Hoe kunt u internationale freelancers in Roemenië betalen? [2024]
Voordat u freelancers uit Roemenië aannneemt en uw internationale team uitbreidt, is het cruciaal om de Roemeense arbeidswetten te begrijpen zodat u hen op tijd kunt betalen en verkeerde classificatie van werknemers kunt voorkomen.
De fiscale wetgeving in dit Europese land stelt strenge eisen aan de definitie van freelancers en hun activiteiten. Daarnaast spreekt slechts 29% van de Roemenen vloeiend Engels, waardoor het belangrijk is om tweetalig personeel in uw team te hebben.
Leer in onze stapsgewijze gids hoe u freelancers correct classificeert en onboard, terwijl u ondertussen voldoet aan de Roemeense arbeidswetten.
Stap #1: Classificeer uw werknemers in Roemenië
Het verkeerd classificeren van Roemeense werknemers heeft ernstige gevolgen, waaronder boetes, naheffingen en andere zware straffen volgens het Roemeense Arbeidswetboek.
In Roemenië biedt een freelancer betaalde diensten aan een bedrijf, maar de professional opereert onafhankelijk van de interne bedrijfsvoorschriften en werkt via een eigen geregistreerde onderneming. Om de freelance overeenkomst juridisch te bekrachtigen, moet de werkgever zowel een civiel contract voor de dienstverlening als een samenwerkingsovereenkomst opstellen.
Om als freelancer of ZZP'er te worden geclassificeerd, moeten werknemers voldoen aan ten minste vier van de volgende zeven kenmerken die zijn vastgelegd in de Fiscal Code:
- De vrijheid om te bepalen waar en hoe ze hun werk doen
- Gebruik van eigen middelen
- De mogelijkheid om voor meer dan één klant/bedrijf tegelijk te werken
- Inzetten van hun eigen intellectuele of fysieke vaardigheden
- Aanvaarding van alle risico's die bij het werk komen kijken
- Tot een professionele organisatie behoren die toezicht houdt op en pleit voor een bepaalde beroepsgroep
- De mogelijkheid om werk te verrichten door individuen in te huren of samen te werken met externe partijen
Als een werkgever een werknemer verkeerd classificeert en nalaat om de arbeidsovereenkomst vóór de start van het werk te verstrekken, kan hij een boete van RON 10.000 krijgen volgens de Roemeense arbeidswetgeving.
In de onderstaande tabel vindt u enkele kenmerken die helpen om Roemeense freelancers te onderscheiden van medewerkers.
Freelancers
Medewerkers
Veel autonomie. Freelancers krijgen over het algemeen meer autonomie over wanneer, waar en hoe zij diensten verlenen aan een bedrijf.
Meer begeleiding van de werkgever. Medewerkers staan onder toezicht van een bedrijf, dat kan bepalen wanneer, waar en hoe het werk wordt uitgevoerd.
Freelancers gebruiken hun eigen apparatuur en gereedschap.
Medewerkers gebruiken apparatuur en gereedschap dat door het bedrijf wordt geleverd.
Minder geïntegreerd. Freelancers zijn meestal onafhankelijk, werken op afstand en bepalen hun eigen werktijden.
Sterk geïntegreerd. Medewerkers zijn meestal nauw verbonden met de organisatie van hun werkgever. Ze werken vaak op locatie.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers hebben niet dezelfde secundaire voorwaarden en wettelijke bescherming als vaste medewerkers. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor hun belastingen.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op verplichte secundaire voorwaarden en bescherming, waaronder minimumloon, overwerkvergoeding, pensioenplannen, vakantiegeld, verzekering en betaald ziekteverlof.
Tijdgebonden overeenkomst. Freelancers worden doorgaans ingezet voor specifieke projecten of periodes.
Overeenkomst voor onbepaalde tijd. Medewerkers worden aangenomen voor een onbepaalde periode.
Veel risico. Freelancers nemen meer risico’s en kunnen aansprakelijk worden gesteld voor werkgerelateerde kwesties.
Weinig risico. Medewerkers worden over het algemeen beschermd tegen werkgerelateerde aansprakelijkheden.
Uitbesteding mogelijk. Freelancers kunnen werk delegeren aan een andere freelancer of onderneming.
Geen onderaanneming. Medewerkers worden geacht hun werk zelf te doen en kunnen dit niet delegeren zonder goedkeuring van hun leidinggevende.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Roemenië te betalen
Als u uw internationale team wilt uitbreiden met Roemeense freelancers, is het essentieel om zorgvuldig te overwegen welke betalingsmethoden u zult gebruiken om uw freelancers op tijd en conform de regels uit te betalen. Hier zijn enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. Veel lokale banken vereisen dat u fysiek aanwezig bent in het land om een rekening te openen. Als u dat niet wilt of kunt, kunt u natuurlijk ook een internationale transactie doen vanaf uw huidige bank.
- Internationale postwissels. Werkgevers moeten postwissels fysiek aanschaffen en freelancers moeten deze vervolgens ook fysiek ophalen en inwisselen. Deze trage verwerkingstijden in combinatie met hoge servicekosten en potentieel slechte wisselkoersen maken dit dus niet de beste optie.
- Digitale portemonnees of betaalplatforms. Werkgevers gebruiken steeds vaker platforms zoals Wise en PayPal om geld over de grenzen te verplaatsen. Wisselkoersen fluctueren echter dagelijks, wat het moeilijk kan maken om uw uitgaven te voorspellen.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt. Maar met Rippling kunt u medewerkers en freelancers over de hele wereld via één systeem betalen.
Als uw bedrijf in de VS is gevestigd is en u een buitenlandse freelancer hebt betaald voor werk, moet u als bewijs mogelijk 1096- en W-8 BEN- indienen bij de IRS.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Roemeense freelancers te verwerken
Bespaar tijd door handmatige betalingsprocessen over te slaan. Een van de eenvoudigste en snelste manieren om freelancers in Roemenië te betalen, is door internationale salarisadministratiesoftware in te zetten. Betaal freelancers over de hele wereld volgens de regels met de software van Rippling.
Stap #4: Zorg ervoor dat uw Roemeense freelancer de juiste belastinginformatie heeft
Werkgevers zijn niet verplicht om inkomstenbelasting in te houden en te betalen voor freelancers in Roemenië.
Een freelancer in Roemenië moet zich inschrijven als eenmanszaak bij het National Trade Register Office (ONRC) en binnen 10 dagen na ontvangst van hun eerste betaling uit werk een aanvraag indienen voor btw-registratie.
Roemenië heeft een vlaktaks van 10%, ongeacht het inkomen. Als u in het land meer dan RON 36.000 per jaar verdient, moet u ook nog 25% bijdragen aan sociale zekerheid en 10% aan zorgverzekering. Daarnaast zijn de meeste goederen, diensten en verkooptransacties onderhevig aan een btw van 19%. ZZP'ers moeten elk jaar vóór 25 mei jaarlijks belastingaangifte en belastingafrekeningen indienen.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand was nog nooit zo eenvoudig. Met Rippling kunt u internationale freelancers in Roemenië en de rest van de wereld betalen via één systeem.
Veelgestelde vragen over het uitvoeren van de salarisadministratie voor freelancers in Roemenië
Moet u belasting inhouden wanneer u freelancers in Roemenië betaalt?
Nee, u hoeft geen loonbelasting in te houden wanneer u freelancers in Roemenië betaalt. Freelancers moeten zelf hun belastingen betalen, waaronder inkomstenbelasting, sociale zekerheidsbijdragen en btw.
Geldt het Roemeense minimumloon voor freelancers in Roemenië?
Nee, Roemeense freelancers zijn niet onderworpen aan de minimumloonwetten.
Krijgen Roemeense freelancers secundaire voorwaarden?
Freelancers in Roemenië hebben geen recht op door de werkgever verstrekte secundaire voorwaarden. In plaats daarvan verstrekt de staat deze voorwaarden rechtstreeks aan hen, waaronder ziekteverlof, zwangerschaps- of vaderschapsverlof en pensioenopbouw.
Kunt u freelancers in Roemenië betalen in uw eigen munteenheid?
Bij het betalen van internationale freelancers, is het het beste om de lokale munteenheid te gebruiken. Roemeense freelancers kunnen er echter ook voor kiezen om in een andere munteenheid te worden betaald, zolang dit wordt gespecificeerd in de overeenkomst.
De officiële valuta van Roemenië is de Roemeense leu (RON). Roemenië is in 2007 echter toegetreden tot de Europese Unie, waardoor het ook eenvoudig is om freelancers in euro’s (EUR) te betalen.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in euro's, Roemeense leu of andere munteenheden.
Kunt u freelancers in Roemenië handmatig betalen?
Ja, en het is gebruikelijk voor kleine ondernemers om de vergoedingen voor freelancers handmatig verwerken om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn en complex worden, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u met meerdere internationale freelancers samen gaat werken.
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen, wat fiscale problemen tot gevolg kan hebben. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn vaak traag en bieden niet de transparantie die freelancers nodig hebben om inzicht te krijgen in hun inkomstenstroom, wat voor hen een frustrerende ervaring tot gevolg kan hebben.
Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in Roemenië?
Om een hardwerkende Roemeense ZZP'er over te zetten naar een fulltime medewerker, moet je voldoen aan alle wettelijke vereisten om boetes en verkeerde classificatie te voorkomen. De Roemeense Arbeidswet, collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO) en de wetten van de Europese Unie regeren arbeidsrelaties en arbeidsomstandigheden.
U moet allereerst een standaard arbeidsovereenkomst (contract de muncă) opstellen om een nieuwe werkrelatie met de persoon aan te gaan. De arbeidsovereenkomst moet schriftelijk zijn, in het Roemeens worden opgesteld en worden geregistreerd bij het lokale arbeidsbureau voordat de onboarding van de persoon plaatsvindt.
In Roemenië is het, in tegenstelling tot andere landen, verplicht dat een werknemer eerst een medisch onderzoek ondergaat bij een erkende arts om te bevestigen dat hij of zij in staat is de beoogde werkzaamheden uit te voeren. Pas na goedkeuring van dit onderzoek kan het contract juridisch bindend worden.
Volgens de lokale wetten moet de arbeidsovereenkomst de duur van de arbeidsrelatie specificeren—vast, parttime of voor bepaalde tijd. Als dit niet het geval is, wordt het contract standaard als een vast contract voor onbepaalde tijd beschouwd. Ook moeten afspraken over proeftijd, beroepsrisico's, bruto salaris in lokale munteenheid, werkuren, opzegtermijn, taken en secundaire voorwaarden voor medewerkers (zoals zwangerschapsverlof, vaderschapsverlof, ziekteverlof, vakantieverlof, feestdagen en meer) worden opgenomen in het contract.
Alle vaste medewerkers moeten ook zorgverzekering, pensioenopbouw en werkeloosheidsverzekering ontvangen. Als werkgever heft u loon om deze secundaire voorwaarden te kunnen financieren.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
