Gérer les appareils des employés à distance à l'étranger, de l'accueil à la sortie de l'entreprise

À l'ère du travail à distance, les administrateurs informatiques ne peuvent pas toujours passer dans le couloir d'un bureau pour faire fonctionner manuellement l'ordinateur d'un nouvel employé. Aujourd'hui, les entreprises sont réparties entre des bureaux à domicile qui peuvent s'étendre sur plusieurs continents, laissant aux employeurs la lourde tâche de gérer des centaines d'appareils disparates, chacun avec des configurations de niche adaptées à l'employé individuel.

Si la renaissance du travail à domicile induite par la pandémie a ouvert des possibilités d'embauche à l'échelle mondiale et donné plus d'autonomie aux travailleurs du savoir, elle a également engendré un nouveau problème logistique : la gestion du matériel des employés. Comment fournir un appareil à un nouvel employé à l'étranger avant qu'il ne commence à travailler, le protéger contre les cyberattaques, le mettre à jour en fonction de l'évolution de son rôle, le récupérer après son départ, puis reproduire ce processus à l'infini au sein de votre équipe internationale ?

Nous vous guiderons sur la voie de la moindre résistance afin de minimiser les maux de tête et de vous assurer que vous respectez les règles internationales.

Étape n° 1 : comprendre les besoins de vos employés en matière d'équipement

Les employeurs sont généralement chargés de fournir aux employés l'équipement dont ils ont besoin pour faire leur travail. Mais il existe une zone d'ombre en ce qui concerne les membres de l'équipe qui travaillent à distance depuis leur domicile.

Les entreprises ne sont pas toujours tenues de fournir des ordinateurs portables et d'autres appareils aux nouveaux employés à distance. Certaines entreprises mettent en place une politique "apportez votre propre appareil" dans le cadre de laquelle les employés à distance fournissent leur propre ordinateur. Si l'utilisation d'appareils personnels permet de réduire les coûts, elle peut aussi exposer les employeurs à des risques de sécurité.

Vous devez vérifier les exigences locales avant de décider de votre politique en matière d'appareils, car les règles varient d'un pays à l'autre. La Croatie et le Chili, par exemple, exigent tous deux des employeurs qu'ils remboursent tous les équipements de bureau à domicile. Aux États-Unis, la Californie applique une politique de remboursement similaire. L'Irlande, quant à elle, n'impose pas cette obligation, mais accorde aux employés à distance des déductions fiscales pour les dépenses liées au travail à distance, qui peuvent inclure leur facture de téléphone et leur connexion internet.

Même si ce n'est pas obligatoire, il est courant que les employeurs accordent une prime de travail à domicile aux employés éloignés afin de compenser le coût des fournitures de bureau à domicile. Et si votre employé n'a pas son propre appareil et a besoin d'un ordinateur de travail, vous devez lui en fournir un.

Étape 2 : acheter et expédier les appareils

Les besoins de vos employés à distance en matière d'appareils dépendent de leur rôle. Un téléphone portable d'entreprise (et un casque) peut servir de téléphone de bureau intelligent aux commerciaux pour communiquer avec les clients. Il peut également aider les responsables des réseaux sociaux à superviser les comptes de marque, et peut être remis à des équipes entières, même à des collègues travaillant sur plusieurs fuseaux horaires, afin de garantir la cohérence du même système d'exploitation et un accès facile aux applications de collaboration.

En prime, vous pouvez également investir dans un équipement de travail ergonomique pour réduire les risques de blessures au cou, au dos et aux épaules, comme un clavier et une souris externes. Certaines juridictions ont des exigences en matière d'ergonomie qui influencent le type d'équipement que vous devez acheter. Selon la réglementation britannique en matière de santé et de sécurité, les employeurs doivent procéder à une évaluation des équipements à écran d'affichage (DSE) pour les employés à distance et en personne afin de s'assurer que leur espace de travail est équipé de claviers inclinés et de moniteurs réglables (ainsi que d'une chaise ergonomique et d'autres meubles de bureau qui contribuent à prévenir les lésions musculo-squelettiques).

Toutes les variations entre les exigences régionales et les besoins des différents emplois peuvent rendre difficile le choix et l'expédition des appareils, en particulier à grande échelle, lorsque vous voulez les gérer tous. Cependant, il est important de s'assurer que vos employés à distance disposent des appareils dont ils ont besoin avant leur date d'entrée en fonction ou leur promotion. C'est pourquoi il est judicieux de rechercher une solution qui permette aux responsables du recrutement d'acheter et d'expédier rapidement des appareils dans le cadre du processus d'intégration.

Étape 3 : configurer l'accès et les autorisations des employés

Avant que les employés à distance puissent travailler sur leurs nouveaux appareils, vous devez vous assurer qu'ils sont configurés avec toutes les applications, tous les outils et toutes les intégrations utilisés par votre entreprise, et que vous pouvez les gérer à distance. L'appareil doit être configuré pour l'assistance informatique et les protections de cybersécurité, tout en permettant aux employeurs d'approvisionner et de déprovisionner à distance les applications en fonction du cycle de vie de l'employé.

Avec Rippling, vous pouvez instantanément configurer et sécuriser les comptes de vos employés, en sachant que chacun d'entre eux dispose de l'accès et des autorisations nécessaires dès le premier jour. Rippling offre un lieu unique pour configurer, gérer et désactiver toutes les applications de vos employés, de Google Workspace à Slack.