Hoe kunt u internationale freelancers in Tsjechië betalen? [2024]
Gezien de diverse en talentvolle beroepsbevolking van het land, is het niet verwonderlijk dat veel internationale bedrijven ervoor kiezen om freelancers in Tsjechië in te schakelen. Maar welke stappen moet u ondernemen om te voldoen aan de complexe arbeids- en belastingwetten van de Tsjechische Republiek wanneer u hen gaat uitbetalen?
Maar voordat u uw eerste factuur ontvangt, is het belangrijk om onze stapsgewijze gids door te nemen. Hierin leert u hoe u freelancers correct kunt classificeren, onboarden en uitbetalen in overeenstemming met de arbeidswetten van Tsjechië.
Stap #1: Classificeer uw werknemers
Correcte classificatie van Tsjechische werknemers is cruciaal. Het verkeerd classificeren van medewerkers als freelancers kan namelijk resulteren in boetes, naheffingen en andere zware straffen. Volgens Tsjechische en EU-wetten kunnen bepaalde criteria helpen om onderscheid te maken tussen een vaste arbeidsrelatie en zakelijke samenwerking. De volgende kenmerken duiden erop dat arbeidskrachten vaste medewerkers zijn:
- De werkgever kent taken toe, biedt richting en toezicht, en neemt verantwoordelijkheid voor het werk (binnen de kaders van de gegeven instructies).
- De arbeidskracht heeft een positie die vergelijkbaar is met die van een vaste medewerker in hun relatie met de werkgever.
- De betaling wordt vastgesteld op basis van de duur van het werk of op een vergelijkbare manier als bij een reguliere arbeidsovereenkomst (salarissen van medewerkers).
- De werkgever zorgt voor de benodigde materialen, faciliteiten, machines en andere gereedschappen die vereist zijn om het werk uit te voeren.
- De juridische relatie tussen werkgever en arbeidskracht is permanent of werk wordt uitsluitend door deze arbeidskracht uitgevoerd, waarbij er afspraken zijn over bijvoorbeeld werktijden, functietitel, vakantiedagen en proeftijd.
De Tsjechische autoriteiten controleren de laatste tijd strenger op schijnzelfstandigheid en leggen vaker sancties op. De arbeidsinspectie controleert op verborgen dienstverbanden die onder de arbeidswetten vallen. Bedrijven die schijnzelfstandige freelancers inhuren, kunnen boetes krijgen van CZK 50.000 tot CZK 10.000.000.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen
Het eerste wat u moet doen voordat u freelancers in Tsjechië kunt betalen (of het nu in Tsjechische kroon of een andere munteenheid is), is een betalingsmethode kiezen. Door de opkomst van internationale personeelsbestanden en remote werk, hebben werkgevers tegenwoordig meer keuzemogelijkheden dan ooit voor internationale betalingen aan freelancers. Hier zijn enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. U kunt een Tsjechische bankrekening openen en deze gebruiken om geld te storten op de rekeningen van Tsjechische freelancers, of u kunt uw huidige bank gebruiken om een internationale transfer te doen.
- Internationale postwissels. Deze traditionele betalingsmethode kent veel nadelen. Zo moet de postwissel fysiek worden gestort en ingewisseld, en is de methode onderhevig aan hoge kosten en fluctuerende wisselkoersen.
- Digitale portemonnees of betaalplatforms. Hoewel sommige werkgevers platforms zoals Wise gebruiken voor internationale transacties, is het belangrijk om te beseffen dat niet alle digitale betaalplatforms beschikbaar zijn in Tsjechië. Houd er ook rekening mee dat wisselkoersen dagelijks fluctueren, wat het lastig kan maken om uw uitgaven nauwkeurig te voorspellen.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen te verwerken
Zoals u bij Stap #2 zag, zijn er meerdere manieren om freelancers in Tsjechië te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier om deze klus te klaren, is middels internationale salarisadministratiesoftware.
Met Rippling kunt u freelancers van over de hele wereld betalen.
Stap #4: Zorg ervoor dat u en uw freelancers fiscale verplichtingen nakomen
Hoewel werkgevers niet verplicht zijn om belastingen in te houden en af te dragen voor freelancers in Tsjechië, is het wel verstandig om een modelovereenkomst op te stellen en facturen goed te bewaren. Als uw bedrijf ook in de VS gevestigd is, moet u alle betalingen aan buitenlandse freelancers ook rapporteren aan de IRS.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is eenvoudiger dan ooit. Met Rippling kunt u freelancers in de Tsjechië en de rest van de wereld snel en conform de wet betalen.
Veelgestelde vragen over het betalen van freelancers in Tsjechië
Moet u belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in Tsjechië?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden of sociale zekerheid en verzekeringsbijdragen te dekken bij het betalen van freelancers in Tsjechië. Het is de verantwoordelijkheid van freelancers om zelf al hun belastingen te betalen, inclusief de inkomstenbelasting.
Geldt het Tsjechische minimumloon voor freelancers in Tsjechië?
Nee, minimumloonwetten zijn niet van toepassing op freelancers in Tsjechië.
Krijgen Tsjechische freelancers secundaire voorwaarden?
Volgens de arbeidswetten in Tsjechië hebben freelancers (die dus als ondernemers worden geclassificeerd) geen recht op secundaire voorwaarden zoals betaald verlof, ziekteverlof, feestdagen, ouderschapsverlof, vaderschapsverlof, zwangerschapsverlof, ontslagvergoeding, opzegtermijnen en andere rechten die medewerkers wel genieten. Het aanbieden van dergelijke secundaire voorwaarden aan freelancers kan zelfs het risico vergroten dat rechtbanken hen als verkeerd geclassificeerd beschouwen. Wees daarom voorzichtig bij het opstellen van een samenwerkingscontract.
Kunt u freelancers in Tsjechië betalen in uw eigen munteenheid?
U moet internationale freelancers normaal gesproken in hun lokale munteenheid (CZK) betalen. U kunt freelancers in Tsjechië echter ook in een andere munteenheid betalen als ze hier schriftelijk mee akkoord gaan.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in CZK of uw eigen valuta.
Kunt u freelancers in Tsjechië handmatig betalen?
Ja, het is gebruikelijk dat kleine ondernemers proberen kosten te besparen door betalingen aan freelancers handmatig te verwerken. Dit kan echter tijdrovend worden, vooral naarmate uw bedrijf groeit en u gaat samenwerken met meerdere freelancers in Tsjechië of over andere landsgrenzen heen.
Het is ook belangrijk op te merken dat handmatige verwerking van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaringen van freelancers. Handmatige betalingen kunnen traag zijn en bieden vaak geen duidelijkheid over betalingstermijnen of de specifieke diensten waarvoor freelancers betaald worden. Dit kan leiden tot frustratie bij freelancers die zicht willen krijgen op hun inkomsten.
Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in Tsjechië?
Hoewel het inhuren van freelancers in plaats van fulltime medewerkers flexibiliteit en financiële voordelen kan bieden, hebt u soms toch een fulltime medewerker nodig. De uitdaging is dan om ervoor te zorgen dat alle juridische en fiscale documenten op orde zijn. In Tsjechië vereisen de arbeidswetten dat er inhoudingen op het salaris worden gedaan en dat secundaire voorwaarden, zoals sociale zekerheidsbijdragen, worden geregeld. Bij freelancers hoeft u zich hier geen zorgen over te maken.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
