Wat kost een werknemer in Nederland?

Thuiswerken is tegenwoordig de norm. Maar wat betekent dat voor jou als werkgever? Een cruciaal aspect waar je misschien nog niet aan hebt gedacht, is de thuiswerkvergoeding. Maar wat houdt dat precies in en wat zijn de voor- en nadelen? En hoe bepaal je het juiste bedrag om aan je thuiswerkers uit te keren? In dit artikel worden alle ins en outs van de thuiswerkvergoeding besproken, zodat je helemaal up-to-date bent.

De manier waarop we werken is de afgelopen jaren voorgoed veranderd. Thuiswerken is niet langer een luxe, maar het nieuwe normaal voor veel bedrijven. Dit brengt andere verantwoordelijkheden met zich mee, zoals het vergoeden van de kosten die werknemers maken om thuis hun werk uit te voeren. Maar aan welke kosten moet je dan denken? En hoe werkt het als je een internationaal personeelsbestand hebt? Dat ontdek je hieronder.

Dit zijn de totale kosten die je maakt voor personeel in Nederland

Salaris: de basis van de loonkosten

Het brutosalaris van een werknemer is uiteraard de grootste en meest voor de hand liggende kostenpost. Dit is het bedrag dat je overeenkomt met je werknemer nadat er salarisonderhandelingen hebben plaatsgevonden. De hoogte van bijvoorbeeld vakantiegeld, bonussen en een eventuele dertiende maand bepalen daarbij hoe groot het gat is tussen het bruto- en nettosalaris.

Het brutosalaris bestaat uit de volgende componenten:

• Basisloon
• Vakantiegeld (8% van het brutojaarsalaris)
• Bonussen en toeslagen
• Dertiende maand

Je bent verplicht om het minimumloon te betalen. Vanaf 1 juli 2024 ligt dit op € 13,68 per uur. Iedereen boven de 21 jaar heeft recht op dit minimumloon, ook als ze uit het buitenland komen.

Sociale lasten: verplichtingen voor de werkgever

Als werkgever ben je verplicht om sociale premies af te dragen. Deze premies zijn bedoeld voor zaken als de sociale zekerheid en volksverzekeringen. Ze kunnen een flink percentage van het brutosalaris bedragen. Je betaalt als werkgever mee aan:

• Werkloosheidswet (WW)
• Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA)
• Ziektewet (ZW)
• Algemene Ouderdomswet (AOW)
• Algemene nabestaandenwet (Anw)
• Wet langdurige zorg (Wlz)

Voeg hier een grafiek toe die de verdeling van sociale premies laat zien.

Daarnaast betaal je elk loontijdvak per werknemer een bijdrage aan de Zorgverzekeringswet (Zvw). Ook draag je als werkgever maandelijks loonbelasting af aan de Belastingdienst. Indirect is het eigenlijk de werknemer die dit betaalt, maar de Nederlandse overheid verplicht werkgevers om maandelijks alvast een bedrag over te maken. Zo wordt voorkomen dat werknemers na een werkjaar voor financiële verrassingen komen te staan.

Pensioenbijdragen: investeren in de toekomst

De meeste werknemers in Nederland bouwen pensioen op via hun werkgever. Dit betekent dat je als werkgever ook pensioenpremies afdraagt. De hoogte van deze premies varieert en is afhankelijk van de pensioenregeling. Factoren die van invloed zijn op de hoogte van het bedrag:

• De premiepercentages
• De verhouding tussen werkgevers- en werknemersbijdragen
• De gekozen pensioenuitvoerder

Verzekeringen: goed voorbereid zijn op onverwachte situaties

Verzekeringen zoals een werkgeversaansprakelijkheidsverzekering en een ziekteverzuimverzekering zijn belangrijke kostenposten. Dit soort verzekeringen beschermen zowel de werkgever als de werknemer bij ongevallen en langdurige ziekte.

Verzekeringen die je kunt afsluiten:

• Werkgeversaansprakelijkheidsverzekering
• Ziekteverzuimverzekering
• Collectieve zorgverzekering

Overige kosten: uitgaven die vaak vergeten worden

Naast bovengenoemde kosten zijn er nog andere uitgaven waar je rekening mee moet houden. Denk bijvoorbeeld aan de volgende kosten:

• Opleidings- en trainingskosten
• Werkkleding en uitrusting
• Reiskostenvergoeding
• Kantoor- en materiaalbenodigdheden
• Voorziening van levensmiddelen op kantoor, zoals koffie en maaltijden- Kosten voor personeelsuitjes en teambuilding

Efficiënt omgaan met kosten voor werknemers

Je hebt nu een goed overzicht van alle kosten waar je rekening mee moet houden op het moment dat je personeel in dienst neemt. Gelukkig zijn er ook manieren om deze kosten omlaag te brengen: 

Optimaliseer alle HR-processen

Efficiënte HR-processen helpen over het algemeen om bedrijfskosten te verlagen. Denk aan automatisering van de loonadministratie, het gebruik van HR-software en duidelijke procedures voor ziekteverzuim. Geautomatiseerde HR-processen zorgen onder andere voor een hogere tijdswinst en een lagere kans op fouten die opgelost moeten worden. 

Kies voor flexibele arbeidsvoorwaarden

Flexibele arbeidsvoorwaarden kunnen voor iedere partij een win-winsituatie zijn. Niet elke werknemer zit er namelijk op te wachten om 40 uur in de week op kantoor te komen. Voor hen kan het aantrekkelijk zijn om thuis te werken, op wisselende tijden of juist minder te werken per week. Onder flexibele arbeidsvoorwaarden kan ook budget voor persoonlijke ontwikkeling vallen. Door hierin te investeren, kan je in de toekomst juist kosten besparen. Je kunt er ook voor kiezen om freelancers in te schakelen.

Blijf op de hoogte van wet- en regelgeving

Wetten en regels veranderen voortdurend. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van deze veranderingen om boetes en onverwachte kosten te voorkomen. Houd bijvoorbeeld wet- en regelgeving rondom de volgende zaken goed in de gaten:

• Minimumloon en vakantiedagen
• Arbeidsomstandigheden
• Belastingwetten

Creëer een aantrekkelijke werkomgeving

Een goede werkomgeving draagt bij aan de productiviteit en tevredenheid van je werknemers. Daardoor neemt het ziekteverzuim af wordt de retentie van werknemers hoger, wat kostenbesparend werkt. Een aantal tips om de werkomgeving in orde te houden:

• Zorg voor ergonomische werkplekken
• Investeer in een gezonde werkcultuur
• Bied persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden aan

Gebruik technologie om kosten te beheersen

Moderne HR-software, bijvoorbeeld van Rippling, helpt je om alle kosten overzichtelijk te houden. Van loonadministratie tot werknemersbeheer, HR-software biedt de tools die je nodig hebt om efficiënter werken en kosten te verlagen. Een aantal voordelen van HR-software zijn:

• Real-time inzicht in kosten
• Eenvoudige loonadministratie
• Efficiënt beheer van werknemersgegevens

Voorkom onverwachte kosten door een goede planning

Een van de grootste uitdagingen voor werkgevers is het omgaan met onverwachte kosten. Door proactief te plannen en budgetteren, voorkom je veel verrassingen. Daarmee stel je jezelf niet alleen in staat om je uitgaven beter te controleren, maar ook omde financiële gezondheid van je bedrijf beter te waarborgen. Maak daarom gebruik van financiële prognoses, evalueer regelmatig het budget en implementeer kostenbeheersingsstrategieën.

Maak een gedetailleerde kostenanalyse

Een gedetailleerde analyse van alle werknemerskosten helpt om buitensporige uitgaven op te sporen en aan te pakken. Als je weet waar je geld naartoe gaat, kun je als werkgever betere beslissingen maken en besparen. Je kunt onder andere de volgende kosten analyseren:

• Vergelijking van salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden
• Analyse van ziekteverzuim en productiviteitsverlies
• Evaluatie van opleidings- en ontwikkelingskosten

Werk met een betrouwbare HR-partner

Het reguleren van je personeelskosten is een vak an sich en kan overweldigend zijn, zeker voor kleine en middelgrote bedrijven. Door samen te werken met een betrouwbare HR-partner zoals Rippling, profiteer je van expertise en technologie die je helpen om efficiënter te werken.

Bereid je bedrijf voor op de toekomst met Rippling

Begrijpen dat een werknemer geld kost is slechts de eerste stap. Pas als je deze kosten op de juiste manier beheert en optimaliseert, zul je als organisatie een goed beleid kunnen creëren Rippling biedt de tools en inzichten die je nodig hebt om dit te doen. Onze geavanceerde HR-software helpt je overigens niet alleen bij beheren van je personeelskosten, maar ook met het stroomlijnen van andere HR-processen en het vergroten van de werknemerstevredenheid.

Wil je meer weten over hoe Rippling kan helpen om de volledige controle over je werknemerskosten te krijgen? Bekijk de mogelijkheden die Rippling biedt.

Rippling en diens dochterondernemingen geven geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is alleen opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag ook niet als zodanig worden beschouwd. U dient contact op te nemen met uw eigen belasting-, juridisch en boekhoudkundig adviseurs voordat u zich bezighoudt met gerelateerde activiteiten of transacties.