Hoe kunt u internationale freelancers in Mexico betalen? [2024]
Volgens de World Bank zijn er maar liefst 57 miljoen Mexicanen actief op de arbeidsmarkt. Dat betekent natuurlijk dat er veel kansen zijn voor buitenlandse bedrijven om talentvolle freelancers te vinden. Maar hoe kunt u met hen samenwerken en er tegelijkertijd voor zorgen dat u zich aan de Mexicaanse arbeidswetten houdt?
Lees verder om te ontdekken hoe u Mexicaanse freelancers onderdeel maakt van uw internationale team en u de salarisadministratie daar stapsgewijs op aanpast.
Stap #1: Classificeer uw werknemers
De Mexicaanse autoriteiten zien freelancers en medewerkers in vaste dienst als twee verschillende soorten arbeidskrachten, en sinds 2022 wordt verkeerde classificatie als belastingfraude gezien. Daarom is het essentieel dat u teamleden in de juiste categorieën indeelt.
Als een freelancer van mening is dat diegene eigenlijk recht heeft op een arbeidsovereenkomst, kan er een klacht tegen u worden ingediend. Een Mexicaanse rechtbank zal vervolgens verschillende aspecten van de relatie onderzoeken. Als blijkt dat u werknemers verkeerd classificeert, krijgt u mogelijk te maken met de volgende sancties:
- Nabetaling van onbetaalde secundaire voorwaarden en ontslagvergoeding
- Nabetaling van onbetaalde belastingen en sociale premies plus boetes wegens achterstallige betaling en rente
- Boetes tot wel 5.000 keer de waarde van de Unity of Update Measure per medewerker (in 2023 was dit gelijk aan MXN 103,74 per dag)
- In sommige gevallen strafrechtelijke aanklachten
Gebruik de volgende indicatoren om te bepalen of u met een vaste medewerker of met een freelancer te maken heeft:
Freelancers
Medewerkers
Hoog niveau van autonomie. Omdat freelancers zelfstandigen zijn, genieten ze meer autonomie in wanneer en hoe ze hun werk uitvoeren. Ze hebben geen vast werkschema.
Meer toezicht vanuit het bedrijf. Als werkgever kunt u meer controle uitoefenen over het werk van uw medewerker, inclusief waar, hoe en wanneer ze hun taken moeten uitvoeren. Ze zijn ook gebonden aan vaste werktijden.
Werktools en apparatuur zijn eigendom van de freelancer.
Werktools en apparatuur worden meestal door de werkgever verstrekt.
Geen secundaire voorwaarden van het bedrijf. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van inkomstenbelasting en sociale premies. Ze komen niet in aanmerking voor enige secundaire voorwaarden van hun opdrachtgever. Ook hun zorgverzekering moeten ze zelf regelen.
Recht op secundaire voorwaarden. Werkgevers zijn er verantwoordelijk voor dat ze namens hun medewerkers loonbelasting en sociale premies afdragen. Medewerkers hebben onder andere recht op ziekteverlof, zwangerschapsverlof en vaderschapsverlof. Daarnaast hebben ze recht op winstdeling.
Tijdgebonden samenwerkingsovereenkomsten. Freelancers werken vaak aan tijdgebonden projecten, wat wordt vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst. Ze komen niet in aanmerking voor bijvoorbeeld ontslagvergoeding, kerstbonussen of vaderschaps-/zwangerschapsverlof.
Contracten voor onbepaalde tijd. Werknemers krijgen vaak een vast contract voor onbepaalde tijd en hebben daarom ook recht op ontslagvergoeding bij beëindiging van de arbeidsrelatie.
Betalingen na het versturen van een factuur. De factuur specificeert de exacte diensten waarvoor de freelancer betaald wordt.
Vast salaris. De werknemer ontvangt een vast bedrag per maand, ongeacht het voltooide werk.
Kan meerdere bedrijven van dienst zijn. Freelancers zijn niet gebonden aan één organisatie. Ze zijn daarom vrij om hun diensten aan meerdere bedrijven te verlenen.
Kan exclusief zijn. Uw arbeidsovereenkomst kan uw medewerker verbieden om voor anderen te werken.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen
Voordat u begint te werken met freelancers, moet u het eens worden over de betalingsmethode. Het is belangrijk een optie te kiezen die zowel voor uw bedrijf als voor uw freelancers werkt. Dit zijn de mogelijkheden:
Bankoverschrijvingen. U kunt een Mexicaanse bankrekening openen en vervolgens directe stortingen doen op de rekeningen van uw freelancers. Als u liever vanuit uw thuisland overmaakt, kunt u natuurlijk ook een internationale transactie doen. Hoewel dit de meest voorkomende betalingsmethode is, kunnen fluctuerende wisselkoersen en transfer kosten deze optie minder aantrekkelijk maken.
Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Als alternatief kunt u kiezen voor providers zoals PayPal, Xoom of Wise. Hoewel uw freelancers hun geld snel zullen ontvangen, kunnen deze diensten kosten met zich meebrengen. PayPal rekent beide partijen bijvoorbeeld 2.99% van het totale transactiebedrag + 49 cent voor facturering. Daarnaast moet u er rekening mee houden dat wisselkoersen dagelijks kunnen fluctueren.
Internationale salarisadministratiesoftware: Aangezien freelancers zelf verantwoordelijk zijn voor het betalen van hun inkomstenbelasting, worden ze meestal niet opgenomen in de salarisadministratie van het bedrijf. Ze sturen facturen die meestal via de crediteurenadministratie worden betaald. Maar als u een platform zoals Rippling gebruikt, kunt u zowel uw medewerkers als uw freelancers vanuit één systeem betalen, ongeacht hun locatie.
Step #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om uw betalingen te verwerken
Zoals u bij de vorige stap hebt gelezen, zijn er meerdere manieren om Japanse freelancers te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen, is door internationale salarisadministratiesoftware in te zetten.
Rippling stelt u in staat om betalingen te doen aan uw freelancers, waar ze ter wereld dan ook gevestigd zijn.
Stap #4: Dien uw belastingformulieren in
Een essentieel aspect van juridische naleving bij het inhuren van Mexicaanse freelancers is het nauwkeurig berekenen van belastingen. Dit houdt in dat u de juiste belastingbedragen berekent en de vereiste formulieren indient. Uw freelancers moeten zich inschrijven bij de Mexicaanse belastingdienst als onafhankelijke dienstverleners en hun ondertekende facturen bewaren.
Freelancers krijgen hun volledige betaling zonder inhoudingen, omdat ze zelf hun belastingen regelen. Sinds April 2021 moeten opdrachtnemers in Mexico echter elke vier maanden hun contracten rapporteren aan Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) en Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).
Bedrijven die freelancers in Mexico inhuren, moeten een modelovereenkomst opstellen waarin de volgende gegevens staan:
- Betalingsafspraken
- Afspraken over de aard van het werk en de tijdsduur van het project
Deze gegevens worden gebruikt om dubbele belastingheffingen te voorkomen.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld.
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is eenvoudiger dan ooit wanneer u Rippling gebruikt. Betaal freelancers en vaste medewerkers over de hele wereld eenvoudig via één enkel systeem.
Veelgestelde vragen over betalingen aan freelancers in Mexico
Moet u belasting inhouden bij het betalen van freelancers in Mexico?
Freelancers in Mexico zijn zelf verantwoordelijk voor het afdragen van hun belastingen, dus u hoeft niks in te houden.
Is het Mexicaanse minimumloon van toepassing op freelancers in Mexico?
Mexicaanse freelancers zijn vrijgesteld van wetten omtrent minimumloon en overuren. Ook andere Mexicaanse arbeidswetten zijn mogelijk niet van toepassing op freelancers.
Krijgen Mexicaanse freelancers secundaire voorwaarden?
Secundaire voorwaarden zoals sociale premies, betaald verlof of winstdelingen mogen niet aan freelancers worden aangeboden. Als u uw zelfstandige werknemer bepaalde voordelen wilt bieden, is het veiligst om de freelancer te vragen het financiële equivalent toe te voegen aan hun factuur.
Kunt u freelancers in Mexico betalen in uw eigen valuta?
Het is gebruikelijk om Mexicaanse freelancers in hun eigen valuta te betalen, Mexicaanse pesos (MXN). Als u hen graag in een andere valuta wilt betalen, moet hier eerst schriftelijke toestemming voor worden gegeven. Sommige freelancers willen liever in Mexicaanse pesos worden betaald om conversiekosten en fluctuerende wisselkoersen te vermijden.
Met Rippling betaalt u freelancers wereldwijd eenvoudig in hun lokale munteenheid zonder te maken te krijgen met verwerkingstijden of ongunstige wisselkoersen.
Kunt u freelancers handmatig betalen in Mexico?
Ja, het is gebruikelijk voor kleine ondernemers om betalingen aan freelancers handmatig te verwerken in een poging kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u met meerdere freelancers in Mexico of andere landen werkt
Bedenk ook dat het handmatig verwerken van betalingen risico’s met zich meebrengt. Niet alleen neemt de kans op menselijke fouten toen, maar ook worden veiligheidsrisico’s groter. Dat geldt vooral als u gebruikmaakt van spreadsheets of papieren dossier.
Hoe verandert u een freelancer in een medewerker in Mexico?
Het is waar dat werken werken met freelancers operationeel en financieel voordelig kan zijn, maar na verloop van tijd wilt u de freelance overeenkomst misschien toch liever omzetten in een vast contract. Dit is zeker mogelijk, maar daar komt wel een geheel andere set aan juridische verplichtingen bij kijken.
De grootste uitdaging bij het aanbieden van vast contract in Mexico is dat u er een lokale juridische entiteit voor nodig heeft en dus in feite een Mexicaans bedrijf moet starten. Als u uzelf die moeite wil besparen, kunt u het beste gebruikmaken van een Employer of Record (EOR) zoals Rippling. Rippling helpt u met het onboarden en betalen van al uw teamleden.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
