De 5 meestgestelde vragen over de loonbelastingverklaring

De loonbelastingverklaring is een belangrijk document voor iedereen die in loondienst werkt. Het is de sleutel tot het correct afdragen van belastingen en voorkomt dat werknemers problemen krijgen met de Belastingdienst. Maar wat is een loonbelastingverklaring eigenlijk en hoe vul je die correct in? In dit artikel duik je dieper in de wereld van loonbelastingen en vind je alle informatie die je nodig hebt om werknemers het formulier zonder problemen in te laten vullen. Ook vind je het antwoord op de vijf meestgestelde vragen over de loonbelastingverklaring.

Het is van belang dat je begrijpt waar een loonbelastingverklaring voor dient en hoe deze ingevuld moet worden. Als dit op een onjuiste manier gebeurt, kan dat er namelijk toe leiden dat een werknemer te weinig of juist te veel loon krijgt. En dat kan de nodige problemen met de Belastingdienst opleveren. Na het lezen van dit artikel begrijp je precies hoe een loonbelastingverklaring werkt.

Wat is een loonbelastingverklaring eigenlijk?

De loonbelastingverklaring is een formulier dat werknemers invullen aan het begin van een nieuw dienstverband. Aan dit document kan worden afgelezen wat je als werkgever opzij zult moeten zetten voor premies en loonbelastingen. Je bent verplicht om dit bedrag als loonheffing in te houden en af te dragen aan de Belastingdienst.

Op de loonbelastingverklaring staan persoonlijke gegevens zoals naam, adres, geboortedatum en informatie over eventuele heffingskortingen. Zonder deze verklaring weet je als werkgever niet hoeveel belasting er ingehouden moet worden, wat uiteindelijk tot naheffingen kan leiden bij de werknemer. Dat is een situatie die voor niemand prettig is.

Om zo snel mogelijk te begrijpen hoe een loonbelastingverklaring werkt, vind je hieronder de antwoorden op vijf van de meest gestelde vragen over dit onderwerp.

1. Hoe vul je een loonbelastingverklaring in?

Een loonbelastingverklaring invullen is relatief eenvoudig omdat er niet veel vragen worden gesteld. Het komt erop neer dat de volgende gegevens ingevuld moeten worden:

• Persoonlijke gegevens: Hier vult een werknemer zijn of haar naam, adresgegevens, geboortedatum, burgerservicenummer en telefoonnummer in.
• Heffingskortingen: Vervolgens vinkt je werknemer aan of hij of zij recht heeft op heffingskortingen, zoals de algemene heffingskorting en de arbeidskorting, en per welke datum.
• Ondertekening: Het formulier dient ondertekend te worden met een handtekening en een datum.

Zorg ervoor dat je werknemer alle informatie nauwkeurig en volledig invult. Fouten kunnen leiden tot vertragingen en problemen met de belastingaangifte.

2. Moet een werknemer het formulier invullen bij meerdere werkgevers?

Medewerkers die in dienst zijn bij meerdere bedrijven, zijn verplicht om bij iedere werkgever een loonbelastingverklaring in te leveren. Het is belangrijk dat werkgevers controleren of er bij hooguit één werkgever de loonheffingskorting wordt toegepast. De loonheffingskorting is in het leven geroepen om korting te geven op de belasting die werknemers afdragen. Hiermee krijgt de medewerker maandelijks meer loon. Als een werknemer dit bij meer dan één werkgever toepast, betaalt hij of zij te weinig belasting. Dit leidt tot naheffingen.

3. Wie is verantwoordelijk voor de loonbelastingverklaring?

De verantwoordelijkheid voor de loonbelastingverklaring ligt zowel bij de werknemer als bij de werkgever. De werknemer moet ervoor zorgen dat het formulier volledig en correct is ingevuld. De werkgever moet ervoor zorgen dat de verklaring wordt verwerkt in de salarisadministratie en dat de juiste bedragen aan loonbelasting en premies worden afgedragen aan de Belastingdienst.

4. Moeten buitenlandse werknemers ook een loonbelastingverklaring invullen?

Buitenlandse werknemers die in Nederland wonen en werken, moeten ook een loonbelastingverklaring invullen. Dit geldt voor iedereen die in loondienst zit, ongeacht hun nationaliteit. Buitenlandse werknemers moeten extra aandacht besteden aan het correct invullen van hun persoonlijke gegevens. Het is namelijk mogelijk dat ze nog buitenlandse fiscale verplichtingen hebben.

5. Wat moet je doen als een werknemer weigert om een loonbelastingverklaring in te vullen?

Hoewel het niet gebruikelijk is, komt het voor dat werknemers weigeren om een loonbelastingverklaring in te vullen of deze bewust invullen met onjuiste gegevens. Als werkgever heb je dan de optie om het anoniementarief toe te passen. De medewerker krijgt dan geen loonheffingskorting en als werkgever houd je 52% aan loonbelasting en premie volksverzekeringen in op het loon van de werknemer. Dit resulteert erin dat de werknemer aanzienlijk minder loon krijgt. Mocht je een werknemer in dienst krijgen die weigert om een loonbelastingverklaring in te vullen, leg dan de risico’s hiervan zorgvuldig uit.

Veelvoorkomende fouten bij het invullen van de loonbelastingverklaring en hoe ze te vermijden

Een loonbelastingverklaring invullen lijkt misschien eenvoudig, maar er worden vaak fouten gemaakt. Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten en tips om ze te vermijden:

• Onvolledige informatie: Zorg ervoor dat alle velden ingevuld zijn en dat geen enkele vraag overgeslagen wordt.
• Foute gegevens: Laat medewerkers meerdere keren controleren of ze alle gegevens juist hebben ingevuld.
• Vergeten te ondertekenen: Controleer of het formulier ondertekend is. Een verklaring die niet ondertekend is, wordt ongeldig verklaard.

De loonbelastingverklaring digitaal versturen naar de Belastingdienst

Moderne technologie heeft het verwerkingsproces van loonbelastingverklaringen aanzienlijk vereenvoudigd. Digitale formulieren en geautomatiseerde systemen zorgen ervoor dat gegevens van je werknemers binnen no-time bij de Belastingdienst zijn. Een loonbelastingverklaring invullen gebeurt tegenwoordig daarom vaker digitaal dan op papier. Het is ook toegestaan om medewerkers een digitale handtekening onder de verklaring te laten zetten. Het formulier om alle gegevens in te vullen vind je op de website van de Belastingdienst. Het is belangrijk dat je het ingevulde document ook goed opslaat in je personeelsadministratie.

Belangrijkste inzichten

Het is van essentieel belang dat loonbelastingverklaringen goed worden ingevuld om naheffingen van de Belastingdienst te voorkomen. Een werknemer mag bij hooguit één werkgever om loonheffingskorting vragen. Hoewel het eenvoudig is om een loonbelastingverklaring in te vullen, komt het nog weleens voor dat er belangrijke gegevens ontbreken. Controleer daarom altijd of alles juist ingevuld is. 

Nadat het formulier naar de Belastingdienst is verstuurd, is het belangrijk om het document te bewaren in de personeelsadministratie. Wil je dit zo effectief mogelijk doen? Maak dan kennis met Rippling. Rippling biedt software aan om je internationale personeelsbestand altijd up-to-date te houden en zorgt ervoor dat het onboardingsproces van nieuw personeel snel en efficiënt verloopt. Vraag vandaag nog een demo aan om te ontdekken wat de mogelijkheden zijn.

Rippling en diens dochterondernemingen geven geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is alleen opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag ook niet als zodanig worden beschouwd. U dient contact op te nemen met uw eigen belasting-, juridisch en boekhoudkundig adviseurs voordat u zich bezighoudt met gerelateerde activiteiten of transacties.