Waar je aan moet denken bij het in dienst nemen van een buitenlandse werknemer
In een globaliserende wereld worden bedrijven vaker geconfronteerd met de vraag hoe ze buitenlandse werknemers kunnen aannemen. De voordelen zijn duidelijk: je krijgt toegang tot een breder talentenpool en kunt de diversiteit binnen je team vergroten. Maar het proces kan complex zijn. Van het verkrijgen van de juiste vergunningen tot het navigeren door verschillende wettelijke voorschriften, het inhuren van een buitenlandse werknemer komt met de nodige uitdagingen.
Toch is het heel waardevol om je deze kennis eigen te maken. Een internationale topper aannemen in je team kan je bedrijf namelijk een flinke boost geven. In dit artikel lees je daarom welke stappen je moet zetten en wat voor afwegingen je zult maken om een buitenlandse werknemer aan te nemen.
Waar je aan moet denken bij het regelen van vergunningen voor buitenlandse werknemers
Werkvergunningen
Een van de eerste stappen die je onderneemt bij het aannemen van een buitenlandse werknemer is onderzoek doen naar de juiste werkvergunningen. Afhankelijk van het land van herkomst van de werknemer, zijn er verschillende soorten werkvergunningen beschikbaar. Komt iemand van binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland, dan is een werkvergunning niet nodig. Binnen de EER geldt namelijk vrij verkeer van personen. Wil je iemand in dienst nemen van buiten de EER, dan heeft diegene wel altijd een verblijfs- en/of werkvergunning nodig.
Er zijn een aantal situaties waarin iemand van buiten de Europese Economische Ruimte mag komen werken in Nederland op alleen een verblijfsvergunning. Het gaat daarbij onder andere om studenten en werkzoekenden die korter dan drie maanden blijven.
De aanvraagprocedure
De aanvraagprocedure van werkvergunningen varieert en is onder andere afhankelijk van het land waar iemand vandaan komt, of iemand een speciaal visum nodig heeft en het soort werk dat diegene gaat uitvoeren. Het is gebruikelijk dat er verschillende documenten ingediend moeten worden, zoals een arbeidsovereenkomst, een kopie van het paspoort van de werknemer en een bewijs van kwalificaties. Het is cruciaal om de aanvraagprocedure nauwkeurig te volgen om vertragingen of afwijzingen te voorkomen.
Kosten en tijdsduur
Een werkvergunning aanvragen kost geld. De kosten variëren, afhankelijk van het type vergunning en het land waar de aanvraag wordt ingediend. Er zijn bijvoorbeeld verschillende vergunningen voor hoogopgeleiden, seizoensarbeiders, leer-werktrajecten, start-ups en docenten.
Ook de tijdsduur van het aanvragen verschilt per soort vergunning. Sommige vergunningen worden binnen enkele weken verleend, terwijl het aanvraagproces van anderen maanden duurt. Het is daarom belangrijk om hier ruim van tevoren onderzoek naar te doen. Dan weet je op welk moment het haalbaar is om een buitenlandse werknemer in dienst te nemen.
De wettelijke regels en voorschriften waar je rekening mee moet houden
Arbeidswetgeving
Het maakt niet uit of je werknemer wel of niet uit het buitenland komt. Als werkgever hoor je je altijd te houden aan de Nederlandse wetgeving. De wetgeving maakt geen onderscheid tussen de herkomst van mensen, dus in elke situatie geldt dat je je onder andere aan de Arbowet, Arbeidstijdenwet en Wet minimumloon houdt.
Belastingverplichtingen
Buitenlands personeel inhuren kan fiscale gevolgen hebben. Je moet daarom begrijpen welke belastingverplichtingen van toepassing zijn op zowel je bedrijf als je werknemer. Een bekende regeling voor buitenlandse werknemers is de 30%-regeling. Deze regeling houdt in dat je als werkgever 30% van het loon belastingvrij mag uitbetalen aan een buitenlandse werknemer. De overheid heeft deze regeling ingesteld omdat het levensonderhoud in Nederland soms hoger ligt dan in het land waar je werknemer vandaan komt. Onderzoek ook andere belastingverplichtingen en regelingen om een dubbele afdracht van belastingen te voorkomen.
Sociale zekerheid
Naast belastingen moet je ook rekening houden met sociale zekerheidsbijdragen. De regels hiervoor kunnen complex zijn, vooral als je werknemer tijdelijk in het buitenland werkt, maar in een ander land sociale premies blijft betalen. Zoek van tevoren goed uit hoe het met de sociale zekerheid geregeld is in het land van herkomst van je internationale medewerker.
Praktische overwegingen die je als werkgever kunt maken
Huisvesting en verhuizing
Wanneer je een internationaal personeelsbestand opbouwt, moet je ook nadenken over praktische zaken zoals verhuizen en de huisvesting in Nederland. Ondersteuning bieden op dit gebied kan het verschil maken tussen een soepele overgang en een stressvolle ervaring voor je nieuwe werknemer. Lees in dit e-book meer over hoe je buitenlandse werknemers soepel kunt laten integreren.
Cultuur en integratie
Het is niet alleen belangrijk om de juridische en praktische aspecten te regelen, maar ook om aandacht te besteden aan de culturele integratie van je nieuwe werknemer. Als werkgever kun je bijvoorbeeld taaltrainingen, culturele workshops of sociale activiteiten organiseren. Maar bekijk het ook eens andersom. Mogelijk hecht je nieuwe werknemer waarde aan een aantal culturele normen en gewoonten die makkelijk te integreren zijn op de werkvloer. Dit zorgt direct voor een warm welkom.
Technologie die je in kunt zetten om het integratieproces te stroomlijnen
HR-software
Je kunt het proces van buitenlands personeel aannemen aanzienlijk stroomlijnen door gebruik te maken van geavanceerde HR-software. Het helpt onder andere bij het in gang zetten van aanvraagprocedures, het opstellen van documenten en het naleven van wetten. Zo heb je altijd direct inzicht in welke fase van de aanvraagprocedure je je momenteel bevindt en wat je moet doen om een stap verder te komen.
Automatiseringen
Automatiseringen kunnen veel van de repetitieve taken uit handen nemen, waardoor je HR-team zich kan concentreren op strategische activiteiten. Denk hierbij aan het automatisch invullen van formulieren, het bijhouden van deadlines voor vergunningen en het versturen van herinneringen.
Bereid je bedrijf alvast voor op toekomstige trends
Remote werken
Met de toename van remote werken wordt het aannemen van buitenlandse werknemers steeds eenvoudiger. Technologie maakt het mogelijk om naadloos samen te werken met teamleden over de hele wereld, zonder dat fysieke aanwezigheid vereist is. Als je onderneming op dit moment nog niet ingesteld is op remote werken, dan is het de tijd om de mogelijkheden hierin te onderzoeken.
Globalisering van de arbeidsmarkt
De arbeidsmarkt wordt steeds internationaler. Het is belangrijk om voorbereid te zijn op deze trend door op de hoogte te blijven van veranderingen in wetgeving, technologieën die het proces kunnen vereenvoudigen en best practices voor het inhuren van internationaal talent.
Haal het maximale uit je internationale team met Rippling
Je bent nu klaar om een buitenlandse werknemer in dienst te nemen. Maar je kan het jezelf nog makkelijker maken. Rippling biedt namelijk een alles-in-één platform dat al je HR-processen automatiseert en stroomlijnt, van het beheren van werkvergunningen tot het verwerken van salarissen.
Benut de kracht van technologie en neem vandaag nog contact met ons op om te zien hoe we je kunnen helpen. Zet de eerste stap naar een diverser en dynamischer team met Rippling.
Rippling en diens dochterondernemingen geven geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is alleen opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag ook niet als zodanig worden beschouwd. U dient contact op te nemen met uw eigen belasting-, juridisch en boekhoudkundig adviseurs voordat u zich bezighoudt met gerelateerde activiteiten of transacties.
