Zijn geheimhoudingsverklaringen wettelijk bindend in Canada? Een gids voor werkgevers

Veel werkgevers die in Canada personeel aannemen, vertrouwen op geheimhoudingsverklaringen (of NDA's) om gevoelige bedrijfsinformatie te beschermen. Maar NDA's staan onder intense controle: advocaten in Canada zijn bezig met het doordrukken van nieuwe regels om NDA's te hervormen, om te voorkomen dat ze gebruikt worden om klokkenluiders of werknemers die intimidatie, discriminatie of misbruik hebben ervaren, het zwijgen op te leggen.

In het licht van dit alles vragen werkgevers: Zijn NDA's afdwingbaar in Canada? En hoe kun je NDA's gebruiken om je bedrijf en zijn wereldwijde werknemers te beschermen? Lees verder om meer te weten te komen (let op: onze gids is alleen voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om juridisch advies te geven).

Wat is een NDA?

Een non-disclosure agreement (NDA) is een juridische overeenkomst die één of meer partijen verbiedt om eigendoms- of vertrouwelijke informatie met derden te delen.

NDA's kunnen in verschillende contexten worden gebruikt. Op de werkplek worden NDA's gebruikt om bedrijfsgeheimen en andere informatie te beschermen tegen delen met concurrenten. Echter, sommige NDA's - die een werknemer hebben verhinderd om te spreken over intimidatie of misbruik, vaak na een schikkings overeenkomst - worden onder de loep genomen in Canada en de rest van de wereld (meer hierover later).

Zijn NDA's afdwingbaar in Canada?

Het korte antwoord is ja—Canadese rechtbanken hebben NDA's grotendeels als afdwingbaar beschouwd. Er zijn echter een paar belangrijke kanttekeningen:

• NDA's moeten voldoen aan eisen om redelijk en legitiem zakelijk belang te zijn (we zullen die vereisten hieronder in meer detail uitleggen).
• Sommige steden en provincies overwegen, of hebben al, wetgeving aangenomen die NDA's in bepaalde omstandigheden verbiedt, inclusief misbruik, intimidatie, en seksueel wangedrag.

Je kunt NDA's, aanbiedingsbrieven en alle andere documenten die je nodig hebt genereren, en ze vervolgens eenvoudig versturen voor e-handtekening—allemaal via Rippling.

Drie dingen die je moet weten over NDA's in Canada

1. Er zijn verschillende soorten NDA

In Canada kom je waarschijnlijk twee soorten NDA's tegen:

• Wederzijdse NDA's, ook bekend als bilaterale of tweerichtings-NDA's, zijn een type overeenkomst waarbij alle partijen in de NDA contractueel verplicht zijn om bepaalde informatie met elkaar te delen, maar niemand buiten de overeenkomst. Wederzijdse NDA's komen vaak voor bij fusies, overnames en soortgelijke zakendeals.
• Niet-wederzijdse NDA's, ook bekend als unilaterale NDA's, werken één kant op, waarbij één partij in de overeenkomst gevoelige informatie ontvangt zonder deze te lekken of te delen met iemand anders. Deze soorten NDA's komen vaker voor in werkgever-werknemer relaties, en worden vaak ondertekend door een nieuwe werknemer wanneer ze worden aangenomen.

2. Essentiële onderdelen om NDA's afdwingbaar te maken

Dit zijn de dingen die een NDA moet bevatten om uitgebreid en afdwingbaar te zijn:

• Duidelijke aanduiding van de betrokken partijen. Dit moet hun namen en rollen bevatten, inclusief wie vertrouwelijke informatie zal delen en ontvangen (d.w.z. de onthullende partij en de ontvangende partij) en met wie zij dergelijke informatie zullen delen.
• Definitie van vertrouwelijke informatie. Dit moet het algemene onderwerp van informatie omvatten dat onder de NDA valt, evenals de reikwijdte van de informatie die gedekt is. Het moet ook definiëren hoe vertrouwelijke informatie wordt gedeeld; bijvoorbeeld, wordt schriftelijke informatie als vertrouwelijk beschouwd maar mondelinge informatie niet?
• Uitsluitingen van vertrouwelijkheid. Als er gevallen zijn waarin partijen in de NDA vertrouwelijke informatie mogen bekendmaken (bijvoorbeeld nadat deze openbaar is gemaakt), moeten deze worden opgenomen in het contract.
• Voorwaarden van de overeenkomst. Hoe lang duurt de NDA? Voor werkgelegenheids-NDA's, duren ze meestal voor de duur van de werkrelatie, maar ze kunnen langer duren.
• Wat er gebeurt als de NDA wordt geschonden. Het is verstandig om bepalingen op te nemen die eventuele rechtelijke bevelen, schadevergoedingen of andere gevolgen voor het schenden van de NDA beschrijven.

3. Drie wettelijke vereisten voor NDA's in Canada

Om NDA's afdwingbaar te maken in Canada, hebben rechtbanken bepaald dat ze aan drie vereisten moeten voldoen. Ze moeten zijn:

• Redelijk. De NDA mag geen onredelijke last op iemand leggen om geen informatie te delen.
• Specifiek. De NDA moet duidelijk het soort informatie dat vertrouwelijk is en de tijdsperiode waarin het niet mag worden onthuld, definiëren.
• Niet buiten het publieke belang. Bepaalde informatie kan niet door een NDA worden gedekt. Bijvoorbeeld, een bedrijf kan niet eisen dat werknemers een NDA ondertekenen om hen te weerhouden van het bekendmaken van criminele activiteiten door het bedrijf. Recentelijk hebben delen van Canada het illegaal gemaakt om een NDA te eisen als onderdeel van een juridische schikking in gevallen van intimidatie, discriminatie en seksueel misbruik.

Wanneer zou een werknemer of aannemer een NDA ondertekenen?

Het is gebruikelijk voor werknemers en aannemers in Canada om NDA's te ondertekenen tijdens hun onboarding of wanneer ze een nieuw werkcontract starten. Een NDA kan ook worden opgenomen als een vertrouwelijkheidsclausule in een aanbiedingsbrief of arbeidsovereenkomst van een nieuwe werknemer.

Veelgestelde vragen over NDA's in Canada

Zijn NDA's afdwingbaar in Canada?

Volgens de wet wordt een NDA beschouwd als een wettelijk bindende overeenkomst in Canada. Canadese rechtbanken hebben ze historisch gezien erkend, zolang ze voldoen aan de juridische vereisten hierboven.

Het is echter goed om te weten dat wetten en andere voorschriften die van invloed zijn op NDA's kunnen veranderen - en wetgeving met betrekking tot NDA's in het bijzonder wordt steeds gebruikelijker in Canada, waardoor de manieren waarop werkgevers ze kunnen gebruiken veranderen.

Zijn NDA's afdwingbaar in het buitenland?

De uitvoerbaarheid van een geheimhoudingsverklaring (NDA) in Canada in het buitenland hangt af van de specifieke voorwaarden van de overeenkomst, evenals van de wetten van het land waar de NDA wordt afgedwongen.

Over het algemeen kan een NDA die geldig en afdwingbaar is in Canada, ook afdwingbaar zijn in het buitenland, met name in landen die buitenlandse vonnissen erkennen en afdwingen. Er zijn echter veel factoren die de uitvoerbaarheid van een NDA in een buitenlandse rechtsgebied kunnen beïnvloeden, zoals verschillen in rechtssystemen, culturele normen en overwegingen van openbaar beleid.

Welke informatie kan worden gedekt door een NDA?

In Canada kan informatie die als vertrouwelijk of eigendomsrechtelijk wordt beschouwd, worden gedekt door een NDA. Dit omvat:

• Bedrijfsgeheimen en eigendomsinformatie. Dit kan dingen omvatten zoals productieprocessen, formules, ontwerpen en technologie die uniek zijn voor een bedrijf en een concurrentievoordeel bieden.
• Financiële informatie, inclusief vertrouwelijke financiële overzichten, budgetten, verkoopcijfers en prognoses.
• Klantinformatie, zoals contactinformatie van klanten, aankoopgeschiedenis en voorkeuren.
• Werknemersinformatie. Dit kan informatie over werknemers omvatten, zoals hun salarissen, functieomschrijvingen en beoordelingen van prestaties.
• Intellectueel eigendom, waaronder patenten, handelsmerken, auteursrechten en andere soorten intellectueel eigendom die eigendom zijn van een bedrijf.

Alle informatie die algemeen bekend is of deel uitmaakt van het publieke domein, kan niet worden gedekt door een NDA. NDA's mogen ook klokkenluiders niet verhinderen om strafbare feiten van een bedrijf te onthullen.

Hoewel juridische procedures en schikkingen soms kunnen worden gedekt door een NDA, zijn ze in sommige gevallen verboden. In 2022 werd Prince Edward Island de eerste provincie in Canada die geheimhoudingsovereenkomsten in gevallen van werkplek intimidatie, discriminatie, misbruik en seksueel wangedrag verbood. Nu overwegen verschillende andere delen van Canada om dit voorbeeld te volgen.

Wanneer moet je een NDA gebruiken?

Veelvoorkomende situaties om een NDA te gebruiken in Canada zijn:

• Wanneer een uitvinding of zakelijk idee wordt gepresenteerd aan een mogelijke partner, investeerder of werknemer
• Wanneer financiële informatie wordt gedeeld met een mogelijke partner of investeerder
• Wanneer een nieuw product of technologie wordt getoond aan een potentiële koper
• Wanneer gevoelige bedrijfsinformatie wordt gedeeld met een werknemer of freelancer
• Wanneer toegang tot eigendomsrechtelijke of vertrouwelijke informatie wordt gegeven aan werknemers of freelancers
• Wanneer klantinformatie wordt gedeeld met werknemers of freelancers

Rippling maakt het eenvoudig om een geheimhoudingsverklaring te creëren en te verzenden als onderdeel van een contractvoorstel voor een baan.

Is een geheimhoudingsverklaring hetzelfde als een vertrouwelijkheidsovereenkomst?

Ja. Geheimhoudingsverklaringen kunnen ook worden genoemd als vertrouwelijkheidsovereenkomsten (CAs), vertrouwelijke bekendmakingsovereenkomsten (CDAs), overeenkomsten over eigendomsinformatie (PIAs), of geheime overeenkomsten (SAs).

Is een geheimhoudingsverklaring hetzelfde als een non-concurrentieovereenkomst?

Nee. Een geheimhoudingsverklaring is anders dan een non-concurrentiebeding of een niet-wervings overeenkomst. Hoewel beide soorten overeenkomsten worden gebruikt om de belangen van een bedrijf te beschermen, dienen ze verschillende doelen.

Een non-concurrentieovereenkomst is een contractuele overeenkomst tussen een werkgever en werknemer die de werknemer beperkt in het deelnemen aan bepaalde concurrerende activiteiten gedurende een gespecificeerde periode na het verlaten van het bedrijf.

Het doel van een non-concurrentieovereenkomst is om te voorkomen dat een voormalige werknemer de kennis, vaardigheden, en zakelijke mogelijkheden, verworven tijdens het dienstverband, gebruikt om te concurreren met jouw bedrijf.

In het algemeen worden non-concurrentiebedingen en niet-wervings overeenkomsten gezien als een beperking van handel en zijn daarom moeilijker af te dwingen in Canada. Om afdwingbaar te zijn, moeten dit soort clausules zijn ontworpen om een legitiem zakelijk belang van de werkgever te beschermen, zoals vertrouwelijke informatie, klantrelaties, of bedrijfsgeheimen. De werkgever kan ook verplicht zijn om een tegenprestatie aan de werknemer te bieden in ruil voor het akkoord gaan met het non-concurrentiebeding of de niet-wervings overeenkomst. Tegenprestatie kan de vorm aannemen van een tekenbonus, een promotie, of andere voordelen.

Is een geheimhoudingsverklaring ethisch?

Ja— geheimhoudingsverklaringen worden over het algemeen gebruikt om werkgevers te beschermen door contractanten en werknemers te voorkomen van het delen van bedrijfsgeheimen en andere eigendomsinformatie met concurrenten.

Echter, sommige geheimhoudingsverklaringen zijn onder de aandacht in Canada. Een opvallend voorbeeld is Hockey Canada, dat de krantenkoppen haalde nadat naar voren kwam dat een vrouw die de organisatie had aangeklaagd, bewerend dat zij seksueel was aangerand door verschillende spelers van de Canadese Hockey League, gevraagd was om een geheimhoudingsverklaring te tekenen als onderdeel van haar schikking. Hockey Canada liet uiteindelijk de eis van een NDA vallen uit de schikking van de vrouw voordat ze voor een parlementaire commissie verscheen die het incident onderzocht. De zaak had echter gevolgen, en nu hebben verschillende Canadese provincies en steden wetgeving aangenomen of overwegen ze wetgeving om het gebruik van NDAs te beperken in gevallen van seksueel misbruik, seksuele intimidatie, discriminatie en ander misbruik op de werkplek.

Voordelen van geheimhoudingsverklaringen in Canada

Een geheimhoudingsverklaring kan helpen om de vertrouwelijke informatie en eigendomsactiva van werkgevers te beschermen, wat cruciaal kan zijn voor het succes van een bedrijf in de huidige zeer concurrerende zakelijke omgeving. Voordelen omvatten:

• Wettelijke bescherming voor vertrouwelijke informatie, bedrijfsgeheimen, en andere eigendomsinformatie die wordt onthuld aan een andere partij.
• Voorkoming van ongeautoriseerde onthulling van vertrouwelijke informatie door de ontvanger te verplichten de informatie vertrouwelijk te houden en niet aan derden te onthullen.
• Wettelijke mogelijkheden om schade en andere remedies te zoeken onder de voorwaarden van de overeenkomst als een ontvanger van vertrouwelijke informatie de geheimhoudingsverklaring schendt.
• Bescherming van intellectueel eigendom, zoals patenten, merken, en auteursrechten.

Wat gebeurt er als een geheimhoudingsverklaring wordt geschonden?

De straffen voor het schenden van een geheimhoudingsverklaring kunnen variëren, afhankelijk van de ernst van de schending, welke straffen zijn uiteengezet in de geheimhoudingsverklaring, en of de schending een wet overtreed. Maar een geheimhoudingsverklaring is een wettelijk bindend contract, dus elke schending betekent dat er juridische stappen kunnen worden ondernomen tegen de overtredende partij.

Beheer je wereldwijde personeelsbestand in Canada met Rippling

Met Rippling kun je werknemers en freelancers in Canada in slechts 90 seconden onboarden. ​​Genereer geheimhoudingsverklaringen, contractvoorstellen, en alle andere documenten die je nodig hebt, en verzend ze vervolgens gemakkelijk voor elektronische handtekening.

Plus, je kunt al je werknemers en freelancers in Canada, en over de hele wereld, betalen zonder te wachten op overschrijvingen of valutaomrekening.

Rippling stelt je in staat om HR, IT, en Financiën in één verenigd systeem te beheren—en automatiseer je wereldwijde nalevingswerk. Zie Rippling.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, boekhoudkundig, of juridisch advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om te voorzien, en mag niet worden vertrouwd voor belasting-, juridisch, of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridisch, en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.