Zo kunt u internationale freelancers in Duitsland betalen [2024]
Als een van de belangrijkste economieën ter wereld, met hoogopgeleide werknemers en bruisende steden zoals Berlijn en München, is het geen wonder dat Duitsland een populaire keuze is voor werkgevers die internationaal freelancers willen inhuren. Maar wanneer het tijd is om uw freelancers te betalen, weet u dan welke stappen u moet nemen om te voldoen aan de Duitse arbeidswetten?
In deze gids leest u hoe u freelancers correct classificeert en kunt uitbetalen volgens de Duitse arbeidswetten.
Stap #1: Classificeer uw werknemers correct
De Duitse overheid neemt de taak van juiste classificatie van uw werknemers zeer serieus; de gevolgen van verkeerde classificatie zijn ernstig en mogen niet licht opgevat worden.
Het verkeerd classificeren van uw medewerkers en freelancers in Duitsland kan leiden tot ernstige boetes, waaronder:
- Boetes tot 15.000 euro per overtreding, of tot 10 miljoen euro als de misclassificatie opzettelijk gedaan is om belastingen te ontduiken.
- Inbeslagname van winsten die voortvloeien uit het gebruik van verkeerd geclassificeerde werknemers
- Betaling van alle onbetaalde belastingen en sociale zekerheidsbijdragen tot 30 jaar terug, plus boeterente
Als een freelancer ten onrechte als medewerker wordt geclassificeerd, heeft diegene recht op dezelfde rechten en secundaire arbeidsvoorwaarden als fulltime- en parttime-medewerkers in Duitsland. Zoals u kunt zien in de bovenstaande lijst, kunnen de kosten van een verkeerde classificatie voor werkgevers enorm zijn.
Dus hoe zorgt u ervoor dat een freelancer correct wordt geclassificeerd? Volgens de Duitse wet zijn dit de belangrijkste criteria om te bepalen of een teamlid een medewerker of een freelancer/ZZP’er is:
- Of de werknemer deel uitmaakt van de organisatie van het bedrijf. Signalen dat het teamlid deel uitmaakt van de organisatie (en dus mogelijk een medewerker in plaats van een freelancer/ZZP'er is) zijn onder andere het hebben van een bedrijfs-e-mailadres, het gebruik van bedrijfshulpmiddelen en -apparatuur in plaats van eigen middelen, vaste werktijden en een permanente werkplek.
- Of een werknemer onder toezicht en controle van het bedrijf staat. Rode vlaggen die kunnen aangeven dat een freelancer eigenlijk in verkapte loondienst is, zijn onder andere het uitvoeren van taken die eigenlijk voor reguliere medewerkers zijn; het ontvangen van secundaire arbeidsvoorwaarden van; het krijgen van een vast salaris; geen flexibiliteit hebben in werkplekken, werktijden en werkwijzen; werk niet kunnen uitbesteden; en/of een exclusieve werkregeling hebben met één enkele werkgever.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Duitsland te betalen
Heeft u uw werknemer correct geclassificeerd als een freelancer? Dan is de volgende stap is om te beslissen hoe u hen gaat betalen. Door de toenemende populariteit van remote werk, hebben werkgevers nu meer keuzes dan ooit in hun betaalmiddelen.
Hieronder volgen enkele opties om te overwegen voor het betalen van internationale freelancers in Duitsland:
- Bankoverschrijvingen. U kunt een Duitse bankrekening openen en betalingen rechtstreeks op de rekeningen van uw Duitse freelancers storten, of internationaal overboeken als u liever een bankrekening in uw eigen land gebruikt.
- Internationale postwissels. Dit is een vrij traditionele manier om freelancers te betalen die in een ander land wonen dan hun werkgever. De populariteit hiervan is echter afgenomen door nieuwere en veiligere methoden die minder fraudegevoelig zijn. Bovendien moet u elke keer dat u een internationale postwissel verstuurt, een vergoeding betalen. Als u met veel met freelancers werkt, kan deze methode snel duur worden.
- Digitale portemonnees of betaalplatforms. Digitale portemonnees zijn om veel redenen fantastisch, maar ze kunnen ook problemen veroorzaken bij internationale betalingen aan freelancers. Dit komt doordat verschillende landen verschillende digitale portemonnees en betaalplatforms gebruiken. Het kan lastig zijn om een platform te vinden dat jullie beiden kunnen gebruiken.
- Internationale salarisadministratie. Freelancers worden meestal niet opgenomen in de salarisadministratie, omdat zij niet dezelfde inhoudingen hebben als medewerkers—zij sturen in plaats daarvan een factuur voor hun diensten, die bij veel bedrijven via de crediteurenadministratie verloopt.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Duitse freelancers te verwerken
Zoals u zag bij Stap #2, zijn er meerdere manieren om freelancers in Duitsland te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier is om freelancers te betalen via internationale salarisadministratiesoftware.
Met Rippling kunt u freelancers over de hele wereld betalen.
Stap #4: Houd gegevens nauwkeurig bij voor juridische doeleinden
Goed nieuws: de Duitse overheid vereist niet dat u allerlei ingewikkelde belastingdocumenten indient voor freelancers. Zelfstandige professionals moeten zelf regelen dat ze aan hun belastingverplichtingen voldoen.
- undefined
Het is echter wel noodzakelijk om gegevens van elke freelancer en het contract dat u met hen hebt afgesloten nauwkeurig te registreren, zodat u wanneer nodig kunt aantonen dat ze correct zijn geclassificeerd.
Moeiteloos samenwerken met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met Rippling kunt u internationale freelancers in Duitsland en andere landen via één systeem betalen.
Veelgestelde vragen over betalingen aan freelancers in Duitsland
Moet u belastingen inhouden bij betalingen aan freelancers in Duitsland?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden bij het betalen van freelancers in Duitsland. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het afdragen en betalen van de juiste belasting aan de bevoegde autoriteiten.
Geldt het Duitse minimumloon voor freelancers in Duitsland?
Nee, minimumloonwetten zijn niet van toepassing op freelancers in Duitsland.
Krijgen Duitse freelancers secundaire voorwaarden?
Nee. Duitsland biedt veel bescherming aan medewerkers in loondienst, maar freelancers komen niet in aanmerking voor de rechten en secundaire voorwaarden die worden gegeven aan werknemers die als voltijd- of deeltijdmedewerkers zijn geclassificeerd.
Kunt u freelancers in Duitsland in een andere valuta betalen?
Ja, dat kan. U en uw nieuwe werknemer moeten tijdens de onderhandelingen moeten bespreken in welke valuta er betaald zal worden en dit schriftelijk vastleggen.
Kunt u freelancers in Duitsland handmatig betalen?
Ja, en het komt vaak voor dat kleine ondernemers de betalingen aan freelancers handmatig verwerken in een poging kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral als uw bedrijf groeit en u met meerdere freelancers in Duitsland of over de grens werkt.
Het is ook belangrijk op te merken dat handmatige verwerking van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:
- Naleving van wetgeving. Handmatig de salarisadministratie uitvoeren betekent dat u meer risico loopt op menselijke fouten of nalatigheid. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat automatische naleving van de lokale wetten afdwingt—ongeacht waar uw freelancers wonen.
- Beveiliging. Handmatige salarisverwerking brengt ook beveiligingsrisico's met zich mee, vooral als u gebruikmaakt van spreadsheets of papieren dossiers. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn vaak traag en bieden weinig inzicht in bijvoorbeeld de betalingssnelheid en waar freelancers precies voor betaald worden. Dit kan frustrerend zijn voor freelancers die proberen zicht te krijgen op hun inkomsten.
Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in Duitsland?
Hoewel het inhuren van onafhankelijke contractanten in plaats van fulltime werknemers flexibiliteit en financiële voordelen kan bieden, hebt u soms toch een fulltime werknemer nodig. De uitdaging is dan om ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan: De Duitse bureaucratie en arbeidswetten zijn uiterst complex, en wanneer u een werknemer aanneemt, bent u verplicht om bijvoorbeeld premies voor de volksverzekeringen van hun salaris in te houden en secundaire arbeidsvoorwaarden te bieden. Overweeg daarom een
Consider using an EOR zoals Rippling in te schakelen om u te helpen bij het onboarden, betalen en coördineren van Duitse werknemers als u ervoor kiest om geen eigen entiteit in Duitsland op te richten.
Rippling en gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
