Hoe kunt u freelancers in Indonesië betalen? [2024]
Indonesië is een uitstekende keuze voor internationale bedrijven die op zoek zijn naar talent uit het buitenland. Zodra u hebt besloten om freelancers uit dit land in te huren, wordt het essentieel om de financiële administratie goed te regelen.
Naast het afstemmen van de betalingsvoorwaarden, is het belangrijk om een goed inzicht te hebben in de diverse aspecten van het vergoeden van internationale freelancers in Indonesië. Denk aan het correct classificeren van werknemers, het optimaliseren van de onboardingprocedures en het kiezen van geschikte betalingsmethoden – alles in overeenstemming met de Indonesische arbeidswetgeving.
In deze uitgebreide gids begeleiden we u stap voor stap door het hele proces van het betalen van uw gecontracteerde talent in Indonesië, van start tot finish. Laten we beginnen!
Stap #1: Classificeer uw werknemers in Indonesië
De Indonesische wet erkent twee verschillende categorieën werknemers: fulltime medewerkers en freelancers of ZZP'ers.
Misclassificatie van medewerkers of freelancers, of dit nu opzettelijk of onopzettelijk gebeurt, kan leiden tot ernstige gevolgen. Denk aan aanzienlijke boetes, rechtszaken en nabetaling van secundaire voorwaarden. Bovendien komt de bescherming van uw intellectuele eigendom in gevaar als de classificatie van een arbeidskracht wordt betwist.
Het goede nieuws is dat u enkele stappen kunt nemen om classificatiefouten te voorkomen.
Indonesië onderscheidt werknemers op basis van verschillende essentiële criteria:
- Juridische bescherming: Werknemers hebben recht op bescherming die wordt geboden door de Indonesische arbowet, terwijl freelancers niet dezelfde wettelijke bescherming krijgen
- Werkdynamiek: Medewerkers werken als ondergeschikten aan één bedrijf, volgens vaste werktijden en op een aangewezen locatie. Daarentegen zijn freelancers zelfstandigen en kunnen zij voor meerdere opdrachtgevers werken.
- Belastingverplichtingen: Werkgevers verzorgen belastingaftrekken, sociale verzekeringen en andere secundaire voorwaarden voor medewerkers, terwijl freelancers verantwoordelijk zijn voor het betalen van zelfstandigenbelastingen en het zelf regelen van hun eigen secundaire voorwaarden.
- Betalingsflexibiliteit: Medewerkers ontvangen doorgaans een vast maandsalaris, terwijl freelancers de flexibiliteit hebben om hun eigen betalingstarieven en -schema's vast te stellen.
Om de risico’s van verkeerde classificatie te vermijden en uw intellectuele eigendom te beschermen, is het essentieel om het verschil te begrijpen tussen een medewerker en een freelancer. Hieronder volgt een tabel met indicatoren die u helpen om duidelijk onderscheid te maken tussen de twee categorieën:
Payroll Aggregators
Rippling
Veel vrijheid.
Freelancers genieten meer vrijheid in hoe, waar en wanneer ze werken.
Meer sturing van de werkgever. Medewerkers krijgen meer begeleiding van hun werkgever, inclusief specifieke instructies over hoe, waar en wanneer taken moeten worden uitgevoerd.
Eigen apparatuur. Freelancers gebruiken hun eigen apparatuur en gereedschap.
Apparatuur van bedrijf. Medewerkers ontvangen doorgaans apparatuur en gereedschap van het bedrijf.
Minder geïntegreerd. Freelancers zijn onafhankelijk, werken vaak op afstand en gebruiken hun eigen spullen.
Sterk geïntegreerd. Medewerkers zijn meer geïntegreerd in de organisatie van de werkgever en de meesten werken op locatie.
Geen recht op secundaire voorwaarden. ZZP'ers hebben geen recht op secundaire voorwaarden of bescherming van het bedrijf en regelen hun belastingen en sociale premies zelfstandig.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op secundaire voorwaarden zoals overwerkvergoedingen, vakantiegeld, verzekering, pensioenplannen en betaald ziekteverlof.
Tijdgebonden overeenkomsten. Freelancers worden meestal ingehuurd voor specifieke projecten of tijdsbestekken.
Overeenkomsten voor onbepaalde tijd. Medewerkers worden voor onbepaalde tijd aangenomen.
Risico op verlies. Freelancers dragen meer verantwoordelijkheid voor hun werk lopen dus ook meer risico.
Geen risico op verlies. Medewerkers zijn over het algemeen beschermd tegen werkgerelateerde aansprakelijkheden.
Uitbesteding toegestaan. ZZP'ers kunnen werk delegeren aan anderen of onderaannemers inhuren.
Uitbesteding niet toegestaanMedewerkers kunnen geen verantwoordelijkheden delegeren zonder goedkeuring van het bedrijf en worden geacht hun eigen werk te doen.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Indonesië te betalen
De volgende stap om freelancers in Indonesië te betalen, is uitvogelen hoe u dat kunt doen. Dankzij een groeiend aantal internationale personeelsbestanden en remote samenwerkingen, hebt u nu meer betalingsmogelijkheden dan ooit. Dit zijn enkele opties die u kunt overwegen:
- Bankoverschrijvingen: U kunt een Indonesische bankrekening openen rechtstreeks geld te storten op de rekeningen van de freelancers of uw huidige bank gebruiken om een internationale transactie te doen.
- Internationale postwissels: Hoewel deze traditionele methode werkt, kan het proces traag zijn en gepaard gaan met kosten en (niet al te beste) wisselkoersen. Bovendien moet u de postwissel fysiek aanschaffen en moeten uw freelancers deze vervolgens ook fysiek storten.
- Digitale portemonnees of betaalplatforms: Een andere optie is om digitale betaalplatforms zoals Wise en PayPal te gebruiken voor internationale transfers. Maar houd er rekening mee dat niet alle platforms zijn in Indonesië. Daarnaast kunnen schommelingen in wisselkoersen uw kostenberekeningen verstoren.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt. Maar met Rippling betaalt u Indonesische freelancers en al uw andere (internationale) teamleden eenvoudig via één enkel systeem.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Indonesische freelancers te verwerken
Het moge duidelijk zijn dat u veel opties heeft om uw freelancer teamleden in Indonesië te betalen. Maar als u zich afvraagt wat de snelste en eenvoudigste manier is, is er maar één antwoord mogelijk: gebruik wereldwijd inzetbare salarisadministratiesoftware.
Met Rippling kunt u freelancers van over de hele wereld vanuit één plek betalen.
Stap #4: Zorg ervoor dat uw Indonesische freelancers de juiste belastinginformatie hebben
Als werkgever die freelancers in Indonesië inhuurt, bent u niet verplicht belastingen in te houden op hun salarissen. In plaats daarvan zijn zij zelf verantwoordelijk voor het indienen en afdragen van de inkomstenbelasting in hun eigen land. U kunt hen echter wel vragen om belastingformulieren in te vullen die hun status als freelancer in uw land bevestigen.
Stel u voor dat u een in Nederland gevestigd bedrijf bent dat Indonesische freelancers inhuurt. In dit geval moet u de belastingregelgeving volgen die door de Nederlandse belastingdienst is vastgesteld. Het is in dat geval dus slim om een modelovereenkomst op te stellen waarin de samenwerkingsrelatie wordt verduidelijkt. Daarnaast is het ook handig om facturen goed te bewaren. Als u ook in de Verenigde Staten gevestigd bent met uw bedrijf, zult u ook een W-8BEN-formulier en mogelijk een 1096-formulier moeten invullen.
Nederland heeft verschillende verdragen met Indonesië, waaronder een belastingverdrag om dubbele belasting te voorkomen en belastingontwijking tegen te gaan. Verdiep uzelf hier goed in. Ook tussen Indonesië en de Verenigde Staten zijn bepaalde afspraken gemaakt. Deze kunt u hier teruglezen.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld
Uw internationale personeelsbestand uitbreiden is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met Rippling betaalt u internationale freelancers in Indonesië en de rest van de wereld eenvoudig via één systeem.
Veelgestelde vragen over het uitvoeren van salarisadministratie voor freelancers in Indonesië
Moet u belastingen inhouden bij betalingen aan freelancers in Indonesië?
Nee, u hoeft zich geen zorgen te maken over het inhouden van belastingen op betalingen aan freelancers in Indonesië. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het afhandelen van hun belastingverplichtingen, waaronder het rapporteren en betalen van inkomstenbelasting aan de desbetreffende belastingautoriteiten.
Geldt het minimumloon in Indonesië voor freelancers?
Indonesië heeft geen nationaal minimumloon; in plaats daarvan variëren de lonen afhankelijk van het type bedrijf en de locatie. De gouverneur van elke provincie stelt het maandelijkse loon vast op basis van aanbevelingen van de Provinciale Loonraad. Freelancers hebben echter geen recht op het minimumloon omdat ze onder een andere classificatie vallen dan medewerkers.
Ontvangen Indonesische freelancers secundaire voorwaarden?
Nee, freelancers in Indonesië hebben geen recht op secundaire voorwaarden zoals ontslagvergoeding, betaald vakantieverlof en ziekteverlof. Biedt hen liever geen secundaire voorwaarden aan, gezien u daarmee het risico op classificatiefouten verhoogt.
Kunt u freelancers in Indonesië in een vreemde valuta uitbetalen?
Het is gebruikelijk om Indonesische freelancers te betalen in hun lokale munteenheid, de Indonesische rupiah (IDR). Als u ervoor kiest om hen in uw eigen munteenheid te betalen, zorg er dan voor dat u dit in uw samenwerkingsovereenkomst vast laat stellen.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel de Indonesische rupiah als uw munteenheid.
Is het mogelijk om freelancers in Indonesië handmatig te betalen?
Hoewel het mogelijk is om freelancers handmatig te betalen, kan dit tijdrovend zijn. Dat geldt vooral als uw bedrijf groeit en uw met meerdere internationale freelancers werkt.
Bovendien komt handmatige betalingsverwerking met enkele risico's:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan erg frustrerend zijn voor freelancers die zicht proberen te krijgen op hun inkomen.
Gelukkig is er een veilig alternatief dat u kunt overwegen: automatiseer uw salarisadministratie met Rippling.
Rippling synchroniseert de HR-gegevens van uw bedrijf met payroll, waardoor handmatige invoer van gegevens overbodig wordt.
Hoe verandert u een freelancer in een medewerker in Indonesië?
Als uw ZZP'er uitstekend werk levert, kunt u overwegen om hen aan te nemen als vaste medewerker. Dit stelt u in staat om hun expertise volledig te benutten en uw bedrijf duurzaam te laten groeien.
Een freelancer veranderen in een medewerker levert verschillende voordelen op. Zo zullen bijvoorbeeld ook intellectuele eigendomsrechten beter worden beschermd.
Het conversieproces is echter niet eenvoudig. Zo moet u een arbeidsovereenkomst opstellen en verplichte secundaire voorwaarden bieden, zoals sociale verzekeringen, betaalde vakantiedagen en pensioenopbouw. Naleving van de wetten en een correcte salarisadministratie zijn cruciaal.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
