Le guide essentiel pour travailler avec des prestataires à distance

Y a-t-il un projet spécifique sur lequel vous aimeriez qu'un prestataire travaille ? Alternativement, avez-vous besoin d'une aide temporaire pour un travail à temps partiel et, si oui, pendant combien de temps aurez-vous besoin d'assistance ? Déterminer cela vous aidera à créer une annonce de travail ou un cahier des charges, qui devrait inclure une description du travail, des livrables, du budget, des conditions de paiement (que ce soit à prix fixe, horaire ou avec un forfait) et des délais pour la livraison ou la fin du contrat.

Étape 2 : trouver et recruter le prestataire

Comment pouvez-vous trouver des auto-entrepreneurs qualifiés ?

Les recruteurs peuvent associer des prestataires avec des missions appropriées. Les entreprises de recrutement ont généralement une longue liste de contacts et peuvent vous aider à vous connecter rapidement avec des prestataires. Cependant, les recruteurs coûtent de l'argent, soit en facturant un tarif horaire pour leur travail, soit en facturant par projet, soit en prenant un pourcentage basé sur ce que vous payez le prestataire.

Les tableaux d'offres d'emploi sont une autre manière de trouver des prestataires à partir d'un large bassin de talents. Publiez sur des sites web comme Indeed, LinkedIn, Monster ou Glassdoor, qui ont tous une grande présence mondiale.

Les places de marché pour freelancers, comme UpWork ou Fiverr, vous aident à vous connecter directement avec des prestataires du monde entier ouverts à de nouveaux travaux. Vous pouvez publier des offres de contrat ou cibler des prestataires spécifiques avec disponibilité. Ces sites ont tendance à vous montrer les avis sur les travaux passés des freelancers, afin que vous puissiez évaluer s'ils sont à la hauteur de la tâche. Beaucoup de ces sites gèreront également le paiement de ce prestataire une fois les travaux terminés. Ceci est généralement le mieux pour les projets vraiment uniques plutôt que pour des relations freelance continues.

Vous pouvez également exploiter votre réseau. Demandez à vos contacts s'ils peuvent recommander des prestataires. Si vous avez travaillé avec des prestataires dans le passé, demandez-leur s'ils ont des pairs qu'ils pensent être un bon fit pour vos besoins.

Étape 3 : mener des entretiens et obtenir des devis

Une fois que vous avez identifié un prestataire qualifié, menez un court processus de sélection pour déterminer s'ils sont le bon choix. Vous pourriez échanger quelques e-mails ou réaliser un entretien par téléphone ou vidéo. Souvenez-vous : il ne s'agira pas d'un employé à temps plein, de sorte qu'il n'est pas forcément essentiel de trouver une adéquation culturelle. L'entretien doit plutôt porter sur ses compétences, ses travaux antérieurs, son style de communication et sa disponibilité.

Demandez-leur leurs tarifs. Faites des recherches pour comprendre les taux en vigueur pour leur spécialité et soyez prêt avec votre budget. Une fois que vous êtes d'accord sur un prix, il est temps de leur faire une offre.

Etape 4 : générer un accord de prestataire

Donc, vous avez trouvé un excellent prestataire et il a accepté vos conditions. Super ! Maintenant, il est temps de générer un accord de prestataire. Ce document spécifiera les termes et conditions de votre arrangement de travail, y compris la portée, les obligations, et les délais. 

L'accord est aussi une preuve que vous n'êtes pas dans une relation employeur-employé. Il peut inclure des accords de non-divulgation et des termes de paiement, ainsi que toutes clauses de confidentialité et de résiliation. 

Lors de l'embauche de prestataires à l'échelle mondiale, assurez-vous que votre accord est légal à la fois dans votre pays et dans le pays où le prestataire est basé. Bien que vous puissiez faire ceci par vous-même, il est conseillé de vous familiariser avec les lois locales et d'avoir un avocat ou une équipe RH qui le révise avant de le donner au nouveau prestataire. Le processus d'embauche dématérialisé de Rippling facilite l'intégration des entrepreneurs en rassemblant les informations, les documents et les signatures électroniques nécessaires. Nos contrats d'entreprise peuvent vous aider à rester en conformité, quel que soit l'endroit où votre entrepreneur est basé. De plus, une fois que le prestataire est intégré, ses données sont hébergées avec celles des employés à temps plein, ce qui vous permet de disposer d'un répertoire unique pour l'ensemble de votre personnel.

Etape 5: remplir les formulaires pour conserver les droits sur le travail

En plus de l'accord de prestataire, vous devrez également émettre les documents fiscaux et gouvernementaux appropriés. Aux États-Unis, les employeurs doivent émettre des formulaires 1099-NEC aux prestataires indépendants qui sont citoyens américains, peu importe où ils sont basés, tant qu'ils gagneront plus de 600 $ auprès de vous. Le prestataire devra remplir un formulaire W-9, qui vous donne les informations nécessaires pour le rapport 1099.

Les employeurs basés aux États-Unis devraient faire remplir un formulaire IRS W-8BEN (s'ils sont des individus) ou un formulaire IRS W-8BEN-E (s'ils opèrent sous une entité commerciale) par les prestataires étrangers à distance. Cela certifie que votre prestataire est basé à l'étranger, n'est pas un citoyen américain, et ne réalise pas son travail aux États-Unis.

Les formulaires fiscaux peuvent devenir compliqués, surtout si vous embauchez des prestataires à travers le globe. Par exemple, les entreprises embauchant des prestataires au Canada doivent soumettre des bordereaux T4A aux prestataires, ainsi que des résumés T4A à l'Agence du revenu du Canada (ARC), T4A-NR aux prestataires transfrontaliers, et des T5018 aux sous-traitants de la construction.

Ne laissez pas la conformité vous submerger : Rippling simplifie les choses.

Étape 6 : se mettre d’accord sur une méthode de paiement

Vous voudrez vous mettre d'accord sur une méthode de paiement qui fonctionne pour vous et le prestataire. Typiquement, vous paierez le prestataire dans sa devise locale, sauf si autre chose est convenu par écrit.

Rippling a une série spécifique par pays avec des guides sur les paiements de prestataires. (Par exemple, consultez ce guide sur la gestion de la paie internationale pour les prestataires au Mexique.) Cependant, de manière générale, vos options incluent :

• Les transferts bancaires. Dans ce scénario, vous ouvririez un compte bancaire local et utiliseriez cela pour déposer des fonds sur le compte de votre prestataire ou utiliseriez votre banque actuelle pour envoyer un transfert bancaire mondial.

• Les porte-monnaies numériques ou plateformes de paiement. Toutes les plateformes de paiement numériques ne sont pas disponibles globalement (par exemple, Venmo ne fonctionne qu'aux États-Unis). Néanmoins, certains employeurs utilisent des plateformes comme Wise ou PayPal pour transférer de l'argent à des prestataires à travers les frontières. Les taux de change peuvent varier, rendant difficile de prévoir vos montants sortants.

• Les mandats internationaux. Cette méthode peut être lente car l'employeur doit acheter physiquement le mandat, et le prestataire doit le déposer physiquement à réception. Les mandats peuvent également comporter des frais et de mauvais taux de change.

• Les services de paie mondiale. Les prestataires ne sont typiquement pas inclus dans la paie puisqu'ils ne sont pas soumis aux mêmes retenues que les employés. Au lieu de cela, ils facturent pour leurs services, ce qui est traité par le biais des comptes à payer. Cependant, avec Rippling, vous pouvez payer à la fois les employés et les prestataires, où qu'ils soient basés, dans un seul cycle de paie.

Étape 7 : tout au long du processus, gardez la classification à l'esprit

Si vous clasifiez mal les employés à temps plein en tant que prestataires indépendants, vous risquez des amendes, des actions en justice et des dommages à votre réputation.

Rappelez-vous : aucun facteur unique ne détermine si votre travailleur a été mal classifié. De plus, les risques de mauvaise classification s'amplifient plus vous travaillez continuellement avec un prestataire. Lisez notre guide complet sur la mauvaise classification ou en savoir plus sur la mauvaise classification ci-dessous.

Questions fréquemment posées sur le travail avec des prestataires à distance

Comment savoir si j'ai correctement classifié mon prestataire ?

Peu importe où sont situés vos prestataires, il y a certains aspects clés à garder en tête :

1. L'impact du travail. Les fonctions d'un prestataire ne doivent pas être essentielles à l'entreprise ou à son succès. Pouvez-vous vous passer des services du prestataire ? Si non, alors ils devraient probablement être classifiés en tant qu'employé.

2. La durée. Votre contrat devrait avoir une date de fin définitive, que ce soit à la conclusion d'un projet spécifique ou d'une période de temps. Cependant, si votre prestataire est payé à l'heure, à la semaine, ou au mois sans date de fin, alors il devrait probablement être classifié en tant qu'employé.

3. Le degré d'intégration. Les prestataires sont séparés du reste de vos membres d'équipe et doivent être traités en tant que tels. Vos prestataires ne doivent pas être soumis à des plans d'amélioration de la performance, des révisions de salaire, des avantages ou des avantages sociaux, tels que l'assurance santé. Ils doivent prendre en charge leurs propres dépenses pour les outils ou les déplacements.

4. Le degré de contrôle. En tant qu'employeur, vous ne pouvez pas contrôler quand ou où les prestataires accomplissent leur travail. Si vous le faites, alors ils peuvent devoir être reclassifiés.

5. L'exclusivité du service. Les prestataires devraient pouvoir travailler pour plusieurs clients. Si votre prestataire n'a que le temps de travailler pour vous, alors il devrait probablement être reclassifié.

Les tests juridiques pour la mauvaise classification varieront selon votre localisation et celle de votre travailleur. Vous vous inquiétez toujours de savoir si vous avez correctement classifié vos travailleurs ? Essayez le testeur de classification de travailleur gratuit de Rippling. Avec un quiz de 90 secondes, nous pouvons aider à évaluer votre risque de mauvaise classification des prestataires à travers le globe.

Quels sont les risques de ne pas classer correctement un travailleur ? 

Classer à tort des employés en tant que prestataires est illégal et, malheureusement, très courant. Selon le département du travail des États-Unis, jusqu'à 30% des employeurs américains ont mal classifié certains travailleurs. 

Si vous êtes pris en flagrant délit de classification incorrecte d'un employé en tant que prestataire, les répercussions dépendent de où vous et votre prestataire êtes basés. Vous pourriez faire face à des amendes, des remboursements de taxes impayées (plus d'éventuelles pénalités), des remboursements d'avantages sociaux liés à la santé, des procès, des audits de réclamation de salaires, des dommages punitifs, voire une peine de prison.

Pourquoi est-ce si important dans le droit du travail ? Contrairement aux employés, les prestataires ne sont pas couverts par les lois de protection des travailleurs, les droits de négociation collective, les avantages du chômage, ou la compensation des travailleurs. Les prestataires ne bénéficient pas des avantages sociaux liés à la santé des employés et sont également responsables du paiement de leurs propres contributions fiscales de paie. De plus, les employeurs avec des travailleurs mal classifiés déclarent incorrectement les impôts.

Et nous vous le rappelons ; le testeur de classification des travailleurs gratuit de Rippling peut aider à évaluer votre risque de classification incorrecte de prestataires pour les travailleurs à travers le monde. Si vous avez encore des doutes, contactez un expert juridique.

Dois-je payer le salaire minimum à mon prestataire à distance ?

Non. Contrairement aux employés, les prestataires ne sont pas couverts par les lois de protection des travailleurs, comme le salaire minimum. Les prestataires négocient leurs tarifs. Cependant, parce que les prestataires paient leurs propres taxes en entier à leur propre pays et assument le coût de leurs fournitures, il est considéré comme une bonne pratique de payer un salaire équitable pour leur emplacement.

Quelles sont les implications fiscales de l'embauche de prestataires à distance à l'étranger ?

Les prestataires internationaux à distance paient des impôts uniquement à leurs pays de citoyenneté et/ou de résidence, même lorsque le client qui les paie est basé à l'étranger. Les prestataires gèrent généralement eux-mêmes leurs paiements fiscaux à leur pays et sont soumis aux lois fiscales de ce pays. Les entreprises basées aux États-Unis n'ont généralement pas besoin de retenir des impôts sur les paiements aux prestataires, mais vous devez toujours vérifier qu'il n'existe aucune obligation fiscale étrangère.

Les entreprises avec des prestataires à distance doivent savoir quand déclarer les revenus annuels à leurs prestataires. Un petit problème est que différents pays ont des dates différentes marquant leurs années fiscales. Par exemple, bien que l'année fiscale américaine s'étende du 1er janvier au 31 décembre, dans certains pays, comme l'Australie et le Bangladesh, l'année fiscale va du 1er juillet au 30 juin.

Dois-je déclarer les paiements effectués à des prestataires indépendants étrangers ?

Si le prestataire est un citoyen américain travaillant à l'étranger, les entreprises basées aux États-Unis doivent signaler les paiements à l'IRS. S'ils ne sont pas citoyens américains et ne travaillent pas aux États-Unis, alors les paiements n'ont pas besoin d'être déclarés.

Les employeurs devraient faire remplir un formulaire IRS W-8BEN (s'ils sont des individus) ou un formulaire IRS W-8BEN-E (s'ils opèrent sous une entité commerciale) par les travailleurs à distance. Cela prouve que votre prestataire est basé à l'étranger, n'est pas citoyen américain, et n'effectue pas son travail aux États-Unis. Si l'organisation et le prestataire sont basés aux États-Unis, alors le prestataire remplira un formulaire W-9. Cela vous donne les informations nécessaires, comme leur numéro de sécurité sociale, pour déposer un formulaire 1099 auprès de l'IRS pour signaler le revenu payé à eux.

Vous voulez de l'aide avec les formulaires fiscaux ? Rippling recueille toutes les informations fiscales nécessaires auprès des prestataires et dépose également les 1099 en votre nom.

Comment convertir un prestataire indépendant en employé à temps plein sur la paie ? 

Intégrer un prestataire est similaire à intégrer tout autre employé à temps plein. Premièrement, informez le travailleur de votre désir de l'embaucher à temps plein et assurez-vous qu'il souhaite être converti. Certains prestataires préfèrent rester indépendants, tandis que d'autres peuvent être enthousiasmés par la stabilité de l'emploi à temps plein. Rédigez un contrat, qui offre officiellement l'emploi, décrit la relation d'emploi, et termine l'accord de contrat.

Amener un prestataire à temps plein signifie qu'ils ont droit à des avantages et que vous devez faire des contributions fiscales. Selon leur citoyenneté, vous voudrez passer le contractant à un Formulaire W-2 (pour les citoyens américains) ou un Formulaire W-4 (pour les non-résidents), ce qui vous permet de rapporter les salaires des employés et de déterminer combien d'impôt retenir. Ajoutez des informations à leur dossier concernant leur salaire et autres détails d'emploi. Ajustez le logiciel de paie pour payer votre nouvel employé aux côtés de vos autres travailleurs à temps plein et inscrivez-les à votre programme d'avantages sociaux.

Cela peut sembler compliqué, mais Rippling peut rapidement faire la transition des prestataires indépendants avec des documents légalement conformes, l'administration des avantages et la paie. En savoir plus.

Alors que vous embauchez des employés à distance à temps plein, vérifiez si vous disposez d'une entité dans leur pays, ce qui est souvent une exigence pour l'embauche à l'étranger. Ouvrir une entité locale peut être un processus complexe et long. Au lieu d'initier votre propre entité, vous pouvez opter pour utiliser une entreprise de portage salarial (EPS). Une EPS prend la responsabilité d'établir l'entité pour embaucher des employés en votre nom, minimisant le risque, et traitant toutes les exigences légales, la paie, les contrats d'emploi, les vacances, les congés et les impôts. Les EPS, tels que Rippling, peuvent accélérer et rationaliser le processus, afin que vous puissiez intégrer rapidement de nouveaux employés étrangers.

Comment licencier un prestataire ? 

Les prestataires ne peuvent pas être licenciés, car ils ne sont pas employés. Cependant, leurs contrats peuvent être résiliés.

Quand et comment vous pouvez initier la résiliation dépend des termes de votre accord de contrat. Typiquement, soit la partie peut résilier l'accord de contrat après avoir fourni un préavis. Définissez les termes dans votre accord de contrat, vous pouvez autoriser une résiliation immédiate ou exiger une période de préavis de deux semaines à un mois. D'une manière générale, les prestataires ne reçoivent pas les droits des employés, tels que l'indemnité de départ. Mais, encore une fois, décrivez cela dans votre contrat afin que les termes soient clairs pour toutes les parties et assurez-vous que tous les termes sont conformes aux lois locales.

Gérer sans effort les prestataires mondiaux avec Rippling

Gérer les prestataires n'a jamais été aussi facile, peu importe où ils sont basés. Avec Rippling, les données de vos prestataires sont logées à côté de celles de vos employés à temps plein, vous donnant un répertoire unique pour toute votre main-d'œuvre.

Rippling peut payer automatiquement tous les types de prestataires, recueillir des signatures électroniques et stocker des documents, et attribuer aux prestataires des comptes pour des applications d'affaires. Les prestataires peuvent suivre leurs heures dans Rippling avec nos feuilles de temps électroniques et horloges, qui peuvent être synchronisées directement avec la paie. De plus, nous générons et distribuons automatiquement les formulaires fiscaux 1099 aux contractants à la fin de l'année.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, comptables ou juridiques. Ce matériel a été préparé à des fins informatives uniquement, et n'est pas destiné à fournir, et ne doit pas être utilisé pour obtenir des conseils fiscaux, légaux ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, légaux et comptables avant d'engager des activités liées ou des transactions.