Hoe kunt u internationale freelancers in Portugal betalen [2024]?
Het aannemen van een internationaal team biedt kansen om met een enorme verscheidenheid aan talent te werken. Met de technologie van vandaag is het aannemen van freelancers in landen zoals Portugal eenvoudiger dan ooit, ongeacht waar uw internationale bedrijf gevestigd is. Maar wanneer het tijd is om uw arbeidskrachten uit te betalen, is het essentieel dat u weet wat u moet doen om aan Portugese arbeids- en belastingwetten te voldoen.
In dit stappenplan leest u hoe u freelancers correct kunt classificeren, onboarden en betalen volgens de Portugese arbeidswetten, zodat u direct klaar bent om uw eerste factuur te ontvangen.
Stap #1: Classificeer uw werknemers
Er zijn veel voordelen verbonden aan het inhuren van Portugese freelancers in plaats van fulltime medewerkers aan te nemen. Werkgevers zijn bijvoorbeeld niet verantwoordelijk voor het aanbieden van secundaire voorwaarden of het inhouden van belastingen of sociale premies wanneer ze freelancers uitbetalen. In plaats daarvan zorgt de zelfstandig professional er zelf voor dat belastingafdrachten en sociale zekerheidsbijdragen worden geregeld. (Opmerking: De enige uitzondering geldt wanneer een freelancer tot 80% van diens inkomsten uit uw opdrachten haalt. In die gevallen bent u verantwoordelijk voor een sociale zekerheidsbelasting van 5% op alle betalingen aan die freelancer).
Het verkeerd classificeren van werknemers in Portugal kan zware straffen tot gevolg hebben, waaronder:
- Met terugwerkende kracht bijdragen moeten leveren aan de sociale zekerheid en het Looncompensatiefonds
- Met terugwerkende kracht moeten voldoen aan de voorschriften voor ongevallenverzekering op het werk
- Met terugwerkende kracht moeten betalen voor betaalde feestdagen, kerst- en vakantietoeslagen (wettelijke bonussen), maaltijdvergoedingen en andere secundaire arbeidsvoorwaarden voor voltijdse medewerkers
- Boetes vanaf € 9.000 moeten betalen
Als een Portugese arbeidskracht een claim indient wegens verkeerde classificatie, zullen de Portugese rechtbanken zowel naar de samenwerkingsovereenkomst als naar de feitelijke arbeidsrelatie (dus hoe deze er in de praktijk uitziet) kijken om te bepalen of er sprake is van verkapte loondienst. De volgende factoren worden daarbij in overweging genomen:
Freelancers
Medewerkers
Freelancer heeft veel controle. Freelancers hebben de autonomie om te bepalen hoe, wanneer en waar ze hun werk uitvoeren. Bedrijven kunnen alleen instructies geven wanneer dit commercieel noodzakelijk is en als de instructies redelijk zijn.
Werkgevers hebben meer controle. Vaste medewerkers staan onder meer controle en sturing van hun werkgever, die richtlijnen geeft over hoe het werk moet worden uitgevoerd, de werkdagen bepaalt en mogelijk eisen stelt aan waar het werk wordt uitgevoerd.
Apparatuur en gereedschappen in bezit van de freelancer.
Apparatuur en gereedschappen worden doorgaans door het bedrijf verstrekt. Het bedrijf kan ook de kosten voor apparatuur aan de medewerker vergoeden.
Betaald voor voltooid werk. Freelancers hebben recht op betaling zodra ze de beloofde diensten hebben geleverd en hun factuur hebben ingediend.
Vast salaris. Medewerkers ontvangen regelmatig een vast bedrag, ongeacht het werk dat ze hebben geleverd.
Geen recht op secundaire voorwaarden. Freelancers hebben geen recht op dezelfde secundaire voorwaarden en bescherming als medewerkers, en ze zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op bescherming en secundaire voorwaarden zoals minimumloon, pensioenbijdragen en vakantiegeld.
Niet-exclusieve diensten. Freelancers kunnen niet contractueel worden gebonden aan één enkel bedrijf. Ze kunnen hun diensten aan meerdere klanten leveren.
Exclusieve diensten. Medewerkers kunnen contractueel verplicht worden om slechts voor één werkgever te werken.
Geen disciplinaire maatregelen. Het bedrijf kan geen disciplinaire maatregelen nemen tegen freelancers bij wangedrag en kan de overeenkomst alleen beëindigen bij contractbreuk.
Disciplinaire maatregelen. Medewerkers kunnen disciplinaire maatregelen krijgen voor wangedrag.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen
Nadat u de samenwerkingsovereenkomst hebt opgesteld, is de volgende stap om uit te zoeken wat de beste manier is om uw freelancer te betalen. Dankzij de opkomst van internationale personeelsbestanden en remote werk hebben werkgevers nu meer keuzes dan ooit in betaalmethoden. Hier zijn enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. U kunt een Portugese bankrekening openen en vervolgens directe stortingen doen op de rekeningen van uw freelancers of een internationale transactie doen met uw Nederlandse bankrekening. Hoewel dit een populaire betalingsmethode is, kunnen eventuele transactiekosten deze optie minder aantrekkelijk maken.
- Internationale postwissels. Deze traditionele betalingsmethode kan traag zijn, vooral omdat de werkgever de postwissel fysiek moet kopen en de freelancer deze bij ontvangst ook fysiek moet storten. Postwissels kunnen ook gepaard gaan met kosten.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms. U kunt ervoor kiezen om platforms zoals Wise te gebruiken om geld over te maken, maar onthoud wel dat niet elk digitaal betalingsplatform beschikbaar is in Portugal.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie van veel bedrijven wordt verwerkt. Maar met moderne salarisadministratiesoftware zoals het systeem van Rippling kunt u medewerkers en freelancers over de hele wereld via één systeem betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarissoftware om betalingen te verwerken
Zoals u bij de vorige stap zag, zijn er veel manieren om freelancers in Portugal te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen is met behulp van internationale salarisadministratiesoftware.
Met Rippling kunt u freelancers van over de hele wereld betalen.
Stap #4: Houd accurate gegevens bij voor fiscale en juridische doeleinden
Werkgevers zijn niet verplicht om belastingen in te houden en te betalen voor freelancers in Portugal. In plaats daarvan geven freelancers na het factureren zogenaamde ‘groene bonnen’ (recibos verdes) uit aan hun klanten, die dienen als betalingsbewijs en worden gebruikt om inkomsten voor belastingdoeleinden te verklaren. Zelfstandigen moeten dit telkens doen wanneer ze een dienst voltooien of een product verkopen. Zorg ervoor dat u altijd een administratie bijhoudt van betalingen aan freelancers en de groene bonnen die u ontvangt goed bewaart.
Stel het liefst ook een modelovereenkomst op, zodat u kunt aantonen dat u de freelancer correct hebt geclassificeerd.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld.
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand was nog nooit zo eenvoudig. Met Rippling betaalt freelancers en vaste medewerkers over de hele wereld eenvoudig via één enkel systeem.
Veelgestelde vragen over het betalen van freelancers in Portugal
Moet u belasting inhouden bij het betalen van freelancers in Portugal?
Nee, u hoeft geen loonbelasting in te houden bij het betalen van freelancers in Portugal. Freelancers zijn verplicht hun eigen inkomstenbelasting te betalen.
Geldt het Portugese minimumloon voor freelancers in Portugal?
Nee, minimumloonwetten zijn niet van toepassing op freelancers in Portugal.
Krijgen Portugese freelancers secundaire voorwaarden?
In de meeste gevallen bent u niet verplicht om secundaire voorwaarden aan te bieden of sociale premies te betalen. De enige uitzondering geldt als uw freelancer meer dan 80% van diens totale inkomsten uit jullie samenwerking haalt. In dat geval bent u verantwoordelijk voor een sociale zekerheidsbelasting van 5% op alle betalingen die u aan hen doet.
Het aanbieden van secundaire voorwaarden aan freelancers kan zelfs het risico vergroten dat de rechtbanken freelancers als verkeerd geclassificeerde medewerkers beschouwen.
Kunt u freelancers in Portugal betalen in een andere valuta?
U moet freelancers in Portugal betalen in euro's (EUR), tenzij u specifiek hun schriftelijke toestemming hebt verkregen om hen in een andere valuta te betalen. Geef in de samenwerkingsovereenkomst aan in welke munteenheid de freelancer betaald zal worden.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel euro's als andere valuta.
Kunt u freelancers in Portugal handmatig betalen?
Ja, en het is gebruikelijk voor kleine ondernemers om de vergoedingen voor freelancers handmatig verwerken om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral als uw bedrijf groeit en als u met meerdere freelancers in Portugal of over andere landsgrenzen werkt.
Er zijn ook risico's verbonden aan het handmatig verwerken van betalingen:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan erg frustrerend zijn voor freelancers die zicht proberen te krijgen op hun inkomen.
Hoe zet je een freelancer om in een medewerker in Portugal?
Hoewel het inhuren van freelancers flexibiliteit en financiële voordelen kan bieden, kunt u ervoor kiezen om een freelancer als fulltime medewerker aan te nemen. In Portugal is een schriftelijk document vereist voor de onboarding van een freelancer, maar voor het aannemen van medewerkers is dit technisch gezien niet nodig. Een arbeidsovereenkomst kan dus simpelweg een mondelinge afspraak zijn. Toch wordt sterk aangeraden om een contract op te stellen waarin de voorwaarden voor de functie beschreven worden. Dit contract verduidelijkt de arbeidsrelatie en beschermt u bij eventuele juridische geschillen .
Werknemers hebben recht op vakantiedagen en betaalde feestdagen. Werkgevers moeten daarnaast loonbelasting inhouden en bijdragen aan sociale zekerheidsfondsen. De Portugese sociale premies dekken arbeidsongeschiktheid, ziekteverlof, werkloosheid en ouderschapsverlof (zwangerschaps- en vaderschapsverlof). Ook moeten werkgevers een arbeidsongevallenverzekering afsluiten voor als er zich werkgerelateerde ongevallen voordoen.
Bij het aannemen van vaste medewerkers moet u ook een lokale entiteit opzetten of een Employer of Record (EOR) zoals Rippling inhuren om daadwerkelijk te kunnen onboarden en de salarisadministratie te kunnen uitvoeren. Omdat het opzetten van een eigen entiteit complex, duur en tijdrovend kan zijn, is het verstandig om dit uit te besteden aan een EOR.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
