Zo kunt u internationale freelancers in Denemarken betalen [2024]

In de zoektocht naar talent op de Deense arbeidsmarkt, huren grote internationale bedrijven vaak freelancers in. Het navigeren door de Deense belasting- en arbeidsregels kan echter een uitdaging zijn.

Voordat de eerste factuur arriveert, moet u zich vertrouwd maken met de richtlijnen voor de juiste classificatie, onboarding en compensatie van Deense freelancers, terwijl u er daarbij voor zorgt dat u voldoet aan de uitgebreide arbeidswetten van het land.

Lees deze gids om te ontdekken hoe u uw internationale freelancers in Denemarken snel kunt betalen in overeenstemming met de Deense arbeidswetgeving.

Stap #1: Classificeer uw werknemers in Denemarken

In Denemarken heeft de overheid duidelijke definities vastgesteld voor zowel freelancers als medewerkers, gebaseerd op hoe zij met bedrijven samenwerken.

Medewerkers zijn uitsluitend verbonden aan één werkgever die hun werkuren, -locatie en taken bepaalt. Freelancers daarentegen, werken aan tijd- of resultaatgebonden opdrachten en hebben vaak meerdere klanten. Zij hebben de autonomie om zelf inrichting te geven aan hun werkmethoden en agenda’s, en sturen na afloop meestal facturen aan klanten voor hun diensten.

In Denemarken is de juiste classificatie van werknemers van cruciaal belang vanwege de ernstige gevolgen die kunnen voortvloeien uit verkeerde classificatie. Mogelijke consequenties zijn:

• Monetaire sancties: Als een medewerker ten onrechte als aannemer wordt bestempeld, kunnen er boetes vanaf 10.000 DKK worden opgelegd. In ernstige gevallen van verkeerde classificatie kan de boete oplopen tot het betalen van 20 weken salaris van de medewerker.
• Compensatie voor concurrentiebeding: Medewerkers kunnen ook recht hebben op compensatie voor concurrentiebedingen.
• Achterstallige betalingen en secundaire voorwaarden: De werkgever moet mogelijk compensatie bieden aan verkeerd gecategoriseerde werknemers, inclusief gemiste betalingen en secundaire voorwaarden, en ervoor zorgen dat alle belastingen en premies worden betaald.

Om verwarring te voorkomen, is hier een handig overzicht met de belangrijkste verschillen tussen freelancers en medewerkers in loondienst volgens de Deense wetten:

Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Denemarken te betalen

Uw volgende stap is om een betalingsmethode te kiezen die zowel voor u als uw freelancers geschikt is. Daarin heeft u dankzij de groeiende trend van internationaal samenwerken veel keuze. Hieronder volgen enkele opties voor het doen van internationale betalingen:

• Bankoverboekingen: U hebt hierin meerder opties. U kunt een rekening openen bij een Deense bank om direct geld op de rekeningen van uw freelancers te storten, of u kunt uw eigen bank gebruiken voor een internationale transfer. Beide opties zijn veilige en betrouwbare manieren om uw freelancers te betalen.
• Internationale postwissels: Hoewel deze methode al een lange tijd wordt gebruikt, is het niet uw beste optie. Internationale postwissels verlopen relatief traag, gezien de aankoop en het ontvangen van de postwissels fysieke handelingen vergen. Bovendien is het belangrijk om bij deze betaalmethode rekening te houden met bijkomende kosten en fluctuerende wisselkoersen.
• Digitale portemonnees of betalingsplatforms: Als snelheid en gemak uw prioriteiten zijn, zijn digitale betalingsplatforms het overwegen waard. Houd er rekening mee dat niet alle platforms in Denemarken werken. PayPal en Wise bieden mogelijkheden voor internationale betaalopdrachten. Wisselkoersen kunnen variëren, dus let wel goed op eventuele schommelingen.
• Internationale salarisadministratieservices: Freelancers werken doorgaans anders dan fulltime medewerkers en sturen facturen voor hun diensten die apart betaald moeten worden. Met Rippling kunt u dit proces echter vereenvoudigen door uw Deense freelancers samen met de rest van uw buitenlandse personeelsleden via één systeem te betalen.

Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen voor Deense freelancers  te verwerken

Zoals te zien in stap #2, zijn er verschillende manieren om freelancers in Denemarken te betalen. De snelste en meest eenvoudige aanpak is echter om hier wereldwijde salarisadministratiesoftware voor in te zetten.

Met Rippling kunt u freelancers van over de hele wereld eenvoudig betalen via één enkel systeem.

Stap #4: Zorg ervoor dat uw Deense freelancers de juiste belastinginformatie hebben 

In Denemarken kiezen veel freelancers ervoor om als zelfstandige te werken vanwege de vrijheid die deze werkvorm hen biedt. Ze moeten zich dan registreren als freelancers bij de Deense bedrijfsautoriteit en de Deense douane- en belastingadministratie (SKAT).

Als u een freelancer inhuurt, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de betalingstermijnen en verwachte resultaten duidelijk worden omschreven in een samenwerkingsovereenkomst. Transparantie is essentieel om mogelijke conflicten of misverstanden in de toekomst te voorkomen.

Houd er rekening mee dat u, in tegenstelling tot bij medewerkers in loondienst, niet verplicht bent om belastingen in te houden en te betalen over uw betalingen aan Deense freelancers. Afhankelijk van de lokale belastingstatus van uw freelancers en het type werk dat zij uitvoeren, moet u hen mogelijk wel specifieke belastingdocumenten verstrekken.

Als uw bedrijf bijvoorbeeld gevestigd is in Nederland en uw samenwerkt met Deense freelancers (of andere internationale freelancers), is het bijvoorbeeld slim om een verklaring van fiscaal inwonerschap te laten tekenen door beide partijen, zodat de freelancer geen dubbele belasting hoeft te betalen.

Werk eenvoudig samen met freelancers van over de hele wereld

Het beheren van uw internationale personeelsbestand was nog nooit zo eenvoudig. Met Rippling betaalt u internationale freelancers in Denemarken en andere landen via één enkel systeem.

Veelgestelde vragen over de salarisadministratie voor freelancers in Denemarken

Moet u belasting inhouden bij het betalen van freelancers in Denemarken?

Nee, dat hoeft niet. Buitenlandse bedrijven zijn niet verplicht om loonbelasting in te houden bij het betalen van Deense freelancers, aangezien zij zelf verantwoordelijk zijn voor het betalen van hun belastingen en sociale premies.

Geldt het Deense minimumloon voor freelancers in Denemarken?

Denemarken heeft geen wettelijk vastgelegd minimumloon. In plaats daarvan zijn worden gangbare loonhoogtes per specifieke baan bepaald aan de hand van besprekingen tussen werkgevers en werknemersvakbonden, die deel uitmaken van de nationale collectieve arbeidsovereenkomst (CAO). Ondanks deze overeenkomsten is er geen verplichte minimumbetaling voor freelancers.

Krijgen Deense freelancers secundaire voorwaarden?

In Denemarken ontvangen freelancers niet dezelfde secundaire voorwaarden als medewerkers. Het verstrekken van secundaire voorwaarden zoals verzekeringen of betaald verlof aan freelancers kan zelfs vragen oproepen over een mogelijk verkapt dienstverband.

Kunt u freelancers in Denemarken betalen in uw eigen munteenheid?

Het is een goed idee om internationale freelancers waar mogelijk in hun lokale munteenheid te betalen. Als u samenwerkt met freelancers uit Denemarken, probeer ze dan dus in Deense kronen (DKK) te betalen. Als u ervoor kiest om hen in uw eigen valuta te betalen, moeten zij daar eerst schriftelijk mee instemmen.

Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen in de Deense kroon of uw eigen valuta.

Kunt u freelancers handmatig betalen in Denemarken?

Ja, u kunt Deense freelancers handmatig betalen. Hoewel veel kleine ondernemers voor deze aanpak kiezen om kosten te besparen, is het belangrijk op te merken dat dit proces behoorlijk tijdrovend kan worden naarmate uw bedrijf groeit of als u met meerdere freelancers gaat samenwerken. Enkele andere nadelen:

• Naleving van wetten: Wanneer de salarisadministratie handmatig wordt uitgevoerd, wordt de kans op menselijke fouten of nalatigheid groter. Om zulke problemen te voorkomen, zorgt Rippling automatisch voor naleving van alle geldende wetten.
• Veiligheidsrisico’s: Het gebruik van spreadsheets of fysieke documenten voor salarisadministratie heeft veiligheidsrisico's tot gevolg, omdat gevoelige informatie van freelancers kwijt kan raken, gestolen kan worden of misbruikt kan worden. Het systeem van Rippling zorgt er daarentegen voor dat vertrouwelijke gegevens goed worden beschermd.
• Ervaring van freelancers. Het handmatig betalen van freelancers is vaak een traag en inefficiënt proces. Freelancers kunnen ook moeite hebben om zicht te krijgen op de betalingstermijnen en op waar ze precies voor betaald worden, wat voor hen een frustrerende ervaring tot gevolg heeft.

Rippling biedt een effectieve oplossing door het betalingsproces te automatiseren. Het systeem integreert HR-gegevens van uw bedrijf naadloos met de financiële administratie, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt.

Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in Denemarken?

Er zijn verschillende redenen te kiezen voor een vaste samenwerking in plaats van een freelance overeenkomst. Denk aan het kunnen voorkomen van misclassificaties met alle gevolgen van dien, omdat u hen aan boord wil als een formeel teamlid of misschien wel omdat u uw intellectuele eigendom daarmee beter beschermt. Volg in dat geval de onderstaande stappen:

• Onboarden: Behandel uw nieuwe teamlid goed door voor een goede onboarding te zorgen. Daarvoor moet u verschillende stappen zetten. Als u nog geen Deense medewerkers in dienst hebt, is het belangrijk om eerst beslissen of u een lokale entiteit opricht of dat u gebruik maakt van een Employer of Record (EOR) service om in Denemarken personeel aan te nemen.
• Lever documenten aan: Geef uw nieuwe werknemer een arbeidsovereenkomst en een personeelshandboek. Zorg ervoor dat deze documenten op juridisch vlak voldoen aan de wetten omtrent minimumloon (zoals afgesproken in de CAO), verplichte secundaire voorwaarden, werkomstandigheden, ontslagvergoedingen en andere Deense regels.
• Verifieer medewerkersinformatie: Verzamel gegevens van uw medewerker zoals hun naam, nationaliteit, geboortedatum, datum van indiensttreding, contactgegevens, identiteitsnummer, en betalingsspecificaties. Sla deze gegevens veilig op volgens de privacywetgeving.
• Voer salarisadministratie uit: Zodra de salarisadministratie is ingesteld, kunt u de inhoudingen en indieningen van federale inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen vastleggen. Denk aan premies voor pensioen, verzekeringen, medische zorg (inclusief vaderschapsverlof), werkgerelateerde ongevallenverzekeringen en de werkloosheidsverzekering.

Rippling en gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.