Internationale freelancers betalen: Wat je moet weten

Sommige mensen vullen kantoorbanen aan met bijbaantjes. Anderen kiezen helemaal niet voor fulltime werk, maar voor flexibele schema's. Wat de reden ook is, werknemers over de hele wereld wenden zich tot freelance werk en andere vormen van zelfstandig werk als een belangrijke bron van inkomsten.

De plotselinge opkomst van flexwerk -alleen al 36% van de Amerikaanse beroepsbevolking- brengt nieuwe kansen met zich mee. Freelancers kunnen hun eigen baas worden en projecten op proef nemen met meerdere klanten om te zien met wie ze het liefst werken. En bedrijven kunnen toegang krijgen tot het eens onaangeboorde talentenpool van vaardig remote werk zonder nalevingsrisico's of hoge kosten voor personeelsbeheer.

De regeling werkt alleen als deze zelfstandige werknemers snel en efficiënt worden betaald waar ze recht op hebben. Deze gids is een nuttige bron voor het betalen van internationale freelancers. Leer hoe je ze correct kunt onderscheiden van werknemers, betaalschema's en al je opties als het gaat om het uitvoeren van de salarisadministratie.

Wat is een internationale freelancer?

Een internationale freelancer is een persoon die op projectbasis voor een in een buitenland gevestigd bedrijf werkt. Freelancers hebben meer autonomie over wanneer, hoe en voor wie ze werken dan een werknemer, en bedrijven zijn niet verplicht om hun loonbelasting te regelen of voordelen te bieden.

Hoewel landen hun eigen definities zullen hebben, hier zijn enkele veelvoorkomende onderscheidingen tussen freelancers en werknemers:

Om je nalevingsrisico te minimaliseren, moet je altijd controleren hoe het land van je buitenlandse werknemer het onderscheid maakt tussen freelancer en werknemer.

Bepalen van betalingswijze voor internationale freelancers

Internationale freelancers worden vaak betaald op basis van hun output in plaats van een vooraf bepaald schema. Idealiter zouden freelancers en bedrijven hun betalingsvoorwaarden vóór het begin van hun samenwerking moeten onderhandelen. De voorwaarden moeten dan worden uiteengezet in een freelancerovereenkomst die beide partijen moeten ondertekenen.

Veelvoorkomende betalingschema's voor internationale freelancers zijn onder andere:

Per uur

Veel freelancers stellen een uurtarief vast en sturen facturen naar klanten waarin ze bijhouden hoeveel uur ze hebben gewerkt. In de overeenkomst moet worden uitgelegd hoe vaak freelancers betaling kunnen verwachten (bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks of maandelijks).

Deze facturen bevatten vaak gespecificeerde lijsten van materialen die nodig zijn om het project af te ronden - zoals een abonnement op een academisch tijdschrift voor onderzoek - zodat klanten deze kunnen vergoeden. Je bespaart tijd door gebruik te maken van loonsoftware met tijd- en aanwezigheidsfuncties waarmee je betalingen kunt automatiseren.

Zorg ervoor dat je internationale freelancers marktconforme tarieven biedt en betalingschema's toepast die niet in strijd zijn met eventuele arbeidswetgeving in hun rechtsgebied.

Per project

Freelancers kunnen ook een vast bedrag betaald krijgen bij de voltooiing van een project. Hoewel deze optie aantrekkelijk is voor klanten, is het riskant voor freelancers die mogelijk meer uren werken dan verwacht en geen betaling gegarandeerd krijgen als het eindproduct onbevredigend is.

Als beide partijen een goed begrip hebben van de omvang van het project, is een vast bedrag factureren een goede optie. Zorg ervoor dat de freelancerovereenkomst workflows, deadlines en beleid voor het missen van deadlines beschrijft.

Vooruitbetaling vs. aanbetalingen

Internationale freelancers willen mogelijk volledige betaling voor hun diensten zodra ze aan een project zijn toegewezen, voordat ze beginnen met werken. Hoewel het een goed signaal van vertrouwen kan zijn voor ervaren freelancers met wie je een goede geschiedenis heeft, komt het risico voor vertragingen en meerdere rondes van feedback bij nieuw talent bij de klant te liggen.

Een soortgelijke, minder riskante optie is om een aanbetaling aan de freelancer te doen - dat wil zeggen, een deel van het tarief vooraf te betalen en de rest na de voltooiing van het project uit te betalen. Het is een nuttige methode voor het testen van nieuwe freelancers en ook een gebaar van goede wil dat goed werk stimuleert.

Vaste vergoeding

Als een freelancer op vaste vergoeding staat, worden ze regelmatig een vast bedrag betaald - vergelijkbaar met een salaris (ook bekend als vast tarief). Dit is logisch voor werknemers die geen fulltime werknemers zijn, maar autonoom werken aan verschillende taken voor jouw bedrijf. Het is een goede optie als je elke maand betrouwbaar een vast aantal uren voor een betrouwbare freelancer kunt afspreken.

In de freelancerovereenkomst moeten verwachtingen worden vastgesteld voor werkuren of resultaten waarvoor de freelancer verantwoordelijk is, evenals de betalingsfrequentie. Gewoonlijk worden freelancers met een vaste vergoeding maandelijks tegen een vast tarief betaald, waarbij nieuwe tarieven elk kwartaal financieel worden onderhandeld.

Betalingsmethoden voor buitenlandse freelancers in het buitenland

Zodra je de regeling met je internationale freelancer hebt uiteengezet, is het tijd om te beslissen hoe je hen gaat betalen. Hier zijn je betalingsopties:

Internationale bankoverschrijving

Wat het is: The Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) is een financieel systeem dat wereldwijde betalingen overbrengt naar een netwerk van 11.000 lidbanken in 200 landen. Een freelancer voorziet hun:

• Naam
• Adres
• Bankadres
• SWIFT-code van de bank
• Bankrekeningnummer

Vervolgens kan je een een betaling naar de meeste plaatsen over de hele wereld sturen.

Internationale postwissel

Wat het is: Vergelijkbaar met het schrijven van een cheque, deze methode houdt in dat er een fysieke betaling per post wordt gestuurd naar een freelancer in het buitenland. Bedrijven moeten meestal naar een Western Union, bank, of postkantoor gaan om de postwissel te kopen, vervolgens moeten aannemers naar hun bank voor een storting zodra deze is ontvangen.

Geldovermakingsdiensten

Wat het is: Een online platform waarmee je snel (soms zelfs onmiddellijk) geld kunt versturen naar internationale freelancers. Dergelijke diensten omvatten:

• Paypal
• Wise
• Payoneer
• Xe
• CurrencyFair

Digitale portemonnees

Wat het is: Een online platform of betalingsapp waar je geld kunt verzenden, ontvangen en bewaren. Freelancers kunnen geld van hun digitale portemonnee overmaken naar een bankrekening.

Het gebruik van een Employer of Record (EOR)

Wat het is: Voor fulltime medewerkers in plaats van freelancers is een EOR een dienst die buitenlandse werknemers namens een bedrijf in dienst neemt terwijl het loon, belastingen, contracten, tijdsregistraties en secundaire voorwaarden afhandelt. Controleer of je jouw werknemers en freelancers correct classificeert met onze gratis quiz.

Waarom internationale freelancers inhuren?

Naast het overwegen van alle opties voor wanneer en hoe je buitenlandse freelancers betaalt, moet je ook nadenken over waarom je in de eerste plaats freelancers zou willen inhuren. En er zijn genoeg redenen waarom Nick Wiesner, VP of Brand bij Rippling, freelancers het “concurrerende voordeel” van zijn team noemt. Hier zijn enkele voordelen:

Kostenbesparing

Er zijn veel meer kosten verbonden aan het aannemen van fulltime medewerkers dan aan onafhankelijke freelancers. Naast het betalen voor de apparatuur van een medewerker, ben je ook verantwoordelijk voor het beheren van secundaire voorwaarden zoals zorgverzekering en sociale zekerheid die, volgens gegevens van het US Bureau of Labor and Statistics (BLS), ongeveer een derde van het salaris van een Amerikaanse medewerker uitmaken. Je moet ook rekening houden met hogere kosten voor training, management en werving.

Zelfstandige freelancers gebruiken daarentegen hun eigen apparatuur, beheren zichzelf en zijn doorgaans zelf verantwoordelijk voor het dekken van hun eigen secundaire voorwaarden en het afhandelen van hun eigen loonbelasting.

Toegang tot wereldwijd talent

Volgens het ADP Research Institute neemt ongeveer een derde van de werknemers wereldwijd deel aan de gig-economie. In een tijdperk waarin de arbeidsmarkt massaal van baan wisselt en de talentenpool groter is dan ooit, stellen freelancers bedrijven in staat diensten van werknemers over de hele wereld in te huren zonder overhaaste toezeggingen.

Het inhuren van een freelancer is ook een geweldige manier om een nieuwe werknemer te beoordelen; je kunt beslissen of ze zouden passen als werknemer nadat ze al wat werk voor je hebben gedaan. Het helpt om een payroll-systeem te hebben dat freelancers snel kan omschakelen naar werknemers, om eventuele papierwerkvertragingen te vermijden.

Rippling is het enige systeem dat je naadloos kunt laten overstappen van het inhuren en betalen van freelancers, naar het betalen van fulltime werknemers via een EOR, naar het betalen van werknemers die zijn aangenomen via je eigen entiteiten. Bekijk Rippling vandaag nog.

Een flexibeler personeelsbestand

De mogelijkheid om te werken volgens je eigen schema als freelancer maakt de weg vrij voor een flexibelere regeling. Freelancers zijn niet gebonden aan de beschikbaarheid van 9 tot 5 en beslissen zelf wanneer (en wanneer niet) te werken. En, bedrijven kunnen snel freelancers inhuren en onboarden om opdrachten uit te voeren die fulltime medewerkers niet aankunnen. Steve Taplin, CEO van Sonatafy Technology, een softwareontwikkelingsbedrijf, schreef over de flexibiliteitsvoordelen van gig-werkers in Forbes:

Minder risico op naleving

Aangezien arbeidswetten zoals minimumlonen, belastinginhoudingen en ontslagvergoedingen variëren tussen en binnen landen, kan het inhuren van internationale medewerkers je bedrijf kwetsbaar maken voor wereldwijde nalevingskwesties - d.w.z. arbeidspraktijken die legaal zijn in de ene rechtsgebied maar illegaal in een andere.

Er zijn minder nalevingskwesties om rekening mee te houden bij onafhankelijke freelancers. Zodra je de voorwaarden in de freelanceovereenkomst hebt vastgelegd en internationale betalingen hebt opgezet, is er slechts één belangrijk aandachtspunt dat je moet monitoren (zie volgende).

Let op misclassificatie

Hoewel er veel voordelen zijn aan het inhuren van een freelancer, moet je ervoor zorgen dat je zakelijke relatie met hen niets weg heeft van die van een medewerker. Het onderscheid tussen de twee soorten werknemers is cruciaal, en als je werknemers niet nauwkeurig categoriseert, ben je blootgesteld aan boetes voor misclassificatie, wat kan leiden tot hoge boetes, juridische kosten en reputatieschade.

Uber moest bijvoorbeeld Nederlandse chauffeurs achterstallig loon en secundaire voorwaarden betalen nadat een rechtbank had geoordeeld dat de werknemers in dienst waren. Als je hulp wilt bij het verder onderscheiden tussen freelancer en medewerker, gebruik dan de Worker Classification Analyzer van Rippling, die een reeks vragen stelt om je arbeidsomstandigheden en risicofactoren te bepalen. (Tip: Als je freelancers echt fulltime medewerkers zijn, kun je ze snel en in overeenstemming betalen met Rippling EOR.)

Betaal freelancers over de hele wereld in 90 seconden

Rippling is de beste oplossing voor het snel betalen van internationale freelancers - terwijl je je volledige personeelsbestand beheert in elke fase van de groei van je bedrijf.

Terwijl de meeste wereldwijde salarissystemen betalingen verwerken via derden (wat lange vertragingen kan veroorzaken), is Rippling de zeldzame native wereldwijde loonsoftware en HRIS waarmee je freelancers samen met medewerkers kunt betalen in lokale valuta in één betalingsrun.

Rippling vereenvoudigt het betalen van internationale freelancers door:

• Land-specifieke modelovereenkomsten voor freelancers te bieden en op te slaan voor elektronische handtekening
• Betaling in lokale valuta of USD te sturen
• Alle freelancers in één betaalronde te betalen, ongeacht hun locatie.
• Gegevens van freelancers en medewerkers samen te voegen in dezelfde wereldwijde HRIS.
• Automatisch W-8BEN en W-8BEN-E formulieren te verzamelen (binnenkort beschikbaar).
• Facturen bij te houden en te beheren (binnenkort beschikbaar).

Dit alles terwijl je medewerkers volledig beheert - het toedienen van voordelen, het controleren van de naleving en het uitvoeren van salarisadministratie - binnen hetzelfde systeem.

Vraag vandaag nog een demo aan om te zien hoe Rippling het betalen van internationale freelancers snel gemakkelijk maakt.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om te dienen als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudadviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.