Comment payer les prestataires internationaux en Colombie [2024]
En Colombie, le nombre de travailleurs diplômés d’université a augmenté de 14 % entre 2009 et 2019, ces derniers recherchant de meilleures opportunités d’emploi et des salaires plus élevés. Cependant, le ralentissement économique qui a débuté en 2014 a poussé beaucoup d’entre eux à se tourner vers l’étranger pour trouver des emplois mieux rémunérés. Pour les employeurs internationaux, la Colombie est ainsi devenue un lieu attrayant pour embaucher des employés et des prestataires compétents et hautement qualifiés.
Mais à mesure que l’emploi mondial devient la norme, il est crucial pour les entreprises internationales de comprendre les subtilités complexes des lois du travail internationales. Avant de recruter un prestataire en Colombie, vous devez vous assurer de bien connaître les exigences légales locales, notamment en matière de classification, de fiscalité, d’avantages sociaux et d’autres obligations imposées par la législation colombienne.
Avant de signer un contrat avec votre premier prestataire colombien, consultez ce guide étape par étape. Nous vous expliquerons les bases de l’embauche et du paiement de prestataires indépendants en Colombie.
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs en Colombie
L'une des étapes les plus importantes consiste à bien classer vos travailleurs colombiens conformément à la législation. De nombreuses entreprises voient dans le recrutement de prestataires un moyen d'éviter les taxes sur les salaires, par conséquent, l'Unité de Gestion Pensional et Parafiscale (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal ou UGPP) en Colombie est devenue plus agressive dans ses enquêtes auprès des entreprises étrangères, cherchant à combler le déficit de la Sécurité sociale nationale.
En Colombie, le système de Sécurité sociale finance la Caisse de Compensation Familiale, le Bien-être Familial, les Risques Professionnels, les retraites, la santé nationale, et bien plus encore. Les entreprises reconnues coupables de mauvaise classification de leurs collaborateurs doivent rembourser toutes leurs contributions à la Sécurité sociale et peuvent se voir imposer des pénalités pour retard de paiement.
Classer incorrectement des employés en tant que prestataires peut entraîner d'autres sanctions, y compris des poursuites judiciaires de la part des employés, qui peuvent traduire leur employeur en justice pour obtenir des arriérés de salaires, des avantages sociaux, des frais juridiques et administratifs, et d'autres dommages et intérêts. En Colombie, les relations de travail sont définies par le Code du Travail Substantiel (Código Sustantivo del Trabajo), qui définit les droits et protections des employés. Les travailleurs indépendants peuvent être des personnes physiques ou morales travaillant à leur compte. Voici quelques-unes des différences entre les prestataires et les employés, décrites dans le tableau ci-dessous :
Prestataires
Employés
Niveau élevé de contrôle. Les prestataires doivent pouvoir choisir leurs jours et heures de travail, leur lieu de travail, la manière d'accomplir leurs tâches et quand prendre des congés.
Supervision accrue de l'employeur. Les employés sont soumis à une supervision plus stricte, l'employeur pouvant exiger qu'ils travaillent à des moments ou des lieux précis.
L'équipement et les outils sont généralement fournis par le prestataire.
Les équipements et les outils sont généralement détenus et fournis par l'entreprise.
Rémunérés sur facture. Un signe de mauvaise classification est le paiement régulier des prestataires (hebdomadaire ou mensuel) en Colombie. Ils doivent être payés après réception d’une facture une fois le travail terminé.
Rémunération régulière. Les employés reçoivent des paiements de salaire réguliers et peuvent bénéficier de dispositions salariales particulières avec leur employeur, comme un salaire intégral, une pratique courante en Colombie.
Aucun droits aux avantages sociaux. Les prestataires doivent payer leurs propres impôts et couvrir leurs propres avantages s’ils en souhaitent.
Droit aux avantages sociaux. Selon la loi, les employés ont droit à certains avantages sociaux légaux, y compris le salaire minimum, l'arrêt maladie, les congés annuels, le congé maternité, le congé paternité, les jours fériés, et bien plus encore.
Non soumis à des mesures disciplinaires. Les prestataires ne sont pas soumis à des mesures disciplinaires en cas de mauvaise performance ou de faute professionnelle.
Soumis à des mesures disciplinaires.Les collaborateurs peuvent être sanctionnés par leurs employeurs lorsqu'ils ne répondent pas aux attentes. En cas de licenciement, ils ont droit à des indemnités de licenciement, sauf en cas de faute grave.
Services non exclusifs. Les prestataires ne peuvent pas être contractuellement liés à une seule entreprise. Ils peuvent offrir leurs services à plusieurs clients à la fois.
Services exclusifs. Les employés peuvent être tenus par leur employeur de ne travailler que pour une seule entreprise à la fois.
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Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de rémunérer vos prestataires en Colombie
Alors que l'emploi à l'international et le télétravail sont devenus plus courants, les moyens de rémunérer les collaborateurs au-delà des frontières internationales se sont également multipliés. Vous avez désormais de nombreuses options pour payer les prestataires colombiens. En voici quelques-unes :
- Vous pouvez utiliser les virements bancaires pour déposer directement les paiements sur les comptes de vos prestataires colombiens en ouvrant un compte bancaire en Colombie, ou effectuer des virements internationaux depuis votre propre compte bancaire. Il faut cependant noter que les virements bancaires peuvent entraîner des frais élevés pour l’expéditeur et le destinataire.
- Les mandats internationaux. Les mandats internationaux existent depuis longtemps, donc la plupart des gens les connaissent. Le désavantage ? Ils sont lents. Vous devez acheter physiquement le mandat et votre prestataire doit le déposer manuellement une fois reçu. Utiliser des mandats peut également être coûteux : ils comportent généralement des frais et sont soumis à des taux de change qui peuvent fluctuer.
- Les portefeuilles numériques et plateformes de paiement deviennent de plus en plus populaires pour rémunérer les prestataires, mais il est important de noter que toutes ces plateformes ne sont pas disponibles dans chaque pays (par exemple, Venmo est uniquement disponible aux États-Unis). De plus, les taux de change, qui varient quotidiennement, rendent la prévision des coûts plus difficile.
- Avec les services de paie à l'international, bien que les prestataires ne soient généralement pas inclus dans la paie en raison de leur statut distinct, certains services comme Rippling vous permettent de payer vos prestataires en même temps que le reste de votre équipe mondiale via un seul et même système.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires colombiens
Comme détaillé dans l'étape n°2, il existe plusieurs options pour payer les prestataires en Colombie. Mais la manière la plus rapide et la plus simple reste de payer les prestataires internationaux via un logiciel de paie à l'international comme Rippling.
Rippling vous permet de payer des prestataires partout dans le monde à partir d'un seul système.
Étape n°4 : S'assurer que votre prestataire colombien dispose des informations fiscales appropriées
En tant qu’employeur, vous n’êtes pas tenu de retenir ou de payer des impôts sur les salaires ou sur les revenus pour vos prestataires en Colombie. Ils sont responsables de leur propre inscription, du remplissage des bons formulaires, de la déclaration de leurs impôts et du paiement avant les dates limites chaque année.
Voici à quoi ressemble ce processus :
- Le prestataire demande un Formulario de Registro Único Tributario (RUT) auprès du bureau de la DIAN. Le formulaire RUT contient le numéro d'identification fiscale colombien du prestataire (Número de Identificación Tributaria ou NIT).
- Le prestataire utilise son NIT et son numéro d'identification pour se connecter au site Web de la DIAN et remplir le formulaire pertinent :
- Formulaire 210 - Déclaration des revenus et des compléments de revenus
- Formulaire 160 - Déclaration des actifs à l'étranger
- Une fois leur déclaration de revenus complétée, le prestataire peut payer ses impôts en ligne ou apporter ses formulaires complétés à n'importe quelle banque pour payer les sommes dues. Si aucun impôt n'est dû, il peut apporter ses formulaires à une banque pour les faire tamponner et traiter sans paiement.
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Questions fréquemment posées sur la gestion de la paie pour les prestataires en Colombie
Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires en Colombie ?
Non. Les entreprises étrangères n'ont pas à prélever des impôts sur le revenu ou des taxes sur les salaires lorsqu'elles paient des prestataires en Colombie. Les prestataires sont responsables du paiement de tous leurs impôts.
Le salaire minimum colombien s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Colombie ?
Non, les lois sur le salaire minimum ne s'appliquent pas aux travailleurs indépendants en Colombie.
Les prestataires colombiens reçoivent-ils des avantages sociaux ?
Cela dépend. Les prestataires indépendants ont tout de même droit aux avantages sociaux fournis par le système de Sécurité sociale, comme l’assurance maladie. Contrairement aux employés que vous embauchez pour une durée indéterminée, les prestataires embauchés avec un contrat à durée déterminée ont droit à un préavis et à une indemnité de départ s’ils sont licenciés sans motif valable avant la fin du contrat.
Cependant, les choses sont différentes en ce qui concerne les avantages garantis aux employés en vertu des lois du travail colombiennes. Les prestataires n’ont pas droit à ces avantages, qui incluent le congé maladie, les congés annuels et les congés parentaux. De plus, les prestataires ne bénéficient pas des avantages complémentaires courants que de nombreux employeurs offrent en Colombie, comme une assurance santé privée ou des aides au transport.
Est-il possible de payer des prestataires en Colombie dans votre devise locale ?
Il est préférable de payer les prestataires internationaux dans leur devise locale (pesos colombiens, dans ce cas). Cependant, certains prestataires internationaux peuvent préférer être payés dans d'autres devises, comme le dollar américain (USD). Assurez-vous d'avoir un contrat écrit précisant la devise dans laquelle ils seront payés.
De nombreux fournisseurs de services de paiement internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements aux prestataires, que ce soit en pesos colombiens ou dans votre propre devise.
Peut-on payer manuellement des prestataires en Colombie ?
Oui, et de nombreuses petites entreprises le font dans une tentative de réduire les coûts. Cependant, payer manuellement les prestataires, surtout à l'international, comporte des risques, telles que :
- La conformité, car la gestion manuelle de la paie présente des risques d’erreurs humaines, d’omissions et d’autres erreurs de conformité. Utiliser Rippling vous protège, vous et votre entreprise, en appliquant automatiquement la conformité à toutes les lois locales, peu importe où vivent vos prestataires.
- La sécurité, puisque les processus de paie manuels, souvent réalisés sur papier ou via des tableurs, comportent des risques pour la sécurité. Protéger les informations personnelles sensibles de vos prestataires devient alors essentiel, et une plateforme de paie sécurisée comme Rippling peut vous y aider.
- L’expérience des prestataires, qui peut être affectée car les paiements manuels peuvent être lents et fastidieux. De plus, les prestataires peuvent manquer de visibilité sur ce pour quoi ils sont réellement payés et quand ils seront payés.
Rippling automatise et fluidifie la paie, synchronisant les données RH de votre entreprise avec la paie pour que vous n'ayez plus à saisir manuellement les données.
Comment transformer un prestataire en employé en Colombie ?
Parfois, malgré la flexibilité et les avantages financiers d’embaucher des prestataires, vous avez besoin d’un employé à temps plein. Cependant, embaucher des employés nécessite de respecter les lois locales du travail, qu’il s’agisse de rédiger un contrat de travail conforme à la législation ou de calculer les bonnes retenues sur salaire.
De plus, pour embaucher des employés colombiens, vous devrez soit créer une entité légale, soit utiliser les services d’un employeur de référence (EOR) avant de pouvoir aller de l’avant.
Rippling et ses affiliés ne fournissent ni conseils fiscaux, ni conseils juridiques ou comptables. Ce contenu a été préparé à des fins informatives uniquement et ne constitue en aucun cas des conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Vous devez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
