Zo kunt u internationale freelancers in Ierland betalen [2024]

Stap #1: Classificeer uw werknemers correct

Aangezien verkeerde classificatie leidt tot minder inkomsten voor sociale programma's zoals de Universele Sociale Heffing (USC) en Premie voor Verzekering tegen Loonverlies (PRSI), waar werkgevers en werknemers verplicht aan bijdragen, houden drie instanties de classificatie van werknemers goed in de gaten. Dit zijn de Belastingdienst, de Commissie voor Arbeidsrelaties (WRC) en het Ministerie van Sociale Bescherming. 

Het verkeerd classificeren van uw medewerkers en freelancers kan resulteren in ernstige boetes van elk van deze drie instanties. Enkele mogelijke gevolgen:

• U wordt aansprakelijk gesteld voor het betalen van achterstallige belastingen, plus boetes en rente
• U komt niet meer in aanmerking om werknemers aan te nemen die een werkvergunning nodig hebben (dit is een soort werkvisum dat niet-Ierse burgers moeten aanvragen om in Ierland te werken)

Als een medewerker ten onrechte is geclassificeerd als een freelancer, krijgt die persoon zodra de bevoegde instanties dit ontdekken, automatisch alle rechten van Ierse medewerkers. Denk aan bescherming tegen onrechtmatig ontslag en secundaire voorwaarden. U bent dan verplicht om de volledige kosten hier hieraan verbonden zijn met terugwerkende kracht alsnog te betalen.

Er is gelukkig een manier om dit soort vervelende situaties te vermijden. Bekijk eerst de Ierse classificatievereisten goed om zicht te krijgen op de verschillen tussen een medewerker en een freelancer volgens de Ierse overheid. In Ierland is er geen specifieke 'test' om de status van een werknemer vast te stellen, dus rechtbanken of tribunalen kijken naar de hele werkrelatie en beoordelen verschillende factoren om te beslissen of er sprake is van een werkgever-werknemer relatie.

Dit zijn de belangrijkste indicatoren:

• Werkuren. Medewerkers werken vaste uren per week of per maand, terwijl freelancers hun eigen schema kunnen bepalen.
• Exclusieve diensten. Medewerkers werken doorgaans voor één werkgever, terwijl freelancers voor meerdere tegelijkertijd kunnen werken.
• Betaling. Medewerkers ontvangen vaste betalingen volgens een regelmatig schema. Freelancers factureren voor hun betalingen en worden meestal per project betaald.
• Mogelijkheid om onderaannemers in te schakelen. Freelancers kunnen hun werk uitbesteden als de overeenkomst dat toestaat. Medewerkers moeten doorgaans hun werk zelf uitvoeren.
• Eigen apparatuur. Freelancers hebben meestal hun eigen gereedschap en apparatuur. Werknemers gebruiken vaak gereedschap en apparatuur die eigendom zijn van of geleverd worden door hun werkgever.
• Secundaire voorwaarden. Medewerkers hebben recht op secundaire voorwaarden zoals jaarlijks verlof en doorbetaalde ziekte. Freelancers hebben hier doorgaans geen recht op.
• Controle. De hoeveelheid controle die iemand heeft over hun eigen planning, werkplek en manier van werken, is een belangrijke indicator. Iemand die een eigen planning maakt en overal kan werken, is meestal een freelancer.

Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen

Zodra u hebt vastgesteld dat uw nieuwe werknemer volgens Ierse arbeidswetten inderdaad een freelancer is, moet u beslissen hoe u hen gaat betalen. Sinds 2020 is het aantal mensen dat op afstand werkt enorm gestegen en werkgevers en freelancers hebben meer keuzes dan ooit in betalingsmethoden.

Hieronder volgen enkele opties die u kunt overwegen voor het betalen van uw internationale freelancers:

• Bankoverschrijvingen. U kunt een Ierse bankrekening openen en directe stortingen doen op de rekeningen van uw Ierse freelancers. Als u liever de bankrekening uit uw eigen land gebruikt, kunt u natuurlijk ook een internationale transactie doen.
• Internationale postwissels. Hoewel dit een traditionele methode is om freelancers te betalen die niet in hetzelfde land wonen als hun werkgever, is het niet de beste keuze. U betaalt een vergoeding voor elke internationale postwissel die u verstuurt en het maximum dat u in één keer kunt versturen is €1.000, wat enorm onhandig en duur is. Postwissels zijn ook een populaire keuze onder oplichters, dus ze kunnen beter vermeden worden.
• Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Digitale portemonnees worden een steeds populairder betaalmiddel, maar ze kunnen ook problemen veroorzaken wanneer u freelancers in het buitenland wil betalen. De reden daarvoor is dat verschillende landen verschillende digitale portemonnees en betalingsplatforms gebruiken. Het zal misschien moeilijk worden om een betalingsplatform te vinden dat jullie beiden kunnen gebruiken.
• Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie van veel bedrijven wordt verwerkt. Maar met Rippling kunt u Ierse medewerkers en freelancers over de hele wereld via één systeem betalen.

Bekijk Rippling

Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Ierse freelancers te verwerken 

Zoals u bij stap #2 zag, zijn er meerdere manieren om freelancers in Ierland te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen, is door internationale salarisadministratiesoftware in te zetten.

Met Rippling kunt u medewerkers en freelancers van over de hele wereld betalen via één enkel systeem.

Stap #4: Houd accurate gegevens bij voor juridische doeleinden

Werkgevers zijn niet wettelijk verplicht om belastingen in te houden of secundaire voorwaarden aan te bieden aan zelfstandig ondernemers. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen en sociale premies.

Het blijft echter cruciaal om gegevens van elke freelancer te bewaren, evenals de overeenkomst die jullie hebben ondertekend. Zo kunt u aantonen dat u de freelancer correct hebt geclassificeerd, mocht dat ooit nodig zijn.

Veelgestelde vragen over het betalen van freelancers in Ierland

Moet u belastingen inhouden bij het uitbetalen van freelancers in Ierland?

Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden bij het betalen van freelancers in Ierland. Freelancers zijn verplicht om al hun eigen belastingen te betalen.

Is het Ierse minimumloon van toepassing op freelancers in Ierland?

Nee, Ierse minimumloonwetten dekken freelancers niet.

Krijgen Ierse freelancers secundaire voorwaarden?

Nee. Net zoals in vele andere landen, komen freelancers in Ierland niet in aanmerking voor secundaire voorwaarden. Dat geldt alleen voor medewerkers in loondienst. 

Kunt u freelancers in Ierland in een andere valuta betalen?

De meeste Ierse freelancers moeten in euro's worden betaald. Als ze er uitdrukkelijk schriftelijk mee instemmen, kunt u hen ook in een andere valuta betalen.

Veel internationale betalingsproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in euro's of andere valuta.

Kunt u freelancers in Ierland handmatig betalen?

Ja, het is gebruikelijk voor kleine ondernemers om betalingen aan freelancers handmatig te verwerken in een poging kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u met meerdere freelancers in Ierland of andere landen werkt.

Het is ook belangrijk om op te merken dat het handmatig verwerken van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:

• Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.
• Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
• Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan erg frustrerend zijn voor freelancers die zicht proberen te krijgen op hun inkomen.

Automatiseer uw salarisadministratie met Rippling. Rippling synchroniseert al uw HR-data met payroll, waardoor het handmatig invoeren van gegevens overbodig wordt. Medewerkers en freelancers van over de hele wereld kunnen daardoor snel en volgens de regels uitbetaald worden via één systeem. Een ander voordeel is dat Rippling door het Office of the Revenue Commissioners (de Ierse belastingdienst) erkend is als een geautoriseerde salarisadministratie-aanbieder.

Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in Ierland?

Hoewel het inhuren van een zelfstandig ondernemer in plaats van fulltime medewerkers flexibeler kan zijn of financiële voordelen kan hebben, hebt u soms toch een fulltime medewerker nodig.

De uitdaging is om ervoor te zorgen dat aan alle juridische eisen wordt voldaan. Volgens de Ierse wetten moet u bijvoorbeeld loonheffingen voor de PRSI en USC inhouden wanneer u medewerkers hun salaris stort.

Met behulp van Rippling kunt u eenvoudig samenwerken met freelancers en freelance overeenkomsten omzetten in juridisch conforme arbeidscontracten waarin ook de secundaire arbeidsvoorwaarden goed geregeld zijn. Rippling regelt het allemaal, zodat u van onboarding tot offboarding blijft voldoen aan alle geldende regels en wetten.