Comment payer les prestataires internationaux au Royaume-Uni (UK) [2024]
Le Royaume-Uni regorge de villes dynamiques et peuplées comme Londres, Édimbourg et Cardiff, toutes dotées de collaborateurs anglophones diversifiés, instruits et talentueux. Tous ces facteurs font de l'embauche de travailleurs indépendants au Royaume-Uni un choix populaire parmi les entreprises du monde entier. Mais lorsqu’il s’agit de les payer, quelles étapes devez-vous suivre pour respecter la législation du travail britannique ?
Dans ce guide, nous passerons en revue les étapes pour classer correctement les prestataires, les inclure dans votre système de paie, et traiter leurs factures, tout en respectant les lois du travail au Royaume-Uni.
Étape n°1 : Classifier correctement vos travailleurs
Bien que la législation sur l'emploi au Royaume-Uni ne protège pas les prestataires indépendants de la même manière que les employés à temps plein, elle est très claire concernant la classification des travailleurs : une mauvaise classification de vos employés et prestataires indépendants constitue une violation grave qui pourrait vous coûter des arriérés d’impôts et d’autres pénalités financières imposées par le HMRC (His Majesty’s Revenue and Customs).
Selon la situation, les pénalités du HMRC pourraient inclure :
- un paiement des arriérés d'impôts, plus les pénalités et les intérêts ;
- un paiement rétroactif des cotisations de Sécurité sociale et de retraite, plus les pénalités et les intérêts ;
- des pénalités financières supplémentaires ;
- des accusations criminelles si l'entreprise reclassifie sciemment des travailleurs pour échapper au paiement des impôts ;
- une atteinte à la réputation.
Pour aider les employeurs à éviter ces pénalités, le HMRC a mis à disposition un outil en ligne sur le site gov.uk, appelé Check Employment Status for Tax (CEST). Si vous rencontrez des difficultés ou si l'outil CEST ne donne pas de résultats, vous pouvez contacter le HMRC pour obtenir de l'aide.
Il est également recommandé de vous familiariser avec la législation Inland Revenue 35 (souvent appelée IR35), qui vise à garantir que les prestataires indépendants ne contournent pas le paiement de leurs impôts. Si un travailleur relève de la législation IR35 (« inside IR35 »), il est considéré comme employé. Sinon, il est classé en tant que prestataire indépendant (« outside IR35 »).
Un travailleur doit être classé comme travailleur indépendant au Royaume-Uni si :
- Il contrôle son propre emploi du temps et la manière dont il accomplit ses tâches.
- Il n'est pas directement supervisé par un manager de l'entreprise.
- Il utilise ses propres outils et équipements pour accomplir son travail ; rien n'est fourni par l'employeur.
- Il doit envoyer une facture pour être payé après avoir terminé le travail.
- Il ne bénéficie pas des avantages sociaux accordés aux employés.
- Il n'est pas rémunéré lorsqu'il prend un jour de congé, que ce soit pour des raisons personnelles, de vacances ou de maladie.
Il est conseillé de rédiger un contrat de prestataire indépendant qui clarifie ces points et d’autres éléments par écrit. Ne négligez pas le contrat et ne remplacez pas un contrat officiel par des promesses verbales ou des e-mails.
Les prestataires indépendants sont responsables du paiement de leurs propres impôts, tandis que les employeurs doivent déduire les impôts des employés directement sur leurs fiches de paie.
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Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure manière de payer vos prestataires
Une fois que vous avez classé votre nouveau prestataire comme indépendant, vous devez déterminer comment vous allez le payer. Avec l'explosion du travail à distance durant la pandémie de COVID-19, les employeurs disposent aujourd'hui de plus de choix que jamais pour payer les prestataires, même s’ils ne vivent pas dans le même pays.
Voici quelques options à explorer pour payer vos prestataires internationaux :
- Les virements bancaires, ouvrez un compte bancaire au Royaume-Uni et effectuez des virements directs sur les comptes de vos prestataires. Vous pouvez également envoyer un virement international via votre propre banque.
- Les mandats internationaux qui existent depuis longtemps, mais qui ne sont pas la meilleure option pour plusieurs raisons. Premièrement, leur montant maximal est de 1 000 $ et ils sont soumis à des frais. De plus, ils ne sont pas très sûrs et sont très souvent utilisés dans des escroqueries. Les prestataires légitimes ne demandent généralement plus à être payés de cette manière.
- Les portefeuilles électroniques ou les plateformes de paiement peuvent être utiles pour payer les prestataires locaux, néanmoins ils ne sont pas toujours adaptés aux paiements internationaux. Par exemple, Revolut est populaire au Royaume-Uni, mais peu utilisé aux États-Unis.
- Les services de paie à l’international sont aussi envisageables, même si les prestataires ne sont pas inclus dans les systèmes de paie, car ils ne sont pas soumis aux mêmes retenues fiscales que les employés. Ils envoient plutôt des factures, qui sont traitées via les comptes fournisseurs. Mais avec Rippling, vous pouvez payer les employés britanniques et les prestataires britanniques où qu'ils se trouvent, grâce à un seul système.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements
Comme vous l'avez vu à l'Étape n°2, il existe plusieurs façons de payer les prestataires au Royaume-Uni. Mais la façon la plus rapide et la plus simple est de payer les prestataires via un logiciel de paie à l'international.
Avec Rippling, vous pouvez payer vos employés et prestataires à travers le monde avec un seul système.
Étape n°4 : Obtenir de l'aide grâce à un système de paie à l'international
Les employeurs ne sont pas tenus de s'inscrire au régime PAYE lorsqu'ils embauchent des travailleurs indépendants, car ces derniers sont responsables du paiement de leurs propres impôts. Ils ne doivent s'inscrire au programme que lorsqu'ils embauchent des employés.
Gérez facilement les prestataires du monde entier
Étendre vos collaborations à l'international n'a jamais été aussi simple. Avec Rippling, vous pouvez payer les prestataires internationaux au Royaume-Uni et dans le monde entier via un seul système.
FAQ sur le paiement des prestataires au Royaume-Uni
Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires au Royaume-Uni ?
Non, les entreprises étrangères n'ont pas à retenir les impôts sur les salaires lorsqu'elles paient des prestataires au Royaume-Uni. Les prestataires sont tenus de payer l'intégralité de leurs impôts eux-mêmes.
Le salaire minimum britannique s'applique-t-il aux travailleurs indépendants au Royaume-Uni ?
Non. Les auto-entrepreneurs, y compris les travailleurs indépendants, n'ont pas droit au salaire minimum national. D'autres lois du travail peuvent ne pas s'appliquer non plus aux prestataires indépendants, alors vérifiez bien avant de travailler avec eux.
Les prestataires au Royaume-Uni bénéficient-ils d'avantages sociaux ?
Non, les travailleurs indépendants au Royaume-Uni n'ont pas droit aux avantages sociaux des employés. Si vous offrez ces avantages à vos travailleurs indépendants, le HMRC pourrait décider d'examiner de plus près votre système de classification, ce qui vous expose au risque d'être tenu légalement responsable des arriérés d'impôts et autres pénalités mentionnées précédemment dans ce guide.
Pouvez-vous payer des prestataires au Royaume-Uni dans votre devise locale ?
En général, les prestataires au Royaume-Uni sont payés dans leur devise locale, la livre sterling (GBP). Vous pouvez choisir de payer les prestataires dans une autre devise, mais cela doit être explicitement indiqué dans le contrat. De nombreux fournisseurs de paiement internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements des prestataires en GBP ou dans votre devise.
Peut-on payer manuellement les prestataires au Royaume-Uni ?
Oui, et il est courant que les propriétaires de petites entreprises traitent manuellement les paiements des prestataires pour réduire les coûts. Mais cela peut être chronophage, surtout à mesure que votre entreprise se développe et si vous travaillez avec plusieurs prestataires au Royaume-Uni ou à l'international.
Il est également important de noter que le traitement manuel des paiements comporte certains risques :
- De conformité, car gérer la paie manuellement augmente les risques d'erreurs et d'omissions. Protégez-vous avec Rippling, qui applique automatiquement les lois locales applicables, quel que soit l'endroit où vivent vos prestataires.
- De sécurité, puisque le traitement manuel des salaires expose également les informations sensibles des prestataires à des failles de sécurité, en particulier si vous utilisez des feuilles de calcul ou des dossiers papier.
- Une détérioration de l’expérience des prestataires, parce que les processus manuels peuvent ralentir les paiements et manquer de transparence, ce qui peut frustrer les prestataires qui essaient de comprendre leurs revenus.
Automatisez vos paiements grâce à Rippling. Rippling synchronise toutes les données RH de votre entreprise avec la paie, vous épargnant ainsi toute saisie manuelle. Les employés et prestataires du monde entier sont payés rapidement (et conformément à la réglementation). De plus, Rippling est un fournisseur de paie agréé par le HMRC.
Comment transformer un prestataire en employé au Royaume-Uni ?
Bien que l'embauche de prestataires indépendants puisse offrir de la flexibilité et certains avantages financiers, il arrive que vous ayez besoin d'un employé à plein temps. Le défi consiste à respecter toutes les exigences légales : les lois du travail au Royaume-Uni exigent des déductions de paie, y compris pour la pension et la Sécurité sociale, ainsi que des avantages pour les employés.
Les entreprises sont plus susceptibles de recruter via leur propre entité si elles en ont déjà une au Royaume-Uni. Cependant, il est possible d'embaucher des employés au Royaume-Uni sans entité locale en passant par un employeur de référence (EOR).
Avec Rippling, vous pouvez gérer facilement vos prestataires et, si nécessaire, les convertir rapidement en employés à temps plein grâce à une gestion conforme des documents des avantages, de la paie, etc. Rippling s'occupe de tout, de l'intégration à la fin de contrat, tout en restant conforme à la réglementation.
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Cet article a été rédigé à des fins d'information seulement et n'est pas destiné à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne devrait pas être utilisé comme tel. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant d'entreprendre toute activité ou transaction connexe.
