Hoe kunt u internationale freelancers in Polen betalen? [2024]
Met Polen's diverse en getalenteerde personeel is het geen verrassing dat zoveel internationale bedrijven ervoor kiezen om freelancers in Polen in te huren. Maar wanneer het tijd is om hen te betalen, welke stappen moet u dan zetten om te voldoen aan alle ingewikkelde arbeidswetten en belastingwetten van Polen?
Voordat u uw eerste factuur ontvangt, is het belangrijk om te weten hoe u freelancers correct classificeert en onboardt, en hen betaalt volgens de Poolse en EU-arbeidswetten. In deze stapsgewijze gids komt u daarachter.
Stap #1: Classificeer uw werknemers
Het correct classificeren van Poolse arbeidskrachten is cruciaal. Als blijkt dat een freelancer eigenlijk in verkapte loondienst is, krijgt u mogelijk te maken met boetes, nabetalingen en andere zware straffen.
Volgens de Poolse wetgeving en die van de Europese Unie, kunnen bepaalde criteria helpen om onderscheid te maken tussen vaste medewerkers en zzp’ers. Een freelancer is bijvoorbeeld zelfstandig, biedt diensten op basis van kortdurende samenwerkingsovereenkomsten aan, bepaalt diens eigen werktijden en werkmethode, en kan voor meerdere klanten tegelijk werken. Ze ontvangen geen secundaire voorwaarden en regelen hun belastingen en sociale premies zelf. Hun tarieven staan los van het minimumloon van Polen en freelancers worden bovendien niet maandelijks, maar per project uitbetaald.
Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen
Het eerste wat u moet doen voordat u freelancers in Polen kunt betalen, is bepalen hoe u dat precies wil doen. Dankzij de opkomst van internationale personeelsbestanden en werken op afstand, hebben werkgevers nu meer keuzemogelijkheden dan ooit in het doen van betalingen. Enkele opties op een rijtje:
- Bankoverschrijvingen. U kunt een Poolse bankrekening openen en deze gebruiken om geld over te maken naar de rekeningen van Poolse freelancers, of u kunt uw bank gebruiken om een wereldwijde geldoverdracht te doen naar een Poolse freelancer. Mogelijk moet u officieel geregistreerd zijn als bedrijf of Juridische entiteit in Polen om een rekening te openen.
- Internationale postwissels. Deze traditionele betalingsmethode kan traag zijn, vooral omdat de werkgever de postwissel fysiek moet kopen en de freelancer deze bij ontvangst ook fysiek moet storten. Postwissels kunnen ook gepaard gaan met kosten en ongunstige wisselkoersen.
- Digitale portemonnees of betaalplatforms. Digitale portemonnees en betaalplatforms (zoals Wise) worden steeds populairder, maar het is belangrijk om te weten dat niet alle platforms in ieder land beschikbaar zijn. Als u veel met internationale freelancers samenwerkt, kan dat dus een probleem vormen. Houd er daarnaast rekening mee dat u met fluctuerende wisselkoersen te maken kunt krijgen, waardoor het lastig kan worden om uw uitgaven te voorspellen.
- Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie van veel bedrijven wordt verwerkt. Maar met moderne salarisadministratiesoftware zoals die van Rippling kunt u medewerkers en freelancers over de hele wereld via één systeem betalen.
Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen te verwerken
Zoals u zag bij Stap #2, zijn er meerdere manieren om freelancers in Polen te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier is om dit te doen via wereldwijde salarisadministratiesoftware.
Met Rippling kunt u freelancers over de hele wereld betalen via één systeem.
Stap #4: Houd accurate gegevens bij voor fiscale doeleinden
Hoewel werkgevers in Polen niet verplicht zijn om belastingen in te houden en te betalen voor freelancers, moeten ze mogelijk extra documenten indienen. Arbeidswetten veranderen voortdurend en het is gemakkelijk om iets over het hoofd te zien. Zo is het bijvoorbeeld slim om een modelovereenkomst op te stellen facturen goed te bewaren om deze als bedrijfskosten op te kunnen voeren.
Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld
Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand was nog nooit zo eenvoudig. Met Rippling betaalt freelancers en vaste medewerkers over de hele wereld eenvoudig via één enkel systeem.
Veelgestelde vragen over het uitvoeren van de salarisadministratie voor freelancers in Polen
Moet u belastingen inhouden bij betalingen aan freelancers in Polen?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven gedurende het kalenderjaar geen loonbelasting in te houden bij betalingen aan freelancers in Polen. Freelancers zijn verplicht al hun eigen belastingen te betalen.
Geldt het Poolse minimumloon voor freelancers in Polen?
Nee, minimumloonwetten zijn niet van toepassing op freelancers in Polen.
Krijgen Poolse freelancers secundaire voorwaarden?
Nee, freelancers in Polen hebben geen recht op secundaire voorwaarden zoals hun collega’s in vaste dienst. Het aanbieden van secundaire voorwaarden aan freelancers kan zelfs het risico verhogen dat de rechtbanken de freelancers als verkeerd geclassificeerd beschouwen.
Kunt u freelancers in Polen in uw eigen munteenheid betalen?
Het beste is om Poolse freelancers in hun lokale valuta (de Poolse zloty of PLN) te betalen. Als de freelancer hier schriftelijk mee instemt, mag u hen ook in een andere valuta betalen. Hier worden soms wel extra kosten aan verbonden.
Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel Poolse zloty als uw eigen munteenheid.
Kunt u freelancers in Polen handmatig betalen?
Ja, en het is gebruikelijk voor kleine ondernemers om de vergoedingen voor freelancers handmatig verwerken om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral als uw bedrijf groeit en als u met meerdere freelancers in Polen of over andere landsgrenzen werkt.
Het is ook belangrijk op te merken dat het handmatig verwerken van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
- Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
- Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan erg frustrerend zijn voor freelancers die zicht proberen te krijgen op hun inkomen.
Automatiseer uw salarisadministratie met Rippling. Rippling synchroniseert al uw HR-data met payroll, waardoor het handmatig invoeren van gegevens overbodig wordt. Medewerkers en freelancers in zowel Polen als andere landen kunnen daardoor snel en volgens de regels uitbetaald worden via één systeem.
Hoe verandert u een freelancer in een vaste medewerker in Polen?
Hoewel het inhuren van een freelancer flexibiliteit en financiële voordelen biedt, is het soms beter om een vaste medewerker in dienst te nemen. De uitdaging is dan om ervoor te zorgen dat alle juridische documenten op orde zijn, zodat u zeker weet dat de arbeidsovereenkomst rechtsgeldig is.
De arbeidswetten in Polen vereisen looninhoudingen voor inkomstenbelasting (tegen de juiste belastingtarieven), verzekering en gezondheidszorg. Ook moeten secundaire voorwaarden aan medewerkers worden verstrekt, zoals zwangerschapsverlof, vaderschapsverlof, ontslagvergoeding, ziekteverlof, betaalde vrije dagen, betaalde feestdagen en opzegtermijnen. Dit hoef je niet te regelen bij freelancers. Daarnaast is het belangrijk dat u de regels van ZUS Polen (de Poolse Sociale Verzekeringsinstelling) en andere arbeidswetten naleeft. De arbeidswetten in Polen vereisen looninhoudingen voor inkomstenbelasting (tegen de juiste belastingtarieven), verzekering en gezondheidszorg. Ook moeten secundaire voorwaarden aan medewerkers worden verstrekt, zoals jaarlijks verlof, zwangerschapsverlof, vaderschapsverlof, ontslagvergoeding, ziekteverlof, betaalde vrije dagen, betaalde feestdagen en opzegtermijnen. Wanneer u met freelancers samenwerkt, hoeft u hier geen rekening mee te houden.
U moet ook kiezen of u een eigen juridische entiteit in Polen wilt oprichten of personeel wil aannemen via een Employer of Record (EOR). Een EOR zoals Rippling kan u helpen om medewerkers te onboarden en correct uit te betalen, zonder gedoe.
Rippling en gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Deze content is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies, en mag niet als zodanig worden beschouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u betrokken raakt bij enige gerelateerde activiteiten of transacties.
