Zo kunt u internationale freelancers in Japan betalen [2024]
Veel internationale werkgevers kiezen ervoor om freelancers in te huren om de hiaten in hun personeelsbestand op te vullen en speciale projecten aan te pakken. En gezien het dankzij technologische ontwikkelingen makkelijker dan ooit is om zaken over de grens te doen, is het geen wonder dat veel bedrijven erover denken om freelancers in Japan aan te nemen. Als u dit ook overweegt, is het wel belangrijk om er rekening mee te houden dat het naleven van de Japanse belasting- en arbeidswetten ingewikkeld kan zijn.
Voordat u een freelancer aan uw team toevoegt, is het dus belangrijk om uzelf te verdiepen in hoe u hen correct kunt classificeren, onboarden en betalen in overeenstemming met de Japanse wetten. In dit stappenplan wordt u hiermee op weg geholpen en ontvangt u tips voor het vereenvoudigen en uitbesteden van dit proces.
Stap #1: Classificeer uw werknemers
Om kostbare boetes en straffen te vermijden, is het essentieel dat u uw Japanse werknemers correct classificeert. Arbeidskrachten die een freelance overeenkomst aangaan (bekend als gyomu itaku keiyaku) hebben niet dezelfde rechten op bescherming en secundaire voorwaarden zoals betaald verlof en verzekeringen als medewerkers die in vaste dienst zijn (koyo keiyaku). Daarom kan het verkeerd classificeren van werknemers in Japan zware straffen tot gevolg hebben, waaronder:
- Boetes tot JPY 500.000 en/of gevangenisstraf tot zes maanden
- Achterstallige betalingen voor belastingen en sociale premies plus boetes en rente moeten voldoen
Volgens de Japanse overheid zijn er verschillende factoren die helpen bepalen of een werknemer een freelancer of een medewerker in vaste dienst is:
Freelancers
Medewerkers
Veel vrijheid voor freelancers Freelancers beslissen zelf hoe, wanneer en waar ze werken. Ze kunnen werkverzoeken accepteren of weigeren en worden niet streng gecontroleerd.
Meer aansturing van de werkgever. Medewerkers krijgen meer aansturing in hoe, waar en wanneer ze hun werk moeten doen.
Apparatuur en gereedschappen zijn eigendom van de freelancer.
Apparatuur en gereedschappen worden geleverd door het bedrijf.
Betaald voor geleverde diensten. Freelancers worden doorgaans per project of voor een specifieke periode betaald. Ze ontvangen niet hetzelfde bedrag als medewerkers.
Krijgt altijd een vast bedrag, ongeacht het geleverde werk.
Geen secundaire voorwaarden. Freelancers zijn daarnaast verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen.
Recht op secundaire voorwaarden. Medewerkers in vaste dienst hebben recht op bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden zoals ontslagvergoeding, betaalde vakantiedagen, pensioenopbouw, verzekeringen, betaald ziekteverlof en zwangerschaps- of vaderschapsverlof. Premies voor belastingen en sociale bijdragen worden ingehouden door de werkgever.
Niet onderworpen aan disciplinaire maatregelen. Freelancers hoeven zich niet aan (alle) bedrijfsnormen en -regels te houden.
Onderworpen aan disciplinaire maatregelen. Medewerkers moeten zich houden aan alle geldende bedrijfsnormen en gedragscodes.
Niet-exclusieve diensten. Aannemers kunnen contractueel niet gebonden worden aan één bedrijf; zij kunnen hun diensten aan meerdere organisaties verlenen.
Exclusieve diensten. Werknemers kunnen contractueel verplicht worden om alleen voor één organisatie te werken.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen
Nu u uw Japanse freelancers correct hebt geclassificeerd, is het tijd om uit te zoeken hoe u hen het beste kunt betalen. Dankzij globalisering en de opkomst van werken op afstand, zijn er meer opties dan ooit voor het doen van internationale betalingen aan freelancers:
- Bankoverschrijvingen. U kunt een Japanse bankrekening openen en vervolgens directe stortingen doen op de rekeningen van uw freelancers. Als u liever vanuit uw thuisland overmaakt, kunt u natuurlijk ook een internationale transactie doen.
- Internationale postwissels. Hoewel dit een traditionele methode is om freelancers te betalen die niet in hetzelfde land wonen als hun werkgever, is het niet de beste keuze. U betaalt namelijk een vergoeding voor elke internationale postwissel die u verstuurt en krijgt bovendien te maken met fluctuerende wisselkoersen.
- Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Digitale portemonnees worden een steeds populairder betaalmiddel, maar ze kunnen ook problemen veroorzaken wanneer u freelancers in het buitenland wil betalen. De reden daarvoor is dat verschillende landen verschillende digitale portemonnees en betalingsplatforms gebruiken. Het zal mogelijk moeilijk worden om een platform te vinden dat in beide landen beschikbaar is.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie van veel bedrijven wordt verwerkt. Maar met Rippling kunt u Ierse medewerkers en freelancers over de hele wereld via één systeem betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen voor freelancers te verwerken
Zoals u hebt gelezen, zijn er meerdere manieren om Japanse freelancers te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen, is door internationale salarisadministratiesoftware in te zetten.
Stap #4: Zorg dat u op de hoogte bent van belastingwetten
Werkgevers zijn niet verantwoordelijk voor het inhouden en betalen van belastingen van freelancers. Houd echter een nauwkeurige en gedetailleerde administratie bij van het geleverde werk en de betaalde facturen voor elke freelancer.
Zorg daarnaast dat u een modelovereenkomst opstelt.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is eenvoudiger dan ooit met Rippling. Betaal uw medewerkers en freelancers in Japan allemaal via één systeem.
Veelgestelde vragen over het betalen van freelancers in Japan
Moet u belasting inhouden wanneer u freelancers in Japan betaalt?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonheffingen in te houden wanneer zij Japanse freelancers betalen. Freelancers moeten alle belastingen zelf betalen en ook zelf bijdragen aan hun sociale zekerheid.
Welke gegevens heb ik nodig om betalingen aan aannemers in Japan te verwerken?
Begin met afspraken maken over betalingsvoorwaarden zoals het uurtarief of projecttarief, hoe vaak er betaald wordt en de betaalmethode. Zet deze afspraken in een contract. Verzamel daarna de naam, geboortedatum, contactgegevens en bankrekening van de freelancer.
Geldt het Japanse minimumloon voor freelancers in Japan?
Minimumloon is niet van toepassing op freelancers in Japan. Freelancers bepalen hun eigen tarieven. Ook andere Japanse arbeidswetten zijn mogelijk niet van toepassing op freelancers.
Krijgen Japanse freelancers secundaire voorwaarden?
Nee. Net zoals in vele andere landen, komen freelancers in Japan niet in aanmerking voor secundaire voorwaarden. Als u dit wel aanbiedt, verhoogt u de kans dat de samenwerking wordt gezien als verkapt dienstverband.
Kunt u freelancers in Japan betalen in uw eigen valuta?
Het is gebruikelijk om Japanse freelancers in hun eigen valuta te betalen, de Japanse yen. U mag ook in een andere valuta betalen, maar dan moet dit wel schriftelijk worden overeengekomen.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in meerdere valuta, waaronder Japanse yen.
Kunt u freelancers in Japan handmatig betalen?
Ja, het is gebruikelijk voor kleine ondernemers om betalingen aan freelancers handmatig te verwerken in een poging kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u met meerdere freelancers in Japan of andere landen werkt
Het handmatig verwerken van betalingen brengt bovendien enkele risico’s met zich mee:
- Naleving van wetten. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan erg frustrerend zijn voor freelancers die zicht proberen te krijgen op hun inkomen.
Hoe verandert u een freelancer in een vaste medewerker in Japan?
Het inhuren van freelancers biedt flexibiliteit en financiële voordelen. Soms is het echter beter om iemand in vaste dienst te nemen, bijvoorbeeld om verkeerde classificatie te vermijden, omdat de persoon in kwestie meer stabiliteit wil of omdat u wilt dat deze professional officieel deel gaat uitmaken van uw team. Een freelance samenwerking omzetten in een vaste arbeidsrelatie heeft echter meer juridische voeten in de aarde dan alleen een arbeidscontract opstellen. Zo zult u zich ook bezig moeten gaan houden met loonheffingen en secundaire voorwaarden.
U moet ook een juridische entiteit in Japan oprichten of een Employer of Record (EOR) gebruiken zoals Rippling. Op papier is een EOR de officiële werkgever van uw werknemers, waardoor u hen kunt aannemen en betalen. EOR's houden ook inkomstenbelasting in op de salarissen van werknemers en betalen premies voor pensioen, ziektekostenverzekering, werkloosheidsverzekering en andere sociale voorzieningen.
Het opzetten van uw eigen entiteit is mogelijk, maar kan vele maanden duren. De meeste kleine en middelgrote bedrijven hebben niet de middelen voor deze enorme administratieve taak. Gezien een EOR de gehele loonadministratie op zich kan nemen, is dat dus meestal de eenvoudigste en prettigste optie. Dat geldt nog meer als u internationaal opereert in verschillende landen.
Rippling en diens gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies te geven, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
