Zo kunt u internationale freelancers in Frankrijk betalen [2024]
De hoogopgeleide en geschoolde beroepsbevolking van Frankrijk maakt dit land snel tot een favoriete keuze onder internationale bedrijven die willen uitbreiden en overwegen om Franse freelancers in te huren.
Maar wanneer het tijd is om uw freelancers te betalen, welke stappen moet u dan nemen om aan de Franse wetgeving te voldoen?
Deze stapsgewijze gids legt uit hoe u freelancers correct kunt classificeren en uitbetalen, terwijl u ondertussen aan de Franse arbeidswetten blijft voldoen.
Stap #1: Classificeer uw werknemers correct
Classificatiewetten verschillen van land tot land en u wilt er zeker van zijn dat uw freelancers legaal kunnen werken, ongeacht hun woon- en werklocatie. Franse werknemers worden beschermd door veel verschillende wetten. Als u in Frankrijk mensen wilt aannemen, is een van de eerste stappen om ze juist te classificeren als werknemer of zelfstandige.
Er zijn tal van regelgevende instanties en wetgevingen waar u rekening mee moet houden bij het aannemen van personeel in Frankrijk. Een belangrijke Regelgevende instantie waarmee u te maken zult krijgen is de URSSAF, een netwerk van particuliere organisaties dat in 1960 werd opgericht om sociale zekerheidsbijdragen te innen van medewerkers en werkgevers. Relevante wetgeving omvat niet alleen het Franse arbeidsrecht, maar ook de EU-wetgeving en collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s).
Een korte opmerking voordat we doorgaan naar de reeks tests die u helpen bij de juiste classificatie: Franse wetten staan freelancers toe zichzelf te classificeren als zelfstandige of micro-ondernemer. De freelancer zal verschillende belastingverplichtingen hebben, afhankelijk van de gekozen categorie. Dit heeft echter geen invloed op u als werkgever. Uw verantwoordelijkheid is om hen correct te categoriseren als een freelancer of medewerker.
In Frankrijk zijn de straffen voor het verkeerd classificeren van een werknemer tamelijk zwaar. Dit zijn de mogelijke gevolgen:
- Achterstallige betalingen voor ontslagvergoeding, vakantie, werktijden, minimumloon en andere secundaire voorwaarden moeten voldoen
- Boetes voor het niet inhouden van inkomstenbelasting plus rente moeten betalen
- Achterstallige betalingen voor sociale premies plus boetes en rente moeten voldoen
- Nabetaling van pensioenen, plus boetes en rente
- Strafrechtelijke aanklachten en gevangenisstraf
Volgens de Franse jurisprudentie zijn er vier tekenen dat een freelancer mogelijk een verkapt dienstverband heeft met een bedrijf:
- Als de freelancer onder directe controle van het bedrijf staat. De persoon in kwestie ontvangt bijvoorbeeld zeer specifieke orders en instructies van het bedrijf en het bedrijf kan hen disciplineren op basis van hun werkprestaties.
- Als de freelancer per uur wordt betaald in plaats van op projectbasis.
- Als het bedrijf gereedschappen en apparatuur verstrekt, in plaats van dat de freelancer deze zelf bezit.
- Als het werk van de freelancer geen specifieke expertise of vaardigheden vereist die het bedrijf intern niet heeft.
Bovendien moeten freelancers in Frankrijk elke klant een ‘attestation de vigilance’ verstrekken. Dit is een verklaring die de betaling van hun sociale zekerheidsbijdragen certificeert.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen
Nadat u de nodige stappen hebt genomen om uw nieuwe werknemers correct te classificeren als freelancer, is het tijd om een betalingsmethode te kiezen. De gig-economie is de afgelopen jaren enorm in populariteit gestegen, net als werken op afstand, waardoor werkgevers meer keuzes hebben dan ooit in hoe ze betalingen willen afhandelen.
Hier zijn enkele opties die u kunt verkennen voor de betaling van je internationale freelancers:
- Bankoverschrijvingen. Als u een fysieke vestiging in Frankrijk hebt, kunt u een Franse bankrekening openen en een directe storting doen. Als u alleen een bankrekening in uw eigen land hebt, kunt u kiezen voor een internationale banktransactie.
- Internationale postwissels. Dit is een veilige manier om geld internationaal te verzenden, maar gaat vaak gepaard met extra kosten en maximumbedragen. Dat kan onhandig zijn voor bedrijven die met meerdere internationale freelancers werken.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Veel werkgevers en freelancers kiezen er tegenwoordig voor om digitale portemonnees als hun betalingsmethode te gebruiken. Dit is een uitstekende optie, maar het kan moeilijk zijn om een digitale portemonnee of een betalingsplatform te vinden dat in beide landen beschikbaar is. Aangezien u bijvoorbeeld PayPal niet kunt gebruiken om geld te storten op het Venmo-account van een freelancer, kan dit probleem zeer frustrerend zijn.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie van veel bedrijven wordt verwerkt. Maar met Rippling kunt u Franse medewerkers en freelancers over de hele wereld via één systeem betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen te verwerken
Zoals u bij Stap #2 zag, zijn er meerdere manieren om freelancers te betalen in Frankrijk. Maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen is met behulp van internationale salarisadministratiesoftware.
Met Rippling kunt u medewerkers én freelancers wereldwijd vanuit één plek betalen.
Stap #4: Houd accurate gegevens bij voor juridische doeleinden
Werkgevers zijn niet wettelijk verplicht om belastingen in te houden of secundaire voorwaarden aan te bieden aan zelfstandig ondernemers. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen en sociale premies.
Het blijft echter cruciaal om gegevens van elke freelancer te bewaren, evenals het contract dat jullie beiden hebben ondertekend, voor het geval u in juridische problemen terechtkomt.
Werk eenvoudig samen met freelancers van over de hele wereld
Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om uw personeelsbestand internationaal uit te breiden. Met Rippling betaalt u freelancers in Frankrijk en andere landen allemaal via één systeem.
Veelgestelde vragen over het betalen van freelancers in Frankrijk
Moet u belastingen inhouden bij betalingen aan freelancers in Frankrijk?
Nee, in Frankrijk wordt verwacht dat freelancers zelf belasting en sociale zekerheidsbijdragen van hun inkomen aftrekken.
Geldt het Franse minimumloon voor freelancers in Frankrijk?
Nee, Franse minimumloonwetgeving is niet van toepassing op freelancers.
Krijgen Franse freelancers secundaire voorwaarden?
Nee, freelancers in Frankrijk ontvangen geen secundaire voorwaarden van hun werkgevers. Dat geldt alleen voor teamleden die als vaste werknemer zijn geclassificeerd.
Kunt u freelancers in Frankrijk in uw eigen valuta betalen?
Werknemers die op de loonlijst staan, moeten in euro's worden betaald. Zelfstandig ondernemers kunnen echter ook in een andere valuta worden betaald, mits dit schriftelijk is vastgelegd. Als de freelancer niet wil omgaan met wisselkoersen en andere ongemakken, moet u hen betalen in de door hen gekozen valuta. Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan aannemers in zowel euro's als andere munteenheden.
Kunt u freelancers in Frankrijk handmatig betalen?
Ja, en het is gebruikelijk voor kleine ondernemers om betalingen aan freelancers handmatig te verwerken in een poging kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u met meerdere freelancers in Frankrijk of over de grens werkt.
Het is ook belangrijk op te merken dat het handmatig verwerken van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan erg frustrerend zijn voor freelancers die zicht proberen te krijgen op hun inkomen.
Automatiseer uw salarisadministratie met Rippling. Rippling synchroniseert al uw HR-data met payroll, waardoor het handmatig invoeren van gegevens overbodig wordt. Medewerkers en freelancers van over de hele wereld kunnen daardoor snel en volgens de regels uitbetaald worden via één systeem.
Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in Frankrijk?
Bij de overstap van een freelance overeenkomst naar een vast dienstverband, moeten werkgevers bepalen wat voor soort contract ze willen afsluiten. Hoewel het inhuren van een zelfstandig ondernemer in plaats van fulltime medewerkers flexibeler kan zijn of financiële voordelen kan hebben, hebt u soms toch een fulltime medewerker nodig.
De uitdaging is om ervoor te zorgen dat aan alle juridische eisen wordt voldaan: Franse medewerkers worden bijvoorbeeld beschermd door nationale wetten omtrent het minimumloon en ze hebben ook recht op uitkeringen. Bedrijven zullen waarschijnlijk via hun eigen entiteit werknemers in dienst nemen als ze er al een in Frankrijk hebben. Bedrijven kunnen echter ook zonder Franse entiteit medewerkers in Frankrijk aannemen via een employer of record service.
Met behulp van Rippling kunt u eenvoudig samenwerken met freelancers en freelance overeenkomsten omzetten in juridisch conforme arbeidscontracten waarin ook de secundaire arbeidsvoorwaarden goed geregeld zijn. Rippling regelt het allemaal, zodat u van onboarding tot offboarding blijft voldoen aan alle geldende regels en wetten.
Rippling en gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
