Hoe kunt u internationale freelancers in Guatemala betalen? [2024]
Als u een internationaal bedrijf runt (of wilt gaan runnen), overweeg dan om Guatemalteekse freelancers in te huren. Gelegen onder Mexico, heeft Guatemala in vergelijking met andere landen in Latijns-Amerika een opmerkelijk hoog percentage freelancers, dat rond de 40% van de beroepsbevolking ligt. Het is echter cruciaal om u voorafgaand aan het inhuren van freelancers vertrouwd te maken met de Guatemalteekse arbeidswetten en belastingregels, zodat u een effectieve onboarding en correcte betaling kunt waarborgen.
Voordat u uw eerste factuur ontvangt of betalingen aan freelancers verwerkt, is het belangrijk om uzelf te verdiepen in het correct classificeren en onboarden van freelancers. Daarbij is het belangrijk dat u zich aan de lokale arbeidswetten houdt. Deze gids biedt een stapsgewijs proces voor het effectief beheren van de salarisadministratie voor Guatemalteekse freelancers, ongeacht of ze zich in de hoofdstad Guatemala-Stad of elders bevinden.
Stap #1: Classificeer uw werknemers in Guatemala
Het inhuren van freelancers heeft veel voordelen. Zo gaat het onboardingsproces snel en is de regeling flexibel. Om aan de lokale wetten van Guatemala te voldoen, is het essentieel om werknemers nauwkeurig te classificeren. Verkeerd geclassificeerde werknemers (verkapte loondienst) kunnen aanspraak maken op nabetalingen voor secundaire voorwaarden of lonen die zij rechtmatig hadden moeten ontvangen.
Enkele overwegingen om de juiste medewerkersclassificatie te bepalen:
Freelancers
Medewerkers
Veel autonomie. Freelancers bepalen zelf hoe, wanneer en waar ze hun taken voltooien.
Meer sturing van de werkgever. Medewerkers krijgen meer begeleiding van hun werkgever en ontvangen bijvoorbeeld instructies over hoe en wanneer taken moeten worden uitgevoerd.
Freelancer levert eigen apparatuur en gereedschap.
Bedrijf levert apparatuur en gereedschap.
Minder geïntegreerd. Freelancers werken zelfstandig en vaak op afstand.
Sterk geïntegreerd. Medewerkers zijn sterker geïntegreerd in de organisatie van de werkgever. Ze werken bijvoorbeeld meestal op kantoor.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers hebben geen recht op secundaire voorwaarden of dezelfde bescherming als medewerkers. Freelancers betalen ook hun eigen belastingen.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers genieten van bescherming en diverse wettelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder minimumloon, betaald verlof, overwerkvergoeding, ziekteverlof, rouwverlof en zwangerschapsverlof.
Tijdgebonden overeenkomst. Freelancers worden meestal ingezet voor specifieke projecten of een bepaalde periode.
Overeenkomst voor onbepaalde tijd. Medewerkers worden doorgaans voor onbepaalde tijd aangenomen.
Veel risico’s. Freelancers nemen meer risico en verantwoordelijkheid voor het werk dat ze uitvoeren. Denk aan fiscale en financiële aansprakelijkheid.
Weinig risico’s. Medewerkers zijn beschermd tegen aansprakelijkheid voor werkgerelateerde problemen.
Onderaanneming en uitbesteding zijn toegestaan. Freelancers hebben de mogelijkheid om werk uit te besteden aan andere freelancers of bedrijven.
Uitbesteding is niet toegestaan. Medewerkers worden geacht hun taken zelf uit te voeren en kunnen verantwoordelijkheden alleen delegeren met goedkeuring.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Guatemala te betalen
Bij het opstellen van uw samenwerkingsovereenkomst is het belangrijk om de meest geschikte betalingsmethoden te overwegen, zowel voor u als uw freelancers. Dankzij de opkomst van remote werken en internationale personeelsbestanden, zijn er nu meer mogelijkheden dan ooit voor het uitbetalen van Guatemalteekse freelancers:
- Bankoverschrijvingen. Open een Guatemalteekse bankrekening om direct geld op de rekeningen van freelancers te storten of gebruik uw eigen bank voor internationale transacties.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Houd er rekening mee dat sommige betalingsplatforms niet beschikbaar zijn in Guatemala. Bovendien betaalt u in veel gevallen transactiekosten en moet u rekening houden met wisselkoersen die constant fluctueren. Populaire digitale portemonnees in Israël zijn onder andere PayPal of IPSIPay.
- Internationale postwissels. Hoewel dit een traditionele methode is om freelancers te betalen die niet in hetzelfde land wonen als hun werkgever, is het niet de beste keuze. U betaalt namelijk een vergoeding voor elke internationale postwissel die u verstuurt en krijgt bovendien te maken met fluctuerende wisselkoersen en trage verwerkingstijden.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt. Maar met Rippling kunt u medewerkers en freelancers over de hele wereld via één systeem betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarissoftware om betalingen voor Guatemalteekse freelancers te verwerken
Als u zich afvraagt wat de beste betalingsmethode is, is er maar één antwoord mogelijk. Wereldwijde salarisadministratie software zoals Rippling is de eenvoudigste manier om freelancers in Guatemala en de rest van de wereld te betalen.
Stap #4: Zorg ervoor dat uw Guatemalteekse freelancers over de juiste belastinginformatie beschikken
Werkgevers hoeven geen belastingen in te houden namens freelancers, aangezien Guatemalteekse freelancers zelf verantwoordelijk zijn voor hun belastingen.
Wel is het het verstandig om als Nederlandse werkgever een modelovereenkomst op te stellen waarin u in ieder geval hun volledige naam, geboortedatum, contactdetails, bankinformatie, accountinformatie en fiscale nummer opneemt. Daarnaast is het belangrijk om hier onderlinge afspraken in op te nemen. Bewaar ook facturen goed.
Het naleven van belastingvoorschriften kan complex zijn. Het niet correct opvolgen van deze regels kan verstrekkende gevolgen hebben, zowel vanuit de belastingdienst van uw eigen land als die van Guatemala.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld.
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is eenvoudiger dan ooit. Met Rippling betaalt u freelancers en vaste medewerkers in Guatemala en de rest van de wereld eenvoudig via één enkel systeem.
Veelgestelde vragen over het verwerken van de salarisadministratie voor freelancers in Guatemala
Moet u belasting inhouden bij het betalen van freelancers in Guatemala?
Nee, u hoeft geen belastingen in te houden op betalingen aan freelancers. Guatemalteekse freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor hun belastingen.
Is het Guatemalteekse minimumloon van toepassing op freelancers in Guatemala?
Nee, freelancers onderhandelen hun eigen tarieven en zijn niet onderworpen aan minimumloonwetten.
Voor medewerkers hangt het minimumloon af van de sector. Vanaf 2024 bedraagt het Minimumloon GTQ 107,11 per dag voor landbouwactiviteiten, GTQ 110,97 per dag voor niet-landbouwactiviteiten, en GTQ 101,41 per dag voor exportactiviteiten en maquiladora (productiefabrieken).
Krijgen Guatemalteekse freelancers secundaire voorwaarden?
In tegenstelling tot fulltime medewerkers, hebben Guatemalteekse freelancers geen recht op wettelijke arbeidsvoorwaarden.
Kunt u freelancers in Guatemala betalen in uw eigen valuta?
Betaal internationale freelancers altijd in hun lokale munteenheid, tenzij ze schriftelijk akkoord gaan met een andere. De lokale munteenheid in Guatemala is de quetzal (GTQ).
Kunt u freelancers handmatig betalen in Guatemala?
Werkgevers hebben de mogelijkheid om Guatemalteekse freelancers handmatig te betalen. Dit is een populaire keuze onder kleine ondernemers die kosten willen besparen. Dit proces kan echter tijdrovend worden, vooral naarmate uw bedrijf groeit of als u met meerdere buitenlandse freelancers gaat samenwerken. Handmatige betalingsverwerking brengt ook risico's met zich mee:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie vergroot het risico op menselijke fouten en nalatigheid. Rippling daarentegen zorgt voor automatische naleving van wetgeving.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan erg frustrerend zijn voor freelancers.
Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in Guatemala?
U kunt overwegen uw freelancer om te zetten naar een vaste medewerker om hen volledig te integreren in uw internationale team, uw intellectuele eigendom beter te beschermen of om verkeerde classificatie te voorkomen. Als u dit van plan bent, zult u grotendeels dezelfde stappen moeten doorlopen als gewoonlijk wanneer u een medewerker aanneemt. Er zijn echter enkele specifieke aandachtspunten om rekening mee te houden bij het uitbreiden van uw internationale bedrijf.
Heeft u al Guatemalteekse medewerkers in dienst? Zo niet, bepaal dan of u een juridische entiteit wilt oprichten of gebruik wilt maken van een Employer of Record (EOR) om medewerkers legaal aan te kunnen nemen.
Na het oprichten van een lokale juridische entiteit of het kiezen van een Employer of Record (EOR), is het tijd om een arbeidsovereenkomst op in het Spaans, de officiële taal van Guatemala. In de arbeidsovereenkomst moet informatie staan over de functie, taken, beloning, werkplek, werkuren, contractduur, opzegtermijnen voor beëindiging en salarisfrequentie.
Controleer of de arbeidsovereenkomst voldoet aan alle juridische eisen die in Guatemala gesteld worden. Denk aan het minimumloon, voorwaarden voor beëindiging en meer. In Guatemala kan de proeftijd voor een nieuwe baan bijvoorbeeld tot twee maanden duren en medewerkers hebben na 150 dagen recht op 15 betaalde verlofdagen. Zodra u en uw nieuwe medewerker de arbeidsovereenkomst hebben ondertekend, stuurt u een kopie naar het Ministerie van Arbeid.
Regel de secundaire arbeidsvoorwaarden voor uw nieuwe medewerker. In Guatemala zijn onder andere jaarlijks verlof, officiële feestdagen, moederschaps- en vaderschapsverlof, ziekteverlof, overwerkvergoeding en de kerstbonus (13e maand) die met Kerstmis wordt uitbetaald verplichte voorwaarden. Medewerkers hebben geen recht op een ontslagvergoeding, tenzij ze onterecht worden ontslagen.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
