Comment payer les prestataires internationaux en Irlande [2024]

Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs

En Irlande, la mauvaise classification des employés et des prestataires peut entraîner une perte de fonds pour des programmes sociaux tels que la Universal Social Charge (USC) et la Pay Related Social Insurance (PRSI), auxquels les employeurs et les employés doivent légalement contribuer. Alors, trois organismes surveillent de près la classification des travailleurs : le Revenue Commissioners (souvent appelé simplement « le Revenue »), la Workplace Relations Commission (WRC) et le Department of Social Protection.

Une mauvaise classification de vos employés et travailleurs indépendants entraînera de lourdes sanctions de la part de chacune (ou de toutes) de ces trois agences, notamment :

• vous tenir responsable du paiement des arriérés d'impôts, ainsi que des pénalités et des intérêts ;
• vous rendre inéligible à l'embauche de tout employé soumis à des permis de travail (qui est un type de visa de travail que les non-citoyens irlandais doivent demander pour travailler en Irlande).

De plus, si un employé est incorrectement classé comme prestataire indépendant, une fois le problème identifié par les autorités, cette personne bénéficiera automatiquement de tous les droits accordés aux employés irlandais, notamment la protection contre le licenciement abusif et les avantages. De votre côté, vous serez tenu de payer tout ce que vous auriez dû, comme les arriérés d’impôts, prévus pendant la durée de son emploi.

Heureusement, il existe un moyen d'éviter ces situations : examiner attentivement les critères de classification irlandais et comprendre ce qui distingue un « employé » d’un « prestataire indépendant ».

Les principaux facteurs sont les suivants :

• Les horaires de travail sont un premier indicateur, car les employés ont des horaires fixes chaque semaine ou chaque mois, tandis que les prestataires ont la liberté de choisir leurs propres horaires.
• La notion de services exclusifs, puisque les employés travaillent généralement pour un seul employeur, tandis que les prestataires collaborent souvent avec plusieurs clients en même temps.
• Le paiement est également un facteur clé, car les employés reçoivent des paiements fixes à intervalles réguliers, tandis que les prestataires facturent leurs paiements et sont habituellement payés à la tâche.
• La possibilité de sous-traitance, puisque les prestataires peuvent sous-traiter leur travail si leur contrat le permet. Les employés, quant à eux, doivent généralement accomplir leur travail eux-mêmes.
• En ce qui concerne la propriété des équipements, les prestataires possèdent habituellement leurs propres outils et équipements, tandis que les employés utilisent souvent ceux fournis par leur employeur.
• Les avantages varient également, les employés ont droit à des avantages comme les congés annuels et les congés maladie, ce qui n’est généralement pas le cas des prestataires.
• Enfin, le contrôle est un facteur déterminant. Il évalue combien de liberté une personne a sur son emploi du temps, son lieu de travail et la manière dont elle accomplit ses tâches. Une personne qui peut fixer son propre emploi du temps et travailler de n’importe où est probablement un prestataire indépendant.

Étape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires

Une fois que vous avez déterminé que votre nouvelle recrue est effectivement un prestataire indépendant selon les lois du travail irlandaises, vous devez choisir comment vous allez la payer. Le travail à distance a explosé en popularité depuis 2020, et les employeurs ainsi que les travailleurs indépendants ont plus de choix que jamais quant à la manière de gérer les paiements.

Voici quelques options à explorer pour rémunérer vos prestataires internationaux ::

• Les virements bancaires sont une option fiable. Vous pouvez ouvrir un compte bancaire en Irlande pour effectuer des dépôts directs sur les comptes de vos prestataires irlandais, ou bien utiliser un compte bancaire dans votre pays pour envoyer un virement bancaire international.
• Les mandats internationaux représentent une ancienne méthode pour payer des prestataires indépendants résidant dans un autre pays, mais ce n’est pas toujours la meilleure solution. Vous devrez payer des frais pour chaque mandat, et le montant maximum que vous pouvez envoyer en une seule fois est de 1 000 $, ce qui est à la fois peu pratique et coûteux. De plus, les mandats sont souvent utilisés dans des fraudes, il est donc préférable de les éviter.
• Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement offrent de nombreux avantages pour les paiements internationaux, mais posent souvent des problèmes en raison des différences entre les plateformes disponibles dans chaque pays. Il peut être difficile de trouver une solution compatible entre vous et votre prestataire.
• Les services de paie à l'international sont souvent la meilleure solution pour gérer les paiements de vos prestataires. En général, les prestataires ne sont pas inclus dans la paie, car ils ne sont pas soumis aux mêmes retenues que les employés, mais avec Rippling, vous pouvez payer vos employés et prestataires irlandais partout dans le monde, le tout dans un seul système.

Voir Rippling

Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires irlandais

Comme vous l'avez vu à l'étape n°2, il existe plusieurs façons de payer les prestataires en Irlande. Mais la méthode la plus rapide et la plus simple est de payer les prestataires via un logiciel de paie à l'international.

Avec Rippling, vous pouvez payer des employés et des prestataires du monde entier grâce à un seul système.

Étape n°4 : Conserver des dossiers précis à des fins juridiques

Les employeurs ne sont pas légalement tenus de déduire des impôts ou d’offrir des avantages aux prestataires indépendants ; ces derniers étants responsables du paiement de leurs propres impôts et cotisations retraite.

Cependant, il est essentiel de conserver des dossiers précis de chaque information concernant les prestataires, ainsi que le contrat que vous avez signé avec eux, afin de pouvoir prouver qu'ils ont été classés correctement en cas de problème.

FAQ sur le paiement des prestataires en Irlande

Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires en Irlande ?

Non, les entreprises étrangères n'ont pas à retenir les taxes sur les salaires lorsqu'elles paient des prestataires en Irlande. Les prestataires sont tenus de payer eux-mêmes toutes leurs taxes.

Le salaire minimum irlandais s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Irlande ?

Non, les lois irlandaises sur le salaire minimum ne couvrent pas les travailleurs indépendants.

Les prestataires irlandais reçoivent-ils des avantages sociaux ?

Non. Comme dans de nombreux autres pays, les travailleurs indépendants n'ont pas droit aux avantages sociaux en Irlande. Seuls les travailleurs classés en tant qu'employés y ont droit.

Peut-on payer des prestataires en Irlande dans la monnaie de son pays ?

La plupart des prestataires irlandais devraient être payés en euros. Néanmoins, s’ils l'acceptent explicitement et par écrit, vous pouvez les payer dans une autre devise.

De nombreux fournisseurs de paiement internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements pour les prestataires en euros ou dans votre devise.

Est-il possible de payer manuellement des prestataires en Irlande ?

Oui, et il est courant que les propriétaires de petites entreprises traitent manuellement les paiements des prestataires pour tenter de réduire les coûts. Cependant, cela peut prendre beaucoup de temps, surtout à mesure que votre entreprise se développe et si vous travaillez avec plusieurs prestataires en Irlande ou à l'international.

Il est également à noter que le traitement manuel des paiements comporte certains risques :

• Cela signifie assumer le risque d’erreurs humaines et d’omissions, ce qui peut nuire à la conformité de votre entreprise. Protégez-vous ainsi que votre entreprise avec Rippling, qui applique automatiquement les lois locales, peu importe où se trouvent vos prestataires.
• Ce type de traitement présente aussi des risques de sécurité, notamment si vous utilisez des tableurs ou des documents papier, car les informations sensibles des prestataires peuvent être perdues, volées ou mal utilisées.
• En plus d’être chronophage, les paiements manuels manquent souvent de transparence quant aux délais de paiement et aux montants versés, ce qui peut créer une expérience frustrante pour les prestataires qui cherchent à comprendre leurs revenus.

Automatisez la paie avec Rippling. Rippling synchronise toutes les données RH de votre entreprise avec la paie, éliminant ainsi la saisie manuelle de données. Les employés et les prestataires dans le monde entier sont payés rapidement (et en conformité) peu importe où ils se trouvent. De plus, Rippling est un fournisseur de système de paie autorisé par l’Office des Commissaires aux Recettes.

Comment transformer un prestataire en employé en Irlande ?

Bien que l’embauche de prestataires indépendants plutôt que d’employés à plein temps puisse offrir flexibilité et avantages financiers, il arrive que vous ayez besoin d’un employé à plein temps.

Le défi consiste à s’assurer que toutes les exigences légales sont respectées : les lois irlandaises du travail exigent des déductions obligatoires sur les fiches de paie, comme le PRSI et le USC, pour les personnes classées comme employés.

Avec Rippling, vous pouvez gérer sans effort les prestataires—et les transformer rapidement en employés à plein temps—grâce à des documents conformes à la législation, la gestion des avantages sociaux, la paie et plus encore. Rippling s'occupe de tout, vous assurant une conformité totale de l'intégration à la sortie.