Hoe kunt u internationale freelancers in Singapore betalen? [2024]
Singapore is met zijn sterke economie, high-tech infrastructuur en bloeiende freelancer-scene een bijzonder aantrekkelijke plek voor internationale bedrijven die op zoek zijn naar talent om hun personeelsbestand uit te breiden. Deze levendige stadstaat vormt de thuisbasis voor veel zelfstandig ondernemers in uiteenlopende sectoren zoals informatietechnologie, financiën en creatieve diensten.
Als u overweegt freelancers aan te nemen in Singapore, is het belangrijk dat u dat fiscaal en administratief goed aanpakt. In dit stappenplan leest u hoe u freelancers correct kunt classificeren, onboarden en betalen volgens de Singaporese arbeidswetgeving.
Stap #1: Classificeer uw werknemers in Singapore
Voordat u een freelancer in Singapore kunt aannemen en betalen, moet u deze nauwkeurig classificeren. Verkeerde classificatie van werknemers kan ernstige gevolgen hebben. Als een arbeidskracht onjuist geclassificeerd wordt als een freelancer, kan een bedrijf in strijd zijn met de Employment Act. Dit kan leiden tot:
- Financiële boetes, inclusief het betalen van CPF (Central Provident Fund)-bijdragen, achterstallige lonen en vergoedingen voor feestdagen en ziekteverlof
- Boetes, straffen en toeslagen op onbetaalde belastingen en secundaire voorwaarden
- Boetes voor onbetaalde sociale premies
- Gevangenisstraf
Om te bepalen hoe arbeidskrachten in Singapore worden geclassificeerd, kijken de rechtbanken naar verschillende factoren:
Freelancers
Medewerkers
Vertoon een hoog niveau van controle over werknemers.
Freelancers hebben de autonomie om te bepalen hoe en wanneer zij hun werk doen.
Werkgevers hebben meer controle. Werkgevers geven meer richtlijnen aan vaste werknemers over hoe werk moet worden uitgevoerd, bepalen werktijden en stellen mogelijk eisen aan waar het werk wordt uitgevoerd.
Freelancers bezitten hun eigen apparatuur en gereedschap.
Bedrijf levert apparatuur en gereedschappen.
Werk mag geen integraal onderdeel van de bedrijfsvoering zijn. Freelancers moeten diensten aanbieden die niet tot de kernactiviteiten van het bedrijf behoren.
Kan alle soorten werkzaamheden uitvoeren Medewerkers kunnen zich bezighouden met zowel kernactiviteiten als andere soorten werkzaamheden.
Betaald op projectbasis. Freelancers moeten hun werk factureren en worden alleen betaald zodra een project is afgerond.
Op vaste momenten betaald. Medewerkers krijgen hun salaris op vaste tijden, vaak per uur, week of maand. Het maakt daarbij niet uit of ze bepaalde projecten wel of niet hebben afgerond.
Tijdgebonden overeenkomst. Freelancers worden doorgaans aangenomen voor een specifieke taak of project, met een einddatum.
Onbepaalde verbintenis. Medewerkers worden over het algemeen voor onbepaalde tijd aangenomen.
Niet-exclusieve diensten. Freelancers kunnen hun diensten aan meerdere organisaties aanbieden.
Exclusieve diensten. Medewerkers werken doorgaans slechts voor één bedrijf en kunnen zelfs non-concurrentiebedingen hebben.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Singapore te betalen
Nadat u de samenwerkingsovereenkomst hebt opgesteld, is de volgende stap om uit te zoeken wat de beste manier is om uw freelancer te betalen. Dankzij de opkomst van internationale personeelsbestanden en remote werk hebben werkgevers nu meer keuzes dan ooit in betaalmethoden. Hier zijn enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. U kunt een bankrekening openen in Singapore en vervolgens directe stortingen doen of een internationale transactie doen met uw Nederlandse bankrekening. Hoewel dit een populaire betalingsmethode is, kunnen eventuele transactiekosten deze optie minder aantrekkelijk maken.
- Internationale postwissels. Deze traditionele betalingsmethode kan traag zijn, vooral omdat de werkgever de postwissel fysiek moet kopen en de freelancer deze bij ontvangst ook fysiek moet storten. Postwissels kunnen ook gepaard gaan met kosten.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Digitale portemonnees worden een steeds populairder betaalmiddel, maar ze kunnen ook problemen veroorzaken wanneer u freelancers in het buitenland wil betalen. De reden daarvoor is dat verschillende landen verschillende digitale portemonnees en betalingsplatforms gebruiken.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie van veel bedrijven wordt verwerkt. Maar met moderne salarisadministratiesoftware zoals het systeem van Rippling kunt u medewerkers en freelancers in Singapore en andere landen via één systeem betalen.
Elke betalingsmethode heeft voor- en nadelen, zoals transactiekosten, wisselkoersen en verwerkingstijden. Het kiezen van de juiste methode is cruciaal om een vlotte en tijdige betaling te garanderen, wat een aanzienlijke impact kan hebben op uw relatie met uw freelancers.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Singaporese freelancers te verwerken
Het gebruik van salarissoftware zoals Rippling kan uw betalingsproces in Singapore sterk vereenvoudigen. Rippling heeft een geïntegreerd systeem dat HR, IT en operaties samenbrengt op één platform. Hierdoor kunt u betalingen aan al uw internationale freelancers automatiseren in de wetenschap dat u altijd voldoet aan lokale belastingwetten.
Met Rippling kunt u medewerkers en freelancers van over de hele wereld vanuit één plek betalen.
Stap #4: Zorg ervoor dat uw Singaporese freelancers de juiste belastinginformatie hebben
Net als andere landen heeft ook Singapore specifieke belastingwetten waarmee zowel bedrijven als freelancers rekening moeten houden. Hier zijn enkele belangrijke punten:
- Freelancers in Singapore worden beschouwd als zelfstandigen en zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen. Zij zijn verplicht hun inkomen aan te geven en de nodige betalingen te doen aan de Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS).
- Ze moeten alle inkomsten- en uitgavenrapporten minstens vijf jaar bewaren.
- In tegenstelling tot medewerkers, zijn freelancers niet onderworpen aan loonbelasting. In sommige uitzonderlijke gevallen kan echter geëist worden dat de betaler een percentage van de betaling inhoudt.
- Bedrijven hoeven niet bij te dragen aan de Central Provident Fund (CPF) voor freelancers. Freelancers kunnen echter vrijwillig bijdragen aan hun CPF-rekeningen om hun pensioen, huisvesting en gezondheidszorg te verzekeren.
Onthoud dat het geven van juiste en actuele belastinginformatie aan freelancers toekomstige juridische en financiële problemen kan voorkomen.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is eenvoudiger dan ooit. Met Rippling betaalt u freelancers en vaste medewerkers in Singapore en de rest van de wereld eenvoudig via één enkel systeem.
Veelgestelde vragen over het uitvoeren van salarisadministratie voor freelancers in Singapore
Moet u belastingen inhouden wanneer u freelancers in Singapore betaalt?
Nee, over het algemeen hoeft u geen belasting in te houden wanneer u freelancers in Singapore betaalt. Freelancers worden beschouwd als zelfstandig ondernemers en zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingverplichtingen onder de Income Tax Act. Het is echter altijd raadzaam om een belastingprofessional of de Inland Revenue Authority van Singapore (IRAS) te raadplegen om naleving van wetgeving te garanderen.
Geldt het Singaporese minimumloon voor freelancers in Singapore?
Singapore heeft geen wettelijk minimumloon. In plaats daarvan worden specifieke loonsrichtlijnen gegeven voor bepaalde sectoren. Daarom is het concept van een minimumloon meestal niet van toepassing op freelancers.
Krijgen Singaporese freelancers secundaire voorwaarden?
Freelancers in Singapore ontvangen niet dezelfde secundaire voorwaarden als Singaporese medewerkers volgens de Employment Act. Deze secundaire voorwaarden kunnen betaald jaarlijks verlof, ziekteverlof en bijdragen aan de CPF omvatten. Freelancers zijn over het algemeen verantwoordelijk voor hun eigen sociale verzekeringsbijdragen. Echter kunnen zij wel onderhandelen over bepaalde secundaire voorwaarden binnen hun contract. Het is belangrijk voor bedrijven om deze voorwaarden duidelijk vast te leggen om mogelijke geschillen te voorkomen.
Kunt u freelancers in Singapore betalen in uw eigen valuta?
Het is normaal om freelancers te betalen in hun lokale valuta, de Singapore dollar (SGD). Betalen in uw eigen valuta kan leiden tot wisselkoersschommelingen en extra bankkosten. Als u toch besluit een freelancer in uw eigen valuta te betalen, moet dit in de samenwerkingsovereenkomst worden opgenomen.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel Singapore dollars als uw eigen munteenheid.
Kunt u freelancers in Singapore handmatig betalen?
Ja, u kunt freelancers in Singapore handmatig betalen. Het gebruik van salarisadministratiesoftware zoals Rippling kan dit proces echter makkelijker maken, menselijke fouten verminderen en zorgen voor tijdige en correcte betalingen.
Hoe verandert u een freelancer in een medewerker in Singapore?
Om een freelancer in Singapore officieel aan uw team toe te voegen als vaste medewerker, moet er een arbeidscontract worden opgesteld. Daarbij moet u voldoen aan alle fiscale en arbeidswetten van Singapore. De contractsvoorwaarden moeten voldoen aan de Employment Act en details bevatten over werkuren, beloning en secundaire voorwaarden. Houd er rekening mee dat werkgevers in Singapore verplicht zijn om namens hun medewerkers bij te dragen aan de CPF.
Bedrijven zullen eerder via hun eigen entiteit aannemen als ze er al een in Singapore hebben. U kunt echter ook vaste medewerkers aannemen zonder een Singaporese entiteit via een Employer of Record (EOR).
Zijn CPF-bijdragen vereist voor freelancers in Singapore?
Nee, bedrijven zijn niet verplicht om CPF-bijdragen te leveren voor freelancers in Singapore. Freelancers worden beschouwd als zelfstandigen en zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen CPF-bijdragen.
Kan een freelancer in Singapore worden ingehuurd onder een arbeidsovereenkomst?
Een freelancer in Singapore werkt doorgaans onder een samenwerkingsovereenkomst, wat anders is dan een arbeidsovereenkomst. Bij de eerste wordt de freelancer gezien als zelfstandige, terwijl de laatste meestal geldt voor een werkgever-werknemer relatie. Een verkeerde classificatie van werknemers kan juridische en financiële consequenties hebben, dus het is belangrijk om het verschil te begrijpen.
Zijn de feestdagwetten van Singapore ook van toepassing op freelancers?
De wetgeving over feestdagen in Singapore, die voorziet in betaald verlof op feestdagen, is alleen van toepassing op medewerkers. Freelancers vallen niet onder deze wetten, aangezien zij zelfstandigen zijn en hun eigen werkuren bepalen.
Welke overwegingen zijn er bij het doen van eenmalige ‘lump-sump’ betalingen aan freelancers in Singapore?
Hoewel lump-sump betalingen (ofwel grote, eenmalige betalingen) een handige manier zijn om freelancers voor grote projecten te betalen, moeten zij in Singapore zelf hun belastingzaken regelen. Zorg ervoor dat dit duidelijk wordt gecommuniceerd om misverstanden te vermijden.
Met Rippling werkt u eenvoudig samen met al uw freelancers. En als u hen een officiële functie aanbiedt, regelen wij het papierwerk, de secundaire arbeidsvoorwaarden, salarisadministratie en meer. Rippling zorgt overal voor, zodat u van onboarding tot offboarding aan alle regels voldoet.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
