Zo kunt u internationale freelancers in Australië betalen [2024]
Veel internationale bedrijven nemen Australische freelancers in dienst vanwege hun uitgebreide expertise. Maar hoe zorgt u ervoor dat u aan alle complexe arbeids- en belastingwetten van Australië voldoet en wat is de beste manier om hen uit te betalen?
Voordat u uw eerste factuur ontvangt, is het belangrijk uzelf te verdiepen in de regels omtrent werken met Australische freelancers, inclusief hoe u ze correct classificeert, onboardt en betaalt volgens de Australische arbeidswetten.
Hieronder volgt een stapsgewijze handleiding over hoe u de salarisadministratie voor freelancers in Australië kunt uitvoeren.
Stap #1: Classificeer uw werknemers
Wanneer u ervoor kiest om freelancers van over de hele wereld in te huren, is het cruciaal om hen correct te classificeren. Het verkeerd classificeren van Australische werknemers, specifiek door medewerkers als freelancers aan te merken, kan resulteren in boetes, achterstallige belastingen en andere zware straffen door Australische rechtbanken en de Australian Taxation Office (ATO). Dit zijn potentiële boetes voor een verkapt dienstverband:
- Gerechtelijke boetes van maximaal AUD 16.500 voor individuen en AUD 82.500 voor bedrijven
- Betalingen voor gemiste superannuatie (het Australische pensioensysteem) bijdragen, plus rente en administratiekosten
- Aanvullende boetes tot twee keer het bedrag van de pensioenheffing
- Een boete voor het niet inhouden van belastingen ter hoogte van het volledige bedrag dat had moeten worden ingehouden, inclusief een heffing voor Medicare (de Australische gezondheidszorginstelling)
Om werkgevers te helpen bepalen of een nieuwe werknemer voldoet aan de criteria voor een medewerker in loondienst of freelancer, heeft de Australische overheid via de Fair Work Ombudsman een reeks indicatoren op een rijtje gezet die helpen onderscheid te maken:
Freelancers
Medewerkers
Medewerkers worden meer gecontroleerd. Freelancers krijgen doorgaans meer autonomie om te bepalen hoe ze hun werk uitvoeren en wanneer ze dit doen.
Meer sturing door de werkgever. Medewerkers ervaren meestal meer controle en sturing van hun werkgever, die hen begeleidt bij het uitvoeren van het werk en mogelijk specifieke werktijden vaststelt.
Apparatuur en gereedschap in eigendom van de werknemer.
Apparatuur en gereedschappen meestal geleverd door het bedrijf.
Minder geïntegreerd. Freelancers zijn meestal onafhankelijk, werken vaker op afstand en gebruiken hun eigen gereedschap en apparatuur.
Sterk geïntegreerd. Medewerkers zijn doorgaans sterker geïntegreerd in de organisatie van de werkgever, bijvoorbeeld doordat zij op de locatie van de werkgever werken.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers hebben geen recht op dezelfde secundaire voorwaarden en bescherming als medewerkers, en zij zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op bescherming en bepaalde arbeidsvoorwaarden, zoals minimumloon, compensaties voor overwerken en vakantiegeld. Ze kunnen ook recht hebben op secundaire voorwaarden zoals verzekeringen, pensioenplannen en betaald ziekteverlof.
Tijdgebonden inzet. Freelancers worden doorgaans ingehuurd voor een specifiek project of een bepaalde periode.
Onbepaalde tijd. Medewerkers worden over het algemeen voor onbepaalde tijd aangenomen.
Verliesrisico. Freelancers dragen meer meer risico en verantwoordelijkheid voor het werk dat ze doen.
Geen verliesrisico’s. Medewerkers zijn over het algemeen beschermd tegen aansprakelijkheid voor werkgerelateerde kwesties.
Onderaanneming. Freelancers kunnen werk delegeren aan een ander bedrijf als ze ondersteuning nodig hebben.
Geen onderaanneming. Medewerkers worden geacht hun werk zelf te doen. Ze kunnen geen verantwoordelijkheden delegeren zonder goedkeuring van het bedrijf.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen
Het eerste wat u moet doen voordat u freelancers in Australië kunt betalen, is bepalen hoe u dat precies gaat doen. Door de opkomst van internationale personeelsbestand en werken op afstand, hebben werkgevers nu meer keuzemogelijkheden dan ooit voor het uitbetalen van Australische freelancers. Hier zijn enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. U kunt een Australische bankrekening openen en deze gebruiken om geld over te maken naar de rekeningen van Australische freelancers of uw huidige bank gebruiken om een internationale transactie te doen.
- Internationale postwissels. Deze traditionele betalingsmethode kan traag zijn—vooral omdat de werkgever de postwissel fysiek moet aanschaffen en de freelancer deze moet storten bij ontvangst. Bovendien zijn er kosten aan verbonden en kunnen ongunstige wisselkoersen invloed hebben.
- Digitale portemonnees of betaalplatforms. Hoewel sommige werkgevers platforms zoals Wise gebruiken om geld internationaal over te maken, is het belangrijk om te beseffen dat niet alle digitale betaalplatforms beschikbaar zijn in Australië. Houd er ook rekening mee dat wisselkoersen dagelijks kunnen veranderen, wat het lastig maakt om uw uitgaven nauwkeurig te voorspellen.
- Diensten voor internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet opgenomen in de salarisadministratie, omdat ze niet onderworpen zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. Ze factureren in plaats daarvan voor hun diensten, wat voor veel bedrijven via de crediteurenadministratie verloopt. Maar met Rippling kunt u Australische medewerkers en Australische freelancers via één platform betalen, waardoor de financiële administratie flink wordt vereenvoudigd.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware voor het verwerken van betalingen
Zoals u zag in Stap #2, zijn er meerdere manieren om op afstand werkende freelancers in Australië te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen, is door internationale salarisadministratiesoftware in te zetten.
Met Rippling kunt u medewerkers en freelancers over de hele wereld via één systeem betalen.
Stap #4: Zorg ervoor dat uw freelancer de juiste belastinginformatie heeft
Werkgevers zijn niet verplicht om inkomstenbelasting in te houden en te betalen voor freelancers in Australië. De ATO stuurt freelancers activiteitsverklaringen om hun inkomsten en bedrijfskosten bij te houden, zodat ze (aftrekposten kunnen claimen waar ze eventueel recht op hebben). Freelancers dienen deze verklaringen elk kwartaal in.
Sommige werkgevers spreken echter vrijwillig met hun freelancers af om belastingbetalingen namens hen te doen via een proces dat bekend staat als de Pay As You Go (PAYG)-heffing. Het doen van deze betalingen is verplicht wanneer het een medewerker in loondienst betreft).
Om belastingaangifte te doen, hebben freelancers doorgaans het volgende nodig:
- Een individueel belastingnummer
- Een Australisch Business Number (KvK-nummer), aangezien individuele freelancers hun eigen bedrijven runnen
- Een PAYG-registratie
- Een Goederen- en Dienstenbelasting-registratie (GST) als uw bedrijfsinkomen AUD 75.000 overschrijdt
Freelancers dragen meestal zelf bij aan hun pensioen. Bedrijven kunnen echter verplicht zijn betalingen te doen namens een freelancer als de werknemer voornamelijk wordt betaald voor hun arbeid en niet voor een specifiek resultaat (bijv. een freelance secretaresse die 15 uur per week administratief werk verricht). In dit geval moeten werkgevers freelancers binnen vier weken na hun startdatum een keuzemogelijkheid voor een pensioenfonds aanbieden en garanderen dat een percentage van hun loon wordt bijgedragen.
Werk eenvoudig samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met Rippling kunt u internationale freelancers in Australië en de rest van de wereld betalen via één systeem.
Veelgestelde vragen over het betalen van freelancers in Australië
Moet u belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in Australië?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden wanneer zij freelancers in Australië betalen. Freelancers zijn verantwoordelijk voor het betalen van al hun eigen belastingen. Als beide partijen het echter eens zijn, kunnen bedrijven vrijwillig belastingen inhouden namens een freelancer.
Geldt het Australische minimumloon voor freelancers in Australië?
Nee, regels omtrent minimumloon en andere arbeidswetten zijn niet van toepassing op freelancers in Australië.
Krijgen Australische freelancers secundaire voorwaarden?
Nee, freelancers in Australië hebben geen recht op secundaire voorwaarden zoals medewerkers dat hebben. Het aanbieden van secundaire voorwaarden aan freelancers kan zelfs het risico verhogen dat de rechtbanken zullen oordelen dat de freelancers eigenlijk in verkapt dienstverband werken.
Kunt u freelancers in Australië betalen in uw eigen munteenheid?
Australische freelancers worden doorgaans betaald in hun lokale munteenheid, Australische dollars. U kunt ervoor kiezen freelancers in een andere munteenheid te betalen, maar dit moet expliciet in de samenwerkingsovereenkomst worden vermeld.
Veel internationale betalingsverwerkers, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel Australische dollars als andere munteenheden.
Kunt u freelancers in Australië handmatig betalen?
Ja, en het is gebruikelijk dat eigenaren van kleine bedrijven betalingen aan freelancers handmatig verwerken in een poging om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u samenwerkt met meerdere freelancers in Australië of over andere landsgrenzen heen.
Het is ook belangrijk op te merken dat het handmatig verwerken van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:
- Naleving van wetgeving. Met handmatige salarisverwerking loopt u meer risico op menselijke fouten of nalatigheid. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, dat automatisch zorgt voor naleving van alle lokale wetten - ongeacht waar uw freelancers zich bevinden.
- Beveiliging. Handmatige salarisverwerking brengt ook veiligheidsrisico's met zich mee, vooral als u spreadsheets of papieren documenten gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn doorgaans traag en missen transparantie met betrekking tot betalingstermijnen en waar freelancers precies voor worden betaald. Dit kan frustrerend zijn voor freelancers die proberen meer zicht te krijgen op hun inkomen.
Automatiseer uw salarisadministratie met Rippling. Rippling synchroniseert alle HR-gegevens van uw bedrijf met de salarisadministratie, waardoor handmatige gegevensinvoer volledig overbodig wordt. Medewerkers en freelancers over de hele wereld worden snel (en volgens de regels) betaald.
Hoe verandert u een freelancer in een werknemer in Australië?
Wanneer u freelancers in vaste dienst gaat nemen, is het essentieel om te bepalen wat het beste werkmodel is. Hoewel het inhuren van freelancers flexibiliteit of financiële voordelen kan opleveren, hebt u soms toch een fulltime medewerker nodig.
De uitdaging is om ervoor te zorgen dat u in dat geval aan alle wettelijke vereisten voldoet met betrekking tot bijvoorbeeld secundaire arbeidsvoorwaarden en loonheffingen, die niet van toepassing zijn wanneer u met freelancers werkt. Bedrijven met een eigen entiteit in Australië zijn eerder geneigd om via die entiteit personeel aan te nemen. Toch kunnen bedrijven ook zonder Australische entiteit werknemers in Australië aannemen via een employer of record service.
Met Rippling kunt u eenvoudig samenwerken met freelancers en hen wanneer nodig contractueel omzetten in fulltime medewerkers, waarbij juridisch conform papierwerk , het regelen van secundaire arbeidsvoorwaarden en de loonadministratie allemaal uit handen worden genomen. Rippling regelt alles, zodat u van onboarding tot offboarding aan ale wetten en regels voldoet.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
