Comment payer les prestataires internationaux en Afrique du Sud [2024]
En 2022, environ 29 % des travailleurs sud-africains sont auto-entrepreneurs, ce qui offre de nombreuses opportunités d'embaucher des freelances. Le pays, doté d'une main-d'œuvre talentueuse et d'un PIB en croissance dans des secteurs comme la finance et l'informatique, devient un vivier pour les prestataires indépendants, quelle que soit la localisation de l'entreprise qui les embauche.
Mais avant d'embaucher un prestataire en Afrique du Sud, vous devez déterminer comment vous allez le payer. Notre guide étape par étape vous explique tout ce que vous devez savoir sur le paiement des travailleurs indépendants en naviguant dans les lois sud-africaines, en évitant les pénalités de mauvaise classification de la South African Revenue Service (SARS), et en gérant les conversions de devises.
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs en Afrique du Sud
La Loi sur les relations de travail de l'Afrique du Sud distingue les employés des travailleurs indépendants, et les entreprises doivent veiller à ne pas fausser la relation d'emploi. Si les employeurs sont reconnus coupables d'avoir mal classé des travailleurs, ils peuvent faire face à des sanctions de la part des tribunaux sud-africains et du SARS, notamment des amendes, la régularisation rétroactive des avantages sociaux et même des peines d'emprisonnement.
De manière générale, le droit du travail sud-africain définit une relation d'emploi comme un contrat de travail, tandis qu'un prestataire remplit un contrat de prestation de services qui, une fois exécuté, met fin à la relation de travail.
D'autres distinctions établies par les autorités sud-africaines sont présentées dans le tableau ci-dessous. Les tribunaux utilisent un test « d'impression dominante » qui va au-delà des termes contractuels et examine l'ensemble des critères pour considérer la classification des travailleurs.
Prestataires
Employés
Niveau élevé d'autonomie. Les prestataires ne sont pas soumis à une supervision stricte ou à un contrôle de la part de leurs clients.
Plus de directives de l'employeur. Les employés sont soumis à un contrôle et à des directives plus strictes de la part de leur employeur, qui dicte les termes de la relation de travail.
L'équipement et les outils appartiennent au travailleur.
L'équipement et les outils sont généralement fournis par l'entreprise.
Moins intégrés. Les prestataires sont souvent indépendants et plus susceptibles de travailler à distance et de manière asynchrone.
Fortement intégrés. Les collaborateurs sont une partie centrale de l’organisation de leur employeur, participant aux affaires quotidiennes du bureau.
Aucun droit aux avantages sociaux. Les prestataires ne bénéficient pas des mêmes avantages sociaux et protections que les employés.
Droit aux avantages sociaux. Les employés ont droit à des avantages sociaux et à des protections, tels que des congés payés, des jours de maladie et souvent une indemnité de transition (c'est-à-dire des indemnités de licenciement).
Accord à durée déterminée. Les prestataires sont généralement engagés pour une durée limitée ou pour un projet spécifique.
Engagement indéfini. Les collaborateurs sont embauchés sans limitation de durée et travaillent en moyenne au moins 40 heures par semaine.
Pas (forcément) économiquement dépendants. Les prestataires ont souvent d'autres sources de revenus et ne dépendent pas exclusivement d'une seule entreprise pour les soutenir financièrement.
Économiquement dépendants. Les employés sont financièrement dépendants de leurs employeurs.
Services non exclusifs. Les prestataires sont autorisés à travailler pour d'autres entreprises.
Exclusivité de service. Les collaborateurs fournissent généralement leurs services uniquement à leur entreprise.
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Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires en Afrique du Sud
Avant de travailler avec des prestataires, les entreprises doivent déterminer comment les rémunérer. Voici les options les plus courantes :
- Les virements bancaires, vous pouvez ouvrir un compte bancaire en Afrique du Sud et y déposer des fonds, mais vous devrez faire de même pour chaque pays où vous embauchez des prestataires. Vous pouvez également utiliser votre compte bancaire local pour envoyer un virement international à un prestataire sud-africain. Ces transactions entraînent des frais de service et sont soumises aux taux de change.
- Les mandats internationaux, similaire à l'envoi d'un chèque papier, cette méthode implique l'envoi d'un paiement physique par la poste à un prestataire vivant à l'étranger. Les entreprises se rendent habituellement dans une agence Western Union, une banque ou un bureau de poste pour acheter le mandat. Ensuite, les prestataires doivent se rendre à leur banque pour déposer le paiement une fois reçu. En plus d'être lente, cette méthode engendre des frais de transfert et des taux de change peu favorables.
- Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement comme Wise et PayPal, qui permettent d'envoyer et de recevoir des fonds en ligne. Cependant, certains services ne sont pas disponibles en Afrique du Sud (par exemple, Venmo ne fonctionne qu'aux États-Unis). Vous devez également tenir compte des frais des fournisseurs et des taux de change volatils.
- Les services de paie l’international sont aussi envisageables, même si les prestataires indépendants gèrent eux-mêmes leurs impôts et qu’ils ne sont généralement pas inclus dans le système de paie. Ils envoient plutôt des factures pour leurs services, un processus souvent long. Mais, Rippling vous permet de payer les prestataires sud-africains parallèlement à votre main-d'œuvre mondiale.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires sud-africains
Au lieu de vous soucier des frais de service, des taux de change volatils et des délais de traitement lents, vous pouvez payer les prestataires sud-africains grâce à un logiciel de paie à l'international.
Avec Rippling, vous pouvez payer les prestataires du monde entier dans leur devise locale. Vous pouvez également envoyer des contrats de prestation conformes aux règlements locaux pour une signature électronique.
Étape n°4 : S'assurer que vos prestataires sud-africains disposent des bonnes informations fiscales
Les employeurs n'ont généralement pas à retenir et à payer d'impôts sur le revenu pour les prestataires sud-africains, et les prestataires n'ont pas à effectuer de cotisations de Sécurité sociale.
Cependant, les auto-entrepreneurs en Afrique du Sud doivent payer un impôt provisionnel, basé sur leur revenu imposable estimé, en au moins deux versements au cours de l'année fiscale (le SARS explique comment procéder en ligne dans ce guide).
Si le prestataire gagne moins de 1 million ZAR, il peut opter pour un impôt sur le chiffre d'affaires, qui remplit toutes ses obligations fiscales d'un coup. S'il est propriétaire unique, il peut payer l'impôt sur le revenu de ses bénéfices commerciaux sans avoir à déposer une déclaration fiscale distincte.
Pour déclarer leurs impôts, les prestataires ont généralement besoin de :
- numéro personnel d'impôt (numéro de contribuable SARS) ;
- numéro d'identification ;
- compte eFiling enregistré auprès du SARS ;
- déclaration de revenus (ITR12) remplie ;
- déclaration IRP6 remplie pour les paiements provisionnels ;
- inscription à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), si le revenu imposable dépasse 1 million ZAR.
Gérez les prestataires du monde entier sans effort
Il n'a jamais été aussi facile de payer vos collaborateurs à l'international. Avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires internationaux en Afrique du Sud et dans le monde entier avec un seul système.
Questions fréquemment posées sur la gestion de la paie pour les prestataires en Afrique du Sud
Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires en Afrique du Sud ?
Non, les employeurs étrangers n'ont pas besoin de retenir les impôts lorsqu'ils paient des travailleurs indépendants sud-africains. Vous devez toutefois retenir les impôts pour les employés à temps plein en fonction de leur rémunération, grâce à un système appelé prélèvement à la source (PAYE). Certains employeurs peuvent déduire le PAYE au nom d'un prestataire sud-africain, mais cela n'est généralement pas obligatoire.
Les prestataires sud-africains bénéficient-ils d'avantages sociaux ?
Non, les travailleurs indépendants en Afrique du Sud n'ont pas droit aux avantages sociaux—y compris les congés payés, les jours fériés et la retraite—de la même manière que les employés. Offrir des avantages sociaux aux travailleurs indépendants pourrait indiquer une relation d'emploi et vous exposer à des pénalités pour mauvaise classification.
Pouvez-vous payer des prestataires en Afrique du Sud dans votre devise locale ?
Les prestataires sud-africains s'attendent habituellement à être payés en ZAR (rands sud-africains). Avec leur accord, ils peuvent être payés dans d'autres devises, mais le revenu doit être converti en ZAR pour déclarer et payer les impôts de manière précise.
De nombreux fournisseurs de paiement internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements des prestataires soit en ZAR, soit dans votre propre devise.
Peut-on payer manuellement les prestataires en Afrique du Sud ?
Oui. Certains propriétaires de petites entreprises traitent manuellement les paiements des prestataires dans le but de réduire les coûts. Cependant, le processus peut être fastidieux lorsque vous travaillez avec plusieurs prestataires sud-africains et potentiellement d'autres dans différents pays. Si le processus est lent et que vous ne payez pas un travailleur indépendant rapidement, il se peut qu'il cherche à offrir ses services ailleurs.
En outre, le traitement manuel des paiements comporte certains risques :
- En matière de conformité, car cela expose les entreprises à des erreurs et des omissions. Rippling applique automatiquement la conformité avec toutes les lois locales applicables, quel que soit le lieu de résidence de vos prestataires.
- De sécurité, puisque le traitement manuel de la paie via des feuilles de calcul ou des dossiers papier peut entraîner la perte, le vol ou l'utilisation abusive des données sensibles des prestataires.
- Une mauvaise expérience du prestataire, parce que les paiements manuels peuvent être lents et manquer de transparence concernant les délais de paiement et les montants versés, ce qui peut être frustrant pour les prestataires cherchant à comprendre leurs revenus.
Au lieu de cela, vous pouvez automatiser la paie en utilisant Rippling, qui synchronise toutes les données RH de votre entreprise avec la paie, éliminant ainsi la nécessité de saisir des données manuellement.
Comment transformer un prestataire en employé en Afrique du Sud ?
Si votre prestataire sud-africain fait un excellent travail et que les deux parties souhaitent un engagement à plein temps avec plus de responsabilités, le convertir en employé signifie s'assurer que toutes les exigences légales sont respectées. Vous devrez vous inscrire pour les déductions PAYE, la Sécurité sociale et d'autres avantages.
Si vous n'avez pas encore d'employés en Afrique du Sud, vous devrez créer une entité légale ou utiliser une société de portage (EOR).
Rippling et ses filiales ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé à des fins d'information uniquement et n'a pas pour but de fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, ni de servir de base pour de tels conseils. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
