De 5 valkuilen van wereldwijde groei - en hoe ze te overwinnen

In het huidige zakelijke landschap is wereldwijd uitbreiden een cruciale stap voor groei en succes. Dit weten we maar al te goed bij Rippling. 

Hoewel Rippling zijn hoofdkantoor in San Francisco heeft, hebben we teams in het Verenigd Koninkrijk, Ierland, India, Australië, Canada en China, plus een lijst van landen en regio's die we binnen het volgende jaar zullen toevoegen. Sinds 2019 zijn we gegroeid van een bedrijf met 100 mensen naar ongeveer 2.000 mensen. 

Het is een spannende reis geweest, maar ook een die vol zat met uitdagingen en soms pijnlijke leermomenten. Onze groeipijnen hebben veel weg van die van veel andere bedrijven: snel groeien en wereldwijd schalen betekent veel ontwikkelingen doormaken met elk nieuw kantoor of elke nieuwe locatie. We hebben niet alleen die problemen gevoeld, maar hebben ook moeten uitzoeken hoe we ze voor klanten met het Rippling-product konden oplossen. 

Ik sprak onlangs met CHRO's en andere HR-leiders op de Gartner ReimagineHR-conferentie in Londen, en ik wil de belangrijkste punten van deze gesprekken nu met je delen.

Een paar van deze punten maken deel uit van het verhaal van het Rippling-product, evenals lessen van onze klanten - maar ik vermoed dat de meeste punten oplossingen zullen zijn voor problemen waar bedrijven van elke grootte mee te maken krijgen terwijl ze groeien.  

Voordat ik dieper inga op de pijnlijke punten van wereldwijd gaan, zal ik je meer vertellen over het Rippling-platform. 

Een korte introductie van het Rippling-platform

Mensen denken aan Rippling als een HRIS-oplossing, maar we zijn echt een platform dat is gebaseerd op een eenvoudige, maar krachtige, these: Het werknemersprofiel moet altijd centraal staan in alles wat bedrijven doen op het gebied van HR, Financiën en zelfs IT. 

Hieronder hebben we de Rippling Medewerkers landschap geïllustreerd. Traditionele medewerkersoverzichten leggen de details vast rond de naam en locatie van een medewerker, maar integreren niet met bedrijfsgegevens of, in ieder geval, niet op de manier die u misschien wilt. De Ripplingoverzichten leggen gegevens en inzichten vast van alles over het werknemersprofiel: secundaire voorwaarden, salaris, apparaten, softwaretoepassingen en meer.

Door het werknemersprofiel te centreren op ons platform voor personeelsbeheer, wordt het veel meer dan slechts een andere gegevensset. Het is een verbinding die integreert in salarisadministratie, verzekeringen, apparaten en software. Het medewerkersoverzicht:

1. Creëert een enkele bron van waarheid voor de werknemersreis.
2. Verbeterd zichtbaarheid en samenwerking tussen HR, IT en Financiën, waardoor drukke werkzaamheden worden geëlimineerd.
3. Verbetert de werknemerservaring waar uw werknemers zich ook bevinden, omdat Rippling alles in de werknemerslevenscyclus aankan - van het aannemen via ons sollicitanten volgsysteem tot ons geautomatiseerde onboarding proces tot het beheren van beoordelingen tot aan pensioen.

We hebben een middleware-component genaamd Unity, waarmee je werknemers- en bedrijfsgegevens kunt gebruiken om bijna alles in uw bedrijf te automatiseren. Het geeft je ook krachtige mogelijkheden met specifieke toestemmingen, beleidsbeheer, aangepaste workflows en rapportage. Geen van deze zijn oplossingen van derden. Ze zijn allemaal Rippling, vanaf de grond opgebouwd, waardoor dit product uniek krachtig is.

De 5 valkuilen van wereldwijd gaan

1. Systemen die niet verbonden zijn

Dit is een alles-of-niets kwestie als het gaat om je vermogen om te groeien. Je moet in staat zijn de verbanden te leggen tussen HR, IT en Financiën op een manier die productief en nuttig is.

Bedrijven erven vaak een mengelmoes van softwaretoepassingen die niet effectief met elkaar communiceren. Wanneer heb je voor het laatst naar alle applicaties gekeken? In financiën heb je een serie toepassingen voor loonlijsten, personeelsplanning en uitgaven. Dan kom je bij de HR-applicaties - de meeste bedrijven hebben gemiddeld 16 HR-tools, zoals meerdere ATSs en leersystemen. Sommige integreren met elkaar, andere niet. Dit leidt tot meer handmatig werk, e-mailuitwisselingen en ontelbare spreadsheets. Het is belastend, wat leidt tot uitputting en inefficiëntie binnen HR-, IT- en Financiële teams - om nog maar te zwijgen van het feit dat het een hoge kans op menselijke fouten en gefrustreerde werknemers creëert.

Hoe kun je dit overwinnen? In Rippling's geïntegreerd platform, zijn werknemerinformatie, van HR tot financiën, met elkaar verbonden. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige gegevensoverdracht, stroomlijnt processen en vermindert het risico op fouten.

Bijvoorbeeld, als een IT-beheerder op hun dashboard merkt dat een laptop van een werknemer de hele week inactief is geweest zonder enige inlog, kunnen ze zich afvragen of het apparaat is gestolen of anderszins gecompromitteerd is. Ondertussen weet het financiële team dat de werknemer daadwerkelijk op PTO is. Dat is een magisch "verbanden leggen" moment. 

Maar wat gebeurt er vandaag in de meeste bedrijven? De IT-beheerder moet een CSV-bestand downloaden, combineren met HR of Financiën om te zien wie op PTO is, en dan beseffen dat de werknemer op vakantie is. Dat is iets wat je in een ogenblik in Rippling kunt opzetten, met automatische meldingen die je vertellen, "Oh, deze persoon is op PTO, maak je geen zorgen."

2. Wervingssoftwarefouten

Wervingssoftware is typisch ontworpen, nou ja, voor recruiters. Echter, het wervingsproces gaat verder dan hun team. Samenwerking tussen HR, Financiën en compliance is cruciaal voor een succesvolle onboarding om ervoor te zorgen dat je accurate werknemergegevens, technologie, uitgaven en workflowcontroles vanaf het begin goed krijgt. Je ziet doorgaans twee soorten wervingsoplossingen:

1. Zelfstandige applicant tracking systems (ATS), die leiden tot data silos omdat wervingsdata losgekoppeld is van HR, het personeelsbestand en financiën. Deze oplossing resulteert in een hoop administratief werk om de werknemer in andere systemen te zetten tijdens het onboarden.
2. All-in-one ATS oplossingen, die in theorie goed klinken, maar vaak lomp zijn en mogelijk configuratie missen - wat een probleem is omdat elk bedrijf op zijn eigen manier werft.

Rippling's oplossing hiervoor is een Hiring Command Center. Met dit hulpmiddel heeft iedereen die het nodig heeft toegang tot de juiste gegevens, of het nu een recruiter of een hiring manager is. Commandocentra kunnen worden gepersonaliseerd om vereisten per afdeling, locatie, rol en niveau te tonen. Ze stellen hiring managers in staat actief deel te nemen aan het wervingsproces, bieden een gepersonaliseerde weergave van de wervingsfunnel en verbeteren samenwerking en transparantie. En de kandidaat krijgt een geweldige, geïntegreerde ervaring door hun screening, interview en onboarding.

3. Jongleren met onboarding en compliance

Elke keer dat je werknemers in een nieuwe markt aanneemt, loop je risico's. Classificeer je je werknemers correct? Handel je belastingen op de juiste manier af? Heb je nagedacht over risico's van permanente vestiging in het land waarin je actief bent? We hebben klanten handmatige checklists, spreadsheets, lange lijsten en e-mailuitwisselingen zien gebruiken om dit proces te beheren - dat is ineffectief en riskant. Je raakt waarschijnlijk het overzicht kwijt en frustreert daarmee je werknemer.

Rippling's geautomatiseerd onboardingproces vereenvoudigt de reis van het onboarden. Door data te centraliseren en compliance checks te automatiseren, kun je nieuwe werknemers binnen enkele minuten aannemen en toch voldoen aan lokale regelgeving. Nog beter, nieuwe werknemers hoeven niet naar verschillende afdelingen te gaan om toegang te krijgen tot nieuwe accounts, apparaten, enzovoort. In Rippling kan de nieuwe werknemer het werknemershandboek doornemen, de aanbiedingsbrief ondertekenen, de software selecteren die ze nodig hebben en de laptop die ze willen laten bezorgen, hun adres en bankrekeninginformatie voor de loonlijst invoeren en een bestedingskaart ontvangen afgestemd op hun autorisatieniveau. Kortom, ze kunnen zich concentreren op de eerste dag en hoe geweldig te zijn in hun nieuwe baan.

4. Handmatige salarisverwerking

Dit is minder een valkuil en meer een diepe greppel. Handmatige salarisverwerking is een enorm probleem in veel delen van de wereld waar handmatige invoer de standaardprocedure is. Salarisadministrateurs worstelen met het verzamelen en verbinden van gegevens in de aanloop naar een loonbetaling, wat leidt tot fouten, vertragingen en nalevingsproblemen. Bijvoorbeeld, zelfs als Financiën een payroll service provider gebruikt om de lonen en belastingberekeningen in het juiste bestandsformaat te genereren, moeten ze nog steeds het bestand verwerken met hun lokale bank. Maar laten we zeggen dat er een feestdag is, of een bestandsverwerking is foutief gedaan, of het systeem heeft gewoon een fout en wijst hun bestand af. Deze systeem- en procesproblemen leiden vaak tot salarisadministrateurs die een tot vijf werkdagen per maand rondgaan om te zorgen dat uitbetalingen correct en op tijd worden gedaan. Dit is een zwak proces gebaseerd op fundamenteel gebroken systemen.

Rippling's geautomatiseerde salarisverwerking stroomlijnt de hele salariscyclus, van gegevensinvoer tot uitbetalingen. Je kunt aftrekposten en alles wat je nodig hebt instellen om de salarisberekening correct uit te voeren, en dan klik je op “loonronde uitvoeren”. Binnen enkele seconden debiteert Rippling je rekening en verzendt die uitbetalingen aan medewerkers over de hele wereld, in hun voorkeursvaluta. Dit verbetert de nauwkeurigheid van de salarisverwerking en bespaart tijd.

5. Foutieve rapportages en gebrek aan zichtbaarheid

Naarmate bedrijven uitbreiden, hebben ze de neiging om boekhouding, selectie van payrollleveranciers en meer uit te besteden aan lokale experts. Dit zijn providers die niet aan het bedrijf zijn gelieerd, zoals een contractor of externe boekhouddienstverlener. Als je aan deze benadering op wereldwijde schaal denkt, zijn er inherente risico’s die het bedrijf op zich neemt. Partners waarop je vertrouwt, kunnen misschien shortcuts nemen in hoe ze geld verplaatsen, werknemers classificeren, belastingen berekenen of verschillende uitgaven verantwoorden. Het wordt steeds moeilijker om alleen maar te vertrouwen op een externe boekhoudservice om betalingsverwerking in het buitenland te regelen. Vaak hebben financiën en boekhouding niet de details van hoe geld wordt toegewezen aan afdelingen in wereldwijde kantoren, en hoewel je misschien spreadsheets hebt met uitsplitsingen van werknemersgerelateerde uitgaven of gegevens, heb je deze gegevens mogelijk niet volledig geïntegreerd met je Enterprise Resource Planning (ERP).

Het beheren van een wereldwijde personeelsbestand wordt uitdagend zonder een geïntegreerd platform dat realtime inzichten biedt. Uiteindelijk zal je personeelsbestand en kosten groeien en zal de zichtbaarheid erg laag blijven. Vaak wordt financiële controle over internationale kantoren een blinde vlek voor bedrijven. Dan komt er op een dag, dat belastingautoriteiten aankloppen aan je deur zeggend dat je je bedrijf in hun land hebt geopereerd zonder de juiste belastingen te betalen. In andere gevallen, kun je werknemers mogelijk niet op de juiste manier classificeren of compenseren. Nu zijn je financiën en boekhoudteam bezig met inhaalslag, en besteedt veel tijd en geld om dingen op te ruimen. Alhoewel dit rommelig klinkt, is het het typische verhaal van elk bedrijf dat snel wereldwijd groeit.

Met Rippling rapporten, kun je een duidelijk beeld krijgen van personeelsbestanden, salaris, uitgaven en andere prestatie-indicatoren per locatie en afdeling op één plek. 

3 tips voor wereldwijd succes

Onthoud: De meeste bedrijven krijgen te maken met deze gemeenschappelijke valkuilen terwijl ze wereldwijd uitbreiden, en de problemen kunnen in de loop van de tijd toenemen naarmate je meer kantoren, werknemers, locaties en complexiteit toevoegt. Wat als je deze problemen kon stoppen voordat ze voorkomen? Ons doel met Rippling's all-in-one platform is om zichtbaarheid en gegevensbeheer naar bedrijven te brengen heel vroeg in hun levenscyclus zodat tegen de tijd dat ze 5.000 of 10.000 werknemers hebben, het probleem niet is veranderd in een monster.

Onze drie tips voor wereldwijd succes zijn eenvoudig:

1. Eerst, door systemen zoveel mogelijk te consolideren, creëren we een enkele bron van waarheid voor werknemersgegevens, waardoor beter en sneller werk mogelijk is.
2. Ten tweede, door alle handmatige taken over afzonderlijke systemen, zoals onboarding, naleving en multi-land payroll, te automatiseren, verminderen we fouten en creëren we een universele werknemerservaring. Dit maakt werknemers vrij om meer strategisch werk te doen. We hebben dit in actie gezien - het maakt ze enthousiast over hun banen.
3. Ten slotte, door managers en werknemers te machtigen met realtime controle over gegevens, helpen we hen om elke dag betere beslissingen te nemen voor hun bedrijf.