Hoe kunt u internationale freelancers in Kenia betalen? [2024]
Bedrijven die een internationaal personeelsbestand willen opbouwen, richten zich steeds vaker op Oost-Afrika. Kenia in het bijzonder staat bekend als de ‘Silicon Savannah’ vanwege de snelle stijging van goede internetverbindingen, beschikbaarheid van bekwame IT’ers en de goede Engelse taalvaardigheid van de beroepsbevolking. Het is dan ook geen verrassing dat veel internationale bedrijven zich richten op steden zoals Nairobi en Mombasa om Keniaanse freelancers te vinden.
Voordat u uw eerste factuur ontvangt of een overeenkomst ondertekent, is het belangrijk om te begrijpen hoe u freelancers correct kunt classificeren, onboarden en uitbetalen in overeenstemming met de Keniaanse arbeids- en belastingwetten.
Gelukkig kan deze gids helpen. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe u door deze processen kunt navigeren en u uw internationale samenwerkingen kunt lanceren .
Stap #1: Classificeer uw werknemers in Kenia
Zoals veel andere landen maakt Kenia onderscheid tussen freelancers en vaste medewerkers. Verkeerde classificatie brengt aanzienlijke risico's met zich mee. In 2013 vonden twee rechtszaken plaats, Everett Aviation en Kapa Oil Refineries, waarbij werd vastgesteld dat deze bedrijven hun medewerkers verkeerd classificeerden. Als gevolg hiervan moesten ze voldoen aan hun fiscale verplichtingen, kregen ze een boete van 25% op de vastgestelde belastingen en moesten ze een extra rente van 2% betalen vanaf de datum waarop de belasting oorspronkelijk verschuldigd was.
Werkgevers in Kenia zijn onder andere verantwoordelijk voor de inkomstenbelasting, sociale zekerheid, salarisinhoudingen en secundaire voorwaarden voor hun medewerkers. Verkeerde classificatie van medewerkers kan betekenen dat u aansprakelijk bent voor al het bovenstaande—plus boetes en rente.
Helaas biedt de Keniaanse wet geen duidelijke richtlijnen voor het onderscheiden van vaste medewerkers en freelancers. In de praktijk kijken rechtbanken vaak naar de inhoud van de werkrelatie in plaats van enkel te kijken naar bepalingen die in de overeenkomst staan. Hieronder volgen enkele indicatoren die rechtbanken en belastingautoriteiten doorgaans in overweging nemen:
Freelancers
Medewerkers
Veel autonomie. Freelancers krijgen over het algemeen meer autonomie over wanneer, waar en hoe zij diensten verlenen aan een bedrijf. Er is weinig toezicht, zolang ze maar de beloofde resultaten leveren.
Veel sturing van de werkgever. Medewerkers staan onder toezicht van hun werkgever, die kan bepalen wanneer, waar en hoe taken worden uitgevoerd. Vaak hebben ze ook een breder takenpakket dan freelancers.
Apparatuur en gereedschappen zijn eigendom van de freelancer.
Apparatuur en gereedschappen worden door de werkgever geleverd.
Minder geïntegreerd. Freelancers zijn meestal onafhankelijk, werken op afstand en doen niet mee aan bedrijfsactiviteiten.
Sterk geïntegreerd. Medewerkers zijn betrokken bij de dagelijkse bedrijfsprocessen en werken meestal op locatie.
Geen recht op pensioen of ontslagvergoedingen. Freelancers mogen geen deel uitmaken van het pensioenplan van een organisatie. Wanneer hun contract afloopt (of als deze voortijdig wordt beëindigd), ontvangen ze geen ontslagvergoeding.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op verschillende secundaire voorwaarden en wettelijke bescherming zoals ziekteverlof, overwerkvergoeding en betaalde vakantiedagen.
Betaling na voltooiing van het werk. Freelancers dienen pas betaald te worden nadat zij hun werk hebben afgerond en een factuur hebben ingediend.
Periodiek uitbetaald. Medewerkers moeten hun salarisbetalingen regelmatig ontvangen, wekelijks, om de week of maandelijks.
Niet onderworpen aan disciplinaire processen. Als een freelancer slecht presteert of zich schuldig maakt aan wangedrag, kan de samenwerking direct worden gestopt. Freelancers zouden niet onderhevig moeten zijn aan de disciplinaire processen van hun werkgever.
Kan worden gedisciplineerd voor onderpresteren of wangedrag. Medewerkers kunnen niet zo gemakkelijk worden ontslagen als freelancers. In plaats daarvan kunnen ze disciplinaire procedures ondergaan.
Niet-exclusieve diensten. Freelancers kunnen niet contractueel gebonden zijn aan één bedrijf. Ze kunnen hun diensten dus aan meerdere organisaties leveren.
Exclusieve diensten. Medewerkers kunnen contractueel gebonden zijn aan slechts één bedrijf en mogen in dat geval geen diensten aan andere organisaties verlenen.
Samenwerking kan eenvoudig worden beëindigd. De samenwerking met een freelancers op elk moment worden stopgezet, zolang de beëindigingsvoorwaarden in de samenwerkingsovereenkomst worden gerespecteerd.
Beëindiging is sterk gereguleerd. Het ontslaan van een medewerkers is aan strikte regels gebonden en er moet een complex proces worden doorlopen om te verzekeren dat de medewerker eerlijk wordt behandeld.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Kenia te betalen
Nu werken op afstand steeds gebruikelijker wordt, zijn ook internationale betalingsmogelijkheden toegenomen. U hebt nu veel opties om geld over grenzen heen te sturen, elk met hun eigen voor- en nadelen.
Hier zijn enkele opties voor het betalen van freelancers in Kenia:
- Bankoverschrijvingen: U kunt een Keniaanse bankrekening openen en deze gebruiken om rechtstreeks geld over te maken naar de rekeningen van freelancers of u kunt uw huidige bank gebruiken om een internationale transactie te doen. Houd er rekening mee dat internationale transacties hoge kosten met zich mee kunnen brengen.
- Internationale postwissels. Hoewel dit een traditionele methode is om freelancers te betalen die niet in hetzelfde land wonen als hun werkgever, is het niet de beste keuze. U betaalt namelijk een vergoeding voor elke internationale postwissel die u verstuurt en krijgt bovendien te maken met fluctuerende wisselkoersen en trage verwerkingstijden, gezien de postwissels fysiek moeten worden gestort en ingewisseld.
- Digitale portemonnees of betaalplatforms. Werkgevers gebruiken steeds vaker platforms zoals Wise en PayPal om geld over de grenzen te verplaatsen. Wisselkoersen fluctueren echter dagelijks, wat het moeilijk kan maken om uw uitgaven te voorspellen.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt. Maar met Rippling kunt u freelancers in Kenia en de rest van de wereld eenvoudig via één systeem betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Keniaanse freelancers te verwerken
Zoals u kunt zien, zijn er veel manieren om freelancers in Kenia te betalen. Maar de snelste, eenvoudigste en gemakkelijkste manier is om salarisadministratiesoftware zoals Rippling in te zetten.
Rippling stelt u in staat om freelancers over de hele wereld te betalen via één enkel systeem.
Stap #4: Zorg ervoor dat uw Keniaanse freelancers over de juiste belastinginformatie beschikken
Freelancers in Kenia zijn verantwoordelijk voor het indienen van belastingaangiften, betalen van hun inkomstenbelasting en het inhouden van andere belastingen - indien ze geregistreerd zijn als een onderneming.
Om online belasting te betalen, moet de belastingplichtige:
- Online een PIN aanvragen om iTax te kunnen gebruiken.
- Inloggen op het online portaal van iTax door hun pincode, wachtwoord en antwoord op hun beveiligingsvraag in te voeren.
- Hun PIN opnieuw invoeren en alle van toepassing zijnde belastingverplichtingen selecteren. Vervolgens moeten ze de bijbehorende formulieren downloaden, invullen en weer uploaden naar het portaal.
- Zodra ze klaar zijn, dienen ze de belastingaangifte in en betalen ze de eventuele verschuldigde belasting vóór de deadline.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand was nog nooit zo eenvoudig. Met Rippling betaalt u internationale freelancers in Kenia en de rest van de wereld snel en conform de wet.
Veelgestelde vragen over het uitvoeren van de salarisadministratie voor freelancers in Kenia
Moet u belasting inhouden bij betalingen aan freelancers in Kenia?
In Kenia wordt van freelancers verwacht dat ze hun eigen belastingen indienen en betalen.
Geldt het Keniaanse minimumloon voor freelancers in Kenia?
Nee, minimumloonwetten zijn niet van toepassing op freelancers in Kenia.
Krijgen Keniaanse freelancers secundaire voorwaarden?
Nee. Aangezien freelancers geen werkgever-werknemerrelatie hebben, hebben zij geen recht op wettelijke secundaire voorwaarden zoals betaald verlof of een maximum aan werktijden. Momenteel is het land bezig met het testen en opzetten van een nationale zorgverzekering, maar totdat het programma volledig wordt uitgerold, hebben freelancers geen standaard rechten op verzekering.
Kunt u freelancers in Kenia in uw eigen munteenheid betalen?
Het is het beste om Keniaanse freelancers in hun lokale munteenheid (KES) te betalen. Als u ervoor kiest om uw freelancer in een andere munteenheid te betalen, zorg er dan voor dat u eerst schriftelijke toestemming krijgt.
Kunt u freelancers in Kenia handmatig betalen?
Ja, en het is gebruikelijk voor kleine ondernemers om de vergoedingen voor freelancers handmatig verwerken om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn en complex worden, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u met meerdere freelancers in Kenia of over andere landsgrenzen werkt. Het handmatig verwerken van betalingen brengt ook risico's met zich mee:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen, wat fiscale problemen tot gevolg kan hebben. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn vaak traag en bieden niet de transparantie die freelancers nodig hebben om inzicht te krijgen in hun inkomstenstroom, wat voor hen een frustrerende ervaring tot gevolg kan hebben.
Hoe verandert u een freelancer in een vaste medewerker in Kenia?
Hoewel het inhuren van freelancers in plaats van fulltime medewerkers flexibiliteit en financiële voordelen kan bieden, hebt u soms toch een fulltime medewerker nodig. De uitdaging is dan om ervoor te zorgen dat aan alle juridische en fiscale eisen wordt voldaan. Daarvoor zult u eerst een juridische entiteit moeten oprichten of een samenwerking moeten aangaan met een Employer of Record (EOR).
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
