Les 5 pièges du développement international et comment les surmonter

Dans le paysage commercial d'aujourd'hui, s'expandre globalement est une étape cruciale pour la croissance et le succès. Chez Rippling, nous connaissons bien cela. 

Bien que Rippling ait son siège à San Francisco, nous avons des opérations au Royaume-Uni, en Irlande, en Inde, en Australie, au Canada et en Chine, plus une liste de pays et régions que nous ajouterons dans l'année à venir. Depuis 2019, nous sommes passés d'une entreprise de 100 personnes à environ 2 000 personnes. 

Ce fut une aventure passionnante, mais aussi pleine de défis et d'apprentissages parfois douloureux. Nos difficultés de croissance ont ressemblé à celles de nombreuses autres entreprises : la croissance rapide et l'expansion à l'échelle mondiale impliquent de nombreuses transitions avec chaque nouveau bureau ou site. Nous n'avons pas seulement ressenti ces problèmes, nous avons aussi dû trouver des solutions pour les clients qui utilisent le produit Rippling.

J'ai récemment parlé avec des DRH et d'autres leaders RH lors de la conférence Gartner ReimagineHR à Londres, et j'aimerais maintenant partager les principaux points à retenir de cette discussion avec vous.

Certains de ces points font partie de l'histoire du produit Rippling, ainsi que des enseignements tirés par nos clients, mais je pense que la plupart des points présentés seront des solutions à des problèmes auxquels les entreprises de toute taille sont confrontées au fur et à mesure de leur croissance.

Avant d'aborder les difficultés liées à la mondialisation, je vais vous parler de la plateforme Rippling.

Une brève introduction à la plateforme Rippling

Les gens pensent à Rippling comme à une solution HRIS, mais nous sommes vraiment une plateforme basée sur une thèse simple, mais puissante : le profil de l'employé doit toujours être au centre de tout ce que les entreprises font à travers les ressources humaines, la finance, et même l'informatique. 

Ci-dessous, nous avons illustré le graphe de l'employé de Rippling. Les annuaires de salariés traditionnels enregistrent les détails relatifs au nom et à la localisation d'un salarié, mais n'interagissent pas avec les données de l'entreprise ou, du moins, pas de la manière dont vous le souhaiteriez. Le graphique de l'employé Rippling capture des données et des informations sur l'ensemble du profil de l'employé : avantages sociaux, paie, appareils, applications logicielles, et bien d'autres choses encore.

En centrant le profil de l'employé sur notre plateforme de gestion de la main-d'œuvre, il devient bien plus qu'un simple ensemble de données. C'est un nexus qui s'intègre dans la paie, les assurances, les dispositifs et les logiciels. Le graphe de l'employé :

1. Crée une source unique de vérité pour le parcours de l'employé.
2. Améliore la visibilité et la collaboration entre les ressources humaines, l'informatique et la finance, en éliminant les tâches fastidieuses.
3. Améliore l'expérience des employés, où qu'ils soient basés, car Rippling gère tout le cycle de vie des employés, de l'embauche via notre système de suivi des candidats à notre flux d'intégration automatisé, en passant par la gestion des évaluations de performance et la retraite.

Nous disposons d'un composant intermédiaire appelé Unity, qui vous permet d'exploiter les données relatives aux employés et à l'entreprise pour automatiser presque tout ce qui se passe dans votre entreprise. Il vous offre également de puissantes capacités en matière d'autorisations granulaires, de gestion des politiques, de flux de travail personnalisés et de rapports. Aucune de ces solutions n'a été acquise par des tiers en marque blanche. Elles sont toutes issues de Rippling, construites de manière native à partir de la base, ce qui rend ce produit exceptionnellement puissant.

Les 5 pièges de l'expansion globale

1. Les systèmes déconnectés

Il s'agit là d'une question déterminante pour votre capacité à évoluer. Vous devez être en mesure de relier les points entre les ressources humaines, l'informatique et la finance d'une manière qui soit productive et utile.

Les entreprises héritent souvent d'un ensemble d'applications logicielles qui ne communiquent pas efficacement. À quand remonte la dernière fois que vous avez examiné votre pile de logiciels ? En finance, vous avez une série d'applications pour la paie, la planification des effectifs et les dépenses. La plupart des entreprises disposent en moyenne de 16 outils de gestion des ressources humaines, tels que plusieurs systèmes de gestion des ressources humaines et d'apprentissage. Certains communiquent entre eux, d'autres non. Il en résulte davantage de travail manuel, d'échanges de courriels et d'innombrables feuilles de calcul. C'est un travail pénible, qui conduit à l'épuisement et à l'inefficacité des équipes RH, informatiques et financières, sans parler du fait que cela crée une forte probabilité d'erreur humaine et de frustration des employés.

Comment y remédier ? Dans la plateforme intégrée Rippling, toutes les données des employés, des RH à la finance, sont interconnectées. Cela élimine le besoin de transfert manuel de données, rationalise les processus et réduit le risque d'erreurs.

Par exemple, si un administrateur IT remarque sur son tableau de bord qu'un ordinateur portable d'un employé a été inactif sans aucune connexion toute la semaine, il pourrait se demander si l'appareil a été volé ou autrement compromis. Pendant ce temps, l'équipe de finance sait que l'employé est en réalité en PTO. C'est un moment magique de « connexion des points ». 

Mais que se passe-t-il aujourd'hui dans la plupart des entreprises ? L'administrateur informatique doit télécharger un fichier CSV, le combiner avec les RH ou les finances pour voir qui est en PTO, puis se rendre compte que l'employé est en vacances. C'est quelque chose que vous pouvez mettre en place dans Rippling en un instant, avec des alertes automatiques qui vous disent : "Oh, cette personne est en PTO, ne vous en préoccupez pas".

2. Les échecs des logiciels de recrutement

Les logiciels de recrutement sont typiquement conçus pour les recruteurs. Cependant, le processus d'embauche s'étend au-delà de leur équipe. La collaboration entre les RH, la finance et la conformité est cruciale pour une intégration réussie afin de vous assurer d'obtenir des données d'employés précises, la technologie, le budget, et les contrôles de flux de travail dès le départ. Vous voyez typiquement deux types de solutions de recrutement :

1. Des systèmes autonomes de suivi des candidats (ATS), qui conduisent à des silos de données car les données de recrutement sont déconnectées des RH, des effectifs et de la finance. Cette solution résulte en beaucoup de travail administratif pour configurer l'employé dans d'autres systèmes pendant le processus d'onboarding.
2. Les solutions ATS tout-en-un, qui semblent bonnes en théorie, mais sont souvent lourdes et peuvent manquer de configurabilité, ce qui est un problème parce que chaque entreprise recrute à sa propre manière. 

La solution de Rippling à cela est un centre de commande de recrutement. Avec cet outil, quiconque en a besoin a accès aux bonnes données, que ce soit un recruteur ou un responsable de l'embauche. Les centres de commande peuvent être personnalisés pour montrer les exigences par département, lieu, rôle, et niveau. Ils permettent aux responsables de l'embauche de participer activement au processus de recrutement, offrent une vue personnalisée de l'entonnoir de recrutement et améliorent la collaboration et la transparence. Et le candidat obtient une expérience intégrée formidable à travers leur sélection, les entretiens, et l'onboarding.

3. Jongler avec l'intégration et la conformité

Chaque fois que vous embauchez des employés dans un nouveau marché, vous prenez des risques. Classifiez-vous correctement vos travailleurs ? Gérez-vous convenablement les taxes ? Avez-vous pensé aux risques d'établissement permanent dans le pays dans lequel vous opérez ? Nous avons vu des clients utiliser des listes de vérification manuelles, des feuilles de calcul, de longues listes et des échanges d'e-mails pour gérer ce processus, c'est inefficace et risqué. Vous risquez de perdre le fil du processus et de frustrer votre employé en cours de route.

Le processus d'intégration automatisé de Rippling simplifie l'intégration. En centralisant les données et en automatisant les contrôles de conformité, vous pouvez intégrer de nouvelles recrues en quelques minutes tout en restant conforme aux réglementations locales. Mieux encore, les nouvelles recrues n'ont pas à se déplacer entre différents départements pour accéder à de nouveaux comptes, appareils, etc. Dans Rippling, le nouvel employé peut consulter le manuel de l'employé, signer la promesse d'embauche, sélectionner le logiciel dont il a besoin et l'ordinateur portable qu'il souhaite se faire livrer, entrer son adresse et ses informations bancaires pour la paie, et recevoir une carte de dépenses calibrée à son niveau d'autorisation. En bref, il peut se concentrer sur le premier jour et comment être excellent dans son nouveau travail.

4. Le processus de paie manuel

Ceci est moins un piège et plus une tranchée profonde. Le traitement manuel de la paie est un énorme problème dans de nombreuses parties du monde où les entrées manuelles sont le processus standard. Les administrateurs de la paie luttent avec la collecte et la réconciliation des données menant à une exécution de la paie, ce qui conduit à des erreurs, des retards et des problèmes de conformité. Par exemple, même si le service financier utilise un fournisseur de services de paie pour générer les salaires et les calculs fiscaux dans le bon format de fichier, ils doivent toujours traiter le fichier avec leur banque locale. Mais disons qu'il y a un jour férié, ou qu'une date limite de traitement de fichier est gâchée, ou que le système a juste une erreur et rejette leur fichier. Ces problèmes de système et de processus conduisent souvent les administrateurs de la paie à courir pendant un à cinq jours ouvrables par mois essayant de s'assurer que les paiements sont effectués correctement et à temps. C'est un processus instable basé sur des systèmes fondamentalement cassés.

L'automatisation de la paie par Rippling rationalise l'ensemble du cycle de paie, de la saisie des données au déboursement des fonds. Vous pouvez configurer les déductions et tout ce dont vous avez besoin pour calculer correctement la paie, puis vous cliquez sur “exécution de la paie”. En quelques secondes, Rippling débite votre compte et envoie les paiements aux employés du monde entier, dans la devise de leur choix. Cela permet d'améliorer la précision de la paie et de gagner du temps.

5. Les lacunes dans les rapports et manque de visibilité

À mesure que les entreprises se développent, elles ont tendance à sous-traiter la comptabilité, la sélection des fournisseurs de paie et plus encore à des experts locaux. Ce sont des fournisseurs qui ne sont pas affiliés à l'entreprise, comme un prestataire ou un fournisseur de services de comptabilité externe. Lorsque vous pensez à cette approche à l'échelle mondiale, il existe des risques inhérents que l'entreprise prend. Les partenaires sur lesquels vous comptez peuvent prendre des raccourcis dans la manière dont ils déplacent l'argent, classifient les employés, calculent les taxes ou comptabilisent différentes dépenses. Il devient de plus en plus difficile de simplement compter sur un service de comptabilité tiers pour gérer le traitement des paiements à l'étranger. Souvent, la finance et la comptabilité n'ont pas les détails de la manière dont l'argent est alloué aux départements dans les bureaux mondiaux, et bien que vous puissiez avoir des feuilles de calcul avec des ventilations des dépenses liées aux employés ou des données, vous pourriez ne pas avoir ces données pleinement intégrées avec votre planification des ressources d'entreprise.

Gérer une main-d'œuvre mondiale devient difficile sans une plateforme unifiée qui fournit des informations en temps réel. Finalement, votre effectif et vos coûts augmenteront et la visibilité restera très faible. Souvent, le contrôle financier des bureaux internationaux devient un point aveugle pour les entreprises. Puis un jour, les autorités fiscales frappent à votre porte en disant que vous avez exploité votre entreprise dans leur pays sans payer les taxes appropriées. Dans d'autres cas, vous pourriez ne pas classer ou rémunérer correctement les employés. Maintenant, votre équipe de finance et de comptabilité essaie de rattraper le coup, et passe beaucoup de temps et d'argent à nettoyer les choses. Bien que cela semble désordonné, c'est l'histoire typique de toute entreprise connaissant une croissance mondiale rapide.

Dans les rapports de Rippling, vous pouvez voir une vue claire de l'effectif, de la paie, des dépenses et d'autres métriques de performance par emplacement et département en un seul endroit. 

3 conseils pour le succès mondial

Rappelez-vous : la plupart des entreprises font face à ces pièges communs lorsqu'elles se développent à l'échelle mondiale, et les problèmes peuvent se multiplier avec le temps à mesure que vous ajoutez plus de bureaux, d'employés, d'emplacements et de complexité. Et si vous pouviez arrêter ces problèmes avant qu'ils ne surviennent ? Notre objectif avec la plateforme tout-en-un de Rippling est d'apporter de la visibilité et de la gestion des données aux entreprises très tôt dans leur cycle de vie afin qu'au moment où elles atteignent 5 000 ou 10 000 employés, le problème ne se soit pas transformé en un monstre.

Nos trois conseils pour le succès mondial sont simples :

1. Premièrement, en consolidant les systèmes autant que possible, nous créons une seule source de vérité pour les données des employés, permettant un travail meilleur et plus rapide.
2. Deuxièmement, en automatisant toutes les tâches manuelles à travers des systèmes déconnectés, tels que l'intégration, la conformité et la paie multinationale, nous réduisons les erreurs et créons une expérience universelle pour les employés. Les employés peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus stratégiques. Nous l'avons vu à l'œuvre : ils sont enthousiasmés par leur travail.
3. Enfin, donner aux managers et aux employés un contrôle en temps réel sur les données les aide à prendre de meilleures décisions pour leur entreprise chaque jour.