Zo betaalt u internationale freelancers in Canada [2024]
Met Canada's diverse en getalenteerde talentenpool is het geen wonder dat zoveel internationale bedrijven ervoor kiezen om freelancers in Canada aan te nemen. Maar wanneer het tijd is om hen te betalen, welke stappen moet u dan nemen om te voldoen aan alle ontmoedigend complexe arbeids- en belastingwetten van Canada?
Lees onze stapsgewijze handleiding door voordat de eerste factuur binnenkomt, zodat u weet hoe u freelancers correct kunt classificeren, onboarden en uitbetalen volgens de Canadese arbeidswetten.
Stap #1: Classificeer uw werknemers
Het juist classificeren van Canadese werknemers is ontzettend belangrijk. Fouten in de classificatie van zowel medewerkers als freelancers kunnen leiden tot hoge boetes, belastingaanslagen en andere zware straffen van instanties zoals de Canada Revenue Agency (CRA). Mogelijke boetes zijn:
- Tot 20% op onbetaalde inkomstenbelasting, werkloosheidsverzekering en Canada Pension Plan (CPP)-premies, plus rente.
- Premies voor werknemerscompensatie, plus boetes en rente.
- Zowel het werkgevers- als het werknemersdeel van onbetaalde CPP-premies.
- Minimumloon, Overwerk, vakantiegeld, ouderschapsverlof en andere verplichte secundaire voorwaarden in Canada.
- Potentiële schadeclaims van medewerkers.
Om werkgevers te helpen bepalen of een nieuw teamlid voldoet aan de criteria voor een medewerker of freelancer, hebben Canadese rechtbanken een reeks ‘tests’ ontwikkeld. De rechtbanken en Canadese belastingautoriteiten kijken naar alle aspecten van een werkregeling en de relatie met het nieuwe teamlid om de classificatie te bepalen. Een enkele test is meestal niet genoeg om een definitieve beslissing te nemen.
Freelancers
Medewerkers
Veel controle voor werknemers.
Aan freelancers wordt doorgaans meer autonomie gegeven om te bepalen hoe en wanneer ze het werk uitvoeren.
Meer sturing vanuit de werkgever. Werknemers staan meestal onder meer toezicht en begeleiding van hun werkgever, die aangeeft hoe het werk gedaan moet worden en de werktijden kan bepalen.
Apparatuur en gereedschap zijn eigendom van de freelancer.
Apparatuur en gereedschappen worden doorgaans door het bedrijf geleverd.
Minder geïntegreerd. Freelancers zijn meestal onafhankelijk, werken vaker op afstand, en maken gebruik van hun eigen gereedschap en apparatuur.
Sterk geïntegreerd. Medewerkers zijn doorgaans meer geïntegreerd in de organisatie van de werkgever; zo werken zij bijvoorbeeld vaker op locatie van de werkgever.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers hebben geen recht op dezelfde secundaire voorwaarden en bescherming als medewerkers, en ze zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op bepaalde werkgelegenheidsvoordelen en -beschermingen, zoals minimumloon, overwerkvergoeding en vakantiegeld. Ze kunnen ook recht hebben op secundaire voorwaarden zoals verzekering, pensioenregelingen en betaald ziekteverlof.
Tijdgebonden inzet. Freelancers worden meestal ingeschakeld voor een specifiek project of voor een bepaalde periode.
Onbepaalde duur. Medewerkers worden doorgaans voor een onbepaalde tijd in dienst genomen.
Risico van verlies. Freelancers kunnen meer risico’s en verantwoordelijkheid dragen voor hun werk.
Geen risico op verlies. Medewerkers zijn over het algemeen beschermd tegen aansprakelijkheid voor werkgerelateerde problemen.
Niet-exclusieve diensten. Freelancers kunnen contractueel niet gebonden worden aan één bedrijf; ze kunnen hun diensten aan meer dan één organisatie leveren.
Exclusieve diensten. Medewerkers kunnen contractueel verplicht worden om diensten te verlenen aan slechts één bedrijf.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen
Voordat u freelancers in Canada kunt betalen, is de eerste stap om te bepalen hoe je ze gaat betalen. Met de opkomst van wereldwijd personeel en remote werken hebben werkgevers nu meer keuzes dan ooit om internationale betalingen aan freelancers te doen. Hier zijn enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. U kunt een Canadese bankrekening openen en deze gebruiken om geld te storten op de rekeningen van Canadese freelancers of uw huidige bank gebruiken om een internationale overschrijving te doen.
- Internationale postwissels. Deze aloude betalingsmethode kan langzaam zijn—vooral omdat de werkgever de postwissel fysiek moet aanschaffen en de freelancer deze fysiek moet storten bij ontvangst. Postwissels kunnen ook gepaard gaan met kosten en slechte wisselkoersen.
- Digitale wallets of betalingsplatforms. Houd er rekening mee dat niet alle digitale betalingsplatforms in Canada beschikbaar zijn (Venmo werkt bijvoorbeeld alleen in de VS). Sommige werkgevers gebruiken echter platforms zoals Wise om geld internationaal over te maken. Vergeet niet dat wisselkoersen dagelijks kunnen veranderen, wat het lastig maakt om uitgaven nauwkeurig te voorspellen.
- Wereldwijde salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet opgenomen in de salarisadministratie, omdat ze niet onderhevig zijn aan dezelfde inhoudingen als medewerkers—ze factureren in plaats daarvan voor hun diensten, wat bij veel bedrijven via de crediteurenadministratie gaat. Maar met Rippling, kunt u Canadese medewerkers en Canadese freelancers wereldwijd via één systeem betalen.
Step #3: Gebruik wereldwijde salarissoftware om betalingen te verwerken
Zoals u in Stap #2 zag, zijn er meerdere manieren om freelancers in Canada te betalen, maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te dien is via wereldwijde salarisadministratiesoftware.
Stap #4: Bereken de juiste bedragen en dien uw belastingformulieren in
Hoewel werkgevers in Canada niet verplicht zijn om belastingen in te houden en te betalen voor freelancers, zijn ze wel verplicht om elk jaar een aantal belastingformulieren in te dienen bij zowel de freelancer als de CRA.
Bedrijven die freelancers in Canada inhuren, moeten voorzien in:
- T4A slips aan de freelancers
- T4A-overzichten aan de CRA
- T4A-NR aan freelancers die over de grens werken
- T5018's aan onderaannemers in de bouw
Beheer je internationale freelancer-bestand eenvoudig
Het laten groeien van een internationale personeelsbestand is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met Rippling kunt u internationale freelancers in Canada en overal ter wereld via één systeem betalen.
Veelgestelde vragen over het betalen van freelancers in Canada
Moet u belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in Canada?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden wanneer ze freelancers in Canada uitbetalen. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van al hun belastingen.
Is het Canadese minimumloon van toepassing op freelancers in Canada?
Nee, minimumloonwetgeving is niet van toepassing op freelancers in Canada.
Krijgen Canadese freelancers secundaire voorwaarden?
Nee, freelancers in Canada hebben geen recht op secundaire voorwaarden. Het aanbieden van secundaire voorwaarden aan freelancers kan het risico verhogen dat de rechtbanken de freelancers als verkapt dienstverband gaan zien.
Kunt u freelancers in Canada in uw eigen valuta betalen?
Over het algemeen moeten Canadese freelancers worden betaald in Canadese dollars. U kunt ervoor kiezen om aannemers in een andere valuta te betalen, maar dit moet worden vastgelegd in jullie schriftelijke overeenkomst.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in Canadese dollars of in een andere valuta.
Kunt u freelancers in Canada handmatig betalen?
Ja, en het is gebruikelijk dat kleine ondernemers handmatig betalingen aan freelancers verwerken in een poging kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral als uw bedrijf groeit en als u met meerdere freelancers in Canada of over de grens werkt.
Het is ook belangrijk op te merken dat handmatige verwerking van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig uitvoeren van de salarisadministratie brengt het risico van menselijke fouten met zich mee. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, dat automatisch naleving van alle toepasselijke lokale wetten afdwingt, ongeacht waar de freelancers wonen.
- Beveiliging. Handmatige salarisverwerking brengt ook veiligheidsrisico's met zich mee, vooral als er spreadsheets of papieren dossiers gebruikt worden. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van de freelancers. Het handmatig betalen van aannemers kan traag en omslachtig zijn. Handmatige betalingen missen meestal transparantie over betalingstermijnen en waar freelancers precies voor worden betaald, wat een frustrerende ervaring is voor freelancers die proberen zicht te krijgen op hun inkomsten.
Automatiseer de salarisadministratie met Rippling. Rippling synchroniseert alle HR-gegevens van uw bedrijf met de loonadministratie, waardoor handmatige gegevensinvoer volledig overbodig wordt. Werknemers en aannemers over de hele wereld worden snel (en conform de regelgeving) betaald via één systeem. Bovendien is Rippling een door de Canada Revenue Agency erkende loonadministratieprovider, de Canadese belastingdienst voor de federale en de meeste provinciale en territoriale overheden.
Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in Canada?
Wanneer u freelancers omzet tot medewerkers, bepaal dan eerst het beste arbeidsmodel. Hoewel het inhuren van freelancers soms flexibeler en financieel voordeliger kan zijn dan het aannemen van medewerkers in loondienst, heeft u soms toch een fulltime werknemer nodig.
De uitdaging is dan om ervoor te zorgen dat alle wettelijke en nalevingsvereisten in orde zijn: De Canadese arbeidswetten vereisen dat u voldoet aan regels omtrent bijvoorbeeld loonheffingen en secundaire voorwaarden die op freelancers niet van toepassing zijn. Bedrijven zullen waarschijnlijk via hun eigen entiteit werken als ze er al een hebben in Canada of van plan zijn een entiteit op te richten omdat ze een aanzienlijke investering doen in de Canadese markt. Bedrijven kunnen echter nog steeds medewerkers in Canada aannemen zonder een Canadese entiteit via een Employer of Record service.
Met Rippling kunt u freelancers moeiteloos beheren—en bovendien snel freelancers omzetten tot fulltime medewerkers—met wettelijk conforme documenten, secundaire arbeidsvoorwaarden, salarisadministratie en meer. Rippling regelt alles, zodat u voldoet aan alle wetten vanaf onboarding tot offboarding.
Rippling en gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
