Hoe kunt u internationale freelancers in Spanje betalen? [2024]
Dankzij technologische ontwikkelingen is het eenvoudiger dan ooit om samen te werken met talentvolle arbeidskrachten van over de hele wereld. Het is dan ook niet verrassend dat veel internationale bedrijven ervoor kiezen om freelancers in Spanje aan te nemen. Maar wanneer het tijd is om hen uit te betalen, is het belangrijk dat u op de juiste manier door de Spaanse arbeids- en belastingwetten navigeert.
In dit stappenplan leest u hoe u Spaanse freelancers correct classificeert, onboardt en uitbetaalt, zodat u direct klaar bent om uw eerste factuur te ontvangen.
Stap #1: Classificeer uw werknemers
Hoewel het inhuren van freelancers veel voordelen biedt, moet u voorzichtig zijn met de classificatie van uw werknemers. Spanje staat bekend om zijn sterke werknemersbescherming en heeft een beleid tegen ‘valse freelancers’, wat als arbeidsfraude wordt beschouwd als het wordt overtreden. Als u een freelancer inhuurt maar hen behandelt als een fulltime medewerker, kunt u de volgende straffen verwachten:
- Boetes tot 12.000 euro per verkeerd geclassificeerde werknemer
- Nabetaling van alle onbetaalde belastingen, plus boetes
- Terugbetaling van alle onbetaalde sociale zekerheidsbijdragen, plus boetes en rente
- Strafrechtelijke aanklachten en gevangenisstraf
Spaanse rechtbanken concluderen meestal dat er sprake is van een arbeidsrelatie wanneer de freelancer onder toezicht staat van de organisatie en het management van het bedrijf. Als een zaak voor de rechter komt, bekijken ze zowel de contractuele overeenkomst als hoe die in de praktijk wordt uitgevoerd. Dit zijn enkele van hun overwegingen:
Freelancers
Medewerkers
Weinig aansturing van de werkgever. Freelancers regelen hun werk zelfstandig en onafhankelijk. Ze hoeven geen instructies te volgen over hoe ze hun diensten uitvoeren. Het bedrijf kan hun werktijden of vakanties niet bepalen en geeft alleen doelen aan.
Meer aansturing van de werkgever. Medewerkers worden aangestuurd door hun werkgever over hoe ze hun werk moeten uitvoeren, waar ze moeten werken, verplichte werkdagen, en meer.
Geen onderdeel van de organisatiestructuur. Freelancers hebben geen directe leidinggevende en werken onafhankelijk van het interne personeel. Ze zouden hun werkzaamheden (meestal) vanuit een externe locatie moeten kunnen uitvoeren.
Onderdeel van de organisatiestructuur. Medewerkers zijn doorgaans geïntegreerd in de organisatie van de werkgever en kunnen op de locatie van de werkgever werken.
Apparatuur en gereedschappen eigendom van de freelancer. De zelfstandig ondernemer hoeft ook niet gecompenseerd te worden voor de aankoopt of het gebruik van gereedschappen.
Apparatuur en gereedschappen worden door het bedrijf geleverd. Het bedrijf kan hen ook voor deze kosten compenseren als ze wel zelf aankopen doen.
Betaald voor doelen of behaalde resultaten. Freelancers zouden niet per uur of per maand betaald moeten worden.
Een consistent maandsalaris of loon uitbetaald, ongeacht het voltooide werk.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers moeten zelf hun belastingen betalen. Ze hoeven ook geen bedrijfsemailadressen te hebben en het bedrijf hoeft hen geen professionele training te geven.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op minimumloon, overwerkbetaling, vakantiegeld, zwangerschapsverlof/vaderschapsverlof en andere secundaire voorwaarden.
Geen disciplinaire maatregelen. Het bedrijf kan freelancers niet disciplineren en kan de overeenkomst alleen beëindigen bij contractbreuk.
Kan te maken krijgen met disciplinaire maatregelen bij overtredingen op de werkvloer.
Tijdgebonden inzet. Freelancers worden doorgaans ingehuurd voor een specifiek project of een bepaalde tijdsperiode. Hoe langer de duur van het contract, des te groter het risico op verkapt dienstverband.
Onbepaalde tijd in dienst. Medewerkers worden over het algemeen voor onbepaalde tijd in dienst genomen.
Niet-exclusieve diensten. Freelancers kunnen niet contractueel gebonden worden aan één bedrijf of postcontractuele beperkingen hebben.
Exclusieve diensten. Medewerkers kunnen contractueel verplicht zijn om diensten te verlenen aan slechts één bedrijf.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen
Voordat u Spaanse freelancers uitbetaalt, is het belangrijk om een goede betalingsmethode te kiezen.
Met de opkomst van internationale personeelsbestanden en remote werk hebben werkgevers nu meer keuzemogelijkheden dan ooit in het uitbetalen van internationale freelancers. Hier zijn enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. U kunt ervoor kiezen om een Spaanse bankrekening te openen en deze te gebruiken om geld op de rekeningen van uw freelancers te storten. Als alternatief kunt u uw Nederlandse bank gebruiken om een internationale transactie te doen.
- Internationale postwissels. Deze betalingsmethode kan langzaam zijn, gezien u de postwissel fysiek moet aanschaffen en de freelancer deze vervolgens ook weer fysiek moet storten bij ontvangst. Postwissels gaan bovendien vaak gepaard met kosten.
- Digitale portemonnees of betaalplatforms. Sommige werkgevers gebruiken platforms zoals Wise om geld over de grens heen te verplaatsen. Het is echter belangrijk om te weten dat niet alle digitale betaalplatforms beschikbaar zijn in Spanje en dat ook aan het gebruik van deze platforms vaak extra transactiekosten verbonden zijn.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie van veel bedrijven wordt verwerkt. Maar met moderne salarisadministratiesoftware zoals het systeem van Rippling kunt u medewerkers en freelancers in Spanje en andere landen via één systeem betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarissoftware om betalingen te verwerken
Er zijn meerdere manieren om Spaanse freelancers te betalen, maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen is door gebruik te maken van internationale salarissoftware.
Rippling stelt u in staat om freelancers wereldwijd te betalen.
Stap #4: Verzamel gegevens voor fiscale en juridische doeleinden
Hoewel bedrijven in Spanje niet verplicht zijn om belastingen in te houden en af te dragen over betalingen aan freelancers, is het verstandig om een modelovereenkomst op te stellen en facturen goed te bewaren voor fiscale en administratieve doeleinden.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is eenvoudiger dan ooit. Met Rippling betaalt u freelancers en vaste medewerkers in Spanje en de rest van de wereld eenvoudig via één enkel systeem.
Veelgestelde vragen over het betalen van freelancers in Spanje
Moet u belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in Spanje?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen inkomstenbelasting in te houden bij betalingen aan freelancers in Spanje, noch hoeven zij sociale zekerheidsbijdragen te leveren. Freelancers moeten zelf hun eigen belastingen en sociale premies betalen.
Geldt het Spaanse minimumloon voor freelancers in Spanje?
Nee, minimumloonwetten zijn niet van toepassing op freelancers in Spanje. Freelancers moeten hun eigen tarieven bepalen.
Krijgen Spaanse freelancers secundaire voorwaarden?
Nee, Spaanse freeancers hebben geen recht op secundaire voorwaarden. Als u dit alsnog aanbiedt, vergroot u de kans dat Spaanse rechtbanken zullen oordelen dat uw freelancers eigenlijk in verkapte loondienst zijn.
Welke informatie heeft u nodig van Spaanse freelancers?
Stel een samenwerkingsovereenkomst op en maak afspraken met de freelancer over de betalingsvoorwaarden en betaalmethode. Verzamel ook hun naam, geboortedatum, contactgegevens, bankrekeninginformatie (of andere betalingsinformatie) en btw-nummer.
Kunt u freelancers in Spanje betalen in een andere valuta?
Het beste is om Spaanse freelancers in hun eigen valuta, euro’s, uit te betalen. U mag freelancers ook in een andere munteenheid betalen, maar alleen als zij daar expliciet mee instemmen. In dat geval moet die informatie opgenomen zijn in de contractuele overeenkomst.
Veel internationale betalingsaanbieders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel euro's als andere munteenheden.
Kunt u freelancers in Spanje handmatig betalen?
Hoewel sommige kleine ondernemers freelance betalingen handmatig verwerken in een poging om kosten te besparen, kan dit tijdrovend zijn en tot fouten leiden. De salarisadministratie wordt steeds complexer naarmate uw bedrijf groeit en u buitenlandse freelancers toevoegt aan uw team.
Enkele risico's van het handmatig verwerken van de salarisadministratie zijn:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan erg frustrerend zijn voor freelancers die zicht proberen te krijgen op hun inkomen.
Hoe verandert u een Spaanse freelancer in een vaste medewerker?
Om Spaanse werknemers in dienst te nemen en te betalen, moet u een arbeidsovereenkomst opstellen en een juridische entiteit in Spanje oprichten of gebruikmaken van een EOR zoals Rippling.
Op papier is de EOR de officiële werkgever van uw werknemers en dus kunt u hen aannemen en betalen via deze entiteit. De EOR houdt de juiste bedragen voor belastingen en sociale premies in op de salarissen van werknemers en betaalt deze vervolgens aan de Spaanse Belastingdienst (ook bekend als Agencia Estatal de la Administración Tributaria of Agencia Tributaria) en andere overheidsinstellingen. EOR's regelen ook (andere) secundaire voorwaarden.
Waarom een Employer of Record (EOR) gebruiken in plaats van een eigen juridische entiteit? Een Employer of Record (EOR) gebruiken is sneller dan zelf een juridische entiteit opzetten, wat maanden kan duren. Kleine en middelgrote bedrijven hebben vaak niet de tijd of middelen voor deze administratieve rompslomp. Door salarisadministratie en secundaire voorwaarden aan EOR's uit te besteden, bent u snel operationeel zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over belastingtarieven, verlof, gezondheidszorg en meer. Naleving van wetgeving kan ingewikkeld zijn in Spanje, dat niet alleen strenge arbeidswetten heeft, maar ook collectieve arbeidsovereenkomsten waardoor werkgevers zich moeten navigeren.
Rippling en gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
