Zo kunt u internationale freelancers in India betalen [2024]

Steeds meer internationale bedrijven kiezen ervoor om talentvolle freelancers in India aan te nemen. Maar welke stappen moet u ondernemen bij het opzetten van uw salarisadministratie om te voldoen aan alle complexe arbeids- en belastingwetten van India?

Deze stapsgewijze gids legt uit hoe u freelancers correct kunt classificeren en uitbetalen, terwijl u ondertussen aan de Indiase wetten blijft voldoen.

Stap #1: Classificeer uw werknemers

Het juist classificeren van Indiase werknemers is essentieel. Fouten hierin kunnen resulteren in hoge boetes, achterstallige betalingen moeten voldoen en mogelijk zelfs gevangenisstraf.

Om werkgevers te helpen bepalen of een nieuwe aanwinst voldoet aan de criteria voor een vaste medewerker of freelancer, kijken de rechtbanken en andere toezichthoudende autoriteiten naar verschillende facturen. Ze bestuderen onder andere de volgende kenmerken van de arbeidsrelatie:

Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen

De eerste stap voor het uitbetalen van uw Indiase freelancers, is bepalen hoe u dat precies wil gaan doen. Met de opkomst van internationale personeelsbestanden en remote werk hebben werkgevers nu meer opties dan ooit voor het betalen van Indiase freelancers. Hieronder volgen enkele opties:

• Bankoverschrijvingen. U kunt een Indiase bankrekening openen en die gebruiken om geld te storten op de rekeningen van Indiase freelancers of uw eigen bank gebruiken om internationale transacties te doen.
• Internationale postwissels. Deze traditionele betalingsmethode kan traag zijn—vooral omdat de postwissel fysiek moet worden aangeschaft en vervolgens ook fysiek moet worden gestort bij ontvangst. Postwissels kunnen daarnaast onderhevig zijn aan hoge kosten, lange verwerkingstermijnen en ongunstige wisselkoersen.
• Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Hoewel sommige werkgevers platforms zoals Wise gebruiken om geld over de grens te versturen, is het belangrijk om op te merken dat niet alle digitale betalingsplatforms beschikbaar zijn in India. Bedenk ook dat wisselkoersen dagelijks kunnen veranderen, wat het moeilijk maakt om uw uitgaven te voorspellen.
• Wereldwijde salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet opgenomen in de salarisadministratie omdat zij niet onderworpen zijn aan dezelfde inhoudingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen zij een factuur voor hun diensten die vervolgens wordt verwerkt via de crediteurenadministratie. Maar met Rippling kunt u zowel Indiase medewerkers als freelancers betalen via één platform, wat het doen van Indiase betalingen flink vereenvoudigt.

Stap #3: Gebruik internationale salarissoftware om betalingen te verwerken

Zoals u bij Stap #2 zag, zijn er meerdere manieren om freelancers te betalen in India. Maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen is met behulp van internationale salarisadministratiesoftware.

Met Rippling kunt u medewerkers en freelancers over de hele wereld betalen via één systeem.

Stap #4: Zorg ervoor dat uw freelancer de juiste belastinginformatie heeft 

Werkgevers zijn doorgaans niet verplicht om inkomstenbelasting in te houden en te betalen voor freelancers in India. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het indienen van hun belastingaangifte als ze meer dan INR 250.000 verdienen. Als freelancers meer dan INR 2.000.000 verdienen, moeten ze daarnaast ook Goods and Services Tax (GST) betalen.

Voor het indienen van belastingen hebben freelancers meestal het volgende nodig:

• Persoonlijk Accountnummer (PAN)
• Aadhaar-kaartnummer
• Aangifte inkomstenbelasting (ITR)

Werk eenvoudig samen met freelancers van over de hele wereld

Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met Rippling betaalt u internationale freelancers in India en andere landen eenvoudig via één systeem.

Veelgestelde vragen over betalingen aan freelancers in India

Moet u belastingen inhouden wanneer u freelancers in India betaalt?

Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden bij betalingen aan freelancers in India. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van al hun belastingen. 

Geldt het Indiase minimumloon voor freelancers in India?

Nee, minimumloonwetten zijn niet van toepassing op freelancers in India.

Krijgen Indiase freelancers secundaire voorwaarden?

Nee, freelancers in India hebben geen recht op secundaire voorwaarden zoals medewerkers dat hebben. Het aanbieden van secundaire voorwaarden aan freelancers kan zelfs het risico vergroten dat de rechtbanken zullen oordelen dat de freelancers verkeerd geclassificeerd zijn en dus eigenlijk in verkapte loondienst werken.

Kunt u freelancers in India in uw eigen valuta betalen?

Freelancers in India moeten over het algemeen worden betaald in Indiase Roepies (INR). Als u er echter voor kiest om Indiase freelancers in een andere valuta te betalen, moet deze overeenkomst expliciet in uw contract met hen worden vermeld.

Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in Indiase Roepies of in uw eigen valuta.

Kunt u freelancers in India handmatig betalen?

Ja, het is gebruikelijk voor kleine ondernemers om betalingen aan freelancers handmatig te verwerken in een poging kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u met meerdere freelancers in Frankrijk of over de grens werkt.

Het is ook belangrijk op te merken dat het handmatig verwerken van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:

• Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
• Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
• Ervaring van de freelancer. Handmatige betalingen kunnen tijdrovend zijn en missen transparantie over betalingstermijnen en waar freelancers voor worden betaald. Dit kan frustrerend zijn wanneer freelancers proberen zicht te krijgen op hun inkomsten.

Automatiseer uw salarisadministratie met Rippling. Rippling synchroniseert al uw HR-data met payroll, waardoor het handmatig invoeren van gegevens overbodig wordt. Medewerkers en freelancers van over de hele wereld kunnen daardoor snel en volgens de regels uitbetaald worden via één systeem.

Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in India?

Bij de overstap van een freelance overeenkomst naar een vast dienstverband, moeten werkgevers bepalen wat voor soort contract ze willen afsluiten. Hoewel het inhuren van een zelfstandig ondernemer in plaats van fulltime medewerkers flexibeler kan zijn of financiële voordelen kan bieden, hebt u soms toch een fulltime medewerker nodig.

De uitdaging is om ervoor te zorgen dat aan alle juridische eisen wordt voldaan: Indiase medewerkers hebben in tegenstelling tot freelancers bijvoorbeeld recht op secundaire arbeidsvoorwaarden. Bedrijven zullen waarschijnlijk via hun eigen entiteit werknemers in dienst nemen als ze er al een in India hebben, maar kunnen ook zonder Indiase entiteit medewerkers aannemen via een employer of record service.

Met behulp van Rippling kunt u eenvoudig samenwerken met freelancers en freelance overeenkomsten omzetten in juridisch conforme arbeidscontracten waarin ook de secundaire arbeidsvoorwaarden goed geregeld zijn. Rippling regelt het allemaal, zodat u van onboarding tot offboarding blijft voldoen aan alle regels en wetten.