Zo kunt u internationale freelancers in Colombia betalen [2024]
In Colombia steeg het aantal werknemers met een universitair diploma met 14% tussen 2009 tot 2019, toen een groot aantal studenten op zoek ging naar betere baankansen en hogere lonen. Maar de economische groei in Colombia stagneerde in 2014, wat ertoe heeft geleid dat veel van hen buiten de landsgrenzen naar lucratievere banen zoeken. Voor internationale werkgevers heeft deze ontwikkeling Colombia een goede bron gemaakt voor het vinden van hoogopgeleide medewerkers en freelancers.
Nu het aangaan van internationale werkrelaties steeds meer de norm wordt, is het belangrijk voor internationale bedrijven om de complexe nuances van internationale arbeidswetten te begrijpen. Voordat u een freelancer in Colombia aanneemt, moet u ervoor zorgen dat u genoeg weet om te voldoen aan de Colombiaanse wet. Zo moet u freelancers correct classificeren, op de hoogte zijn van beschikbare betaalmethodes, de juiste secundaire voorwaarden aanbieden en aan alle andere nationale arbeidswetten voldoen.
Dus voordat u het papierwerk ondertekent met uw eerste Colombiaanse freelancer, is het slim om deze stapsgewijze handleiding goed door te lezen. Hieronder behandelen we enkele basisprincipes over hoe uw freelancers in Colombia kunt inhuren en betalen.
Stap #1: Classificeer uw werknemers in Colombia
Een van de belangrijkste stappen is het correct classificeren van uw Colombiaanse werknemers—en ervoor zorgen dat u daarbij geen wetsovertredingen maakt. Hoewel veel bedrijven het inhuren van freelancers in plaats van medewerkers zien als een manier om loonbelasting te vermijden, is de Colombiaanse Pensioen en Sociale Zekerheid-instelling (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal of UGPP) actiever geworden in het onderzoeken van buitenlandse bedrijven in een poging om een nationaal tekort aan sociale zekerheid aan te vullen.
In Colombia financiert het socialezekerheidsstelsel het Familiecompensatiefonds, Gezinswelzijn, Arbeidsrisico's, Pensioenen, Nationale Gezondheidszorg en meer. Bedrijven die hun werknemers verkeerd classificeren, moeten al hun sociale zekerheidsbijdragen terugbetalen en kunnen boetes en andere sancties opgelegd krijgen.
Het verkeerd classificeren van medewerkers als freelancers kan negatieve consequenties tot gevolg hebben, waaronder rechtszaken van medewerkers die hun werkgevers voor de rechter kunnen slepen voor achterstallig loon. Daarnaast moet u mogelijk compenseren voor secundaire voorwaarden, kunnen juridische en administratieve kosten oplopen en kunt u andere schadeclaims krijgen.
In Colombia worden arbeidsrelaties gedefinieerd door het Substantieve Arbeidswetboek (Código Sustantivo del Trabajo), dat de rechten en bescherming van medewerkers bepaalt. Freelancers kunnen individuen of juridische entiteiten zijn die als zelfstandige werken. Enkele verschillen tussen de verschillende soorten arbeidsrelaties worden beschreven in het onderstaande tabel beschreven:
Freelancers
Medewerkers
Hoog niveau van controle bij medewerkers. Freelancers moeten in staat zijn om hun werkdagen, werkuren en werklocatie zelf te kiezen. Daarnaast hebben ze meer vrijheid in hoe ze hun werk uitvoeren.
Meer aanwijzingen van de werkgever. Medewerkers in loondienst ervaren meer toezicht en ondergeschiktheid, hun werkgever kan hen verplichten om op specifieke tijden of locaties te werken.
Apparatuur of gereedschap wordt meestal geleverd door de freelancer.
Apparatuur en gereedschappen worden verstrekt door het bedrijf.
Betaald na ontvangst van factuur. Als een freelancer in Colombia wekelijks of maandelijks een vast salaris krijgt, is dat een waarschuwingssignaal voor instanties. Freelancers moeten betaald worden na het indienen van een factuur die wordt verstuurd nadat het werk is afgerond.
Betaald op regelmatige tijdstippen. Werknemers krijgen meestal hun normale salaris uitbetaald en kunnen ook speciale afspraken hebben met hun werkgever, zoals het ontvangen van een integraal salaris, wat een veelvoorkomende regeling in Colombia is.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers moeten hun eigen belastingen betalen en hun eigen secundaire voorwaarden regelen als ze die willen.
Recht op secundaire voorwaarden. Volgens de wet hebben medewerkers recht op bepaalde wettelijke secundaire voorwaarden, inclusief minimumloon, ziekteverlof, jaarlijks verlof, zwangerschapsverlof, vaderschapsverlof, feestdagen en meer.
Niet onderworpen aan disciplinaire maatregelen. Freelancers mogen niet worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen in gevallen van slechte prestaties of wangedrag.
Kunnen onderhevig zijn aan disciplinaire maatregelen. Medewerkers kunnen door hun werkgevers gedisciplineerd worden wanneer zij niet presteren zoals verwacht. Bij beëindiging van de arbeidsrelatie hebben ze recht op ontslagvergoeding, tenzij er een gerechtvaardigde reden is deze niet uit te keren.
Niet-exclusieve diensten. Freelancers kunnen contractueel niet gebonden worden aan slechts één bedrijf. Ze kunnen hun diensten tegelijkertijd aan meerdere klanten aanbieden.
Exclusieve diensten. Medewerkers kunnen door hun werkgever verplicht worden om voor één bedrijf tegelijk te werken.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Colombia te betalen
Nu internationale werkrelaties en werken op afstand steeds gebruikelijker zijn geworden, zijn er ook meer manieren ontstaan om werknemers over internationale grenzen te betalen. U heeft veel opties voor het betalen van Colombiaanse freelancers. Enkele mogelijkheden:
- Bankoverschrijvingen. Als u een Colombiaanse bankrekening opent, kunt u betalingen direct storten op de rekeningen van Colombiaanse freelancers. U kunt ook internationale overboekingen doen vanaf uw Nederlandse rekeningen. Houd er rekening mee dat bankoverschrijvingen hoge kosten met zich mee kunnen brengen, zowel voor de zender als de ontvanger.
- Internationale postwissels. Internationale postwissels bestaan al heel lang, waardoor de meeste mensen er wel bekend mee zijn. Het nadeel? Ze zijn traag. U moet de postwissel fysiek kopen en uw freelancer moet deze handmatig storten zodra deze is aangekomen. Het gebruik van postwissels kan ook duur zijn: ze gaan meestal gepaard met kosten en zijn onderhevig aan wisselkoersen die kunnen fluctueren.
- Digitale portemonnees en betaalplatforms. Digitale betaalplatforms worden een steeds populairdere betaalmethode, maar let op dat niet elk platform in alle landen beschikbaar is. Het is ook belangrijk op te merken dat veel van deze platforms onderhevig zijn aan wisselkoersen die van dag tot dag variëren, wat het moeilijk kan maken om uw kosten te voorspellen.
- Internationale salarisadministratie. Freelancers worden doorgaans niet opgenomen in de salarisadministratie omdat zij niet onderhevig zijn aan dezelfde belastingen en heffingen als medewerkers. Maar sommige salarisadministrateurs - zoals Rippling - stellen u in staat om zowel freelancers als internationale medewerkers via één systeem te betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen voor Colombiaanse freelancers te verwerken
Zoals uitgelegd bij Stap #2, zijn er verschillende opties om freelancers in Colombia te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier is om dit te doen met behulp van internationale salarisadministratiesoftware van Rippling.
Stap #4: Zorg ervoor dat uw Colombiaanse freelancer de juiste belastinginformatie heeft
Als werkgever bent u niet verplicht om loon- of inkomstenbelastingen in te houden of te betalen voor uw freelancers in Colombia. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor hun registratie, het indienen van de juiste formulieren, het indienen van hun belastingaangifte en het betalen van hun belastingen vóór de jaarlijkse deadlines.
Zo ziet dat proces eruit:
- De freelancer vraagt een Registro Único Tributario (RUT) formulier aan bij het DIAN-kantoor. Het RUT-formulier bevat het Colombiaanse belastingidentificatienummer (Número de Identificación de Tributaria of NIT) van de freelancer.
- De freelancer gebruikt hun NIT- en ID-nummer om in te loggen op de DIAN-website en het relevante formulier in te dienen.
- Formulier 210: Verklaring van Inkomsten en Aanvullende Teruggaven
- Formulier 160: Verklaring van Buitenlandse Bezittingen
- Zodra hun belastingaangifte is voltooid, kan de freelancer online belasting betalen of hun ingevulde formulieren naar een bank brengen om de verschuldigde belasting te betalen. Als er geen belasting verschuldigd is, kunnen ze hun formulieren naar een bank brengen om ze gestempeld en verwerkt te laten worden zonder betaling.
Werk eenvoudig samen met freelancers van over de hele wereld
Met Rippling kunt u eenvoudig uw internationale team uitbreiden. Betaal freelancers in Colombia en andere delen van de wereld wereldwijd via één systeem.
Veelgestelde vragen over de salarisadministratie voor freelancers in Colombia
Moet u belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in Colombia?
Nee, buitenlandse bedrijven zijn niet verplicht om inkomsten- of loonbelasting in te houden bij het betalen van freelancers in Colombia. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van al hun belastingen.
Geldt het Colombiaanse minimumloon voor freelancers in Colombia?
Nee, minimumloonwetten zijn niet van toepassing op freelancers in Colombia.
Ontvangen Colombiaanse freelancers secundaire voorwaarden?
Het hangt ervan af. Freelancers hebben nog steeds recht op secundaire voorwaarden die worden aangeboden via het sociale zekerheidsstelsel, zoals verzekeringen. En in tegenstelling tot medewerkers die u voor onbepaalde tijd in dienst neemt, hebben freelancers die op basis van een tijdelijk contract worden ingehuurd recht op opzegtermijnen en ontslagvergoeding als ze zonder gerechtvaardigde reden worden ontslagen vóór het einde van de contractperiode.
Maar het is een ander verhaal als het gaat om de secundaire voorwaarden die volgens de arbeidswetten van Colombia gegarandeerd moeten worden aan medewerkers in loondienst. Freelancers hebben geen recht op deze secundaire voorwaarden, zoals ziekteverlof, jaarlijks verlof en ouderschapsverlof. Freelancers hebben ook geen recht op de gebruikelijke aanvullende secundaire voorwaarden die veel werkgevers in Colombia aanbieden, zoals privéverzekeringen of transportvergoedingen.
Kunt u freelancers in Colombia betalen in uw eigen valuta?
Het is het beste om internationale freelancers te betalen in hun lokale munteenheid (in dit geval Colombiaanse pesos). Sommige internationale freelancers verkiezen echter om in andere valuta, zoals USD, betaald te worden. Zorg ervoor dat u een schriftelijke overeenkomst hebt waarin staat vermeld in welke munteenheid freelancers betaald zullen worden.
Veel internationale betalingsproviders zoals Rippling ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel Colombiaanse pesos als in uw eigen munteenheid.
Kunt u freelancers in Colombia handmatig betalen?
Ja, en veel kleine bedrijven doen dit in een poging om kosten te besparen. Het handmatig betalen van freelancers, vooral internationaal, brengt echter risico's met zich mee:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig uitvoeren van de salarisadministratie brengt risico's mee zoals menselijke fouten, omissies en andere nalevingsfouten. Met Rippling beschermt u uzelf en uw bedrijf door automatische naleving van alle lokale wetten te waarborgen, ongeacht waar uw freelancers wonen.
- Veiligheidsrisico’s. Voor handmatige loonadministratieprocessen worden vaak papieren of spreadsheets gebruikt, wat veiligheidsrisico’s met zich meebrengt. Bescherm de gevoelige persoonlijke informatie van uw freelancers met een veilig betalingsplatform zoals Rippling.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen kunnen leiden tot een traag en omslachtig proces. Bovendien hebben freelancers mogelijk geen inzicht in waar ze precies voor betaald worden en wanneer ze betaald zullen worden.
Rippling zorgt voor een geautomatiseerde en naadloze salarisadministratie door HR-gerelateerde en financiële gegevens van uw bedrijf te synchroniseren, waardoor gegevens niet meer handmatig hoeven te worden ingevoerd.
Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in Colombia?
Ondanks de flexibiliteit en financiële voordelen van een freelance relatie, is het soms verstandiger om een fulltime medewerker in te huren. Maar het aannemen van medewerkers vereist naleving van de lokale wetten: van het opstellen van een juridisch sluitend arbeidscontract tot het berekenen van de juiste loonheffingen.
Bovendien moet u om Colombiaanse medewerkers in dienst te nemen een Juridische entiteit oprichten of de diensten van een Employer of Record (EOR) gebruiken voordat u verder kunt gaan.
Rippling en gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
