn niet te gebruiken als je portfolio. Het is daar niet voor bedoeld, zelfs volgens professionals die voor LinkedIn schrijven. De website kan niet op dezelfde georganiseerde manier video's, grafisch prototypes of zelfs samples van teksten weergeven als een speciale portfolio site dat doet. Een statisch document is beter voor bijvoorbeeld een cv - dingen die je niet vaak zult wijzigen. In plaats daarvan, voeg een link naar je portfolio toe op je LinkedIn-pagina op een plek waar het makkelijk te vinden is.

Stap 2: Stel je tarieven vast

Of je nu net begint met freelancen of al eerdere ervaring hebt, een vraag waar je altijd op voorbereid moet zijn tijdens een gesprek met een potentiële klant, zijn je tarieven. 

Dit kan een lastige vraag zijn om te beantwoorden, zelfs voor de meest ervaren persoon. Als je te weinig vraagt, zul je hard werken voor veel minder dan je verdient. Vraag je te veel, dan zou je de klus kunnen verliezen omdat je ver boven wat wordt beschouwd als een redelijk tarief voor de diensten die je levert. 

Doe van tevoren onderzoek naar het reguliere markttarief voor het werk dat je doet. Beslis dan of je per uur, per project, of dat je een maandelijks tarief rekent aan werkgevers die regelmatig met je willen werken. Elke optie heeft zijn voor- en nadelen.

Als je besluit per uur te rekenen, word je betaald voor de exacte hoeveelheid werk die je doet, wat extreem handig kan zijn als je werkt aan een groot project of met een nieuwe klant en niet zeker weet hoeveel tijd je erin zult steken. Aan de andere kant, als je zeer efficiënt werkt, maak je misschien niet zoveel per uur als je zou doen als je per project rekent. 

Een vast tarief rekenen is geweldig voor mensen die efficiënt werken en om ervoor te zorgen dat klanten van tevoren de kosten van het werk kennen en niet verrast worden door de uiteindelijke factuur. Een nadeel van het rekenen van een vast tarief? Je kunt klanten tegenkomen die afschrikken van een groot getal en die ergens anders op zoek gaan naar iemand die "goedkoper" is. 

Voordat je beslist, overweeg de omvang van het project waar je aan werkt, of de klant nieuw is, en wat in het verleden voor je heeft gewerkt. Welke optie je ook kiest, heb je tarieven in gedachten voordat je gesprekken begint.

Stap 3: Perfectioneer je pitch

Of je nu solliciteert naar freelance banen via websites of een paar bedrijven waar je graag voor zou willen werken een koude email stuurt, je moet eerst je elevator pitch perfectioneren. Besteed tijd aan het samenstellen van een korte tekst (die zowel geschreven als gegeven kan worden tijdens een persoonlijk gesprek) die duidelijk uitlegt wie je bent, wat je doet en wat voor werk je zoekt, evenals de voordelen die je naar de positie zult brengen. Bovendien, zorg dat je elk bedrijf zorgvuldig onderzoekt, zodat je je pitch kunt aanpassen aan hun behoeften en waarden. 

Nog een opmerking: Als je de route van koude emails kiest, wees extra grondig in je onderzoek en zorg ervoor dat je de juiste persoon mailt. Het is het beste om een specifiek persoon bij de naam aan te spreken: de oude "geachte heer/mevrouw," is verleden tijd – het internet heeft het veel makkelijker gemaakt om erachter te komen wie welke rol heeft, en mensen hebben de neiging om emails die niet specifiek aan hen zijn gericht te negeren.

Stap 4: Netwerk, netwerk, netwerk

Je moet je naam daarbuiten krijgen, en netwerken is een van de meest effectieve manieren om jezelf op de markt te brengen. Sluit je aan bij online fora met mede-freelancers die vergelijkbare diensten aanbieden, en neem deel aan hun gesprekken. Zorg ervoor dat je ze leert kennen als mensen en focus op het delen van informatie, niet alleen op het vragen naar aanbiedingen voor werk. Door een gerespecteerd, bekend persoon van de gemeenschap te worden, zullen aanbiedingen geleidelijk jouw kant op komen. 

Zoek ook online groepen die relevant zijn voor jouw sector, nodig bedrijven uit op LinkedIn waar je graag voor zou willen werken, en concentreer je erop om mensen jou te leren kennen terwijl je uitkijkt naar openstaande posities.

Stap 5: Open een bankrekening en houd gedetailleerde administratie bij van alle betalingen die je ontvangt

Onthoud: Als freelancer ben je verantwoordelijk voor het betalen van belastingen aan de IRS- aangezien je niet wordt geclassificeerd als een fulltime werknemer, zal je klant dit niet voor je doen (en de Internal Revenue Service kijkt niet vriendelijk naar mensen die proberen geld te verbergen, of die gewoon een eerlijke fout maken en vergeten iets te melden).

Sommige freelancers vinden het makkelijker om een aparte betaalrekening alleen voor zakelijke doeleinden op te zetten, terwijl anderen hun reguliere betaalrekening gebruiken maar gedetailleerde geschreven of digitale administratie bijhouden. Hoewel je je geschatte zelfstandige belastingen tijdens het reguliere belastingseizoen eenmaal per jaar kunt betalen, is het in je eigen belang om ze per kwartaal te betalen (15 januari, 15 april, 15 juni, en 15 september) om te voorkomen dat je aan het eind van het jaar een groot bedrag verschuldigd bent.

Buitenlandse zelfstandige werkers en bedrijfsvergunningen voor onafhankelijke contractanten

De pandemie resulteerde in de explosie van de gig economie en maakte werken op afstand een geaccepteerde manier om zaken te doen. Het gaf bedrijven ook de mogelijkheid om talent overal ter wereld te zoeken en in te huren; op dezelfde manier konden freelancers nu de juiste baan zoeken in elk land, niet alleen hun eigen land. 

Een buitenlandse zelfstandigen wettelijk inhuren

Voor bedrijven zijn er tal van voordelen aan het inhuren van een onafhankelijke contractant buiten de VS. Niet alleen kunnen bedrijven toegang krijgen tot een breder scala aan vaardigheden om de beste persoon voor de baan te vinden, maar valuta wisselkoersen en lage arbeidskosten maken het vaak fiscaal voordelig voor Amerikaanse bedrijven om buiten hun landgrenzen te kijken. 

Om echter boetes, kosten en andere juridische problemen te vermijden, is het cruciaal voor bedrijven (en contractanten) om op de hoogte te zijn van de arbeidswetten van zowel de VS als het land waarin de onafhankelijke contractant woont. In onze gids kun je meer leren over hoe bedrijven wettelijk zelfstandigen over de hele wereld kunnen inhuren.

Hebben buitenlandse zelfstandigen bedrijfsvergunningen nodig?

Net als Amerikaanse zelfstandigen, vragen zowel buitenlandse freelancers als de bedrijven die hen inhuren zich vaak af of de eersten een bedrijfsvergunning nodig hebben om te opereren als een onafhankelijke contractant. Het korte antwoord? De regels verschillen van land tot land. Het is cruciaal om de wetten van het land waar de zelfstandigen vandaan komt, alsook die van het land waar het bedrijf gevestigd is op te zoeken. 

Hier is een korte lijst met informatie over de noodzaak van bedrijfsvergunningen voor zelfstandigen die uit enkele landen komen die vaak met de VS werken:

• Canada: Over het algemeen, zolang de onafhankelijke contractant hun bedrijf vanuit huis bedient en geen klanten ziet, is geen bedrijfsvergunning nodig. Afhankelijk van het soort bedrijf dat je runt en waar het zich bevindt, kan echter andere documentatie en papierwerk vereist zijn. Controleer eerst bij de Canada Revenue Agency.
• Australië: Ja. Onafhankelijke contractanten moeten een Australian Business Number (ABN) aanvragen, de juiste belastingen betalen, registreren voor aparte bedrijfsbelastingen, en begrijpen wat hun fiscale verantwoordelijkheden zijn.
• India: Over het algemeen hebben Indiase onafhankelijke contractanten geen bedrijfsvergunning of registratiedocumenten nodig.
• Mexico: Vele niet-Mexicaanse burgers verhuizen naar Mexico om te werken als freelancers voor in de VS gevestigde bedrijven — met toeristenvisa, en zonder bedrijfsvergunning. De wetten die betrekking hebben op Mexicaanse burgers die zelfstandigen zijn, zijn minder goed te begrijpen. Je moet je due diligence doen in het onderzoeken van de Mexicaanse wetten die bepalen of de werker wordt beschouwd als een contractant of een werknemer. 
• Filipijnen: Ja. Filipino's die als onafhankelijke contractanten willen werken, moeten zich als zodanig registreren, evenals een belastingidentificatienummer (TIN) en een Department of Trade and Industry (DTI) certificaat verkrijgen.
• Brazilië: Zolang je niet onderworpen bent aan de regelgeving van een van de klanten waarvoor je werkt, ben je vrij om als een onafhankelijke contractant in Brazilië te werken zonder bedrijfsvergunning.
• Oekraïne: Ja, een bedrijfsvergunning is nodig. Over het algemeen stellen Oekraïense freelancers zichzelf op als een “Individual Entrepreneur” (of FOP) en moeten ze de nodige papierwerk en belastingdocumenten invullen om te beginnen.

Net zoals het cruciaal is voor onafhankelijke contractanten om aan alle wettelijke vereisten te voldoen die nodig zijn om te werken als contractant, moet het bedrijf ervoor zorgen dat nieuwe werknemers correct worden geclassificeerd. Een werknemer als contractant classificeren - of omgekeerd - kan resulteren in boetes en sancties. 

Rippling's 90-seconden quiz kan bedrijven helpen een nieuwe werknemer correct te classificeren - of ze nu een buitenlandse zelfstandigen of een Amerikaanse burger zijn.

Om meer te leren over hoe we je kunnen helpen met het inhuren, onboarden, en beheren van je wereldwijde personeelsbestand, plan vandaag nog een demo met Rippling. 

Rippling en zijn gelieerden verstrekken geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden, en is niet bedoeld om, en mag niet worden gebruikt voor, fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je je bezighoudt met gerelateerde activiteiten of transacties.