Wat je moet weten over de thuiswerkvergoeding: de ultieme gids voor werkgevers

Thuiswerken is tegenwoordig de norm. Maar wat betekent dat voor jou als werkgever? Een cruciaal aspect waar je misschien nog niet aan hebt gedacht, is de thuiswerkvergoeding. Maar wat houdt dat precies in en wat zijn de voor- en nadelen? En hoe bepaal je het juiste bedrag om aan je thuiswerkers uit te keren? In dit artikel worden alle ins en outs van de thuiswerkvergoeding besproken, zodat je helemaal up-to-date bent.

De manier waarop we werken is de afgelopen jaren voorgoed veranderd. Thuiswerken is niet langer een luxe, maar het nieuwe normaal voor veel bedrijven. Dit brengt andere verantwoordelijkheden met zich mee, zoals het vergoeden van de kosten die werknemers maken om thuis hun werk uit te voeren. Maar aan welke kosten moet je dan denken? En hoe werkt het als je een internationaal personeelsbestand hebt? Dat ontdek je hieronder.

Wat is een thuiswerkvergoeding?

Een thuiswerkvergoeding is een financiële compensatie die werkgevers aan hun werknemers uitkeren om de kosten van thuiswerken te dekken. Denk aan kosten voor internet, elektriciteit, water en zelfs kantoormeubilair. Het idee erachter is dat werknemers op deze manier niet zelf hoeven op te draaien voor de extra kosten die ze maken door thuis te werken. Deze vergoeding geldt voor iedere werknemer die je in dienst hebt en thuiswerkt, dus ook voor internationaal personeel.

Welke kosten vallen onder de thuiswerkvergoeding?

Hieronder vind je enkele kostenposten die onder de thuiswerkvergoeding vallen:

• Internetkosten: Een snelle en betrouwbare internetverbinding is onmisbaar voor werknemers om hun werk goed en efficiënt te doen.
• Elektriciteitskosten: Werknemers verbruiken meer elektriciteit doordat ze thuis gebruikmaken van computers, printers, lampen en andere apparaten.
• Gaskosten: Werknemers maken meer gebruik van de verwarming om hun huis op een comfortabele werktemperatuur te houden.
• Waterrekening: De waterkosten stijgen doordat werknemers vaker water drinken en naar het toilet gaan.
• Levensmiddelen: Werknemers geven een stuk meer uit aan bijvoorbeeld koffie, etenswaren en toiletpapier wanneer ze vanuit huis werken.
• Kantoormeubilair: Denk aan de eenmalige aankoop van bureaus, stoelen, en andere kantoormeubels die nodig zijn om een ergonomische werkplek te creëren.
• Kantoormateriaal: Denk aan papier, pennen en andere kantoorbenodigdheden die nodig zijn om goed te kunnen werken.

Welke kosten er precies onder de thuiswerkvergoeding vallen, hangt natuurlijk ook af van je specifieke bedrijfsbehoeften en -cultuur. Als je op kantoor lunch faciliteert, is het logisch dat je voor je thuiswerkers ook een lunchbudget vrijmaakt. Kijk daarnaast ook naar internationale gebruiken. In Nederland is het misschien standaard om water uit de kraan te drinken, in andere landen kopen mensen hun water in de supermarkt. Dit brengt weer extra kosten met zich mee.

Is het verplicht om een thuiswerkvergoeding uit te keren?

In Nederland is het vooralsnog niet wettelijk verplicht om een thuiswerkvergoeding te geven. Desondanks kiezen veel werkgevers ervoor om dit wel te doen als onderdeel van hun arbeidsvoorwaarden, soms (deels) ter vervanging van bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding. Een belangrijke reden hiervoor is dat dit getuigt van goed werkgeverschap. Door je medewerkers in staat te stellen om een fijne thuiswerkplek te creëren, zorg je er bovendien voor dat ze optimaal kunnen presteren – wat weer goed is voor zowel de productiviteit als werknemersbetrokkenheid binnen je organisatie.

Het kan ook zijn dat er in de cao al afspraken zijn opgenomen over het al dan niet uitkeren van een thuiswerkvergoeding. Of je nu wel of niet van plan bent om je thuiswerkers te compenseren, het is dus hoe dan ook belangrijk om dit te controleren. Daarnaast is het ook belangrijk om te weten dat de thuiswerkvergoeding in sommige landen al wel verplicht is. Als je internationaal opereert, is het dus belangrijk om te onderzoeken wat de regels en richtlijnen zijn in de landen waarin je internationale medewerkers wonen en werken. In dit e-book lees je meer over de richtlijnen in anderen landen.

Hoe bepaal je de hoogte van de thuiswerkvergoeding?

De hoogte van de thuiswerkvergoeding mag in Nederland naar eigen inzicht bepaald worden. Daarvoor kun je eventueel de richtlijnen van het Nibud gebruiken, die stelt dat de gemiddelde kosten voor thuiswerken € 3,- per dag zijn.

Wat je ook kunt meenemen in je overwegingen, is dat je tot een bedrag van € 2,35 per dag geen loonheffing hoeft te betalen. Je mag dit bedrag onbelast aan een werknemer uitkeren. Werkgevers die een hogere thuiswerkvergoeding aanbieden, betalen belasting over het deel dat ze extra betalen.

Het kan een uitdaging zijn om de juiste hoogte van de thuiswerkvergoeding te bepalen. Je wil tenslotte eerlijk zijn tegenover je werknemers, maar ook je eigen kosten onder controle houden. Enkele factoren om rekening mee te houden bij het bepalen van het juiste bedrag:

• Kosten van internet en elektriciteit: Deze kosten variëren per locatie en de gebruikshoeveelheid.
• Kantoormeubilair en apparatuur: In principe zijn dit soort kosten eenmalig.
• Verwarming en airconditioning: Deze kosten kunnen oplopen als de winters koud zijn en de zomers heet.
• Reiskostenvergoeding: Werknemers hebben op de dag dat ze een thuiswerkvergoeding ontvangen geen recht op reiskostenvergoeding.
• Besparing nutsvoorzieningen: Wat ook belangrijk is om mee te nemen in je overwegingen, is dat de kosten op kantoor flink zullen dalen wanneer je medewerkers vanuit huis werken.

Neem dit soort factoren altijd mee op het moment dat je een reëel dagtarief wil berekenen en houd de bedragen ook goed bij in je salarisadministratie. Het kan zijn dat je voor werknemers in het buitenland andere tarieven hanteert. Dit is volstrekt normaal.

Stappenplan voor het vaststellen van de thuiswerkvergoeding

Er zijn meerdere manieren om de hoogte van de thuiswerkvergoeding vast te stellen. Maar als je onderstaand stappenplan volgt, dan weet je dat je niets over het hoofd ziet.

1. Analyseer de werkelijke kosten: Bereken de gemiddelde kosten die een werknemer maakt voor internet, elektriciteit en andere relevante uitgaven. Controleer bijvoorbeeld wat de gemiddelde elektriciteitskosten momenteel zijn en vraag ook je werknemers naar hun behoeften middels enquêtes. Dit helpt niet alleen bij het verkrijgen van accurate informatie, maar toont ook dat je als werkgever betrokken bent bij hun welzijn.
2. Analyseer wat je bespaart op de werkplek: Als werkgever kun je flink besparen wanneer medewerkers vanuit huis werken. Je hoeft tenslotte minder levensmiddelen zoals koffie en toiletpapier in te kopen, en minder reiskosten te vergoeden. Het bedrag dat je hiermee bespaart, kan worden gebruikt om het budget voor de thuiswerkvergoeding te bepalen.
3. Stel een beleid op: Formuleer een duidelijk en transparant beleid dat voor iedereen binnen het bedrijf geldt. Zorg ervoor dat dit beleid gedetailleerd beschrijft welke soorten uitgaven worden vergoed en tot welk bedrag. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat alle medewerkers weten waar ze aan toe zijn.
4. Communiceer het beleid: Gebruik verschillende communicatiekanalen zoals e-mail, intranet of teamvergaderingen om het beleid breed bekend te maken. Het is cruciaal dat medewerkers eenvoudig toegang hebben tot deze informatie zodat ze zonder drempels hun vergoedingen kunnen claimen.
5. Evalueer en pas aan: Houd het beleid regelmatig tegen het licht en pas het aan waar nodig op basis van feedback en veranderende omstandigheden. Flexibiliteit in dit proces zorgt ervoor dat je als organisatie blijft inspelen op nieuwe behoeften of veranderingen in werkomstandigheden.

Door dit stappenplan te volgen wordt de kans groot dat iedere partij tevreden is met de hoogte van de thuiswerkvergoeding.

Wat vinden werknemers van thuiswerken?

Veel werknemers geven de voorkeur aan thuiswerken, omdat ze daardoor een betere balans tussen werk en privé kunnen realiseren. Aan de andere kant brengt thuiswerken ook een aantal uitdagingen met zich mee. Sommige werknemers vinden het bijvoorbeeld moeilijk om geconcentreerd te werken in hun thuisomgeving. 
Als werkgever moet je zelf de afweging maken of een werknemer wel of niet thuis mag werken. Thuiswerken is namelijk geen wettelijk recht. Heb je desondanks werknemers in dienst die graag thuis zouden willen werken en gebruik willen maken van een vergoeding, dan is het goed om te weten wat de voor- en nadelen van thuiswerken zijn. 

Voordelen van thuiswerken voor werknemers

Over het algemeen ervaren werknemers de volgende voordelen van thuiswerken:

• Flexibiliteit: Werknemers kunnen hun eigen werkuren bepalen en aanpassen aan persoonlijke omstandigheden.
• Geen reistijd: Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook stress.
• Verbeterde werkprivébalans: Meer tijd voor familie, hobby’s en persoonlijke ontwikkeling buiten werk om.
• Verhoogde productiviteit: Veel werknemers vinden dat ze thuis productiever zijn zonder de afleidingen van een kantooromgeving.

Uiteraard ervaart iedere werknemer het thuiswerken anders. Ga daarom eens in gesprek met je werknemers om te achterhalen hoe ze er zelf in staan.

Uitdagingen van thuiswerken

Werknemers die thuiswerken lopen vaak tegen de volgende uitdagingen aan:

• Eenzaamheid: Het gebrek aan sociale interactie kan leiden tot eenzaamheid.
• Scheiding werk en privé: Zonder duidelijke afbakening kan het lastig zijn om werk en privé gescheiden te houden, wat kan leiden tot een burn-out.
• Gebrek aan ergonomie: Niet iedereen heeft een ergonomische werkplek thuis, wat kan leiden tot lichamelijke klachten zoals rug- en nekpijn.
• Problemen met techniek: Problemen met apparatuur zijn soms minder snel op te lossen, omdat apparaten op afstand beheerd moeten worden.

Werknemers die tegen uitdagingen aanlopen, zullen sneller geneigd zijn om weer op kantoor te komen werken. Dat kan voor beide partijen gunstig zijn, tenzij je als werknemer juist hybride werken de norm wil maken. Hoe dan ook is het belangrijk om het welzijn van je werknemers in de gaten te houden.

Personeel aantrekken als thuiswerken niet de norm is

Het kan natuurlijk zo zijn dat het onmogelijk is om een thuiswerkmogelijkheid aan te bieden. Dit kan ertoe leiden dat personeel vertrekt, maar ook dat het lastiger wordt om nieuw talent aan te trekken. Daar is een oplossing voor. Door buitenlandse werknemers in dienst te nemen, krijg je toegang tot een breder talentenpool. Ook vergroot je hiermee de diverstiteit binnen je teams. Mocht je dus problemen hebben met het vinden van goed personeel, kijk dan eens over de landsgrenzen heen.

De impact van thuiswerkvergoedingen op je bedrijf

Een thuiswerkvergoeding aanbieden kan een positieve impact hebben op je bedrijf. Uit onderzoek is gebleken dat werknemers hierdoor sneller tevreden zijn, productiever worden en je bedrijf sneller aanraden bij anderen. Vanuit de werkgever is het echter logisch dat er ook naar de kosten gekeken wordt. Je zult als werkgever dus de kosten moeten opwegen tegen de baten middels een kosten-batenanalyse.

Kosten-batenanalyse bij het opstellen van een thuiswerkvergoeding

Een kosten-batenanalyse is een overzicht van de kosten die je als werkgever maakt om een thuiswerkvergoeding in te stellen tegenover de voordelen die dit systeem met zich meebrengt. Neem bij het opstellen van je kosten-batenanalyse in ieder geval de volgende factoren mee:

• Verhoogde werknemerstevredenheid: Tevreden werknemers zijn productiever en loyaler, wat leidt tot betere bedrijfsprestaties en dus ook meer winst.
• Lagere overheadkosten: Minder werknemers op kantoor leidt vaak tot lagere kosten voor het gebruik van een kantoorruimte, nutsvoorzieningen en andere kantoorgerelateerde uitgaven.
• Concurrentievoordeel: Een goede thuiswerkregeling kan je helpen om toptalent aan te trekken en te behouden. Dit levert concurrentievoordeel op in de arbeidsmarkt en maakt dat je flink kunt besparen op je HR-afdeling.

Een goede kosten-batenanalyse helpt om de juiste keuze te maken en deze te verantwoorden tegenover werknemers. Het wordt hiermee een stuk eenvoudiger om te achterhalen of een thuiswerkvergoeding aanbieden wel of niet reëel is.

Beheer met Rippling moeiteloos de thuiswerkvergoedingen van al je personeel wereldwijd

Opereer je internationaal? Dan is het belangrijk dat je de thuiswerkregelingen afstemt op de regels en richtlijnen die per land gelden. Rippling biedt een alles-in-één platform voor personeelsbeheer dat speciaal ontworpen is om de uitdagingen van het moderne werken aan te pakken en salarisadministraties eenvoudig te beheren. 

Wil je weten hoe we je precies kunnen helpen? Vraag dan vandaag nog een demo aan om te zien hoe we de arbeidsvoorwaarden van je thuiswerkers wereldwijd eenvoudig kunnen reguleren. 

Rippling en diens dochterondernemingen geven geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is alleen opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag ook niet als zodanig worden beschouwd. U dient contact op te nemen met uw eigen belasting-, juridisch en boekhoudkundig adviseurs voordat u zich bezighoudt met gerelateerde activiteiten of transacties.