Comment payer les prestataires internationaux au Canada [2024]
Avec une main-d’œuvre diversifiée et talentueuse, il n’est pas surprenant que tant de sociétés internationales choisissent de recruter des prestataires au Canada. Cependant, lorsqu’il s’agit de les rémunérer, quelles sont les étapes à suivre pour respecter les lois complexes du travail et de la fiscalité au Canada ?
Avant de traiter votre première facture, suivez notre guide pas à pas pour savoir comment classer correctement vos prestataires, les intégrer et les payer en toute conformité avec la législation canadienne.
Étape n°1 : Classifier vos collaborateurs
Classer correctement les travailleurs canadiens est absolument essentiel. Une mauvaise classification des employés en tant que prestataires peut entraîner des amendes, des arriérés d’impôts et d’autres sanctions sévères de la part d’organismes tels que l’Agence du revenu du Canada (ARC). Les sanctions peuvent inclure des pénalités suivantes :
- jusqu'à 20 % sur l'impôt sur le revenu impayé, les cotisations d’assurance-emploi et les cotisations du Régime de pensions du Canada (RPC), plus les intérêts ;
- des primes d’indemnisation des accidents du travail, ainsi que des amendes et des intérêts ;
- les parts impayées des cotisations au RPC de l'employeur et de l'employé ;
- le salaire minimum, les heures supplémentaires, les indemnités de vacances, les congés parentaux, et autres avantages sociaux obligatoires au Canada ;
- d'éventuelles réclamations pour dommages-intérêts de la part des employés.
Pour aider les employeurs à déterminer si un collaborateur doit être classé comme employé ou travailleur indépendant, les tribunaux canadiens ont mis en place une série de critères. Les autorités fiscales et judiciaires examinent l’ensemble des aspects de la relation de travail pour établir la classification, un seul critère ne suffisant généralement pas à trancher.
Prestataires
Employés
Autonomie élevée.
Les prestataires jouissent souvent de plus d’autonomie pour déterminer comment et quand effectuer leur travail.
Plus de directives de la part de l'employeur. Les employés sont généralement soumis à contrôle et à une direction plus importants de la part de leur employeur, qui leur fournit des instructions sur la manière d’effectuer le travail et peut fixer des horaires spécifiques.
Équipements et outils appartenant au travailleur.
Équipements et outils généralement fournis par l'entreprise.
Moins intégré. Les collaborateurs externes sont majoritairement plus indépendants, travaillent à distance et utilisent leurs propres ressources.
Fortement intégrés. Le personnel interne est généralement plus intégré dans l’organisation de l’employeur, par exemple en travaillant dans les locaux de l’entreprise.
Aucun droit aux avantages sociaux. Ces contractants ne bénéficient pas des mêmes avantages sociaux et protections que les employés, et ils doivent payer eux-mêmes leurs impôts.
Droit aux avantages sociaux. Les employés bénéficient de certains avantages et protections, tels que le salaire minimum, les heures supplémentaires et les congés payés. Ils peuvent également bénéficier d’avantages comme l’assurance santé, les régimes de retraite et les congés maladie payés.
Engagement limité dans le temps. Les prestataires sont habituellement engagés pour un projet spécifique ou une période définie.
Engagement à durée indéterminée. Les employés sont généralement embauchés pour une durée indéterminée.
Risque de perte.Les prestataires peuvent assumer davantage de risques et de responsabilités pour le travail qu'ils effectuent.
Aucun risque de perte. Les employés sont généralement protégés contre toute responsabilité liée au travail.
Services non exclusifs.Les freelances ne peuvent pas être contractuellement liés à une seule entreprise ; ils peuvent fournir leurs services à plusieurs organisations.
Services exclusifs.Les salariés peuvent être contractuellement liés à une seule entreprise pour fournir leurs services.
Évitez les erreurs coûteuses de classification avec notre quiz en ligne gratuit.
Remplissez notre questionnaire GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires
La première chose à effectuer avant de payer des prestataires au Canada est de déterminer comment vous allez les payer. Avec la montée en puissance des équipes internationales et du travail à distance, les employeurs ont désormais plus d’options que jamais pour régler les paiements internationaux à leurs prestataires. En voici quelques-unes :
- Vous pouvez opter pour les virements bancaires, en ouvrant un compte bancaire au Canada pour déposer des fonds directement sur les comptes des prestataires, ou en utilisant votre banque pour envoyer un virement international à un prestataire canadien.
- Les mandats internationaux, bien que fiables, peuvent être lents, car l’employeur doit les acheter physiquement, et le prestataire doit les déposer à réception. Ils peuvent aussi engendrer des frais et des taux de change défavorables.
- Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement sont une autre option, mais attention, toutes ne sont pas disponibles au Canada (par exemple, Venmo ne fonctionne qu’aux États-Unis). Cependant, des plateformes comme Wise permettent de transférer de l’argent à l’international, même si les taux de change peuvent fluctuer, rendant les dépenses moins prévisibles.
- Enfin, les services de paie mondiaux constituent une solution plus globale. En général, les prestataires ne sont pas inclus dans la paie traditionnelle car ils facturent leurs services. Toutefois, avec Rippling, vous pouvez payer à la fois les employés canadiens et les prestataires canadiens à travers le monde sur un seul système.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie mondial pour traiter les paiements
Comme vous l'avez vu à l'étape n°2, il existe plusieurs façons de rémunérer les prestataires au Canada. Mais la manière la plus rapide et la plus simple est de payer les prestataires grâce à un logiciel de paie à l'international.
Avec Rippling, vous pouvez payer les employés et prestataires à travers le monde à partir d'un seul endroit.
Étape n°4 : Calculer et soumettre vos formulaires fiscaux
Bien que les employeurs ne soient pas tenus de prélever et de payer les impôts pour les prestataires au Canada, ils doivent néanmoins soumettre plusieurs formulaires fiscaux au contractant et à l’Agence du revenu du Canada (ARC) chaque année.
Les entreprises qui embauchent des travailleurs au Canada doivent fournir :
- des feuillets T4A aux prestataires ;
- des résumés T4A à l'ARC ;
- des feuillets T4A-NR pour les prestataires transfrontaliers ;
- des T5018 pour les sous-traitants du secteur de la construction.
Gérez facilement vos prestataires à travers le monde
Développer vos effectifs à l'international n'a jamais été aussi simple. Avec Rippling, vous pouvez payer les prestataires internationaux au Canada et partout dans le monde à partir d'un seul système.
FAQ sur le paiement des prestataires au Canada
Avez-vous besoin de retenir des impôts lors du paiement des prestataires au Canada ?
Non, les entreprises étrangères ne sont pas tenues de prélever des impôts sur la paie lorsqu’elles rémunèrent des prestataires au Canada. Les prestataires sont responsables du paiement de leurs propres impôts.
Le salaire minimum canadien s'applique-t-il aux travailleurs indépendants au Canada ?
Non, les lois sur le salaire minimum ne s'appliquent pas aux travailleurs indépendants au Canada.
Les prestataires canadiens bénéficient-ils d'avantages sociaux ?
Non, les freelances au Canada n’ont pas droit aux avantages sociaux comme les employés. Offrir des avantages aux prestataires peut même augmenter le risque que les tribunaux les considèrent comme étant mal classés.
Pouvez-vous payer des prestataires au Canada dans votre devise locale ?
En règle générale, les prestataires canadiens doivent être payés en dollars canadiens. Vous pouvez choisir de les payer dans une autre devise, mais cela doit être stipulé dans le contrat.
De nombreux fournisseurs de paiements internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements des prestataires en dollars canadiens ou dans votre monnaie.
Peut-on payer manuellement des collaborateurs externes au Canada ?
Oui, et il est courant pour les petits entrepreneurs de traiter manuellement les paiements des prestataires pour réduire les coûts. Cependant, cela peut prendre du temps, surtout si votre entreprise se développe et si vous travaillez avec plusieurs prestataires au Canada ou à l’étranger.
Il faut également noter que le traitement manuel des paiements comporte certains risques :
- En matière de conformité, gérer manuellement la paie signifie s’exposer à des erreurs humaines et des omissions. Avec Rippling, vous pouvez automatiser la conformité avec les lois locales applicables, où que se trouvent vos prestataires, et ainsi vous protéger.
- Concernant la sécurité, le traitement manuel des paiements présente des risques, surtout si vous utilisez des tableurs ou des documents papier. Les informations sensibles des prestataires peuvent être perdues, volées ou détournées.
- Du point de vue de l’expérience des prestataires, le paiement manuel peut rendre le processus lent et peu pratique. Ce manque de transparence en ce qui concerne les délais et les montants de paiement peut frustrer les prestataires qui souhaitent comprendre leurs revenus.
Automatisez la paie avec Rippling. Rippling synchronise toutes les données RH de votre entreprise avec la paie, éliminant ainsi le recours à une saisie manuelle. Les employés et les prestataires du monde entier sont payés rapidement (et en toute conformité) dans un seul système. De plus, Rippling est un fournisseur de paie reconnu par l’Agence du revenu du Canada, le service fiscal du gouvernement fédéral et de la plupart des provinces et territoires canadiens.
Comment faire signer un contrat salarié à un travailleur indépendant au Canada ?
Lorsque vous décidez de faire passer un travailleur indépendant au statut de salarié, il est important de choisir le modèle d’emploi le plus adapté à votre entreprise. Bien que l’embauche de prestataires offre souvent plus de flexibilité et des avantages financiers, il arrive parfois que vous ayez besoin d’un employé à temps plein.
Le défi est de s'assurer que toutes les réglementations légales et de conformité sont respectées : les lois du travail canadiennes nécessitent des retenues sur la paie, des avantages sociaux et plus encore pour les employés, ce qui n'est pas le cas pour les prestataires. Les entreprises optent généralement pour l’embauche via leur propre entité si elles en possèdent déjà une au Canada ou prévoient d’en créer une en raison d’un investissement important sur le marché canadien. Cependant, il est tout à fait possible d’embaucher des employés au Canada sans entité locale, en utilisant une société de portage.
Avec Rippling, vous pouvez facilement gérer vos prestataires et les faire passer rapidement au statut de salarié à temps plein, avec des documents conformes à la législation, une administration des avantages sociaux, la paie, et bien plus encore. Rippling s'occupe de tout, afin que vous restiez en conformité de l’intégration jusqu’au départ des salariés.
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé à des fins informatives uniquement et n’est pas destiné à fournir, ni ne doit être utilisé comme, des conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
