Hoe kunt u internationale freelancers in Zuid-Afrika betalen? [2024]
Sinds 2022 is ongeveer 29% van de Zuid-Afrikaanse werkenden zelfstandig ondernemer, wat betekent dat er volop kansen zijn om freelancers in te huren. Het land wordt gekenmerkt door diens getalenteerde personeel en een groeiend BBP in sectoren zoals financiën en IT, en ontwikkelt zich daardoor tot een broedplaats voor freelancers die met bedrijven van over de hele wereld samenwerken.
Maar voordat u een freelancer in Zuid-Afrika aanneemt, moet u uitzoeken hoe u hen het beste kunt uitbetalen. Onze stapsgewijze gids leidt u door alles wat u moet weten over het betalen van freelancers—van navigeren door Zuid-Afrikaanse wetten tot het vermijden van misclassificatieboetes van de Zuid-Afrikaanse Belastingdienst (SARS) en het omgaan met valutaomrekeningen.
Stap #1: Classificeer uw werknemers in Zuid-Afrika
Zuid-Afrika's Arbeidsrelatiewet maakt een duidelijk onderscheid tussen medewerkers en freelancers. Bedrijven moeten uiterst zorgvuldig omgaan met het opstellen van arbeidscontracten om verkeerde classificatie te voorkomen. Wanneer werkgevers betrapt worden op het verkeerd classificeren van werknemers, kunnen zij gevolgen ondervinden van Zuid-Afrikaanse rechtbanken en de SARS. Dit kan leiden tot boetes, verplichte nabetalingen en zelfs gevangenisstraf.
In de Zuid-Afrikaanse arbeidswet wordt een vaste werkrelatie doorgaans gedefinieerd als een arbeidsovereenkomst, terwijl een freelancer werkt op basis van een dienstverleningscontract . Dit contract eindigt zodra de afgesproken diensten zijn geleverd
Andere onderscheidingen die door de Zuid-Afrikaanse autoriteiten worden gemaakt, zijn weergegeven in de onderstaande tabel. Rechtbanken passen een 'dominante indruk'-test toe. Er wordt daarbij niet alleen gekeken naar de contractvoorwaarden, maar ook naar alle andere kenmerken van de relatie.
Freelancers
Medewerkers
Veel autonomie. Freelancers hebben veel autonomie over waar, wanneer en hoe ze hun werk uitvoeren. Ze mogen niet onder directe supervisie van hun werkgever staan.
Meer sturing van de werkgever. Medewerkers krijgen meer instructies en richtlijnen van hun werkgever, die de voorwaarden van de arbeidsrelatie bepaalt.
Apparatuur en gereedschappen zijn eigendom van de freelancer.
Apparatuur en gereedschappen worden meestal door het bedrijf geleverd.
Minder geïntegreerd. Freelancers zijn doorgaans onafhankelijk en werken vaker op afstand en asynchroon.
Sterk geïntegreerd. Zuid-Afrikaanse medewerkers zijn over het algemeen meer betrokken bij het bedrijf. Ze werken ook vaker op locatie.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers ontvangen niet dezelfde secundaire voorwaarden als medewerkers.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op secundaire voorwaarden zoals betaald verlof, ziekteverlof en in veel gevallen een transitievergoeding (d.w.z. ontslagvergoeding).
Tijdgebonden overeenkomst. Freelancers worden meestal ingehuurd voor een bepaalde periode of een specifiek project.
Overeenkomst voor onbepaalde tijd. Medewerkers worden doorgaans voor onbepaalde tijd aangenomen en werken gemiddeld minstens 40 uur per week.
Niet (per se) economisch afhankelijk. Freelancers hebben vaak andere inkomstenbronnen en zijn niet exclusief afhankelijk van één bedrijf voor hun inkomsten.
Economisch afhankelijk. Medewerkers zijn financieel afhankelijk van hun werkgevers.
Niet-exclusief. Freelancers mogen werkzaamheden verrichten voor andere bedrijven.
Exclusief. Medewerkers verlenen doorgaans diensten aan slechts één werkgever.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Zuid-Afrika te betalen
Voordat bedrijven met freelancers gaan werken, moeten ze uitzoeken hoe ze hen het beste kunnen betalen. Hier zijn de meest voorkomende opties:
- Bankoverschrijvingen. U kunt rechtstreeks geld overmaken naar freelancers als u een Zuid-Afrikaanse bankrekening opent of u kunt uw Nederlandse bankrekening gebruiken om een internationale SWIFT-transactie te doen. Deze laatste optie brengt meestal wel bank- en servicekosten met zich mee.
- Internationale postwissels. Deze traditionele betalingsmethode kent veel nadelen. Zo moet de postwissel fysiek worden gestort en ingewisseld, wat het een tijdrovend en traag proces maakt. Daarnaast is de methode onderhevig aan hoge kosten en fluctuerende wisselkoersen.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Providers zoals Wise en PayPal stellen gebruikers in staat om online geld te verzenden en te ontvangen. Hoewel sommige platforms betaalopdrachten direct kunnen verwerken, zijn andere niet beschikbaar in Zuid-Afrika. Houd ook rekening met de kosten van de aanbieders en de volatiele wisselkoersen.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt. Maar met Rippling kunt u freelancers in Zuid-Afrika en de rest van de wereld via één systeem betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Zuid-Afrikaanse freelancers te verwerken
In plaats van u zorgen te maken over servicekosten, volatiele wisselkoersen en trage verwerkingstijden, kunt u Zuid-Afrikaanse freelancers eenvoudig betalen via internationale salarisadministratiesoftware.
Met Rippling kunt u freelancers over de hele wereld uitbetalen in hun lokale munteenheid. U kunt ook lokaal conforme samenwerkingsovereenkomsten voor e-handtekeningen versturen.
Stap #4: Zorg ervoor dat uw Zuid-Afrikaanse freelancers over de juiste belastinginformatie beschikken
Werkgevers zijn doorgaans niet verplicht om inkomstenbelasting in te houden en te betalen voor Zuid-Afrikaanse freelancers, en freelancers hoeven ook geen sociale premies te betalen.
Zelfstandigen in Zuid-Afrika moeten voorlopige belasting betalen op basis van hun geschatte belastbare inkomen, meestal in ten minste twee termijnen gedurende het belastingjaar. De SARS geeft in deze gids aan hoe dit online moet worden gedaan.
Als een freelancer minder dan 1 miljoen ZAR verdient, kan omzetbelasting worden betaald, waarmee in één keer aan alle belastingverplichtingen wordt voldaan. Indien het gaat om een eenmanszaak, kan de inkomstenbelasting over de bedrijfswinst worden betaald zonder dat hiervoor een aparte belastingaangifte nodig is.
Om belastingaangifte te doen, hebben freelancers meestal het volgende nodig:
- Een persoonlijk belastingnummer (SARS TIN)
- ID-nummer
- Een geregistreerd eFiling-account bij de SARS
- Een ingevulde aangifte inkomstenbelasting (ITR12)
- Een ingevulde IRP6-aangifte voor voorlopige betalingen
- Registratie voor belasting over de toegevoegde waarde (btw), als het belastbare inkomen groter is dan 1 miljoen ZAR
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld
Het was nog nooit zo eenvoudig om uw internationale teamleden te betalen. Met Rippling betaalt u freelancers in Zuid-Afrika en de rest van de wereld eenvoudig via één systeem.
Veelgestelde vragen over het uitvoeren van salarisadministratie voor freelancers in Zuid-Afrika
Moet u belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in Zuid-Afrika?
Buitenlandse werkgevers hoeven geen belastingen in te houden wanneer zij Zuid-Afrikaanse freelancers betalen. Dit geldt echter wel voor fulltime medewerkers, waarbij belastingen worden ingehouden via een systeem dat bekendstaat als pay-as-you-earn (PAYE). Hoewel sommige werkgevers mogelijk PAYE namens een Zuid-Afrikaanse freelancer inhouden, zijn zij hier doorgaans niet toe verplicht.
Krijgen Zuid-Afrikaanse freelancers secundaire voorwaarden?
Freelancers in Zuid-Afrika hebben geen recht op secundaire arbeidsvoorwaarden (zoals betaald verlof, wettelijke feestdagen en pensioen) zoals vaste medewerkers dat hebben. Als u freelancers secundaire voorwaarden aanbiedt, kan dat wijzen op een verkapt dienstverband.
Kunt u freelancers in Zuid-Afrika betalen in uw eigen munteenheid?
Zuid-Afrikaanse freelancers verwachten over het algemeen in ZAR betaald te worden. Met toestemming en medeweten van de freelancers kunnen zij ook in andere munteenheden worden betaald, maar het inkomen moet wel worden omgerekend naar ZAR om de aangifte en betaling van belastingen nauwkeurig te kunnen uitvoeren.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel ZAR als uw eigen munteenheid.
Kunt u freelancers handmatig betalen in Zuid-Afrika?
Ja, sommige kleine ondernemers verwerken betalingen aan freelancers handmatig in een poging om kosten te besparen. Maar het proces kan omslachtig zijn wanneer u met meerdere Zuid-Afrikaanse of andere internationale freelancers werkt. Als het proces traag verloopt en freelancers niet op tijd betaalt, kan dat de samenwerking bemoeilijken en zullen ze sneller overwegen hun diensten ergens anders aan te bieden.
Daarnaast brengt het handmatig verwerken van betalingen enkele risico's met zich mee:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
- Veiligheidsrisico’s. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen kunnen traag zijn en missen vaak transparantie over betaaltermijnen en waar freelancers precies voor betaald worden. Dit zorgt voor een frustrerende ervaring voor freelancers die proberen hun verdiensten te begrijpen.
Automatiseer uw salarisadministratie met Rippling. Rippling synchroniseert al uw HR-data met payroll, waardoor het handmatig invoeren van gegevens overbodig wordt. Medewerkers en freelancers van over de hele wereld kunnen daardoor snel en volgens de regels uitbetaald worden via één systeem.
Hoe verandert u je een freelancer in een vaste medewerker in Zuid-Afrika?
Als uw Zuid-Afrikaanse freelancer uitstekend werk levert en beide partijen verlangen naar een fulltime werkrelatie, dan zult u enkele stappen moeten zetten. Het omzetten van de freelancer naar een fulltime medewerker houdt tenslotte in dat u ervoor moet zorgen dat aan alle juridische vereisten wordt voldaan. Zo dient u uw nieuwe teamlid in dat geval bijvoorbeeld te registreren voor PAYE-aftrekken, sociale zekerheid en andere secundaire arbeidsvoorwaarden.
Als u nog geen Zuid-Afrikaanse medewerkers hebt, moet u een Juridische entiteit opzetten of gebruikmaken van een Employer of Record (EOR).
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
