Comment demander des paiements : un guide pour les prestataires (avec modèles d'email)
Vous avez terminé un projet et le client vous doit de l'argent. Vous l'avez facturé il y a trois semaines, bien après avoir rempli toutes les conditions de votre contrat de prestataire, signé tous ces formulaires, et même demandé des instructions sur comment demander le paiement. Et pourtant, vous continuez de rafraîchir la page de votre solde bancaire pour voir qu'aucun nouveau dépôt n'a été fait.
Pire encore, vous essayez de récupérer votre argent durement gagné s'est transformé en une véritable chasse à l'oie sauvage. Vous vous envoyez un courriel pour vous assurer que votre compte fonctionne, car il est impossible qu'autant de messages soient restés sans réponse. La facture de votre carte de crédit arrive à échéance et vous aimeriez bien acheter plus d'œufs à l'épicerie. Vous êtes fatigué, tellement fatigué.
Cela peut sembler être une exagération, mais demandez à n'importe quel prestataire qui a travaillé en freelance avec plus d'une poignée de clients et il vous racontera au moins une histoire sur les difficultés qu'il a rencontrées lorsqu'il a demandé à recevoir ses revenus durement gagnés.
Puisque les prestataires et les clients ne demandent rien de plus qu'un processus de paiement rationalisé, ce guide vous expliquera comment demander un paiement de manière professionnelle et comment la solution Global Workforce Management de Rippling peut éliminer la menace des retards de paiement et gérer les salaires instantanément.
Étape 1 : envoyez une facture dès que le projet est terminé
Les prestataires devraient envoyer une première demande de paiement dès qu'ils ont terminé leur projet assigné.
Il s'agit souvent de prendre en compte les commentaires du client et de soumettre des versions supplémentaires. Chaque client a un flux de travail différent et votre travail peut rester plus longtemps que prévu dans la file d'attente de la personne suivante sur la chaîne de montage, mais si vous avez terminé votre travail, le client vous doit de l'argent.
Si vous ne savez pas si vous avez terminé après avoir pris une ou deux séries de notes, envoyez un email au responsable du projet et demandez-lui s'il a besoin de vous pour autre chose. Immédiatement après l'achèvement du projet, vous devez soumettre une facture. Sa présentation peut varier, mais elle doit toujours comporter les éléments suivants :
- La date
- Un numéro de facture
- Une brève description des services fournis
- Le montant total dû
- Une date d'échéance, généralement deux semaines ou un mois après avoir soumis la facture
Joignez cette facture au corps d'un email soit au contact client qui vous a assigné le projet soit à l'entité de paie que le contact vous dit de facturer.
S'il s'agit d'un nouveau client, vous devrez également remplir un formulaire W-9, fournir vos coordonnées bancaires et, surtout, signer un contrat d'entreprise qui définit vos responsabilités, les délais et les modalités de paiement. Veillez à ce que ce contrat prévoie un calendrier de paiement et un protocole pour les frais de retard si le client ne respecte pas la date limite.
En dehors de cela, différents clients ont différents processus de paiement pour les prestataires, certains ressemblant à une quête de vision sans fin. Cela peut impliquer de signer des accords de confidentialité, de télécharger de nouveaux logiciels, de passer une vérification des antécédents, d'envoyer un e-mail à un superviseur pour obtenir l'adresse e-mail de leur superviseur, de lire un manuel d'intégration qui rivalise avec la longueur de l'Assommoir, pour finalement être ignoré lorsque ce chèque est dû.
Avant de soumettre une facture, assurez-vous de bien comprendre le processus de paiement propre à votre client, y compris les outils qu'il utilise, les contacts à envoyer par courriel et les formulaires à signer.
Si vos clients utilisent Rippling, ils peuvent rationaliser les aspects fastidieux de la gestion des prestataires en recueillant rapidement des signatures électroniques pour tous les documents nécessaires, en payant les prestataires internationaux dans leur devise d'origine et en gérant rapidement les salaires.
Si, en revanche, le processus vous semble frustrant, demandez au responsable de votre projet de vous guider.
Une fois que vous êtes prêt à envoyer le premier email, vérifiez que vous avez le bon point de contact et que vous facturez le bon montant. Le message doit ensuite être court et agréable, comme ci-dessous.
Modèle d'email pour votre première demande de paiement
Objet : Facture [numéro de facture/brève description du projet]
Bonjour [nom du client],
Je joins à cet e-mail ma facture pour [brève description de vos services], due au plus tard le [date d'échéance]. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'informations supplémentaires.
Je vous remercie et vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[votre nom]
À quel moment de la journée (ou de la semaine) devez-vous envoyer des emails de demande de paiement ?
Demandez à cinq expéditeurs d'emails et vous obtiendrez peut-être cinq réponses différentes quant au jour de la semaine où vous devez envoyer votre message pour maximiser vos chances d'obtenir une réponse.
Qu'il s'agisse d'un lundi ou d'un vendredi importe beaucoup moins que le fait d'ancrer vos relances autour de la date d'échéance de votre facture. Après ce premier email sur la date limite de paiement, prenez contact entre deux jours et une semaine plus tard, et suivez la même séquence jusqu'à ce que vous soyez payé.
Si vous voulez que votre message soit percutant, envisagez d'envoyer les emails tôt le matin, avant la journée de travail (entre 6 et 8 heures), avant que la boîte de réception de votre client ne soit submergée par d'autres tâches.
Étape 2 : envoyez un rappel par email si la facture n'a pas été payée
Disons que la date d'échéance de votre facture est arrivée et que vous n'avez pas encore été payé. Respirez profondément et faites un suivi !
Comme votre client a besoin d'un rappel de paiement, vous pouvez joindre la facture originale et, comme dans le premier courriel, garder un message court, poli et direct.
Modèle d'email pour le suivi de votre date d'échéance de paiement
Objet : Paiement de la facture [numéro] à d'échéance
Bonjour [nom du client],
J'espère que tout va pour le mieux pour le mieux. Je tenais à vous rappeler que ma facture [numéro] pour [brève description des services] doit être réglée aujourd'hui.
La facture de [montant dû] est payable par dépôt direct à la [banque, numéro de compte].
Je vous remercie,
[votre nom]
Étape 3 : contactez par téléphone, si applicable
La plupart des destinataires répondent aux emails dans les deux jours qui suivent leur réception. Si vous n'avez pas reçu de réponse à votre email de rappel dans ce délai, envoyez un petit mot de suivi : "Bonjour, j'espère que tout va bien. Pourriez-vous confirmer la réception de mon dernier email ?" Si vous n'avez pas reçu de réponse deux jours plus tard, il est temps de décrocher le téléphone.
Les appels téléphoniques sont plus directs que les emails, et si vous pouvez avoir votre client au bout du fil, vous en saurez plus sur ce qui le retient. Bien que vous n'ayez pas à vous soucier de rédiger un script pour l'ensemble de la conversation, préparez-vous à rappeler au client le montant qu'il vous doit, la date d'échéance et l'objet de la facture.
Bien que vous soyez à la limite de l'exaspération à ce stade, présentez-vous et essayez d'adopter un ton poli et professionnel. Il se peut qu'il y ait eu une erreur de paie de la part du client et vous voulez lui donner le bénéfice du doute.
Hélas, tout le monde n'est pas joignable par téléphone. Si votre interlocuteur consulte sa boîte vocale, laissez-lui un message. Et si vous n'avez toujours pas de nouvelles une semaine après la date d'échéance de votre paiement, envoyez un autre email. Celui-ci peut être plus ferme et doit aborder la question des frais de retard de paiement.
Toujours pas de nouvelles… Que faire maintenant ?
Si un mois entier s'est écoulé et que vous n'avez pas été payé, vous avez probablement droit à des frais de retard. Vérifiez l'accord de contrat original et vous devriez trouver une clause indiquant que le paiement est dû dans le mois suivant la facturation. Puisque le client a enfreint ces termes à ce stade, faites-leur savoir dans votre prochain email.
Modèle d'email pour une facture en retard de une à trois semaines
Objet : Paiement de la facture [numéro] en retard de [temps depuis la date d'échéance]
Bonjour [nom du client],
Je vous écris à nouveau pour vous rappeler que vous n'avez pas payé la facture [numéro] pour [brève description des services]. La facture est maintenant en retard de [temps écoulé depuis la date d'échéance]. Nous tenons à vous rappeler qu'une pénalité de retard s'applique à toutes les factures échues depuis plus de 30 jours.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à m'en faire part. Dans le cas contraire, veuillez envoyer le paiement de [montant dû] dès que possible. J'ai joint une copie de la facture à cet email pour référence.
Veuillez confirmer la réception de ce message. En vous remerciant,
[votre nom]
Modèle d'email pour un paiement en retard d'un mois
Objet : Paiement de la facture [numéro] en retard de 30 jours
Bonjour [nom du client],
La facture [numéro] pour [brève description des services] est maintenant en retard d'un mois. Conformément à mes conditions contractuelles, des frais de retard de paiement de [frais journaliers stipulés dans le contrat d'entreprise] par jour commenceront dès demain.
N'hésitez pas à me faire part de vos questions concernant les conditions de paiement. Sinon, veuillez envoyer immédiatement le paiement de [montant dû] par dépôt direct à [banque, numéro de compte]. J'ai joint à cet email une autre copie de la facture.
Veuillez régler votre facture et confirmer la réception de ce message. Je vous remercie de votre attention,
[votre nom]
Étape 4 : envisagez une aide tierce ou une option légale
Si votre client ne respecte pas vos conditions de paiement et continue à vous faire faux bond après plusieurs rappels, vous devez demander l'aide d'un tiers.
L'une des options consiste à faire appel à une agence de recouvrement. Ces services peuvent faire pression sur les clients pour qu'ils finissent par payer, en effectuant des recherches dans les archives publiques et en entamant le score de solvabilité des entreprises. Malheureusement, ils facturent généralement entre 10 % et 50 % du montant recouvré.
Une autre option consiste à engager un avocat pour poursuivre votre client. Cette procédure peut être longue et onéreuse. Mais il est important de tenir les entreprises légalement responsables de l'argent qu'elles vous doivent lorsque tout le reste a échoué. Parfois, la menace d'une action en justice suffit à faire pression sur les clients pour qu'ils paient.
Les avocats vous aideront à connaître vos droits, car les lois régissant la manière dont les prestataires peuvent récupérer les paiements qui leur sont dus varient d'une juridiction à l'autre. Au Royaume-Uni, les prestataires peuvent facturer des intérêts légaux pour les retards de paiement de 8 % en plus du taux de base de la Banque d'Angleterre pour les transactions entre entreprises. Aux États-Unis, les prestataires indépendants qui n'ont pas été payés à temps peuvent saisir le tribunal des petites créances, mais ils risquent d'avoir du mal à obtenir de l'argent, même si le juge se prononce en leur faveur.
Vous devez également vous assurer que vous êtes bien un prestataire et que vous n'êtes pas tenu responsable de tâches qui s'apparentent à celles d'un employé. Si vous avez été mal classé, vous pourriez avoir droit à des arriérés de salaire et à des prestations.
La meilleure façon d'effectuer des paiements internationaux aux prestataires
Comme vous pouvez le constater, un retard de paiement de la part d'un prestataire peut devenir un véritable casse-tête. Les prestataires sont contraints de harceler leurs clients par un flux constant d'emails et d'appels téléphoniques dans une tentative désespérée d'éviter de contacter des agences de recouvrement et des avocats qu'ils ne peuvent pas se permettre sans l'argent qui leur est dû.
Les clients, quant à eux, ont du mal à identifier le problème de paiement, et courent le risque de aliéner des travailleurs de premier ordre qui ne prendront pas plus de missions à moins d'être payés.
La meilleure manière d'aborder cela est d'utiliser un logiciel de paie mondial. Mais la plupart des outils ne vous permettent pas de gérer une main-d'œuvre mondiale, composée à la fois d'employés et de prestataires, sous le même système.
Heureusement, il existe une solution de main-d'œuvre mondiale qui facilite l'intégration, la gestion et le paiement des prestataires mondiaux.
Vous pouvez économiser des heures de travail fastidieux en :
- Intégrant des prestataires en quelques minutes
- Fournissant des modèles d'accords de consultant préparés par des conseils d'emploi locaux
- Payant les prestataires dans leur devise locale
- Remboursant les dépenses et payant les factures
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Rippling et ses filiales ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce matériel a été préparé à des fins d'information uniquement, et ne vise pas à fournir, et ne devrait pas être utilisé pour, des conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction relative.
